沈小艷

南京工業職業技術大學 江蘇南京 210046

學籍管理是職業本科院校教學管理的重要組成部分,學籍管理貫穿學生入學到畢業離校的整個過程,能夠維護正常的教育教學秩序和學生生活秩序,保障學生合法權益。職業本科院校因存在本、專科專業的過渡問題,一所學校往往同時有專科專業和本科專業,同一專業往往還存在多種生源類別,培養層次和生源類別的復雜性勢必會加大學籍管理工作的難度。因此,職業本科院校更需要針對培養層次和生源的復雜性制定合理有效的學籍管理辦法。

1 學籍管理

學籍是學生的一種身份證明,擁有了學籍就代表學生正式成為學校的一員,是經過考核后可以在校學習的資格。學生從入學開始經過學籍注冊便具有了學籍,除特定的學籍異動如畢業、退學、休學逾期、開除等情況外,學生的學籍將會伴隨學生在校期間的整個過程。學籍管理就是對學生的學籍進行管理,總體來說,學籍管理可以分為四個部分:入學與注冊、學籍異動、成績管理和畢業管理。其中,入學與注冊包括了新生的入學資格審核、學籍電子注冊、在校生的學期注冊。學籍異動包括保留入學資格、保留學籍、轉專業與轉學、休學與復學、降級、退學。成績管理包括教師成績錄入、學生成績證明等。畢業管理包括學業預警、畢業資格審核、畢業證書發放等。

2 學籍管理的作用

高校學籍管理工作是教學管理工作的一項重要內容。加強高校學籍管理工作,對進一步規范高等學校辦學行為、維護高等學校教育教學秩序、促進高等教育健康發展有著重要意義[1]。高校的學籍管理工作從對新生的入學資格進行審核開始,一直持續到學生畢業,具有政策性、原則性和規范性的特點,在學校的教育教學管理中有著重要的地位,是學校對學生進行教育管理的重要方式,有利于學校教學秩序的正常進行,能夠滿足學生個性化的需求,有利于約束學生的行為,使得學生按照學籍管理的規定行事,形成良好的校風,提升學生的道德素養。

3 職業本科院校學籍管理的現狀與困境

3.1 職業本科院校學籍管理難度大

高職院校升級為職業本科院校有一個特點,往往是從學校的某幾個特色專業升級為本科專業開始,慢慢地,專科專業逐漸消失,本科專業逐漸增多,這就會導致很多職業本科院校在一定時間內會同時存在本科和專科的培養層次。本科和專科又分別包含不同的生源類別,如本科可能同時包含高考招錄、普通專轉本、五年一貫制專轉本、聯合培養本科、對口單招等生源,專科可能同時包含高考招錄、與中職學校合作培養的自主招生、對口單招、提前單招、社會招生等生源。培養層次和生源的不同導致學生的素質素養、思想水平、學習年限、畢業要求等都不盡相同,這在一定程度上也加大了職業本科院校學籍管理工作的難度。

3.2 學籍異動中存在的問題

學籍異動包括保留入學資格、保留學籍、轉專業與轉學、休學與復學、降級、退學等。學生在校期間有權利根據自己的實際情況進行相應的學籍異動,但在實際學籍異動工作中,往往會出現以下一些情況。

學生休學期滿未及時辦理復學并未辦理任何延遲復學手續,導致學校的在籍學生數據與實際相比有所出入,出現僵尸學籍的現象;個別學生休學或者參軍入伍但未及時辦理保留學籍手續;個別學生剛辦理完休學手續不久便又要開始申請復學。這種學籍異動的隨意性影響了學校對學生的教育教學管理,阻礙了學籍管理制度的正常運行,也會給其他學生帶來消極影響。

