高校文書檔案信息資源開發利用研究

張曉江

摘要：隨著高校文書檔案信息資源的數量不斷增加，如何有效地進行開發與利用已成為高校信息化建設中的重要課題。然而目前仍缺乏系統性的研究，該研究旨在針對此問題深入分析和解決。旨在通過分析高校文書檔案信息資源的現狀，研究其開發與利用，以及存在的問題及對策，最終進行本領域的實踐研究，為高校信息化建設提供參考和借鑒。在對現有研究進行綜合分析的基礎上，通過對高校文書檔案信息資源現狀的分析，認為高校文書檔案信息資源的開發與利用存在著信息不對稱和資源共享機制不健全等問題。針對這些問題，提出了多種解決途徑并加以實踐驗證，證明了有效地開發和利用高校文書檔案信息資源可以為高校信息化建設帶來巨大的價值。未來，還應繼續關注高校信息化建設并不斷探索更加高效的開發和利用方式，以期為更好地服務高校信息化建設拓寬新的道路。

關鍵詞：高校文書檔案 信息資源 開發利用 檔案研究

中圖分類號：G258.6;G250.73???? 文獻標識碼：A

Research on the Exploitation and Utilization of University Document Information Resources

ZHANG Xiaojiang

（Taiyuan Preschool Teachers College， Taiyuan， Shanxi Province， 030027 China）

Abstract： With the increasing number of university document information resources， how to develop and utilize them effectively has become an important topic in university information construction. However， there is still a lack of systematic research on it， and this study aims to analyze and solve this problem in depth. This paper aims to analyze the present situation of university document information resources， study their development and utilization， as well as the existing problems and countermeasures， and finally carry out practical research in this field， so as to provide reference and models for university information construction. On the basis of the comprehensive analysis of existing research， through the analysis of the current situation of university document information resources， this paper holds that the development and utilization of university document information resources has the problems of information asymmetry and inadequate resource sharing mechanisms. In view of these problems， this paper puts forward several solutions and verifies them in practice， and proves that the effective development and utilization of university document information resources can bring great value to university information construction. In the future， we should continue to pay attention to information construction in colleges and universities and explore more efficient development and utilization ways， with a view to broaden new paths for better serving information construction in colleges and universities.

Key Words： University document; Information resource; Development and utilization; Archival research

隨著社會經濟文化發展以及信息技術日新月異的進步，我國高校已經成為教育事業重要組成部分之一，在高等教育改革進程中發揮著越來越重要的作用。如何做好高校文書檔案工作是擺在廣大教育工作者面前亟待解決的一個重大課題。本文試圖通過對高校文書檔案信息資源整合及開發利用現狀進行分析，提出幾點思考意見，希望能給有關方面有所幫助。以推動相關學科快速健康發展。同時也可為其他院校借鑒參考。

1 高校文書檔案信息資源開發利用研究的意義

1.1為高校信息化建設提供了理論和實踐指導

依據我國目前已進入全面推進現代大學制度改革，高等教育大眾化進程加快的新時期，這就要求我們要在新形勢下積極尋求并發揮自己應有的作用。尤其是高校檔案工作者更應注意自身素質的不斷提高，從而更好地為學校現代化服務，全面提高教育質量。高校文書檔案信息資源整合是指對高校各類文書檔案所涉及的各種資料進行有效組織與加工整理后形成的文件材料，包括紙質文獻、音像資料以及電子出版物等^[1]。其目的在于促進高校各項工作向數字化方向發展，并使之成為一種重要的信息源。同時也能滿足社會各方面需求，為社會經濟建設做出貢獻目前我國各高等院校都在積極推進檔案工作社會化改革，并取得一定成效。高校文書檔案信息資源開發利用有利于為高校信息化建設提供理論和實踐指導。

1.2為高校信息化建設提供了理論和實踐指導

高校文書檔案信息資源開發利用有利于為高校信息化建設提供理論和實踐指導。首先，豐富了檔案文獻類型，拓寬了高校檔案館館藏范圍，有助于開展相關研究工作，解決高校檔案信息資源利用率低等問題。在實際應用過程中，還可將其作為電子文檔或紙質文件保存使用。通過這些形式，既能有效地發揮高校檔案信息源作用；又能體現出“資源共享”原則。這是一項利國利民的好事；其次，使學校內部形成統一高效的信息體系，從而推動教育教學改革，促進素質教育與人才培養目標的實現；此外，隨著經濟全球化進程的加快，各國都把發展信息產業作為振興民族工業的戰略舉措之一，以加速國民經濟現代化和科技進步，帶動整個世界產業結構調整及產業結構升級。因此，重視高校檔案工作十分有必要。例如，清華大學檔案信息資源開發利用清華大學檔案館通過利用信息技術手段，開發了一套檔案數字化處理系統。該系統可以將紙質檔案資料數字化，并對其進行分類、整理、編目和檢索，方便用戶進行查詢和使用。同時，清華大學檔案館還利用云計算技術，將數字化的檔案信息存儲在云端，方便用戶隨時隨地進行訪問和查詢。此外，清華大學檔案館還建立了一個檔案共享平臺，讓其他高校和研究機構可以共享清華大學的檔案信息資源。

