大數(shù)據(jù)時代下高校審計檔案信息化建設(shè)路徑研究

高斯

（中南財經(jīng)政法大學 湖北武漢 430073）

大數(shù)據(jù)時代的到來給高校檔案管理帶來了顛覆性的變化。為滿足日益便捷化、高效化、多樣化的檔案信息需求，高校審計檔案也需要借助數(shù)據(jù)庫、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘、云計算等大數(shù)據(jù)技術(shù)，探索新時期高校審計檔案信息化轉(zhuǎn)型路徑，強化審計檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，創(chuàng)新審計檔案數(shù)據(jù)開發(fā)利用方式，促進高校審計檔案數(shù)據(jù)資源的開放共享、深度開發(fā)及有效利用。

一、利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)加強高校審計檔案資源建設(shè)

高校審計檔案是高校審計部門在項目審計或?qū)ｍ棇徲嬚{(diào)查過程中直接形成的紙質(zhì)、磁性載體、光盤等形式的歷史記錄，其歸檔范圍包括結(jié)論類、證明類、立項類、備查類審計文件材料。大數(shù)據(jù)時代下，高校審計工作對于數(shù)據(jù)采集、存儲、挖掘等信息化需求也在不斷提高，云審計這一新興的審計模式也隨之產(chǎn)生。通過建立云審計系統(tǒng)，用戶和審計人員可以在云平臺上存儲并獲取各種電子審計文件，以共享審計信息資源。

（一）高校審計電子檔案收集歸檔

高校審計檔案信息化建設(shè)，首先要開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。高校審計及檔案工作人員必須全程參與開發(fā)，在需求分析、系統(tǒng)定義、系統(tǒng)目標等方面提出充分意見。大數(shù)據(jù)時代的高校審計檔案管理可實行紙質(zhì)和電子檔案雙軌雙套制。審計人員應及時收集所審項目的文件材料，做到及時、準確、相關(guān)和完整。審計電子檔案也應按照審計流程同步收集，以每個審計項目為單位，實行誰審計、誰立卷，邊審計、邊收集，審結(jié)卷成的原則。項目審計過程中內(nèi)部生成的審計報告、工作底稿等審計電子文件，可以直接著錄到學校的檔案管理信息系統(tǒng)。外來的送審結(jié)算文件，可隨同紙質(zhì)文件同時報送電子文件。在項目終結(jié)時，要對形成的全部材料進行整理和鑒別，按立卷規(guī)則進行組卷、編目，同時將紙質(zhì)文件和電子文件移交檔案館。

（二）高校審計電子檔案安全管理

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存在著數(shù)據(jù)非法訪問和修改的風險，意外事故、操作失誤也都有可能造成檔案信息的損壞或遺失。所以，確保高校審計檔案信息系統(tǒng)的安全，首先必須確保該系統(tǒng)運行環(huán)境的良好。高校審計和檔案部門要制定嚴格的系統(tǒng)運行和維護的相關(guān)制度，加強審計人員的系統(tǒng)安全知識教育，落實安全責任認定，加強對系統(tǒng)安全的管理。同時，加強系統(tǒng)軟硬件技術(shù)性能、網(wǎng)絡安全建設(shè)，提供高性能的系統(tǒng)技術(shù)運行環(huán)境。其次，要做好系統(tǒng)的物理安全控制和邏輯安全控制。要通過不同介質(zhì)定期對審計電子檔案進行多套備份，并定期檢查備份的內(nèi)容。通過設(shè)定密碼權(quán)限，對用戶的身份和權(quán)限進行限制，同時對數(shù)據(jù)傳輸和存儲進行加密，以確保數(shù)據(jù)不會被非法獲取或竊取，保障審計電子檔案的真實性和完整性。

二、通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)完善高校審計檔案檢索利用

數(shù)據(jù)收集和存儲技術(shù)的快速發(fā)展積累了海量的大數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)挖掘是一種從大量不完整、模糊和隨機的數(shù)據(jù)中提取人們事先不知道的隱藏信息的過程。在傳統(tǒng)的檔案管理中，基于關(guān)鍵詞的簡單檢索技術(shù)，難以從大量的檔案數(shù)據(jù)資源中獲取所需要的信息。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案部門迫切需要開發(fā)出一種簡便有效的工具，從大規(guī)模的文本信息資源中提取出符合要求的、簡潔精煉的信息。

（一）挖掘高校審計檔案資源的潛在價值

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)旨在對海量的檔案資源進行有效的挖掘和整合，而高校檔案館的檔案資源多是以紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案和電子文件等方式存在于館藏資源數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可針對高校審計檔案資源深入挖掘，開展科學分析，利用數(shù)理統(tǒng)計工具、算法工具、信息聚合技術(shù)等手段，發(fā)掘檔案資源中隱藏的價值，實現(xiàn)對檔案資源中可能存在的信息的有效聚合，從而發(fā)掘檔案資源中存在的價值。在高校審計檔案利用方面，當用戶的需求不在涉及某一具體檔案，而是需要某類檔案時，利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以將檔案與主題相互關(guān)聯(lián)，從多角度來綜合展現(xiàn)高校審計檔案的內(nèi)容。

