醫院科研檔案管理現狀及其規范化管理思考

摘 要：醫院科研檔案是醫院科研工作的成果，能夠為醫院將要開展的科研項目提供數據支持和參考，對醫院發展至關重要，是醫院的寶貴財富。文章分析了醫院科研檔案的特點以及管理現狀，發現目前部分醫院在科研檔案管理方面存在一些不足之處，如科研檔案收集歸檔不及時、科研檔案管理制度不完善和科研檔案信息化水平較低等，影響了醫院科研檔案管理的效率和質量。隨著知識經濟和科學技術的不斷發展，科研檔案的管理對醫院科教興院的意義重大。因此，醫院要從管理制度、工作流程和信息化建設等方面加強規范化建設，以提高科研檔案管理水平，為醫學研究提供良好保障。

關鍵詞：醫院；科研檔案；檔案管理；規范化

醫院科研檔案是醫院科研人員的科研成果，也是醫院進一步開展醫學研究的重要參考資料，關系到最終醫學研究的成果和效率。隨著科學技術的發展，醫院實施人才培養、科教興院戰略等，均需要以科研檔案為必要條件和依據。部分醫院將工作中心放在醫療服務和運營管理方面，對于如何保存、歸納和利用好科研資料，存在一些不足與疏漏，再加上檔案信息化建設投入不足，科研檔案信息化管理水平落后，依然采用人工管理和紙質載體的模式管理科研檔案，管理效率低且容易出錯，還可能會損壞寶貴的科研檔案。隨著醫療體制改革的深化和科學技術的快速發展，科研檔案在醫院檔案中的占比增大，在醫學科學化發展中的價值也日益凸顯。因此，重視科研檔案管理工作，建立完善的管理制度，梳理規范的工作流程，推動其向數字化、智能化發展，不斷提高科研檔案管理的效率和質量，對于醫院醫學科研事業發展，具有重要的價值與意義。

一、醫院科研檔案的特點

1.檔案形成周期長

科研檔案的形成與科研工作的周期緊密相關，科研工作周期越長，科研檔案形成周期也越長。科研項目一般要經過申報、立項審批等流程，需要多個部門的審批和鑒定，因此，醫院科研工作耗費時間比較長，從課題申報、立項到結題一般需要耗費兩三年時間，重大科研項目消耗的時間會更長，而且重大科研項目會設置階段性課題，不同階段的課題不同，形成的科研檔案資料也不同，最后將各個階段的科研檔案資料匯總在一起，形成完整的科研項目檔案資料。由此可見，科研檔案資料的形成貫穿科研項目實施全過程，導致科研檔案形成周期都比較長。

2.檔案專業性高

在開展科研項目時，科研工作者需要收集醫學方面的大量資料，這些資料涵蓋醫學各個科目和課題，如在臨床研究過程中需要收集內科、外科、兒科和婦科等方面的醫學資料，在基礎醫學的研究過程中，需要收集生物化學、病理學和藥理學等方面的專業資料等，不同學科之間存在較大的不同，需要科研工作者建立單獨的科研檔案。因此，科研檔案大多會根據醫學科目和課題不同而分門別類，這些科研檔案都具有針對性和專業性。

3.檔案綜合性強

醫學研究工作涵蓋醫學各個領域的內容，涵蓋了內科、外科、婦科和兒科等科目，因此，科研資料具有較強的綜合性。近些年，很多高新技術在醫學領域得到應用，如人工智能技術、大數據技術和云計算技術等，高新技術與傳統醫學相融合，不僅使得傳統醫學科目更加復雜，也使得醫學科研檔案更加復雜，醫學科研檔案中不僅要有該課題所需的醫學方面的數據資料，也要有高新技術和其他領域技術和方法相關的資料記載，這就使得醫院科研檔案呈現出綜合性強的特點。

4.保密性較強

醫院的科研工作大都涉及醫院內部的醫療技術和數據資料，形成的醫學科研檔案也都具有保密性。各個醫院在醫學和藥學方面的科研重點不同，形成的科研檔案和科研成果也不相同，很多醫院在科研項目上投入了大量的人力、物力和財力，科研成果涉及專利權，如果科研檔案被泄露，會影響科研醫院的經濟效益，給醫院造成經濟壓力，甚至直接影響醫院的正常運行，所以，醫院需要加強科研檔案的保密管理工作。

