基于組織變革理論的我國綜合數字檔案館建設人力資源支持策略
——以陜西省榆林市為例★

曹天帆 徐杰 黃新榮

（1.西北大學公共管理學院 西安 710127 2.榆林市檔案館 榆林 719000）

0 引言

自進入21世紀以來，云計算、人工智能、大數據、機器學習、元宇宙、虛擬現實等新技術正在重塑我們整個客觀世界。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》強調，技術環境的變化急需轉變檔案工作當前的理念、方法、模式，破除觀念障礙、制度缺陷、技術瓶頸和人才短板[1]。這對于數字檔案館而言提出了更高的質量要求，要從數字檔案館建成轉向數字檔案館建好、建優，從而實現全面數字轉型和智能升級。

數字檔案館的高質量發展既是技術問題，也是管理問題[2]。因為一昧地堆疊技術與設備，而缺乏相應的框架設計，只會降低數字檔案館運行效率[3]。除了技術的管理問題，數字檔案館的資源管理也需要得到重視。各種數據接口和數據格式的使用，催生了大量檔案數據，細化了檔案管理的粒度。這就需要我們更加關注對于檔案數據的治理，制定相應的數據政策、標準和制度等，推動檔案館的全面數字轉型和智慧升級[4]。

無論是技術框架還是數據資源，都需要數字檔案館的人員來進行管理，發揮主導作用[5]。未來檔案人員的職業也將從單純的檔案管理者，轉向記憶維護者、知識教化者[6]，這種職業轉變也更加需要發揮檔案人員的主觀能動性作用。因此，需要考量我國綜合檔案館中的人員隊伍，為數字檔案館的建設和后續運行提供人力資源支持。

1 相關研究回顧

從宏觀上看，專門研究數字檔案館中人力資源管理或人員隊伍問題的相關文獻并不多，且研究時間主要分布在2000年至2013年。從微觀上看，張曉霞最先從文化、信息、用戶三個視角對數字檔案館時代檔案人員的多重角色進行探討[7]；隨后鞏寶榮將人才、技術、標準、制度作為數字檔案館構建與運行的四個因素[8]；何志華著重強調要發揮現有計算機人員在數字檔案館建設中的作用[9]；謝海洋和曹樹華從數字檔案館安全角度出發，認為需要對系統管理人員、領導層和普通工作人員進行針對性安全培訓[10]。

綜合現有研究來看，學界已經認識到數字檔案館的人力資源管理問題，并倡導開發現有檔案館人員的價值。但是，相關研究對于數字檔案館建設背景下的人員隊伍整體建設考慮不足，缺乏將數字檔案館建設與人員管理結合起來進行考察。

因此，本文從數字檔案館高質量發展的背景出發，針對數字檔案館建設過程中的人力資源狀況及其面臨困境，運用組織變革理論重新審視數字檔案館建設，提出數字檔案館建設背景下的人力資源管理策略，希望能夠優化檔案館人員隊伍，從而為當下數字檔案館以及檔案館未來的建設與發展，提供內生動力和智慧支持。

2 數字檔案館建設中的人力資源狀況

陜西省榆林市檔案館正在建設國家示范數字檔案館，主要采用基于云計算的建設模式，將軟件系統和服務器統一部署在榆林市智慧局的安可云上，可以實現一次部署、12個縣區共用，并且便于后期市直部門的數據接收和數據交換。在建設數字檔案館期間，榆林市檔案館也組織過多次人員培訓，具有一定的實踐基礎可供本次調研。

為使本文的研究更加貼合數字檔案館建設的實際工作狀況，特向榆林市及下屬區縣綜合檔案館工作人員發放了關于數字檔案館建設的人力資源狀況調查問卷。由于疫情影響，此次問卷通過線上發放，最終獲得63份問卷。本次問卷包含26道小題，涉及檔案人力資源基本情況、數字檔案館建設相關知識掌握情況、數字檔案館建設思想認識情況、人力資源存在困境和建議等等。通過數據導入SPSS分析工具和Excel表格工具，基本可以得到榆林市綜合檔案館的人力資源狀況。

2.1 人力資源基本情況

從檔案人力資源的文化程度來看，本科學歷的占比為57.14%，是受訪對象的一半以上，在所有學歷層次中人數最多；其次是大專學歷，占比將近40%；博士和碩士學歷則占比較低，約為3%；人數最少的是初中、高中、中專學歷，占比1.59%。