（二）提升高校審計檔案信息的檢索效率

檢索是檔案利用的重要途徑。將檔案形式特征、內(nèi)容特征和其他信息數(shù)字化之后所形成的資料保存到數(shù)據(jù)庫，并通過檢索系統(tǒng)將結(jié)果資料返回，從而實現(xiàn)檔案檢索。檔案信息檢索中，所檢索到的信息源以元數(shù)據(jù)為主，對某些元數(shù)據(jù)如主題詞著錄較少。運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，為高校審計檔案資源的開發(fā)與利用建立的檢索系統(tǒng)，既支持模糊檢索、概念檢索、多語言輸入檢索等多種檢索方式，在可視化界面的輔助下進行智能篩選，同時又能夠快速地運用數(shù)據(jù)挖掘算法對檢索結(jié)果進行準確分類和條理化展示。此外，還可以根據(jù)用戶個性化需求對檔案資源檢索結(jié)果進行準確定位，從而提高檔案資源檢索效率。

（三）提高高校審計檔案信息資源獲取速度

為了確保利用者在最短的時間內(nèi)通過線上信息檢索系統(tǒng)對高校審計檔案資源進行檢索，可以根據(jù)不同利用者對檔案資源檢索的要求，分別設(shè)立信息檢索專題，尋找那些被頻繁訪問的專題項目集。在項目集合上，通過算法工具實現(xiàn)用戶瀏覽不同檔案資源日志記錄的相似性匹配，并在同一條數(shù)據(jù)鏈上整理出了擁有相同獲取信息習慣的用戶。針對用戶的信息專題需求進行關(guān)聯(lián)檢測，找到事務庫中頻繁訪問的專題集。當利用者通過檔案數(shù)據(jù)訪問界面對高校審計檔案資源進行快速訪問后，可以通過網(wǎng)絡代理按照預置規(guī)則迅速做出反應，加快獲取信息的速度，確保用戶能夠快速地獲取到符合個人要求的檔案資源。

三、借助關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)推進高校審計檔案開放共享

關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)作為一種新的語義發(fā)布工具，能夠整合孤立的數(shù)據(jù)、提供開放的元數(shù)據(jù)服務、實現(xiàn)語義互操作、實現(xiàn)數(shù)據(jù)的服務。將關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)引入高校審計檔案信息化建設(shè)，可以提高審計檔案科學高效的管理水平，通過創(chuàng)建跨館際、跨部門、跨庫的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)信息共享平臺將各類信息進行資源整合，創(chuàng)建高校審計檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，最終實現(xiàn)了可被發(fā)布，可供用戶檢索與利用的數(shù)據(jù)資源。

（一）建立高校審計檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)及資源描述

高校審計檔案由結(jié)論類、證明類、立項類、備查類審計文件材料組成，它們的類型和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多種多樣，影響著審計檔案信息資源的聚類和聚合。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)是實現(xiàn)信息發(fā)布和開放查詢等功能的基礎(chǔ)。因此，對于高校審計電子檔案的元數(shù)據(jù)格式需要建立統(tǒng)一標準并進行規(guī)范化描述，才能使數(shù)字資源在計算機上自動識別并相關(guān)聯(lián)。高校檔案館的審計電子檔案資源主要可分為：來自高校審計部門直接形成、流轉(zhuǎn)的電子資源；館藏內(nèi)部審計檔案數(shù)字化處理的數(shù)據(jù)資源；通過校園網(wǎng)絡抓取、收集具有保留價值的信息資源。分散和異構(gòu)的信息資源不利于實現(xiàn)信息資源共享和不斷變化的綜合管理模式。因此，將不同結(jié)構(gòu)和性能的元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式，以統(tǒng)一的方式識別資源，從而方便檔案利用者訪問。

（二）創(chuàng)建高校審計檔案信息發(fā)布及關(guān)聯(lián)實現(xiàn)

信息發(fā)布層是指借助數(shù)據(jù)鏈接的自動關(guān)聯(lián)處理技術(shù)，實現(xiàn)機器可以讀取和理解的信息關(guān)聯(lián)，將原始數(shù)字資源和再生數(shù)字資源以數(shù)據(jù)集的形式在網(wǎng)絡上發(fā)布，完成信息資源的無限共享和利用，確保檔案利用者可以通過使用各種類型的終端自由、公開地獲取和利用檔案數(shù)字資源。根據(jù)《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》，高校審計檔案應按審計項目立卷，不同審計項目不得合并立卷。建立數(shù)據(jù)間的相互關(guān)聯(lián)關(guān)系，是高校檔案發(fā)布關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)和前提。高校審計檔案信息化建設(shè)中應借助關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)提取出基于檔案內(nèi)容本身的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)創(chuàng)建與發(fā)布資源信息，資源可以優(yōu)先選擇已發(fā)布的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)以數(shù)據(jù)為核心的個人、機構(gòu)和組織之間的信息交流和資源共享。