3.3 部分職業本科院校學籍管理信息化水平不高

職業本科院校的學籍管理工作涉及的人數眾多,數據量大,學籍管理系統的信息化水平對學籍管理效率和質量都存在一定影響,部分職業本科院校學籍管理信息化水平較低。如學生的學籍異動申請還停留在紙質申請的階段,學籍異動往往需要經過學生本人申請、班主任審核、教學秘書審核、學院副書記審核、教學院長和教務處處長審核,層層審批所耗費的時間很多,如能夠通過信息化處理,便能大大縮減學生辦理學籍異動所耗費的時間和精力,因此,對于信息化水平不高的職業本科院校,急需加快信息化水平建設,提高學校學籍管理效率。此外,部分職業本科院校信息化平臺多,但平臺之間的兼容性及聯動性水平不高。以南京工業職業技術大學為例,學校的學籍管理平臺和學生上課的考勤平臺屬于不同的平臺,學生在學籍管理平臺上的學籍異動信息無法直接同步到教師上課的考勤平臺,有的學生已經辦理休學、退學,但是教師的考勤名單上還是有他,有的學生已經辦理了復學,但是教師的考勤名單上卻沒有他;平臺的兼容性和聯動性不夠高,導致教師無法準確高效地對學生進行考勤,無法及時準確地掌握學生的出勤情況。

3.4 責任意識服務意識不強

學籍管理工作是高校教育教學管理工作中的重要一環,學籍管理工作的效果也影響著每一個學生。在實際的學籍管理工作中,存在少數學籍管理工作人員工作不仔細,缺乏相應的責任意識,導致學生的學籍信息出現錯誤。職業本科院校學籍管理工作內容繁多,工作冗雜,學籍管理工作人員在處理日常工作時可能會給學生造成一種不好的體驗。同時,因學籍管理工作量比較大,但在實際的工作環境中,職業本科院校對學籍管理工作人員缺乏一定的激勵措施,無法調動工作人員的積極性,這也進一步導致了學籍管理工作人員的責任意識和服務意識不強的問題。

3.5 制度宣傳不到位

學籍管理工作是一項重要而復雜的育人工作,涉及不同的職能部門,如教務處、招就處、二級學院等。學校應該從多個層面、多個角度宣傳學籍管理制度,但實際上,很多職業本科院校的學籍管理宣傳工作僅僅是形式上的宣傳。新生入學時給學生發一個學生手冊,里面包含了學籍管理相關的內容,讓學生自己去學習,這種方式缺乏對學生學習過程的跟蹤和對學習結果的考查,導致大部分學生對學籍管理制度比較模糊。有的學生因為不清楚不考試要申請緩考,以為只要跟任課教師請個假就可以了,最后導致出現缺考的結果,學生因此喪失了一次補考的機會,只能參加重修。很多教師認為學籍管理是教務處的工作,跟自己無關,不愿意了解學籍管理方面的內容,因此,當學生前來咨詢時不能給出正確的處理方式。此外,學校對學籍管理制度的宣傳效果缺乏后續的跟蹤和量化,學生在了解或者學習完學籍管理制度之后最終掌握了多少、記住了多少,這些都無從得知。

4 學籍管理提升對策

4.1 學籍管理人員的責任意識和服務意識

學籍管理制度的制定是為了管理學生和服務學生,制度的具體執行離不開學籍管理人員,而學籍管理人員的責任意識和服務意識影響著制度的實施效果和學籍管理工作的實際成效。因此,職業本科院校要提高學籍管理人員的責任意識和服務意識。定期召開學籍管理人員的內部交流會,互相交流工作收獲、經驗以及可能存在的問題,通過交流可相互學習、共同提高,同時消除一些工作上的信息屏障。在加強校內交流的同時,教務管理部門應主動走出去,與兄弟院校教務部門加強溝通[2]。可以通過邀請其他學校優秀的學籍管理工作人員開展工作經驗分享會,互相分享討論工作中遇到的問題,通過交流可以互相學習,取長補短,提高學籍管理人員的視野,豐富學籍管理經驗,提高業務能力。同時,學校也要激勵學籍管理人員積極參與教育管理研究,不斷提高研究能力、管理水平和業務水平。此外,也可以制定一定的激勵措施提高學籍管理人員的責任意識和服務意識,如制定合理的學籍管理工作人員的晉升路徑。

