標準化文件編寫工作軟件（SET2020）應用淺析

劉子萌 紀翠玲

關(guān)鍵詞：標準化文件編寫工作軟件（SET2020），軟件應用，注意事項，常見問題

0 引言

標準化活動的主要內(nèi)容是制定和應用標準化文件，確立條款、編制文件是制定標準化文件必不可少的兩項活動。習近平總書記對標準化工作的重要論述中指出：“標準決定質(zhì)量，有什么樣的標準就有什么樣的質(zhì)量，只有高標準才有高質(zhì)量?！庇行蜷_展標準化活動，需要建立標準化文件編寫的技術(shù)規(guī)則來保證高質(zhì)量標準的發(fā)布及應用推廣。1981年以來，國家根據(jù)不同時期標準化理論研究、實踐以及國際規(guī)則的變遷，先后發(fā)布了五版GB/T 1《標準化工作導則》，作為我國標準化活動及標準制定的基礎性和通用性指導[1]。目前最新版本為GB/T 1.1—2020《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》。

確保文件格式統(tǒng)一是各行業(yè)編制標準化文件的一項重要工作環(huán)節(jié)，也是檢驗文件結(jié)構(gòu)是否合理的一項重要指標。對于標準化文件的格式統(tǒng)一工作及形式審查貫穿于標準化文件起草到報批的各個環(huán)節(jié)，其工作量大、細節(jié)要求多且出錯率高。運用標準化文件編寫工作軟件（SE T 2020）可以有效解決上述問題，從而提高編寫效率。與GB/ T1.1—2020配套的《標準化文件的起草》書中附有《標準化文件編寫工作軟件（SET2020）》作為工具性軟件輔助標準化文件起草編寫，保證其格式的科學性、通用性及規(guī)范性[1]。本文將從標準化文件編寫工作軟件（SET2020）的模塊功能、常見問題及解析等方面闡述標準化文件編寫工作軟件的操作方法和技巧，為起草人高效編寫標準化文件提供技術(shù)支持。

1 標準化文件編寫工作軟件（SET2020）功能及應用注意事項

1.1 主要功能

標準化文件編寫工具軟件（SET 2020）是輔助標準化文件編寫的工具性軟件，通過導入該軟件，標準化文件的編寫者可以方便快捷地實現(xiàn)文件草案的要素和層次樣式的設置、表述形式的編輯、文件的排版等操作，進而起草完成符合GB/T 1.1—2020規(guī)定的標準化文件草案。SET2020編輯器分為“新建文件”“要素樣式”“層次樣式”“表述形式”“排版及其他”五項功能及模塊，見圖1。

1.2 功能要點及注意事項

1.2.1 新建文件

“新建文件”按照標準化法對標準范圍的規(guī)定，提供了國家標準、行業(yè)標準、地方標準、團體標準、企業(yè)標準及標準化指導性技術(shù)文件等6種常見類型標準的封面，以及范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義3個通用必備章節(jié)的格式[2]。封面中凡是需要填寫內(nèi)容的位置，編寫者只需在給出提示的灰色區(qū)域中點擊鼠標左鍵，即可進行相應內(nèi)容的填寫，與上一版本相比降低了編寫者操作的復雜度，確保了封面內(nèi)容填寫的完整性，并且國家標準封面中的發(fā)布單位名稱已經(jīng)統(tǒng)一給定，不需要自行填寫，避免了單位名稱的錯誤填寫。

1.2.2 要素樣式

“要素樣式”包括目次、前言兩項必備要素及引言、文獻、索引三項可選要素[2]。其中，“目次”操作中分為默認目次內(nèi)容和可選目次內(nèi)容，編寫者在文本編寫完畢后點擊該選項，自主選擇是否添加一至五級條標題及圖表標題，一鍵完成全文目次的自動生成。同時，該版本實現(xiàn)了自動過濾“無標題條”的功能，使得添加及更新目次時更加方便、快捷、準確。“前言”自帶固定表述文本及格式，編寫者根據(jù)默認格式填空即可?！扒把浴焙汀耙浴痹O置了自動生成與涉及專利有關(guān)的文本內(nèi)容，從而提高標準化文件編寫的規(guī)范性?！拔墨I”和“索引”同樣可以在菜單欄中進行選擇添加。其中，“索引”功能可根據(jù)用戶需要，在文本中標記索引項，并在工具欄中選擇后自動生成。并且該選項還提供了更新全部索引功能，文件章條、圖表改變后，可以刷新索引。此外，上述所有選項均可以根據(jù)編寫內(nèi)容的調(diào)整進行多次添加及刪除以滿足同步替換、更新的需求，從而避免手動更替內(nèi)容出現(xiàn)的遺漏和錯誤，保證了標準報批稿邏輯結(jié)構(gòu)的準確性。

