卷煙物流數(shù)字化過程管理模式研究

楊晶 四川省煙草公司涼山州公司物流中心

物流行業(yè)是一個國家的脊柱產業(yè)，為我國經(jīng)濟發(fā)展提供了巨大的支撐，但是目前我國物流行業(yè)的發(fā)展距離國際領先水平仍存在一定的差距。尤其是新冠疫情期間，物流行業(yè)遭受重創(chuàng)，因此，物流行業(yè)的數(shù)字化轉型刻不容緩。在國家“十四五”規(guī)劃和2035 遠景目標綱要中20 次提到物流及現(xiàn)代物流在遠景規(guī)劃中的支撐性作用和定位，尤其是第五篇《加快數(shù)字化發(fā)展 建設數(shù)字中國》指出：深入推進服務業(yè)數(shù)字化轉型，培育智慧物流等新增長點[1]。基于此，2021 年12 月，由國資委控股，以綜合物流為主業(yè)的新央企——中國物流集團有限公司正式揭牌成立。

一、物流行業(yè)現(xiàn)狀分析及存在問題

（一）社會物流現(xiàn)狀

一是現(xiàn)有物流資源如物流人才、倉庫、廠房、運輸車輛等，高、精、專、復合人才匱乏，倉庫、廠房利用率低，車輛運載率未達頂值等。

二是從原材料接收到工廠加工、客戶接收，物流業(yè)鏈條長，業(yè)務復雜，這也就導致在進行數(shù)字化轉型時往往側重某個節(jié)點，而忽視了對物流整體過程控制和可視化的支持。

三是物流業(yè)信息化、自動化程度低，人工參與度高，致使數(shù)字化的轉型基礎薄弱，無法形成集群效應，人際牽扯復雜，數(shù)字化推廣難。

（二）行業(yè)物流現(xiàn)狀

痕跡化管理花費的時間長、效率低。目前行業(yè)明確的過程管理痕跡化記錄的檔案較多，從紙質記錄、匯總、裝檔到查詢，會花費大量時間，且重復檢查、漏檢查需要查驗核對檔案的時間更長，還有可能存在檔案遺失的風險，進而會影響工作效率。

存在痕跡化記錄流于形式的問題。工作人員在完善記錄的過程中為了圖省事，出現(xiàn)記錄不完整、不規(guī)范，甚至只填寫記錄、未進行過程管控的情況，導致未及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，或是管理研判與實際情況不符。

此外，部分過程管理的實時性不強，動態(tài)預警風險的能力需要進一步加強。

（三）調研情況

目前，行業(yè)明確的過程管理痕跡化記錄中涉及安全管理、儲配管理、配送管理和綜合管理四大業(yè)務環(huán)節(jié)。在安全管理方面，消防設施設備的控制要點就涉及消防設施設備是否定期檢查維保、消防設施設備是否有過期未更換的風險，且沒有可以統(tǒng)一管理的系統(tǒng)，需要紙質存檔；車輛調度由管控平臺統(tǒng)一管理，能保證車輛調度的真實合理，但車輛安全管理過程中不能確定是否在出車前、行車中和收車后進行檢查，進而不能保障記錄的真實性和準確性。在儲配管理方面，設備管理的控制要點除了實物管理過程中，出入庫交接和打、掃碼數(shù)據(jù)回傳有煙草行業(yè)卷煙生產經(jīng)營決策管理系統(tǒng)保證其真實性和準確性，但并不能保證是否按期進行設備日保、周保、季保和年度維修保養(yǎng)，以及維修保養(yǎng)過程是否按照計劃內容進行，保養(yǎng)內容是否完整，記錄是否真實和準確。配送管理過程中，實物交接管理可以保證數(shù)據(jù)的真實性和準確性，而對于干線運輸在途安全和響應時間，只有從訂單生成到分揀后到直配終端配送到戶的時間節(jié)點，缺少干線運輸在途安全監(jiān)控和中轉站（點）暫存的時間節(jié)點控制。在綜合管理方面，涉及資產管理，雖然能保證資產盤點過程中數(shù)據(jù)記錄的真實性和準確性，但無法實時監(jiān)控資產狀態(tài)，也無法掌握資產的巡檢、報修和維修情況。

調研發(fā)現(xiàn)，四川煙草商業(yè)物流依托現(xiàn)有的煙草行業(yè)卷煙生產經(jīng)營決策管理系統(tǒng)、物流綜合信息管控平臺、送貨終端和用友系統(tǒng)對部分過程管理實現(xiàn)電子記錄；但其余過程管理節(jié)點沒有相關的或統(tǒng)一的系統(tǒng)管理可以依托，只能依靠紙質記錄實現(xiàn)過程管理；過程管理中需要紙質記錄的管理節(jié)點有5 項，占比41.67%。

