會展企業(yè)成本管控問題及優(yōu)化對策

李娟

(四川曠古信息工程有限公司 四川成都 610011)

會展行業(yè)是市場經(jīng)濟發(fā)展的一部分，該行業(yè)以其特有的溢出效應服務各行業(yè)，不管是輻射還是虹吸，都能給本地產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟帶來不錯的效益。中國會展行業(yè)發(fā)展較晚，但受到產(chǎn)業(yè)集群和市場需求等因素的影響，國內(nèi)會展行業(yè)發(fā)展迅速。具體體現(xiàn)在我國行業(yè)門類完整，展覽數(shù)量、規(guī)模都呈現(xiàn)出快速發(fā)展趨勢，很多城市定位打造會展城市。近期，在我國高質(zhì)量發(fā)展要求的背景下，會展行業(yè)發(fā)展為多元化態(tài)勢，不過速度持續(xù)放緩，從而導致會展行業(yè)出現(xiàn)了供過于求的情況，增大了會展企業(yè)競爭壓力。而會展企業(yè)發(fā)展過程中，最關(guān)鍵的就是成本管控問題，因此，下文將采用作業(yè)成本方法、引進專人、優(yōu)化采購等方法，對企業(yè)成本管控做出研究和論述。

1 會展行業(yè)企業(yè)經(jīng)營特征

1.1 周期顯著

會展行業(yè)經(jīng)營旺季為三月至七月、八月末至十一月末兩個時間段。會展行業(yè)發(fā)展處在旺季時，企業(yè)業(yè)務通常為扎堆籌備，即共同承辦若干個展會籌辦工作，在籌備過程中，業(yè)務成本增加，所以必須結(jié)合承辦展會的籌備特征，如組展租金、建立支出先行、會議食宿先行等，加強成本預算，防止現(xiàn)金流量不充分等導致的財務風險；展會行業(yè)步入淡季，會展企業(yè)業(yè)務少，但固定成本支出和一般業(yè)務支出等不可避免，為此必須加強業(yè)務、資金預算管控，給業(yè)務旺季留下充足的啟動資金。

1.2 增幅效果佳

據(jù)我國航展官網(wǎng)信息發(fā)布，2016年航展直接、間接經(jīng)濟效益總計在50億元以上，預估航展項目對廣東珠海市經(jīng)濟效益比是1:25，展會項目對本地GDP增幅效果甚佳。長時間發(fā)展以來，會展行業(yè)內(nèi)部有關(guān)展會增益效果為1:9，即如果開辦會展能夠給企業(yè)帶來的收益是1，那么推動本地別的行業(yè)發(fā)展能夠取得的收益是9。會展行業(yè)是一張城市名片，伴隨會展行業(yè)對城市發(fā)展的增益提高，由沿海至內(nèi)陸，各大主要城市群相繼將城市定位為會展城市。

2 會展企業(yè)成本管控簡析

2.1 基本含義

成本管控是指現(xiàn)代企業(yè)需要面對的成本控制管理課題，是涵蓋成本決策、預測、成本計劃、成本核算、成本分析等多方面管理活動的統(tǒng)稱。成本管理流程涵蓋了事前加強成本預測和成本規(guī)劃、擬定成本控制措施；事中嚴格監(jiān)督各部門執(zhí)行情況、成本管控、計劃實施情況及反饋和修改方案；事后全方面核算、分析成本管控措施，詳細記錄參加方案的各方考核結(jié)果。

2.2 基本原則

會展企業(yè)進行成本管控工作，應嚴格遵守如下基本原則：(1)盡快熟悉會展企業(yè)經(jīng)營對策、主要業(yè)務。將經(jīng)營對策作為基礎，緊貼主要業(yè)務，把成本管控結(jié)合到企業(yè)日常業(yè)務流程當中。(2)全員參與，將考核和獎勵掛鉤，積極調(diào)動相關(guān)部門工作人員的積極性，科學擬定獎勵對策與考核制度。(3)始終堅持標準、成本和效益，嚴格按照標準執(zhí)行任務，正確評估收益和支出，保證較高的經(jīng)濟收益。