1.2.3 層次樣式

層次樣式包括章、條（共五級）、無標題條（共五級）、列項（列項一、列項二、字母項、數(shù)字項）、術(shù)語條目（共五級）、段以及調(diào)編號（重新編號、繼續(xù)編號）等6項功能[2]。在該功能模塊中，需要新增每類層級時，點擊層次樣式中的相應選項，系統(tǒng)將自動生成該層級的編號及標題格式，無須手動調(diào)整，在編號后手動輸入標題或內(nèi)容即可。在每一層級的編寫中，系統(tǒng)將會自動進行順序編號。

需要編寫者注意的是：（1）在“列項”的選擇中，列項一（一級列項）和列項二（二級列項）為一組；字母項（一級列項）和數(shù)字項（二級列項）為一組進行使用，不應混用。（2）在“術(shù)語條目”的編寫中，其與章、條的寫作格式有所不同，應在編號的下一行空出編號位置進行“術(shù)語”及“英文對應詞”的輸入，定義則需再另起一行。（3）“調(diào)編號”功能用于對有編號的列項、注X、示例X、圖腳注等帶編號的內(nèi)容位置發(fā)生變化時進行編號的重新調(diào)整或延續(xù)。

1.2.4 表述形式

表述形式包括附錄（刪除附錄），圖標題、圖腳注，表標題、表腳注（同號表腳注、刪除表內(nèi)腳注）、表格（插入表格、修正表格樣式、插入表注或腳注行、跨頁表格拆分、跨頁表格合并），公式（獨立設計欄、附錄公式編號更新），注、注X、腳注（編輯腳注），示例、示例x、例和圖文字內(nèi)容，重要提示，來源，終結(jié)線（刪除終結(jié)線）等16項功能[2]。該類型功能欄中的所有選項基本涵蓋標準化文件編寫中實際會用到的所有表述形式及格式，只需在工具欄中點擊相應鍵即可生成符合GB/T 1.1.—2020要求的內(nèi)容及形式。

1.2.5 排版及其他

排版及其他包括單位和符號、雙面排、橫頁（刪除當前橫頁）、幫助（幫助手冊、關(guān)于）、在線更新（檢查更新、啟動時檢查更新）、取消文檔保護/保護文檔等6 項功能。其中，“單位和符號”提供了常見的編寫選項，例如在標準編寫中，編寫者經(jīng)常會把“＞”寫成“>”，對于單位符號的書寫也出現(xiàn)不運用國際標準單位符號的情況，該功能項解決了此問題?！半p面排”是標準編寫中經(jīng)常被忽略的問題。一般情況下，SET2020默認所創(chuàng)建的標準文本為單面排版，需要編寫者在文本編寫完畢后點擊雙面排進行調(diào)整?！皺M頁”項一般用于表格中列比較多的情況下，可設定特定頁為橫頁，避免出現(xiàn)所有頁都變成橫頁的情況?！叭∠臋n保護/保護文檔”用于多位編寫者在不同電腦中對同一標準修改或者加批注無法添加時，點擊“取消文檔保護”鍵即可進行更改內(nèi)容。

2 標準化文件編寫工作軟件（SET2020）應用常見問題及解析

2.1 下載和安裝

SET 2020可以支持目前主流的操作系統(tǒng)以及MS Word 2010、2013、2016及以上版本的辦公軟件，不適用于WPS辦公軟件。編寫者通過購買《標準化文件的起草》獲取SET2020的安裝網(wǎng)址及序列號，一書對應一號，同一序列號只能在一臺電腦中使用（即“一機一碼”）。特別注意的是，序列號一旦綁定成功，即使后期在原機器中將該程序卸載，也無法在其他機器中再次注冊及使用。軟件下載成功后，雙擊圖標按照向?qū)崾具M行安裝。安裝成功后，點擊MS Word菜單中的“標準化文件編寫”，選擇“注冊”，按照提示在“注冊碼”欄中輸入“序列號”完成注冊。完成上述操作，即可在新建的Word文檔中使用SET2020編輯器進行標準編寫。

安裝完畢后，如果在新建Word中未找到“標準化文件編寫”工具欄，需要對以下三種情況進行排查和設置：（1）未安裝成功SET2020，應先將電腦中所有殺毒軟件關(guān)閉，Word文件關(guān)閉，再次進行安裝即可。（2）軟件未被正確加載，打開Word文件后按照“文件—選項—加載項”的順序進行點擊，如發(fā)現(xiàn)“標準化文件編寫”在“非活動應用程序加載項”中時，點擊對話框下方的“轉(zhuǎn)到（G）…”在“可用加載項”中勾選“標準化文件編寫工具軟件”后點擊“確定”，稍后該軟件將被加載成功。（3）軟件被禁用，即在“文件—選項—加載項”中的“活動/非活動應用程序加載項”中均未找到“標準化文件編寫工具軟件”項時，在對話框下方“管理—COM加載項”的下拉菜單中選擇“禁用項目”，點擊“轉(zhuǎn)到（G）…”，如發(fā)現(xiàn)“禁用項目”中存在“標準化文件編寫工具軟件”，勾選后點擊“啟用”，重新啟動Word后即可出現(xiàn)該工具欄。