從檔案人力資源的專業情況來看，語言文學類專業占比30.16%，在所有專業中居于第一位；其次是計算機與電子信息類和公共管理類專業，占比均為20.63%；其余專業占比均低于10%，人數與前者專業相差較大，如圖書情報與檔案管理（7.94%）、經濟與工商管理（6.53%）、法律（4.76%）、人文歷史（3.17%）、護理專業（3.17%）、教育管理專業（1.59%）、無專業（1.59%）。

2.2 數字檔案館建設相關知識掌握情況

通過問卷分析，超70%的受訪者對于檔案業務知識、計算機操作知識和黨政理論知識的掌握情況比較好，而僅有40%至50%多的受訪者掌握了數字檔案館理論知識和技術知識，且尚未掌握數字檔案館技術知識的受訪者約占13%，人數相比尚未掌握其他四種知識的受訪者最多。

2.3 對于數字檔案館建設的思想認識情況

檔案人力資源關乎數字檔案館的建設、運行與維護。因此，綜合檔案館人力資源對于數字檔案館建設的認知情況，也是需要重點考察的部分。

第一，受訪者普遍認為數字檔案館更多是“現有館藏資源數字化”（84.13%）。另外也有近一半受訪者認為數字檔案館更多是“主要依賴于技術手段”（52.38%）、“現有業務全部線上進行”（47.62%）、“核心是檔案信息管理系統”（44.44%）。

第二，受訪者傾向于否認數字檔案館建設脫離本館實際狀況和能力水平（34.92%），但仍有不到20%的受訪者表示認同。

第三，認為自己在處理數字檔案館建設中各種問題時存在困難的受訪者，與相對而言處理問題時表現輕松的受訪者，二者人數大致相同，均占25%左右。

第四，相對而言，受訪者更加認同數字檔案館建設應該由技術部門負責（34.92%），或由各個部門分攤任務（33.33%）。

第五，相比數字檔案館建設工作，受訪者傾向于優先完成本部門工作（42.85%）；僅有25.4%的受訪者持否定態度。

3 數字檔案館建設中的人力資源困境

結合問卷調查情況來看，榆林市數字檔案館人力資源方面的困境主要表現在以下幾方面。

3.1 檔案專業人員不足

從學歷水平來看，只有約60%的受訪者是本科和研究生學歷；從專業排名來看，與檔案館高度相關的圖書情報與檔案管理類專業在所有專業中排名第四，占比僅為7.94%，相比之下與排名第一的語言文學類專業相差約22%，表明榆林地區國家綜合檔案館還是缺乏檔案專業人才。另外，為了使得調查結果更加符合實際，特別在問卷中詢問了受訪者在數字檔案館建設過程中所遇到的人力資源方面困境。結果顯示，“館內缺乏關鍵技術型人才和復合型人才”居于首位（69.84%）。由此可見，人員短缺是建設數字檔案館面臨的突出困境。

3.2 關鍵知識存在短板

從問卷分析結果看，在所有尚未完全掌握數字檔案館建設相關知識的受訪者中，選擇數字檔案館技術知識和理論知識的人數最多，分別約為13%和8%；而且這兩類知識掌握水平一般的人數與其他知識差距較大。本次調查中，38.1%的受訪者也反映“對數字檔案館系統架構不了解，不清楚對當前工作有何幫助”，34.92%的受訪者反映“對數字檔案館建設相關標準不清楚”，約30%的受訪者反映“對檔案外包公司工作細節不了解，無力進行監管和控制”。

在受訪者處理數字檔案館實際問題時，約25%的受訪者認為在應對數字檔案館建設時“很困難”或“較為困難”，大約一半的受訪者則認為自身的應對情況“一般”。33%左右的受訪者表示“已有的知識結構無法應對新的技術和設備，有些力不從心”。