3 會展企業(yè)成本管控的問題

以A會展企業(yè)為例，該企業(yè)集商務、宴會、度假等于一身，注冊資本四百萬元，隨著企業(yè)持續(xù)發(fā)展，其資產(chǎn)規(guī)模不斷增大，已經(jīng)達到了8631.74萬元。企業(yè)根據(jù)職能部門劃分成四個部門，即會展、酒店、市場營銷及行政后勤。但在會展企業(yè)發(fā)展過程中，成本管控存在諸多問題，具體情況如下：

3.1 成本管控過程中核算結(jié)果缺乏精度

A會展企業(yè)把會展業(yè)務有關(guān)成本費用化，而別的會展企業(yè)上市企業(yè)的做法是把其經(jīng)營活動導致的成本在展覽和會議等項目完結(jié)以后計入營業(yè)成本，現(xiàn)下A會展企業(yè)營業(yè)成本項目僅涵蓋酒店部餐飲成本，該做法導致企業(yè)毛利率較高，作為提供會議和展覽服務為核心的企業(yè)，該核算方式缺乏精度，同時各部門業(yè)績考量尚沒有思考到管理費用，僅計算營業(yè)費用，很難精準考量實際業(yè)績。

3.2 人力成本管控方式單一化

A會展企業(yè)營業(yè)收益、人資費用、員工變動關(guān)系如表1所示。由表1可知，和2021年比較，會展企業(yè)2022年營業(yè)收入不斷提高，從2000多萬提高到了3000多萬元，增幅為61%左右；人資費用整體額度也從1331萬元增加到了1893萬元，增幅為42%；根據(jù)費用總額而言，會展企業(yè)做了很好的人力成本管控，但經(jīng)詳細調(diào)查，2021年末核算階段，企業(yè)在職工作人員有300余人，2022年末在職人員僅有200余人，這一年企業(yè)做了人員調(diào)整與裁員，不過只是采取裁員，沒有獎罰機制，此外，企業(yè)專業(yè)會展人員不足，一線工作人員綜合素質(zhì)有待提升，只依靠內(nèi)部人員臨時調(diào)動滿足業(yè)務人員需求，不加薪資，扣除本來的福利，導致服務質(zhì)量下降，客戶滿意度下滑。

表1 A會展企業(yè)營業(yè)收入、人資費用、員工數(shù)情況

3.3 管理費用尚未整合到成本分析范圍內(nèi)

會展企業(yè)現(xiàn)階段分析方式是對酒店餐飲毛利率、會展和客房分部的出租率分析，分部業(yè)績中僅列營業(yè)費。同時，對會展業(yè)務未能進行對應分析，缺乏盈利來源分析，很難按照業(yè)務劃分作業(yè)增值性，如應按酒店顧客類型、房型類別等展開盈利能力分析，針對性進行企業(yè)成本管控。比如：酒店餐飲部食材等成本為固定費用，折舊等費用為管理費用，很難精準考量業(yè)務盈虧情況。

3.4 采購價格和批量缺乏合理性

經(jīng)過比較企業(yè)和省內(nèi)同期均價了解到，多種物品價格較高。一些典型的食料價格在同期省內(nèi)均價對比如表2所示。通過研究可以發(fā)現(xiàn)，采購價格為酒店部采購成本管控的核心內(nèi)容，而2022年企業(yè)采購的食材等成本在餐飲部的整體成本和費用中的占比是55%，采購食材等成本在企業(yè)所有成本和費用總額中的占比近16%。會展企業(yè)采購時，按照采購計劃，先思考固定合作公司，實際中一般是承擔采購的人員進行溝通，財務部長裁定，導致供應商選擇不客觀，采購制度執(zhí)行不到位。此外，由于減少成本而進行大量采購，導致食材浪費，甚至由于臨時需求量提高庫存不足，致使菜品缺乏，削弱了顧客滿意度。房務部一般需要的采購物品是床上用品、物品等，這些是一次性消耗品，存在資源浪費的問題。