4.2 學籍管理制度宣傳方式多樣化

制度的存在是為了更好地管理和服務學生,學籍管理制度要想發揮切實的效果就離不開宣傳。在學生不同的學習階段,如入學、期末考試、補考、重修、畢業等時間節點,借助于各種信息化渠道,如學校的教務系統網站、學生手機客戶端、微信公眾號等渠道宣傳學籍管理制度,通過多平臺的宣傳,使得學籍管理制度能夠深入學生心中,充分發揮學籍管理制度的育人作用[3]。學校也要加強對學籍管理制度宣傳效果的追蹤,教務處可以面向各年級學生舉辦學籍管理制度大比拼等活動,通過比賽的形式激發學生對學籍管理制度學習的熱情,同時也可以考查學生對學籍管理制度的了解情況。

4.3 學籍異動多方聯動

學籍伴隨著學生從入學到畢業,但學生因個人原因可以申請退學、復學、休學等學籍異動。在實際的學籍異動過程中,為了避免學生錯過復學時間或沒有辦理任何學籍異動手續就離校等情況發生,必須形成學籍異動的多方聯動體系。在學校里,班主任是比較了解學生的實際情況的,如果學生要休學或參軍入伍,班主任應該首先提醒學生要辦理保留學籍的手續。學籍管理工作人員應定期梳理到了規定的復學時間還未及時復學的學生信息,了解學生具體情況,提醒學生及時辦理復學手續,并告知不及時辦理復學手續的相應后果。為了確保學籍異動的準確性,在學籍異動的審核過程中,各個審核節點的審核人員都要嚴格進行審核。

4.4 提高學籍管理信息化程度

職業本科院校需要轉變思想,充分認識到學籍管理工作的重要性,加大對學籍管理工作的資金投入,推動學籍管理信息化建設,盡可能將事關學生的各種申請都轉為線上,如學籍異動學生線上進行申請、線上進行審核;開發成績單的自動打印,并加蓋電子簽章及時間戳等功能,學生有需要可以自行打印成績單,不用特地到學籍管理工作人員辦公室進行打印;定期對學籍管理系統進行更新,學籍管理人員定期反饋學籍管理系統的問題、提出需求,根據需求進行學籍管理系統的優化升級,使之更符合學校學籍管理的要求和需要;開放學籍管理系統的部分接口,對有需求的職能部門進行學籍管理信息的部分授權,減少部門間溝通的時間成本,使得學籍數據信息能夠在相關部門實現信息共享,從而減輕學籍管理工作人員下載、整理數據的負擔,提高工作效率,更好地提供學籍管理服務。

4.5 健全學籍管理制度

學籍管理制度是學校學籍管理工作開展的前提和指導依據,明確的學籍管理制度是職業本科院校學籍管理工作開展的基礎。職業本科院校要根據自身特點,結合本校的實際情況,根據國家相關法律法規,制定出符合國家法律法規的要求,同時又符合本校特色的學籍管理制度。

職業本科院校在一定時間內存在專業的過渡問題,既有專科專業,也有本科專業,不同的培養層次又包含了不同的生源類別。培養層次和生源類別的不同使得學生的入學時間和畢業周期也不盡相同,因此,職業本科院校要根據不同的培養層次和生源類別制定科學、規范、合理的學籍管理制度。制度的制定既要滿足學校管理學生的需要,同時又要滿足學生發展、成長的需要。職業本科院校學籍管理制度的制定要經過充分調研,既要滿足暫時存在的專科專業學生的需要,又要滿足本科專業學生的需要。

結語

學籍管理工作貫穿于學生整個學習階段,涉及學生的切身利益,影響著學生的前途。學籍管理工作人員應堅持初心,以嚴謹、科學、認真的態度將學籍管理工作融入學生成長中。職業本科院校的學籍管理工作面臨高挑戰和高要求,科學有效的學籍管理是推進高校教育可持續發展的重要保障。本文通過剖析當前職業本科院校學籍管理存在的問題,提出提升學籍管理工作成效的路徑,包括加強制度建設、提高學籍管理信息化水平、提升學籍管理工作人員的素質和能力等,為當前職業本科院校的學籍管理工作提供經驗借鑒,促進職業本科院校學籍管理質量的提升。