四川煙草商業(yè)物流目前存在以下幾方面的問題。

一是安全管理方面。消防設施設備維保過程中178套滅火器每年要存檔2136 張紙質記錄，16 具推車式滅火器每年存檔192 張紙質記錄，48 個消防栓每年存檔576 張紙質記錄，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在15 分鐘到21 分鐘不等。車輛安全管理過程中，19 輛配送車，涉及日檢查、月檢查和專項檢查，每年存檔2052張紙質記錄，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在16分鐘到24 分鐘不等。

二是設備維保方面。3 臺分揀設備加1 臺輔助設備，涉及日保、周保、季保和年度檢修，每年要存檔1272張紙質記錄，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在16分鐘到22 分鐘不等。

三是配送管理方面。在中轉站（點）響應時間的管理中，雖然應用物流綜合信息管控平臺和送貨終端，但只能記錄查詢總時間，缺少干線運輸和中轉站（點）暫存的時間節(jié)點控制。

四是資產管理方面。在資產管理過程中，從巡檢、報修到維修記錄，每年有450 張紙質記錄存檔，從記錄、匯總、裝檔到查詢總耗時在24 分鐘到33 分鐘不等。

二、方案選擇

近年來，為了做好疫情防控等工作，各類健康碼相繼推出，旨在讓復工復產更加精準、科學、有序。健康碼以實際真實數(shù)據(jù)為基礎，由市民或者返工返崗人員通過自行網(wǎng)上申報，經(jīng)后臺審核后，即生成屬于個人的二維碼。該二維碼作為個人在當?shù)爻鋈胪ㄐ械囊粋€電子憑證，實現(xiàn)一次申報，全市通用。

課題組成員通過對健康碼的創(chuàng)新思路借鑒，利用現(xiàn)有物流系統(tǒng)生成管理二維碼來打通數(shù)據(jù)接口，以及自助生成管理二維碼，并將這兩種方式進行比較，利用“二維碼+”提高過程管理水平。利用現(xiàn)有物流系統(tǒng)生成管理二維碼在經(jīng)濟性方面不可控，雖然可以實施，但難度較大，且周期長無法預計。但自主生成管理二維碼，費用預計需要2800 元，具有較強的經(jīng)濟性，且易實施，可以直接優(yōu)化參數(shù)，建設周期只需短短1 個月左右，就能實現(xiàn)預期效果，成為更佳的選擇。

因此，根據(jù)方案選擇情況，利用“二維碼+”手段，將安全管理、儲配管理、配送管理和綜合管理等主要業(yè)務的過程管理數(shù)字化轉型為電子檔案，操作人員利用二維碼建立電子檔案，最終利用后臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)歸集。

三、具體解決措施

（一）明確范圍，落實責任

經(jīng)報信息中心同意后，決定利用“二維碼+”的信息化管理手段提高管理水平，同時為了避免行業(yè)敏感數(shù)據(jù)外漏，率先在安全管理方面進行試點應用，并落實14名在崗員工為兼職安全員，作為二維碼+管理的主要責任人，通過專題現(xiàn)場培訓，引領督促全員參與“二維碼+”項目管理，嚴格績效獎懲。試點應用后，又在分揀設備維保、車輛管理、資產報修盤點、園區(qū)管理等板塊全面推廣應用。

（二）一物一碼，實時上傳

將紙質表格內容整合寫入二維碼中，明確管理時間節(jié)點。每個消防設施設備整合3 張表、24 項指標內容，明確檢查要求和設備使用方法。每輛車整合3 張表、33項指標內容。每個分揀設備整合4 張表、58 項指標內容。對于干線運輸節(jié)點，每輛干線運輸?shù)能囕v增加封簽檢查的控制節(jié)點，確保中轉運輸卷煙在途安全，同時以車輛到達時間計算中轉站（點）的送貨響應時間。每個資產整合巡檢、報修、維修記錄和盤點記錄功能。園區(qū)整合來訪登記、疫情防控、后勤保潔及消殺功能。

責任人直接掃描二維碼，根據(jù)提示步驟填報內容，并設置實時上傳照片的功能，且無法選擇相冊照片，有效避免了偷懶或造假行為，確保數(shù)據(jù)的真實性。

（三）自動預警，數(shù)據(jù)研判

根據(jù)巡檢計劃的完成情況，將漏查項或未完成項利用系統(tǒng)微信提醒責任人。

再利用系統(tǒng)后臺匯總文字、圖片、音頻和數(shù)據(jù)等動態(tài)信息，分析出管理過程中存在的問題和風險隱患，準確研判設施設備維保方案、車輛運行分析報告、資產的生命周期和有效狀態(tài)，為各類設備開具“體檢報告”。