可見，榆林地區綜合檔案館在數字檔案館人力資源培訓方面，還是有待進一步優化。

3.3 較少關注價值內涵

數字檔案館建設固然強調技術屬性，同時也是一種工作理念的革新，代表著新時代信息服務觀念的確立和推廣[11]。但是，84%的受訪者對于數字檔案館的認識主要還是局限于“館藏檔案資源數字化”，而認識到數字檔案館是“一種新的思想和價值觀念”，僅為19%左右。這從側面反映檔案人員對于數字檔案館的認識還停留在表面，缺乏對于數字檔案館內涵的深層認識，如20.63%的受訪者表示“不太了解數字檔案館的概念和內涵”，這一點需要引起重視。

3.4 館建可行性認識不一

數字檔案館建設是個復雜的系統工程。各級檔案館實際狀況不同，開展數字檔案館建設的基礎也就存在差異。因此，數字檔案館建設要從各館實際情況出發，綜合考量各類因素，同時也要向館員征詢看法和意見，取得數字檔案館建設的共識。但從調查問卷結果分析來看，約19%的受訪者認同“數字檔案館建設脫離本館實際狀況和工作能力”，約25%的受訪者則對數字檔案館建設是否合乎實際持中立態度。這說明在數字檔案館建設之前，榆林地區檔案人員對于各級檔案館是否適合開展數字檔案館建設的看法存在差異，尚未取得思想認識上的共識。

3.5 建設責任劃分不明確

數字檔案館建設應當有一個明確的責任承擔方或者負責方，來籌劃和把控數字檔案館建設。但是從調查問卷的分析結果來看，有受訪者認為由技術部門負責或者由各部門分攤責任，也有受訪者選擇讓領導、專門小組、外包公司來承擔數字檔案館建設責任，尚未形成統一的責任共識。

另外，責任未能明確劃分和落實，就會造成當數字檔案館建設新任務與自身原有任務沖突時無法協調的問題。從問卷回收情況來看，相比數字檔案館建設任務，大約43%的受訪者表示會優先考慮本部門工作，只有約25%受訪者表達了否定態度，可見人員責任不明確，缺乏約束力，制度尚待完善。大約33%的受訪者就表示“數字檔案館建設任務和已有工作任務無法協調，有些疲于奔命”。

4 組織變革理論及其適用性

4.1 組織變革理論

組織，是一個綜合了組織人員、組織目標、信息交流等諸多要素的有機體，并在組織內外環境的互動中，實現組織的生存和發展。因此，當組織內外環境變化時，組織需要對原有狀態進行改變，進行變革以適應環境變化，推動組織長遠發展，即“組織變革”[12]。

李斯特（Harold J.Leavitt）將組織變革的內容歸納為四個因素，即任務、技術、結構、人員，并通過這四個因素之間的相關性和互促性，實現組織的動態變革和適應。在這四個因素中，人員因素包括了組織成員的態度、動機、行為等，對組織影響深刻，需要相應地進行變革。

以勒溫為代表，認為通過改變組織成員的態度和行為，可以有力推動組織變革，并將其劃分為“解凍”、“變革”、“再凍結”三個階段[13]。（1）“解凍”，是變革前心理準備階段，通過積極的引導和動員，改變成員原有觀念和認知，使得成員接受改革并參與其中；（2）“變革”，是變革中行為轉換階段，正式重塑組織成員的思想認識和行為；（3）“再凍結”，是變革后行為強化階段，對員工的心理狀態、行為規范和行為方式等進行不斷地鞏固和強化。

4.2 組織變革理論對于數字檔案館建設的適用性

將“組織變革”一詞引入數字檔案館建設，在學界早有先例。2007年，張玉影先生在《中國檔案》上發表的《論檔案組織變革》一文，就提及在21世紀背景下，檔案組織已不得不面對高新技術所帶來的“電子政府的建立……電子檔案的遠程查詢和利用以及數字檔案館的構建”等新情況，因此，“檔案組織必須正確預測電子時代的未來走勢，優化組織制度與規則，實現有效的組織變革。”[14]

在調查問卷中，我們也特別詢問了填寫者對于造成數字檔案館建設過程中人力資源困境原因的看法。結果顯示，約65%的受訪者認為上述情況是“工作任務繁重，人手不夠”所致，且有約50%的受訪者表示“專業技術類人才無法進入檔案館”，22%左右表示“當前檔案館留不住人才”，這些因素綜合構成了人力資源困境的首要原因。其次，約41%的受訪者認為“缺乏激勵機制和工作動力，部門之間不配合”是當前困境的第二大原因，并且約35%的受訪者表示“領導體制和管理機制存在短板”。另外，約27%的受訪者認為“對于數字檔案館的定位不清，重要性認識不足”，是第三大原因，有受訪者表示存在“專業知識技能更新脫節，部分同志按部就班，業務水平不足，且沒有學習進步意識”的情況。