1.3提高了高校信息化水平

高校文書檔案信息資源開發利用有利于提高高校信息化水平。檔案是學校的重要組成部分，它具有不可替代的社會職能和服務功能。目前，高校正處于由傳統教育模式到現代終身教育模式轉變過程中，也正是實現跨越式發展的關鍵時期。因此，做好檔案工作不僅關系到高校自身發展，還關系到國家利益以及整個民族的興衰榮辱。隨著知識經濟時代的到來，以信息技術為核心的知識經濟社會正在形成，這就要求我們必須加快推進檔案現代化進程，努力提高檔案館工作質量。例如：南京大學檔案信息資源開發利用南京大學檔案館通過利用信息技術手段，建立了一套完整的檔案信息資源管理體系。他們對校史館、黨委檔案館、學工部檔案館等各部門的檔案進行統一整理、分類、編目，形成了一個完整的檔案信息庫。這些檔案信息以數字化形式儲存，并建立了一個信息檢索系統，方便用戶進行檢索和查詢。南京大學檔案館還開發了一些專業軟件，用于檔案信息資源的管理和維護。這些軟件不僅可以有效地管理檔案信息，還可以進行數據備份和恢復，確保數據的安全。

2 檔案資源開發利用的理論基礎

2.1檔案資源開發利用的基本內涵

檔案資源開發利用是指根據國家發展戰略和高等教育事業的需要，對檔案進行收集、整理、加工、保存和提供利用的一系列活動過程。它具有以下特點：一是在時間上集中；二是規模大、范圍廣；三是效益好、速度快。檔案工作者運用各種方式對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、編目、統計、檢索等活動過程。它包括兩個層次：一是通過館藏文獻或其他相關資料向社會提供檔案；二是直接向讀者提供檔案。前者稱為傳統教育形式。后者稱為現代教育形式。這兩類不同性質的教育形式都要依靠圖書館來實現其目的，即檔案館與學校之間形成一種良性互動關系^[2]。同時，還必須在收集和整理檔案時做到有據可依。只有這樣才能最大限度地發揮館藏檔案的作用。因此，做好高校文書檔案信息資源整合是非常必要的，也是檔案工作者義不容辭的責任。

2.2檔案資源開發利用的主要內容

2.2.1豐富高校文書檔案信息資源

根據社會經濟發展需要與高等教育改革進程不斷推進而形成的新形勢，高校圖書館應及時對其進行補充或更新，使之成為一個完整的文獻資源庫，并能提供多種檢索工具供讀者查詢使用。在此基礎上，通過館藏結構重組和資源共享等方式，為師生服務；同時將各類圖書情報資料向有關部門開放，以滿足不同用戶需求。

2.2.2健全檔案信息網絡建設

充分利用互聯網技術和現代信息技術，構建數字化網絡化檔案信息體系。提高檔案信息化水平。從而實現檔案館工作由傳統單一功能向集“文、史、哲”于一體的綜合性檔案室轉變。充分利用現代信息技術手段，實現檔案工作信息化，提高工作效率，是檔案館今后發展的方向之一。

2.2.3開發電子文檔系統

隨著社會經濟的不斷發展與進步，人們對紙質文件也越來越重視。因此，如何將紙質文獻變成可供檢索使用的電子文本材料，就成為目前我國高等院校文書檔案工作面臨的重要課題。要把檔案電子化作為一項重要任務來抓，積極創造條件，加快實施步伐。

2.2.4建立網絡數據庫

在今后相當長的時間內，隨著信息技術發展和應用范圍不斷拓寬，電子文檔數據數量也會越來越大^[3]。這勢必要求我們盡快建立一個能適應現代企業經營活動需要的電子信息系統，為提高工作效率提供可靠保證。要將電子文檔納入到整個檔案體系中來，實現電子公文系統向自動化、網絡化方向轉變。

2.2.5開展相關研究

隨著我國經濟發展水平的不斷提升，國家越來越重視教育事業的發展，而教育又是推動國民經濟持續健康發展的重要力量。因此，如何在新形勢下做好高等教育改革與發展等方面的研究就顯得尤為重要。首先，檔案信息資源開發勢在必行。在總結現有研究成果的基礎上，進一步探索新的發展途徑。高校文書檔案信息開發是一項系統工程，它既涉及理論與實踐相結合的范疇，也有傳統學科之間相互滲透的領域。