表2 2022年食材采購價格和省內(nèi)均價比較

3.5 供應商選擇方式缺乏客觀性

會展企業(yè)對供應商的管理停滯于第一階段，詢價以后通過經(jīng)驗與管理工作人員的意愿選取供應商，未能量化具體指標全方位評價供應商。此外，會展企業(yè)未能關(guān)注到供應商檔案管理問題，只是通過近段時間的交易情況或以往合作的印象判斷和供應商合適與否，很難構(gòu)建長期合作關(guān)系。同時，會展企業(yè)是以價格為核心進行判斷的，沒有仔細調(diào)查供應商實際經(jīng)營情況，無法準確預測供應商的可靠性，為工作人員鉆制度空子提供了機會，很容易做出損害會展企業(yè)利益的行為。除此以外，供應商供貨有濫竽充數(shù)等現(xiàn)象，相同價格下的產(chǎn)品質(zhì)量不佳，有服務質(zhì)量問題，長此以往，會增加企業(yè)成本支出，不利于對企業(yè)成本的管控。

3.6 營銷成本較高

營銷成本投入是提升會展企業(yè)銷售收入的方法之一，經(jīng)過宣傳才可以增加會展企業(yè)的市場份額，從而得到較高的業(yè)績。廣告宣傳費用投入比例可參考2022年上市企業(yè)的數(shù)據(jù)，和銷售成本率不同，此次把廣告宣傳費用和營業(yè)收益進行對比，更加關(guān)注廣告投放效果。由表3可以了解到，其他幾家會展企業(yè)的廣告宣傳費用和營業(yè)收益占比相差并不大，但是A會展企業(yè)廣告投入占比相對來說更高一點，不過通過了解發(fā)現(xiàn)，A會展企業(yè)廣告宣傳費用大部分用在會展部業(yè)務宣傳上，尚未帶來較高的會展部收入。根據(jù)企業(yè)營業(yè)、會展部、廣告宣傳這三方面的關(guān)系看來，會展企業(yè)的銷售策略效果并不令人滿意。

表3 A會展企業(yè)廣告宣傳費和其他企業(yè)對比

4 會展企業(yè)成本管控的策略

4.1 使用作業(yè)成本方式增強成本核算

會展企業(yè)間接成本高，直接成本較低。后者是營業(yè)成本代表的餐飲部需要的食材等；前者是指營業(yè)、管理費用包含的其他支出。經(jīng)過分類顧客，分析顧客盈利性，針對性發(fā)展客戶，對盈利不佳的降低業(yè)務量，積極拓展盈利能力較強的客戶群體，從而提高利潤。此次使用作業(yè)成本法對企業(yè)一部分業(yè)務進行盈利能力分析，從而提升成本管控力度，增強競爭優(yōu)勢。

4.1.1 劃分作業(yè)中心

會展業(yè)務場地和人員配置占比大，所以其盈利能力和質(zhì)量要全面分析與考察。會展中心業(yè)務流程就是場地設計，按照客戶期間設計圖紙；工程制作，通過企業(yè)內(nèi)部進行，一些進行外包；搭建場地，按需求組織施工人員開展施工工作；現(xiàn)場服務，組織企業(yè)專人維護現(xiàn)場設施設備，提供服務；項目質(zhì)量和執(zhí)行保障，管理工作者對開展中的一些項目進行科學調(diào)配，確保項目正常推進。餐飲部分，其業(yè)務流程即為迎接、指引，點單、下單，出菜、上菜，用餐巡視，結(jié)賬、送客，清理。房務部分，前臺迎客，預定與辦理入住，打掃衛(wèi)生，結(jié)賬辦理等。