綜合來講就是人員機制和管理體制不健全，歸根結底還是檔案人員（包括領導和工作人員）或組織成員在思想和行為上存在與數字檔案館建設不相適應的地方，需要從組織變革的視角進行組織成員變革，推動數字檔案館發展。

5 基于組織變革理論的人力資源支持策略

5.1 變革前的人力策略

變革前的人力資源策略，對應于組織變革過程的“解凍”階段，即正式開始數字檔案館建設之前，使檔案人員做好思想準備工作。

首先，在進行數字檔案館建設之前，榆林市檔案館就積極開展了數字檔案館建設動員會。動員會應當面向整個榆林地區，向全部檔案人員講解數字檔案館建設的重要性，認識到數字檔案館是順應國家發展和時代進步的必然之舉。只有館內人員認識到數字檔案館建設的重要性，增強職業使命感，才會積極投入數字檔案館建設。

其次，我國綜合檔案館可以組織考察團隊到高等院校、先進示范數字檔案館現場考察。在考察中，了解數字檔案館如何建設、運行和維護，以及相應的技術架構、制度框架、組織結構、人員安排、資金保障等等。經過考察，對于數字檔案館會有一個比較具體和明確的認識，同時檔案館內各部門和檔案人員對于自己在數字檔案館具體實施過程中所承擔的職責，也會有相應的理解和參照，進一步能夠主動提出自己對于數字檔案館的功能需求。

最后，充分論證數字檔案館建設方案，然后準確傳達到各級檔案館和人員。榆林市檔案館在進行數字檔案館建設時，邀請第三方公司和高校咨詢團隊對于各縣區檔案館的數字化建設水平，以及其他各種情況進行調研，摸清榆林地區建設數字檔案館的現實基礎和各縣區檔案館存在的問題，并進一步完善建設方案。盡管如此，仍有檔案人員對于數字檔案館概念認識不足，對于數字檔案館建設現實性存疑。因此，需要增強決策的透明度和公開度，聽取更多檔案人員的意見，講解數字檔案館建設思路，在最大范圍內達成數字檔案館建設的共識，從而增強參與感，減少思想阻力。

5.2 變革中的人力策略

變革中的人力資源策略，對應于組織變革過程中的“變革”階段，即在做好相關數字檔案館建設的準備后，正式開始數字檔案館建設，并運用一些策略和技巧，重點是解決館內人員方面存在的問題和阻力，引導和幫助館員進行相應的思想和行為模式轉化，達到數字檔案館建設目標。

首先，明確各級檔案館、館內各科室及其相關負責人的責任與職權，建立責權相統一的責任制度。在數字檔案館建設過程中，面臨問題復雜多樣，不是一個部門或科室單打獨斗就可以解決的。因此，建立責權統一的相關制度，可以明確規定各級部門、各個科室、各級領導、各個館員在數字檔案館建設中所承擔的責任，督促相關責任部門主動配合，完成相關建設任務。同時，將責任落實到每個人，預防館員精神懈怠風險，提高學習新知識的主動性。對于學習主動性不強和消極不配合數字檔案館建設工作的館員，在年度或季度館員考核評價中考慮予以降級處理或經濟處罰。

其次，加強針對性培訓，建立回溯學習和交流制度。在數字檔案館建設過程中，要注重數字檔案館關鍵知識和技能的培訓，抓住重點領域和知識弱項進行針對培訓，比如數字檔案館建設指南以及數字檔案館建設標準、數字檔案館基礎業務工作規范等等。對于一些基層檔案館，重點可以考慮放在檔案業務知識上，摸排檔案業務疑難雜癥，規范縣區級檔案管理水平。榆林市檔案館多次開展數字檔案館建設專題培訓，但是通過問卷調研，發現依然有館員存在相關知識模糊的情況，如數字檔案館概念和內涵、數字檔案館建設標準等。因此，在培訓之余，可以考慮進行專題培訓測試，對存在疑惑的地方進行回溯學習和培訓，檢驗和鞏固培訓效果。同時，加強內外交流，和高校檔案專業、企業檔案館、綜合檔案館加強聯系，促進館員交流，汲取先進經驗和知識，避免知識更新斷層風險。