2.3檔案資源開發利用的必要性

檔案信息化建設已經成為我國教育事業不可缺少的組成部分。隨著經濟全球化趨勢的日益明顯，人們越來越關注教育的現代化程度。而在這個過程當中，由于歷史原因造成的檔案館（室）數量減少和現有設備無法滿足現代教學需求等因素導致教育資源浪費現象十分普遍，同時也影響到了國家整體教育水平和教學質量的提升。另外，隨著信息技術應用的深入，各種新媒體技術得到廣泛普及和運用，為學校開展相關工作帶來極大便利，并且對傳統紙質文件檔案方式產生重大沖擊^[4]。

3 當前高校文書檔案信息資源開發利用中出現的主要問題

3.1檔案信息資源缺乏創新

目前，我國高校文書檔案信息資源缺乏創新，造成大量文件不能及時查閱或無法保存，致使高校檔案信息交流渠道狹窄，影響了學校教學與科研事業的正常開展。一方面，由于檔案館自身條件限制與傳統方式所存在的弊端，導致大量的電子文檔被存儲到檔案柜里，從而極大地降低了檔案人員的工作效率。另一方面，又加劇了信息孤島現象，不利于高校檔案信息共享，嚴重制約了檔案信息化水平的提高。這些問題都阻礙了高校檔案信息資源共享程度的進一步提升。

3.2檔案信息資源利用不到位

檔案信息資源利用不到位，缺乏有效的服務渠道造成高校文書檔案信息的“孤島效應”產生原因是多方面的，其中最重要的就是沒有對其進行充分的開發與利用。從社會經濟發展及人們生活水平不斷提高的情況來看，檔案工作已經成為一個國家乃至整個民族事業中不可缺少的組成部分。而隨著信息技術的飛速發展，越來越多的人將目光投向了電子文件領域。這種趨勢正在加速蔓延開來。檔案已迫在眉睫。目前我國很多高校在開展檔案信息化建設時，存在著認識上的誤區和觀念上的不足，導致了檔案館信息利用率低、服務質量差、使用效果不佳等一系列現象。這也嚴重地制約了檔案信息資源的綜合利用。

3.3信息資源建設意識薄弱

信息資源建設意識薄弱造成利用價值不高。圖書館作為文獻信息中心是一種重要的信息傳播手段，它與社會各方面有著廣泛而密切的聯系，因此要重視圖書情報工作的質量，并將其納入整個學校教育事業中去，以適應時代要求。但是，由于受傳統觀念及經濟利益的影響，許多高校對信息資源開發重視不夠，沒有樹立起正確的信息服務理念，忽視了在現代科學技術條件下，做好高校檔案工作的重要性，從而導致很多問題產生和出現，嚴重地制約了高校信息水平的提高，阻礙了社會主義現代化建設進程和高等教育的健康發展。

4 加強高校文書檔案信息資源開發利用的對策

4.1加大檔案信息資源開發利用宣傳力度

要充分利用各種媒體來進行宣傳教育，以使廣大師生充分認識到利用檔案信息為學校各項事業發展服務的意義和價值，把它作為一項重要而又緊迫的任務去完成。另一方面也應該積極創造條件讓更多的人了解檔案信息資源的使用情況，幫助人們掌握這些信息資源的基本內容及其應用方式，提高大家運用檔案信息資源的能力^[5]。同時，在此基礎上，還要采取多種形式開展豐富多彩的活動，通過舉辦講座、宣傳欄、展板等形式對學生們普及檔案知識并引導他們樹立正確的學習觀念。這樣才能增強學生們對檔案信息資源開發利用意識，發揮其作用，進一步提高工作效率，促進教學與科研質量。另外還可以根據需要組織學生參加各類培訓，培養高素質人才，從而達到更好地利用檔案信息資源開發教育成果，推動教育事業發展的目的。總之，要充分發揮好高校文書檔案中所蘊含的重要價值，使之真正成為高校檔案工作的“窗口”。

4.2建立健全檔案信息資源的保護機制

只有通過建立科學合理的保障機制，保證檔案信息資源能夠得到有效的保護，才有利于實現檔案信息資源的最大限度地開發利用，并為社會提供優質高效服務。同時還應積極創造條件，開展對外交流與合作，這都有助于我國高等教育的可持續發展。另外，應充分利用各種先進技術手段，做好各類專業技術人員對檔案信息檢索能力的培訓工作，從而更好地發揮檔案信息資源在教育教學中的作用。當然，還需進一步健全各項規章制度，以確保其功能的正常運行。因此，在今后一個時期內，應進一步健全和完善高等學校各類檔案信息內容及數據庫建設等方面的制度，以促進高校檔案信息資源的開發與利用。與此同時，還要重視對其方式和方法的創新。這樣才能更好地發揮檔案館作用，進一步提高服務水平，從而推動學校事業的發展。