二、醫院科研檔案管理現狀

1.科研檔案收集與歸檔資料不全面

因為醫院科研檔案具有綜合性強和周期性強的特點，檔案管理人員應該將科研檔案管理工作貫穿科研活動全過程，并根據涉及的科目和技術類別對科研檔案分類。但是，很多醫院在科研檔案資料收集和歸檔過程中存在誤區，認為科研檔案的收集和歸檔只包括科研項目的立項、審批和成果等方面，忽略了對科研過程中形成的數據資料和圖像資料的收集和歸檔，使得科研檔案不齊全，難以真實、全面地反映該科研項目全過程的信息，也難以對接下來的科研工作起到很好的借鑒和參考作用。科研項目主持人及團隊成員的基本信息資料收集也非常有必要。醫院科研項目周期長，涉及的科目和領域較多，檔案管理人員要想收集好眾多檔案資料需要耗費大量時間和精力，加上檔案管理人員缺乏科研檔案收集和歸檔意識，對科研檔案收集和歸檔范圍與內容不明確，沒有對科研項目全過程跟蹤，檔案管理人員沒有及時與科研工作者溝通，不了解科研項目的真實進度，使得檔案資料收集歸檔進度落后于科研項目實際進度，這些都使得科研檔案資料的收集和歸檔存在漏洞，很多檔案資料沒有收集完整和保存妥當。

2.科研檔案管理制度不完善

目前，部分醫院的檔案管理制度不完善，仍沿用傳統落后的檔案管理制度，還有一些醫院甚至沒有成立專門的科研檔案管理部門，而是由各科室自行保管，即便是設置了專門的科研檔案管理部門，檔案管理制度大多缺乏統一化和標準化的檔案管理流程，沒有明確檔案管理人員的工作職責和權利范圍，沒有落實對檔案管理工作的有效監管，使得科研檔案管理工作比較混亂，很多檔案的存放沒有分類，也沒有檢查科研檔案的完整性。很多醫院的科研檔案資料是紙質的，加上沒有分門別類存放，使得在科研檔案檢索或查找資料時難以快速、準確查找到目標檔案資料，或者查找到的檔案資料信息不全，影響了檔案資料的利用價值。此外，因為科研檔案作為醫院檔案管理中的一項內容，從醫院頂層就未納入醫院檔案的統一管理，由科研處職能處室單獨管理，醫院綜合檔案室日常的監管未形成集中管理、分散保存的模式，形成科研檔案處于“碎片化”的管理，同時沒有科學、合理的規章制度來約束和激勵科研檔案管理人員，檔案管理人員從思想認識層面也未引起足夠的重視，很多檔案管理細則不明確，即便是建立了完善的科研檔案管理制度，也因缺乏有效績效和監管而落實不到位，而導致醫院科研檔案管理較為混亂，無法做到全面收集和歸檔科研檔案，科研檔案資料檢索和利用效率也受到一定的影響。

3.科研檔案管理信息化程度較低

目前，一些醫院科研檔案管理仍采用傳統的人工紙質化的管理模式，這種傳統的科研檔案管理模式具有很多弊端。一方面，大量的紙質科研檔案需要占用大量的空間去存放，醫院需要購置大量的檔案袋和檔案柜，甚至需要建造空間很大的檔案室來存放這些科研檔案，必要時要配置攝像監控等設備，無形中增加了醫院的檔案管理成本；另一方面，紙質科研檔案不容易完好保存，保存在檔案袋和檔案柜時需要注意防潮、防蟲和防曬，需要定期對科研檔案的完整性和安全性檢查，避免紙質科研檔案受潮、氧化和蟲蛀。除此之外，紙質科研檔案也不利于高效檢索和利用，因為醫院科研檔案五花八門，種類繁多，不同專業和科目的科研檔案存放在不同的檔案室、檔案柜和檔案袋中，在檢索重要信息過程中，需要翻看目錄再去相應的檔案室、檔案柜和檔案袋中查找，比較耗費時間和人力，而且查找到的資料信息不一定符合要求，使得科研檔案利用率較低。改變這一檔案管理模式的路徑就是將紙質檔案轉變為電子檔案，但目前很多醫院科研檔案電子化和信息化水平比較低，主要是醫院沒有足夠的掃描儀等設備設施將紙質科研檔案電子化，也沒有建立完善的科研檔案信息化平臺，無法將電子化的科研檔案存放到科研檔案信息化平臺中，難以實現快速檢索電子檔案信息，更難提高科研檔案的利用率。

三、醫院科研檔案管理加強規范化建設的建議

1.增強科研檔案規范化管理意識

關于醫院科研檔案管理，要解決醫院管理者對科研檔案管理工作不重視的問題。應把檔案管理培訓納入相應干部和專業管理人員年度工作培訓計劃，依據醫院發展需求來了解科研檔案的重要性，轉變傳統錯誤的認知與觀念，在此基礎上加強對科研檔案及其管理的宣傳教育。

首先，通過宣傳教育讓各部門人員提高對科研檔案管理的重視，做好檔案資料上傳和提交，與檔案管理部門緊密配合，尤其是科研人員要與檔案管理人員積極溝通交流，提高科研工作人員主動歸檔的意識，及時更新項目最新動態和進展，檔案管理人員也要認真對待科研檔案，了解各部門的檔案內容和范圍，尤其是要了解科研項目的進展情況，并全過程跟進科研項目，全面收集整理和歸檔科研項目開展過程中形成的各類資料信息。