（三）提供高校審計檔案資源服務及應用

數(shù)字化檔案資源建設(shè)的目的，是致力于為檔案利用者提供多樣化的檔案信息服務。通過大數(shù)據(jù)平臺記錄和分析每一位使用網(wǎng)頁的用戶，根據(jù)用戶的個人信息和瀏覽歷史為每個人建立數(shù)據(jù)庫，了解用戶的信息需求，并向利用者提供個性化的服務。高校檔案館作為審計檔案數(shù)據(jù)資源的管理者，應利用先進的理念和技術(shù)，以實現(xiàn)檔案信息資源的綜合管理和共享利用。同時，在資源應用層，可將數(shù)字化審計檔案信息資源發(fā)送到每個終端的用戶。數(shù)字化審計檔案管理平臺通過記錄、聚類及分析等方式，根據(jù)每個登錄用戶的個人基本信息、檢索及瀏覽等指標，為各個用戶建立數(shù)據(jù)檔案，開發(fā)具備更加智能化和個性化的信息推送服務。

四、依托大數(shù)據(jù)技術(shù)保障高校審計檔案信息化持續(xù)發(fā)展

（一）健全大數(shù)據(jù)技術(shù)保障體系

大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步可持續(xù)發(fā)展，離不開相關(guān)政策支持及制度保障。首先，要不斷完善“大數(shù)據(jù)+審計檔案”相關(guān)的制度建設(shè)，在制度層面上為高校審計為檔案信息化實踐的實施提供指導。同時，還要健全相應的技術(shù)標準，進一步完善高校審計檔案信息化建設(shè)工作中相應的存儲格式、數(shù)字化、元數(shù)據(jù)等技術(shù)標準體系。在技術(shù)層面上，高校信息管理部門還需要提供技術(shù)咨詢指導服務，針對大數(shù)據(jù)技術(shù)和高校審計檔案的具體特點，制定實踐所需大數(shù)據(jù)技術(shù)的利用指南，提高大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新能力和工具的研發(fā)能力。在資金保障方面，高校要建立健全檔案信息數(shù)字化工作的資金保障機制，爭取各方面有效資金支持。

（二）加強高校審計檔案信息資源建設(shè)

高校檔案部門與審計部門可以通過整合高校審計檔案資源、構(gòu)建多方協(xié)同聯(lián)動機制、優(yōu)化審計檔案資源體系建設(shè)等方式，不斷完善高校審計檔案信息資源建設(shè)。數(shù)據(jù)和技術(shù)是開展大數(shù)據(jù)研究的兩大支撐點，充足的高校審計檔案資源是檔案開發(fā)利用的物質(zhì)前提，是大數(shù)據(jù)技術(shù)加工研究的基礎(chǔ)。高校審計部門應積極樹立“大檔案觀”，制定高校審計檔案信息化的長遠規(guī)劃，使各種類型的高校審計檔案信息資源能夠全方位、無遺漏地被收集和開發(fā)利用，運用新理念和新方法廣泛收集高校審計檔案資源，建立高校審計檔案數(shù)字倉儲。同時，高校檔案館可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對審計檔案信息資源進行有效的整合，采用智能化方式處理審計檔案資源，建立分類資源系統(tǒng)，建立審計檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)審計檔案信息資源的快速精準獲取，充分應用大數(shù)據(jù)技術(shù)展現(xiàn)審計檔案與其他門類檔案資源之間的聯(lián)系，加快檔案資源的“數(shù)字化”到“數(shù)據(jù)化”的轉(zhuǎn)變，最大限度地發(fā)揮高校審計檔案資源的價值。

（三）加強審計檔案人才隊伍建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代的高校檔案工作者不僅是以檔案管理員身份存在，還要積極參與到檔案的信息化、數(shù)據(jù)化、智能化開發(fā)過程當中，發(fā)揮高校檔案工作者在檔案管理工作中的能動性，促進集體性身份認同。因此，高校檔案工作者和審計工作者應主動擁抱大數(shù)據(jù)理論與技術(shù)，在不斷學習中積極投身審計檔案的信息數(shù)字化建設(shè)。高校審計部門和檔案部門應加強對大數(shù)據(jù)專業(yè)人才的招聘和培養(yǎng)，加強跨學科、跨專業(yè)、跨業(yè)務的交流與合作。要鼓勵高校檔案工作者、審計工作者、信息人員及大數(shù)據(jù)專業(yè)師生開展交流與合作，不斷學習各行業(yè)理論與技術(shù)前沿知識，不斷探索大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校審計檔案信息化建設(shè)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展。

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，云審計已成為高校審計工作的新趨勢，相應的高校審計檔案管理也亟待加強信息化建設(shè)，以應對大數(shù)據(jù)時代的新變化。通過應用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷完善高校審計檔案的數(shù)據(jù)資源建設(shè)，保障高校審計檔案安全存儲，推動高校審計檔案的精準利用及開放共享，是大數(shù)據(jù)時代高校審計檔案信息化建設(shè)的發(fā)展路徑。高校檔案部門、審計部門、信息部門應當通力協(xié)作，發(fā)揮各自業(yè)務優(yōu)勢，充分學習應用大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面提升高校審計檔案的管理水平。