檔案數字化轉型：實踐與經驗★

程曉楠

(寬甸滿族自治縣疾病預防控制中心 丹東 118200）

0 引言

我國作為世界上人口最多的國家之一，其檔案數字化轉型的實踐經驗具有獨特的價值和啟示。中國政府高度重視檔案事業的發展，出臺了一系列政策和法規，為檔案數字化轉型提供了明確的方向和制度保障。同時，中國積極探索和應用先進的技術與工具，通過組織和管理模式的創新，推動檔案數字化轉型取得了顯著成果。這一轉型不僅能夠提高檔案管理的效率和便利性，還有助于保護檔案信息的安全性和長期保存。對于中國而言，檔案數字化轉型具有特殊的意義。

1 中國檔案數字化轉型的背景

中國檔案數字化轉型的背景是信息技術的快速發展、數字經濟的興起、檔案管理現狀的不足以及政府政策的推動。這些因素共同促使中國積極開展檔案數字化轉型，提升檔案管理水平，滿足信息化時代對檔案服務的需求。

首先，信息技術的迅猛發展為檔案數字化轉型提供了有力支撐。隨著計算機、互聯網、大數據、人工智能等信息技術的快速發展，數字化轉型成為了檔案管理的必然選擇。數字化技術能夠實現檔案的電子化處理、數字化存儲和在線檢索，大大提高了檔案的可訪問性和利用效率。其次，數字經濟的興起對檔案數字化轉型提供了新的機遇。隨著數字經濟的崛起，數字內容的需求日益增加，包括企業的電子商務數據、個人的電子檔案等。數字化轉型能夠滿足數字經濟發展的需求，促進信息資源的流通和價值的釋放。再次，中國檔案管理現狀存在一些不足之處，需要通過數字化轉型來改善。傳統的紙質檔案管理面臨著許多問題，如檔案保管空間有限、檢索效率低下、檔案信息安全難以保障等。數字化轉型能夠突破傳統檔案管理的限制，提高檔案的存儲容量、檢索速度和信息安全性。最后，中國政府的政策推動也是檔案數字化轉型的重要動因。中國政府高度重視檔案事業的發展，并提出了一系列政策措施來推動檔案數字化轉型。例如，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》明確了檔案數字化轉型的目標和任務，提出了提高檔案服務水平，向標準化、信息化、智能化、服務化的“四化”同步推進的總體目標。

2 中國檔案數字化轉型的挑戰及應對策略

2.1 檔案新技術挑戰及應對策略

第一，大數據處理。檔案數字化轉型需要處理大量的數據，包括掃描、識別、存儲和檢索等操作。面對大數據的挑戰，需要優化技術手段，提高數據處理的效率和精確度。在檔案數字化轉型過程中，大量的紙質檔案需要進行數字化處理，轉化為電子形式。這涉及到大量的數據掃描、圖像識別、文本轉換等任務。技術挑戰主要體現在處理速度和準確性方面。傳統的掃描和圖像識別技術可能存在處理速度慢、識別錯誤等問題，導致數字化轉型的效率不高。因此，需要采用先進的數據處理技術來解決這些問題?？梢酝ㄟ^訓練模型，使其能夠準確識別檔案中的文字和圖像，并進行正確的轉換和存儲。同時，優化算法和硬件設備，提高數據處理的速度和效率。例如，可以采用并行計算和分布式存儲等技術來加快數據處理的速度。此外，數據質量的控制也至關重要，通過引入數據校驗和糾錯機制，可以提高數據處理的準確性。

第二，數據安全與隱私保護。在檔案數字化轉型過程中，涉及到大量的敏感信息，如個人身份證件、企業機密等。確保數據的安全和隱私保護是一個重要的技術挑戰。面對不斷增長的網絡安全威脅和數據泄露風險，采取有效的技術措施來保護檔案數據的安全至關重要。具體而言，通過對檔案數據進行加密處理，可以確保數據在傳輸和存儲過程中不被非法獲取。同時，建立完善的權限控制機制，只有經過授權的人員才能訪問和操作檔案數據。此外，應建立嚴格的訪問審計機制，記錄每一次的訪問和操作行為，以便及時發現和處理安全事件。

2.2 檔案人才組織挑戰及應對策略

檔案數字化轉型面臨的組織挑戰是一個復雜的問題，人員培訓和技能提升是關鍵因素。在數字化轉型中，需要專業的技術人員和管理人才，然而，當前組織內部存在人員技能和知識的不足，無法適應數字化轉型的要求。因此，組織應該制定培訓計劃，培養員工掌握數字化轉型所需的技術和知識，包括數據處理、信息安全、數字化工具等。同時，建立學習和知識分享的機制，促進員工間的交流和合作，提高整體組織的數字化素養。此外，組織架構和流程優化也是組織挑戰的一部分。數字化轉型需要對組織架構和工作流程進行重新設計和優化，以適應數字化環境下的工作要求。組織應進行全面的組織架構分析，重新劃定各部門和崗位的職責和協作關系，優化工作流程，將傳統的紙質檔案管理流程轉變為數字化的工作流程。這包括數字化采集、在線協作、遠程訪問等方面的改進。需要注意的是，變革管理和組織文化建設是重要的改革措施。數字化轉型是一項全面的變革過程，需要組織內部有良好的變革管理和積極的組織文化支持。組織應制定變革管理計劃，明確目標和步驟，并與員工進行有效的溝通和參與。同時，培養積極的組織文化，鼓勵創新和合作，使員工能夠適應和支持數字化轉型的變革[2]。