4.1.2 作業(yè)動因

會展企業(yè)的盈利核心就是會展、房務業(yè)務，通過其部分業(yè)績數(shù)據(jù)可以了解到，房務帶來的營業(yè)收入為整體收入的25%，不過占分部業(yè)績營業(yè)收入扣掉營業(yè)成本及其費用后的利潤的41%，但缺少客戶群體歸類分析。就房務部業(yè)務而言，按照不同客戶群體盈利性分析，房務業(yè)務流程就是迎客、辦理入住、打掃清潔、查房清潔、結(jié)賬。將成本費用安排到各作業(yè)環(huán)節(jié)，然后分配到房務產(chǎn)品服務成本合理分配人資、折舊、維修、能源消耗、洗滌等費用。按照不一樣的客戶類型，同時由其分配有關(guān)成本費用，即企業(yè)依據(jù)客戶類別劃分，對不同的客戶類型產(chǎn)生的成本加以科學分配。

4.2 引進專人提升會展企業(yè)服務水平

隨著會展經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，我國會展業(yè)對層次較高的人才的需求愈發(fā)緊迫，雖然會展數(shù)量不斷增加，但尚未構(gòu)成真正的品牌，其核心就是缺少策劃人才。會展策劃人才不足阻礙了會展業(yè)務發(fā)展、會展服務質(zhì)量的提升。在我國會展人才不足的狀況下，A會展企業(yè)同樣如是，會展部人員有50余名，尚不具備會展策劃師資格的人才。為提高企業(yè)競爭優(yōu)勢，推動會展企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，需要適當從我國先進的國際會展中心邀請專業(yè)的會展策劃人員加以指導，或者從學校引入專業(yè)會展人才。在專業(yè)人員領(lǐng)導下，有關(guān)會展工作才能有序進行，從而防止由于臨時調(diào)動非專業(yè)人員造成服務質(zhì)量下滑，導致降低工作效率。

4.3 合理優(yōu)化采購方式

首先，優(yōu)化方式。企業(yè)經(jīng)過訂立長期供貨協(xié)議、招標采購、集中購買等減少采購成本。訂立長期供貨協(xié)議，適于信譽佳、實力強的供貨商，使用這種方式是展覽與財務部相融合調(diào)查供貨商，并預測企業(yè)需要服務的市場價格，擬定科學的采購價格，確保可以快速談好長期供貨的協(xié)議；其次，企業(yè)財務工作者需要積極參加采購活動，按照采購需要與市場預測精準制定采購預算，引導展覽部嚴格管控采購成本支出。財務人員需要和展覽部溝通，掌握采購明細，結(jié)合展覽部對市場的預測，制定科學的采購成本預算。采購成本預算擬定結(jié)束，同時通過審批下達預算指標以后，財務工作者嚴格監(jiān)督展覽部依據(jù)預算計劃實施，在成本預算內(nèi)執(zhí)行采購工作，嚴格管理和控制成本；最后，需要將采購成本預算實施情況當成考核標準，對展覽部加以預算考核，并與部門績效相掛鉤，借此增強展覽部對成本的關(guān)注度，在實際工作過程中嚴格規(guī)范行為，預防發(fā)生浪費現(xiàn)象。