最后，保持各級檔案館及其內部各科室的信息暢通。保持暢通且有效的信息溝通，能夠促進館內成員的思想交流和相互學習，進一步理解各自在數字檔案館中承擔的工作和職責，形成相互信任和密切配合的良好氛圍。榆林市檔案館定期召開數字檔案館建設定期推進會，各科室主要負責人進行面對面溝通和交流，及時總結階段性工作成果、成功經驗、存在問題，并將下一階段的任務目標和工作計劃準確傳達至每一位成員。同時，相關信息渠道也要考慮向基層檔案館延伸，向區縣級檔案館傳遞數字檔案館建設信號，以及各自所要承擔的工作，避免盲目采購相關軟件和設備，及時對接數字檔案資源元數據著錄標準。

5.3 變革后的人力策略

變革后的人力資源策略，對應于組織變革中的“再凍結”階段，主要是以制度形式鞏固數字檔案館建設過程中的人員隊伍建設效果。

首先，要完善人才進館機制，充實檔案隊伍。當前我國綜合數字檔案館普遍面臨的一個問題是人才缺乏。在管理體制層面，要破除我國綜合數字檔案館的編制限制，增加國家綜合檔案館招錄考試名額，讓更多的人才通過公平競爭進入綜合檔案館。同時要大力推行事業單位聘用制，廣泛吸納更多的社會人才進入檔案館工作。另外可以考慮與高等院校進行合作，進行定向培養和館員繼續教育，為綜合檔案館發展提供高質量人才。

其次，解決館員待遇問題，把人才留在檔案館，讓我國綜合檔案館事業發展后繼有人。因此，要完善館內成員的待遇制度，做好全方位的保障工作。另外，要在人員管理中采用平等包容的態度，重視和用好每一位館內成員，形成引進人才、使用人才的良好氛圍。

最后，進一步完善檔案館人員考核和激勵制度，并將其納入數字檔案館建設。只有建立健全館內成員的考核評價制度，實行優勝劣汰，提升我國綜合檔案館人員隊伍活力，才能打造一支高素質的檔案專業隊伍，為檔案事業長遠發展提供智力支持。設立定期考核制度，將館員的數字檔案館建設責任、任務、成果納入現有考評制度，并在后期動態修訂，形成數字檔案館人員考評方案。同時，對于表現良好者，進行一定的經濟獎勵，鼓勵更多館員不斷學習、日益進步。

6 結語

我國綜合數字檔案館的高質量發展，固然與技術、資源有著密切關系，但是歸根結底還是在于檔案人員的發展。只有館內成員經歷了思想和行為的更新，才能適應數字檔案館的建設。組織變革理論為數字檔案館建設過程中館內人力資源的考察提供了理論依據。為此，需要階段性地進行館內成員的變革。首先在進行數字檔案館之前，充分傳達數字檔案館建設的重要性，并使館內所有成員就建設方案達成一致意見。其次，在數字檔案館建設過程中，重點解決館內成員知識更新和技能培訓。最后，在數字檔案館建設完成后，不斷完善館內成員的管理體制和機制，動態優化人員隊伍，為檔案館未來發展提供長遠支持。

從長遠發展來看，我國綜合數字檔案館建設并非一館、一地區單打獨斗的事業，更需要從全國檔案組織體系來看待組織變革。換而言之，數字檔案館建設的組織變革及其成員變革，不能僅僅局限在某個檔案館或某個地區，而是國家層面的組織變革。我國綜合數字檔案館建設，應該是整個檔案管理體制和機制的相應變革，需要從上到下貫徹組織變革的理念，推動綜合全國數字檔案館的高質量發展。因此，應當從頂層設計角度將數字檔案館建設從軟硬件拓展到人員隊伍的革新，使得館員隊伍理念通過培訓學習跟上時代步伐，讓人員隊伍的成長與綜合檔案館的成長相輔相成。以數字檔案館建設推動人員革新，以人員革新帶動數字檔案館發展，二者相互促進，才能從根本上解決我國綜合數字檔案館建設的人力資源困境。