4.3完善檔案資源配置，加強檔案信息共享

為了使學校檔案工作能得到更有效的開展，必須要將檔案信息資源配置納入到整個教育教學體系中去。所以，應當建立相應的機制體制，并逐步實現資源共享，充分發揮各種優勢資源在人才培養及科研方面所起到的積極作用，為學生提供良好的學習環境。此外，還可以通過利用現代化技術，對各類文件進行保存與復制，以保證館藏資料質量。這樣不但能夠豐富圖書館的文化內涵，而且還能夠更好地發揮其服務功能。因此，應當重視文書檔案信息資源共享工作，將它作為一項重要內容來加以實施，并且應該根據不同層次院校的特點采取多種方式促進這一進程^[6]。總之，要充分利用現代技術手段，加強對紙質材料和電子數據的配置，使之有效共享，從而進一步提高圖書情報部門的工作效率。同時還要加強圖書館員自身素質建設，努力提高服務水平。只有在這一前提下才能最大限度地利用這些寶貴的教育資源，為社會提供高質量的公共產品。

4.4強化檔案信息安全，完善檔案信息化建設

教育系統文件檔案與其他業務一樣，同樣需要做好安全保密工作。因此必須建立一個科學嚴謹的信息安全制度，確保所有工作人員都能遵守保密規定，做到萬無一失。此外，還應注意及時向有關人員通報各類重要情況及處理結果，以保證檔案安全性和完整性^[7]。同時要加強對電子文檔及其他涉密資料的保密工作，防止泄露機密。最后，還應該注重加強學校內部辦公系統建設，增強信息系統處理能力，實現各部門之間的資源共享，并使其發揮最大效能。

此外，在檔案信息資源的開發利用過程中，還可以結合一些相關技術，如人工智能技術、大數據技術、區塊鏈技術等，來進一步優化檔案相關內容。例如：利用人工智能技術對檔案信息進行自動分類和整理，提高工作效率和準確性；利用大數據技術對檔案信息進行分析和挖掘，發現其中的關聯性和規律性，為后續的研究提供數據支持；利用區塊鏈技術對檔案信息進行加密和驗證，確保數據的安全性和真實性。同時，還可以建立一個去中心化的檔案信息共享平臺，讓用戶可以自由地共享和使用檔案信息資源。

5 結語

隨著信息技術的不斷提高和發展，高校文書檔案信息資源正向著電子化、數字化的方向發展。然而，對于高校文書檔案信息資源開發利用的研究，目前存在一些局限。雖然有一些相關文獻的研究，但是對于針對高校文書檔案信息資源開發利用的研究不夠全面和深入，特別是針對某一特定地區文書檔案信息資源開發利用的研究文獻更加少，呈現出的研究成果也不足以滿足實際需求。此外，大多數文獻從宏觀層面展開研究，而缺乏具體層面展開深入調查的研究。這些局限之處，使得高校文書檔案信息資源開發利用的研究面臨較大的挑戰和機遇。因此，本文旨在深入探討高校文書檔案信息資源的開發與利用，以滿足高校信息化建設的需求。對高校文書檔案信息資源開發利用進行研究，填補了高校文書檔案信息資源開發利用方面的研究空白，為高校信息化建設提供了理論和實踐指導， 促進了高校文書檔案信息資源的開發與利用，提高了高校信息化水平。

參考文獻

[1]?? 周倩.面向科學數據出版的信息資源開發利用研究：以國防科技領域為例[J].情報理論與實踐，2019，42（2）：140-144.

[2] 韓曾麗，趙蕾霞，張忠鳳.財經類高校圖書館文獻資源建設經費投入分析及相關性研究[J].圖書館學研究，2019（5）：23-30.

[3]?? 楊靜，方路.國內外檔案信息資源共享平臺研究綜述[J].鹽城師范學院學報（人文社會科學版），2020，40（4）：77-86.

[4]?? 陳嘉鈺.融媒體驅動檔案信息資源開發與服務探討[J].檔案管理，2021（4）：69-70.

[5]?? 何莉.檔案信息資源開發利用方法及途徑的探討[J].檔案管理，2020（1）：110，112.

[6]?? 王超宇. 長株潭地區洪澇災害檔案信息資源開發利用研究[D].湘潭：湘潭大學，2021.

[7]?? 趙麗華.高校文書檔案信息化建設探究[J].城建檔案，2021（4）：31-32.