其次，要通過培訓教育來提高檔案管理人員的責任感和專業技能。例如，通過職業道德教育來提高檔案管理人員的職業道德水平，做好本職工作，確保科研檔案收集和歸檔的完整性和及時性；再如，培訓檔案管理人員對《檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》等法律法規的認識，通過培訓提高檔案管理人員對待工作的嚴肅性和謹慎性。同時，也要培訓科研檔案管理人員的溝通合作能力，加強與科研工作者的溝通交流，只有這樣雙方才能高效高質地溝通交流檔案信息，只有雙方高效的合作，科研檔案管理人員才能及時了解科研工作動態，收集最新、最全的科研檔案資料信息，提高科研檔案的歸檔質量和效率。

2.完善科研檔案管理制度

首先，在科研檔案管理制度中要明確科研檔案歸檔范圍和保存日期，科研檔案的保存歸檔內容一般是課題計劃、科研項目實施方案和科研成果數據信息等，也包括科研成果報告、科研工作總結和項目審批鑒定資料等內容，不同類型的資料如何收集、分類和存放等，以規章制度的形式明確下來，并要制定各類科研檔案的收集方法、渠道以及存放方法等工作的標準統一規范，確保科研檔案收集歸檔的完整性和全面性。

其次，要以規章制度的形式明確科研檔案收集、分類、整理、移交和歸檔的各個流程和環節，明確各個工作流程中相關部門工作人員的職責，尤其是明確管理人員和檔案提供者在各個流程和環節的權責，并以此建立績效考核制度，對檔案管理人員和科研工作人員實行績效考核，將科研檔案管理工作成果與科研工作者和檔案管理人員的薪酬待遇、晉升資格聯系起來，從而激勵和約束員工的工作行為。

最后，完善對科研檔案管理工作的監督機制。醫院要定期對科研檔案檢查，查看科研檔案是否根據科研項目的實際開展情況，及時、全面地收集、整理和歸檔，查看科研檔案資料的分類是否有誤，一旦發現科研檔案管理存在問題要及時指正，并采取有效措施，規避風險隱患，以持續提升科研檔案管理工作的效率和質量。

3.加強科研檔案管理信息化建設

首先，醫院要配備足夠的掃描設備，促進紙質科研檔案的電子化轉變，加大紙質檔案電子化的人力投入，爭取在短時間內將醫院所有紙質科研檔案都電子化。醫院需要加強檔案室的網絡建設，確保檔案室網絡全覆蓋，并建立專門的科研檔案信息化平臺，在平臺建立專門的數據庫，將電子科研檔案及時錄入科研檔案信息管理平臺的數據庫中。醫院各部門人員想要查詢科研檔案數據信息，在經過審批后，可以直接登錄信息平臺查詢所需的數據資料。通過科研檔案信息管理平臺的檢索功能，能夠快速查找想要查詢的檔案信息，提高了科研檔案的應用效率。

其次，要做好科研檔案信息平臺的維護工作。雖然通過科研檔案信息化管理可以節省檔案管理成本以及提高科研檔案利用率，但由于信息化平臺與互聯網連接，可能會遭受網絡病毒或黑客的入侵，導致科研檔案資料被竊或損壞，給醫院帶來不可估量的損失。因此，醫院要加強科研檔案信息平臺的維護，定期升級系統和查殺病毒，做好科研檔案信息平臺的安全管理工作。

最后，要提升科研檔案管理人員的信息技術應用水平。隨著檔案管理數字化、智能化的發展，科研檔案管理工作模式發生很大變化，對管理人員也提出新的要求，如檔案管理人員在科研檔案日常化管理中，要能夠熟練運用各類計算機系統和掃描設備。所以，醫院要加大對相關人員的信息素養培訓，提高檔案管理人員計算機操作能力、信息系統應用能力等信息技術的應用水平，真正落實科研檔案信息化管理。

四、結論

從醫院科研檔案的特點入手，探討目前科研檔案管理在制度、流程和信息化方面的發展現狀，針對存在的問題提出對策和建議。醫院科研檔案關系到最先進和寶貴的醫療技術和知識，科研檔案是醫院無形的財富，醫院需要加強對科研檔案的管理。科研檔案管理是醫院檔案管理中的重要環節，醫院應該重視科研檔案管理工作，但由于科研檔案具有形成周期較長、專業性較高、綜合性較強和保密性較強等特點，使得科研檔案在收集和歸檔中難以齊全，很多重要科研信息沒有及時歸檔，給醫院醫學科研工作造成不利影響。因此，醫院應通過科研檔案管理的規范化建設，持續提高科研檔案管理效率和專業水平。

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作者簡介：楊曉燕（1982—），女，漢族，寧夏銀川人，碩士研究生，中級館員，研究方向：醫院檔案管理、人力資源。