2.3 檔案文化挑戰及應對策略

檔案數字化轉型面臨的社會挑戰主要涉及文化傳承、公眾參與和信息不對稱等問題。檔案作為重要的文化遺產，數字化轉型應注重文化傳承的角度。在數字化轉型過程中，應充分考慮檔案的文化背景和意義，通過適當的元數據標注和文化解讀，使數字化的檔案能夠傳承和展現文化的內涵。同時，數字化轉型應該考慮公眾的參與和利益。檔案是公眾的共同財富，如何促進公眾對數字化檔案的參與和利用是一個挑戰。解決這一挑戰的關鍵在于加強公眾教育和參與機制的建立。通過舉辦檔案展覽、開放數字化檔案數據庫等方式，鼓勵公眾了解和利用數字化檔案資源。此外，建立用戶反饋機制，從公眾的角度了解他們的需求和意見，進一步優化數字化轉型的成果。最后，信息不對稱也是一個重要的社會挑戰。部分人或組織能夠更好地獲取和利用數字化檔案，而其他人或組織卻無法獲得相同的機會。解決這一挑戰的關鍵在于推動數字包容，促進信息的平等獲取和利用。政府和相關機構應提供公共數字化檔案資源，建立開放的數據共享機制，減少信息不對稱現象的出現。

2.4 檔案政策挑戰及應對策略

檔案數字化轉型需要政策和法規的支持和指導，而政策制定和執行過程中可能面臨一些挑戰。首先，檔案數字化轉型需要建立相應的法規制度和標準體系，以保障數字化轉型的順利進行。解決這一問題的關鍵在于完善法規制度和標準體系。政府和相關部門應制定檔案數字化轉型的相關法規和政策，明確數字化轉型的目標和要求。同時，推動制定與檔案數字化轉型相關的技術標準和規范，促進行業間的協作和信息共享。其次，跨部門合作和信息共享也是一個政策問題。檔案數字化轉型涉及到不同部門和機構的合作和信息共享，但現實中存在信息孤島和合作障礙的問題。解決的關鍵在于加強跨部門的合作和信息共享機制。政府應加強協調，促進各部門和機構間的信息共享和合作。建立統一的檔案信息平臺，實現檔案數據的互通和共享，為數字化轉型提供更好的支持。同時，鼓勵公共和私營部門的合作，共同推動檔案數字化轉型的實施。

3 中國檔案數字化轉型的實踐經驗

3.1 檔案數字化轉型的政策與法規支持

在中國的檔案數字化轉型實踐中，政策與法規支持起到了關鍵作用。政府出臺了一系列的政策和法規，以促進檔案數字化轉型的順利進行。

首先，根據《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》（以下簡稱《綱要》）要求，擘畫了未來5年檔案事業發展藍圖，為檔案事業高質量發展提供了行動指南，在規劃內容上，圍繞《綱要》要求，規劃明確了檔案事業發展的總體目標、主要任務和保障措施，充分體現了檔案事業在服務國家治理、服務人民生活、服務經濟社會發展中的重要作用。規劃提出，將深化檔案事業改革，完善檔案管理體系，加強檔案基礎設施建設，強化檔案人才隊伍建設，規范檔案服務行為，提高檔案服務水平，向標準化、信息化、智能化、服務化的‘四化’同步推進。同時，《檔案法》對檔案的電子化、數字化和網絡化進行了規范，明確了電子檔案的法律地位和管理要求。此外，相關的技術標準和規范也得到了制定和推廣，如檔案數字化采集、存儲和檢索的標準。

通過政策與法規的支持，中國的檔案數字化轉型得到了明確的方向和制度保障。政策的制定和法規的落實為數字化轉型提供了有力的推動力。

3.2 檔案數字化轉型的組織和管理模式

我國在檔案數字化轉型中積極探索和實踐新的組織和管理模式，以提高轉型效率和效果。一方面，建立了專門的檔案數字化轉型機構和團隊，負責項目的規劃、實施和監督。這些機構和團隊集中專業人才，具備豐富的數字化技術和檔案管理經驗，能夠有效推進數字化轉型工作。另一方面，采用了分階段、分項目的管理方式。根據檔案數字化轉型的規模和復雜程度，將轉型工作分解為不同的階段和項目，逐步推進。這樣可以更好地掌控工作進度和質量，減少轉型過程中的風險和壓力。同時，加強了檔案數字化轉型的協作與合作。政府、檔案機構、科研機構和企業等各方加強了合作關系，共同推動數字化轉型工作的開展。這種協作與合作的模式促進了資源的共享和優勢的互補，提高了數字化轉型的效率和質量。

3.3 檔案數字化轉型的技術與工具應用

在檔案數字化轉型中廣泛應用了各種技術和工具，以提高數字化轉型的效率和質量。例如采用先進的掃描和圖像識別技術。通過高速掃描設備和圖像識別算法，可以快速將紙質檔案轉化為數字形式。這種技術的應用大大提高了數字化轉型的效率。利用信息系統和數據庫管理檔案數據，實現對數字化檔案的存儲、檢索和共享。這種技術的應用使得檔案的管理更加便捷和高效，方便用戶隨時獲取所需的檔案信息。還積極探索人工智能、大數據和云計算等新技術在檔案數字化轉型中的應用。通過人工智能的自動化處理和智能化分析，可以提高檔案數據的處理和利用效率。大數據和云計算技術則提供了更大的存儲空間和計算能力，支持檔案數字化轉型的規模化和擴展[3]。

綜上所述，中國的檔案數字化轉型實踐經驗為推動檔案管理現代化提供了重要參考。在信息化時代，數字化轉型已成為檔案管理的必然選擇。通過借鑒中國的經驗，不斷創新和適應新的技術與需求，我們能夠更好地應對挑戰，實現檔案數字化轉型的成功，并為數字時代的檔案管理開創新的篇章。