四、研究成果

第一，無紙化運行，節(jié)能減排。

應用二維碼共計659 個，年均減少紙質表格存檔6228 張，實現(xiàn)節(jié)能減排、綠色發(fā)展。

第二，有效提高工作效率。

檔案的記錄、匯總、裝檔和查詢的總時間大幅減少；同時讓資產報修管理、中轉站（點）的響應時間和在途安全監(jiān)控有了更完善的管理。

改進后，消防設施設備維保記錄管理平均耗時從17.86 分縮短至3.14 分鐘，效率提高469%；車輛安全管理記錄平均耗時從19.37 分鐘縮短至4.37 分鐘，效率提高343%；設備維保管理記錄平均耗時從18.25 分鐘縮短至4.12 分鐘，效率提高343%；資產管理記錄平均耗時從29.37 分鐘縮短至4.12 分鐘，效率提高613%。

同時，推行全員參與設備管理，將掃碼維護職責落實到崗到人。例如在現(xiàn)場的設備操作人員中，安排專人作為兼職安全員，負責監(jiān)督現(xiàn)場6S 管理的成效，并掃碼填報設備運行情況。設備的維保人員則通過掃碼了解到設備運行情況后，實施點檢和有針對性的維保，也利于管理人員第一時間發(fā)現(xiàn)設備異常、第一時間制訂出科學的故障維修方案。不僅如此，物流中心還建立了由送貨員和其他管理人員組成的“設備維護小組”，其在熟悉設備操作的同時，還學習匯總分析日常掃碼系統(tǒng)中填報的文字信息、上傳的圖片、記錄的數(shù)據(jù)等內容，綜合分析評估設備運行狀況，定期出具設備運行“體檢報告”，激發(fā)全員挖掘改善創(chuàng)新點的熱情。這也為培養(yǎng)出一批既懂管理又懂技術的復合型人才、既懂理論又懂實操的高技能人才奠定了基礎。

第三，保證數(shù)據(jù)的真實性、規(guī)范性、完整性。

實時上傳照片功能保證了每一次數(shù)據(jù)填報的真實性達100%，數(shù)據(jù)整合后保證了規(guī)范性和統(tǒng)一性；自動預警功能保證了數(shù)據(jù)完整性達100%，實現(xiàn)了管理過程的數(shù)字化轉型。

第四，數(shù)據(jù)自動歸集，提高研判質量。

利用系統(tǒng)后臺的數(shù)據(jù)匯總，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動歸集和共享，提高了分析研判的工作效率和工作質量。

第五，實現(xiàn)設施設備生命周期可控。

避免了消防設施設備、分揀設備備品備件的提前采購造成的資金占用，或是應急采購造成的安全隱患。

五、試點經(jīng)驗

涼山煙草在物流中心試點以后，在全州范圍內全面鋪開，積累了數(shù)字化轉型的豐富經(jīng)驗。

“二維碼+”項目取得成效后，完善了制度文件中的相關條款，建立了制度化、長效化機制。

“二維碼+”的運行在完善現(xiàn)有機制、填補管理漏洞方面具有顯著成效。截至2022 年4 月，涼山煙草減少提前采購的資金占用成本25.76 萬元；分揀設備有效作業(yè)率達100.73%，較去年同期的60.04%，提高了40.69 個百分點；平均送貨響應時間從去年的60.1 小時，縮短到30.49 小時，降幅達50%，物流運行質效大幅提高的同時，提高了防范和抵御安全風險的能力。

六、推廣價值

一是低成本。二維碼管理的成本低、易制作、信息容量大，能集合文字、圖片、音頻和數(shù)據(jù)等信息進行編碼。

二是高效率。應用二維碼管理后，在有效提高工作效率的同時，保證過程痕跡化記錄的真實性、規(guī)范性和完整性，并且實時管理，動態(tài)研判，確保了管理過程的質量。

三是易推廣。在過程管理中，所有單位都存在著痕跡化管理花費的時間長、效率低、記錄流于形式及部分過程管理的實時性不強等共性問題，而“二維碼+”的信息管理手段是數(shù)字化轉型的成功之作，更適合在所有單位廣泛推廣。

七、改進完善

一是備品備件6S 管理。在總結“二維碼+分揀設備”的經(jīng)驗后，將二維碼管理拓展應用到了備品備件的6S 管理中。將設備維保各環(huán)節(jié)所需的備品備件寫入二維碼，在每一個維保環(huán)節(jié)張貼需要的所有備品備件，再明確每一個備品備件所在區(qū)域的具體位置，以促進備品備件分層、分類、分區(qū)、定置管理，達到6S 管理的目的。

二是備品備件庫存管理。通過在系統(tǒng)平臺上統(tǒng)計分析備品備件的使用數(shù)據(jù)，管理人員按照常用備件、通用備件、專用備件及必備條件等類別，科學合理地確定最低庫存、采購周期、采購標準及采購時間等，在確保生產運行順暢的同時，減少庫容及資金占用。