2.2 復制粘貼文檔內(nèi)容

標準化文件的許多編寫者習慣將事先寫好的自定義格式的標準文本內(nèi)容直接復制粘貼在SET2020新版編輯器中，看似節(jié)省了手動輸入的時間成本，實則改變了新版編輯器中自帶的正確格式，例如行間距、字體字號等，從而造成該軟件無法識別新的樣式，導致鍵入新的章、條、表、公式等選項時，系統(tǒng)彈窗程序提示報錯，無法進行后續(xù)編寫。因此，應選擇不帶格式粘貼。如果內(nèi)容較少，建議在正確的模板下直接手動輸入。

此外，在文件編寫前，建議仔細查找編輯器中各模塊的功能鍵，特別是“表述形式”欄中的眾多選項，找到各項的位置，方便后續(xù)功能的鍵入。例如，文件編寫者往往會忽略“來源”“注/ 注X”“示例/ 示例X”等選項，但在實際操作中鍵入這些選項，系統(tǒng)會自動生成正確的格式和順序，在進行內(nèi)容輸入時無須手動調(diào)整字體字號、編號等內(nèi)容。

2.3 建立規(guī)范化表格

在標準化文件條文中需要添加并編輯表格時，一些編寫者會錯誤地選擇MS Word文檔“插入”菜單中的“表格”，而非“標準化文件編寫”工具欄中的表格。需要說明的是，“標準化文件編寫”工具欄中的表格在插入后自動生成了符合GB/T 1.1—2020的框線格式，且在表中輸入內(nèi)容時，自動生成正確的字體字號（宋體小五），無須手動調(diào)整。如果是通過MSWord文檔“插入”中新建的“表格”，建議點擊“標準化文件編寫”工具欄中“表格—修正表格樣式”進行調(diào)整，軟件會自動生成正確的邊框格式，見圖2。

在“表格”的編寫中，還有一個常見問題是“跨頁表的接排”。根據(jù)GB/T 1.1—2020中9.8.3的規(guī)定[3]，跨頁表的接排需要在每一頁的最上方重復表的編號、表題（續(xù)）及表頭。在實際操作中，當表格內(nèi)容較多出現(xiàn)跨至少2頁及以上時，編寫者往往會忽略這條要求，且在要求修改時發(fā)現(xiàn)無法實現(xiàn)重復表的編號及表題（續(xù)）。SET2020中“表格—跨頁表格拆分”（見圖3）可以一鍵解決該問題。但需要注意的是：（1）拆分表格前應將所有內(nèi)容填寫完整，如果先點擊“跨頁表格-拆分”選項，再填寫內(nèi)容，系統(tǒng)將不會自動重復表頭。（2）如果表中內(nèi)容包括多項“注、腳注”時，應先將表注、表腳注填寫完整后在進行拆分，否則將會出現(xiàn)表腳注編號混亂的情況。（3）如在表格內(nèi)部需要進一步合并或拆分單元格時，應先按照上述兩步把所有內(nèi)容輸入完畢，留出需要合并的空白單元格，先點擊“跨頁表格-拆分”，再對表內(nèi)單元格進行合并或拆分，反之將會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，也影響“修正表格樣式”功能鍵的作用發(fā)揮。

2.4 建立數(shù)學公式

進行數(shù)學公式編寫時，點擊工具欄中的“公式”選項，會自動在光標位置中插入公式，如圖4所示。點擊“在此處鍵入公式”，工具欄中會出現(xiàn)公式設計欄，如圖5所示。需要注意的是：（1）無論是鍵入公式，選擇分數(shù)、根式等表述形式或是選取物理量符號，都應在工具欄中選取，否則影響公式基本格式、編號及后續(xù)的修改。（2）在附錄中插入公式時，應在“公式”下拉菜單中選擇“附錄公式編號更新”（見圖6）來實現(xiàn)附錄中的公式按照附錄的編號要求從1開始重新排序。

3 結(jié)語

標準化文件編制工作是標準體系建設的重要保障，是推動標準化工作高質(zhì)量發(fā)展的基礎和關(guān)鍵[4]。SET2020標準編寫工具的應用不僅能夠保障標準化文件的規(guī)范性，更能提升編制工作效率，降低反復進行格式修改的工作量，起到事半功倍的作用。鑒于在該軟件應用中出現(xiàn)的對MS Word軟件使用不熟悉、對SET2020自身功能不了解等問題，建議標準化文件的初級編寫者要進行GB/T 1.1—2020理論學習和SET2020使用上機操作培訓；在編寫的各個環(huán)節(jié)強調(diào)SET2020應用的重要性，使編寫者予以重視；在審查工作中對模板軟件的規(guī)范應用嚴格把關(guān)，確保標準化文件高質(zhì)量發(fā)布。