4.4 健全績效管理與監(jiān)督機制

績效管理能夠管控企業(yè)成本，將人力成本管控作為例子，企業(yè)能夠使用各種不同的績效管理工具管控會展企業(yè)的人力成本。會展企業(yè)選取的工具，如KPI關(guān)鍵績效指標，其為由上往下的指標體系，會展企業(yè)應首先明確總體的KPI指標，接著明確部門與個人的KPI指標，指標體系逐層分解，換句話說，也是把企業(yè)戰(zhàn)略逐漸落實在工作人員身上，會展企業(yè)在使用關(guān)鍵績效指標的過程中，需要注意到財務類指標，因為這種類型的指標能夠隱晦指向人力成本控制績效目標，有效緩解工作人員對財務指標的不良情緒。此外，企業(yè)還要持續(xù)建立監(jiān)督機制，拓展監(jiān)督范圍，規(guī)定監(jiān)督工作者參加跟蹤經(jīng)濟業(yè)務，監(jiān)督記錄每一個經(jīng)營環(huán)節(jié)的成本數(shù)據(jù)信息，精準記錄并及時反饋給企業(yè)財務部，通過財務部分析核算，監(jiān)督工作人員可以對成本管控結(jié)果加以監(jiān)督評價，有效夯實績效考核基礎。

4.5 健全供應商選擇機制

會展企業(yè)選取供應商的過程中，不僅需要思考到現(xiàn)階段貨物的具體報價，也要在供應商按質(zhì)量和按期供應貨物的情況下，根據(jù)供應商實際經(jīng)營情況等參考因素合理選取供應商。

4.5.1 明晰供應商選取量化指標

需要對供應商選取明晰管理評價指標，對供應商選取參考各種因素，使用打分方式。打分的項目，如產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)經(jīng)營能力、交流能力、合作力度、管理水平等，各項目最低分數(shù)是零分，最高分數(shù)是10分。項目得分需由承擔采購的所有人員與財務部部長進行評價，接著嚴格根據(jù)事前明確的權(quán)重，正確計算出供應商各方面得分，繼而認真比較，選取最合適的供應商。

4.5.2 構(gòu)建與供應商相關(guān)的檔案

會展企業(yè)按照合作的供應商歷史信息，如價格、質(zhì)量等歷史信息，構(gòu)建相應的供應商檔案。適時比較新采購物品和歷史記錄信息，全方位分析產(chǎn)生波動的根本原因，繼而填補缺漏，從而實現(xiàn)有效管控。此外，采購工作人員需要了解物品市場均價，明晰目標采購價格，及時調(diào)整價格，并嚴格控制減少會展企業(yè)采購成本，為會展企業(yè)做好成本管控工作奠定扎實的基礎。

4.6 構(gòu)成促銷聯(lián)盟提高競爭力

會展企業(yè)面臨激烈的市場競爭，并且酒店部也面臨著相同地區(qū)很多的競爭對手，客源并非無限。在服務環(huán)境及質(zhì)量大致相同的情況下，客戶會青睞性價比更高的展會。因而，會展企業(yè)要想做好成本管控工作，就需要和競爭對手及其相關(guān)企業(yè)構(gòu)成促銷聯(lián)盟，借此讓聯(lián)盟企業(yè)共同發(fā)展，給客戶帶來更好的服務體驗和感受。可以從長時間發(fā)展的角度思考問題，開展銷售階段的成本管控，合理投入宣傳費用，按照不同展會面向群體針對性吸引顧客。如推廣聯(lián)盟通用會員卡，可以在聯(lián)盟內(nèi)無論哪一個單位消費與充值，這樣的方法不管是對有名的還是無名的企業(yè)，均是很好的宣傳方法，能夠讓聯(lián)盟以內(nèi)的所有單位的品牌均獲得有效推廣，從而實現(xiàn)企業(yè)、聯(lián)盟企業(yè)、消費者三方共贏。

5 結(jié)語

綜上所述，會展企業(yè)在越來越激烈的市場競爭中要想占據(jù)一席之地，需要結(jié)合企業(yè)本身的發(fā)展情況、發(fā)展水平，關(guān)注到企業(yè)成本管控，了解到成本管控的重要性，科學擬定科學有效的成本核算方式，引進專業(yè)人員開展工作，合理優(yōu)化采購方法，提高會展企業(yè)成本管控水平。在經(jīng)濟全球化的今天，推動會展行業(yè)發(fā)展會伴隨我國綜合國力的提高而持續(xù)發(fā)展。