從全電發票助推高校財務信息化管理研究

高偉霞

（安陽師范學院財務處）

一、引言

2022 年8 月28 日起，全面數字化電子發票在全國范圍內推行。國家稅務總局自2021 年12 月1日起在上海、廣東（不含深圳）、內蒙開展全面數字化電子發票試點工作，經過六批推進擴圍，實現了36 省市受票全覆蓋。全電發票是將稅務發票向電子化轉變，涉及數據采集、數據傳輸、數據存儲、數據查詢、數據管理等多個環節[1]。全電發票是數字經濟時代的產物，代表著數字經濟時代對會計行業的發展革新。《會計改革與發展“十四五”規劃綱要》提出要切實加快會計數字化轉型，實現會計信息化對單位會計核算流程和管理的全面覆蓋，推動電子會計憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數字化和無紙化。財政部、國家檔案局《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6 號)中提出，符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質檔案具有同等法律效力。

全電發票簡化了發票代碼等信息，同時取消了抵扣聯，全部發票無聯次之分，不僅節省紙質發票費用，且使用方便、安全性高、流轉性高，極大地方便了發票的開具方和接收方。作為財務報銷的基礎原始憑證，全電發票的推行對實現財務報銷全流程電子化及實現電子檔案管理提供重要支持，也勢必推動高校財務信息化管理。

二、當前高校財務信息化管理工作現狀

（一）線下審核簽批，網上預約報賬

高校財務在經過較長時間的現場排隊報賬時期后，進入網上預約階段，報賬人員將打印出來的預約單與其他原始憑證一起遞交到財務處或投遞柜，由財務人員進行審核記賬。通過網上預約模式，減少了報賬人員現場排隊的時間，只需將預約單遞交財務即可，財務人員在審核記賬時發現問題會另行通知報賬人員，同時也節省了財務人員記賬時手工輸入項目、科目、摘要的時間，在一定程度上提高了工作效率。

但現行預約模式下，基礎業務還需要經辦人員在線下多層簽批審核，受時間、空間及人員的限制，過程緩慢，且效率較低，往往導致很多業務不能及時完成報銷，造成工作積壓。若遇到退單情況，財務人員要電話通知報賬人員進行解釋，而報賬人員又要進行新一輪的重新簽批，浪費時間和精力，影響日常教學和科研工作。

（二）電子發票管理存在漏洞，增加重復報銷的風險

大部分高校所用的預約系統都有很多功能模塊，每個模塊分別收費，高校根據業務需求定制不同的預約模塊。前期由于電子發票未全面推行及受資金投入等因素制約，部分高校并未上線自動校驗查重模塊，在報銷時需要將電子發票進行打印憑真偽查驗結果報銷。在此情況下，電子化發票僅僅解決了發票載體問題，沒有從實質上解決報銷全過程的電子化[2]，不僅違背了推行全電發票的初衷，而且在發票重復報銷時，依靠人工審核并不能發現，電子發票不僅沒有方便報銷，反而增加了重復打印報銷的風險。

（三）發票等原始紙質單據多，不能實現線上業務流轉

全電發票雖然已經全面推行，但目前仍屬于與紙質發票并行階段，高校報銷單據中仍然有紙質增值稅普通發票甚至定額發票。對于只有一張發票的簡單報銷業務，報賬人員報銷時需要提供發票、發票查驗結果、財務報銷審批表以及預約單四張紙質單據；如果是差旅業務，除了車票和相關發票外，即使是已經通過OA 系統走過出差審批程序，在財務報銷時依然需要將電子流程打印出來作為出差報銷手續，外出參加會議或培訓的，還需要附會議或培訓通知，單據越多，整理粘貼越耗費時間和精力。

另外，財務處內部科室分工明確、崗位細化、獨自開展業務，每一筆報銷單據都要在多個科室、多個崗位、多個人員手中流轉，效率低下且流轉過程中單據容易發生丟失的現象。

（四）“信息孤島”現象仍然存在

目前高校的財務信息系統仍然是一個“孤島”，財務系統未能充分融合其他部門業務系統，致使所有數據及信息的獲得依然需要通過提供紙質材料或人工比對，雖然有些高校實現了財務系統與科研系統的對接，但也只是接口的對接，并不能達到信息化的程度，而資產、人事、教學、學生等系統更是相對獨立，因此在信息提供上存在重復性，影響工作效率。

（五）會計檔案以紙質形式存檔

由于目前的財務報銷仍然是線下遞交紙質手續，因此決定了會計檔案的保存仍是紙質形式，但是紙質檔案并不利于整理、保存、查閱與轉移，且由于會計檔案保存時間較長，甚至有些是永久保存，隨著時間的推移，檔案數量會越來越多，占用大量空間與人力保管。即使是現在推行的全電發票，高校在報銷過程中依然是將發票打印出來作為報銷依據并存檔，并不保存電子檔案。

（六）信息化人才缺失

目前高校財務人才隊伍多是財會專業人員，雖然有些高校配有計算機專業的信息管理員，但信息管理員往往是有自己專門負責的業務，只是兼職財務信息系統管理，對于財務系統信息管理投入精力相對較少，往往只是負責簡單的日常系統操作與維護，而具體財務信息需求方面，主要還是依靠軟件公司協助解決，受時間、地點限制。而另一方面，財務人員專注于本職工作，且因專業壁壘，對于信息系統的研究較少，尤其對于系統內部之間的邏輯關系、觸發規則缺乏了解。

三、高校財務信息化管理的長遠規劃

高校財務信息化是一項長期工作，不能一蹴而就，可以以全電發票的推行為起點分步驟有計劃的實施。

（一）大力推行全電發票的使用

電子發票是互聯網時代信息化的產物，它的開具、存儲、管理和使用等都通過互聯網實現，將開具人與使用人之間的接觸降到最低，助力實現財務證據鏈網上流轉。對于受票方來說，電子發票服務平臺的稅務數字賬戶將自動歸集接收到的全電發票數據，支持受票方對全電發票進行查詢、下載、打印，并依托于內部系統電子發票服務平臺的集成，幫助企業從稅務數字賬戶中自動獲取全量的發票結構化數據[3]。鑒于此，高校應大力推行電子發票在財務報銷中的使用，通過以財務為核心的智能財務服務平臺，自動審核電子發票的真偽，并結合區塊鏈技術不可篡改的特點，解決電子發票的重復報銷、數據安全問題。以此改進報銷電子發票仍然需要打印，并由報銷人送往財務處的財務報銷環節。財務處制單人員可以從校內智能財務服務平臺直接提取出電子發票報銷的相關信息，同時打印出電子發票的紙質版，避免因報銷人無法遞交手續導致遲遲不能報銷的事情發生。當前高校財務信息化改革要把區塊鏈電子發票的應用作為重點來關注，在現有的財務服務平臺上引入區塊鏈技術，優化原有的報銷流程和環節，改變財務業務辦理模式。區塊鏈電子發票不僅可以解決高校內部電子發票的重復報銷現象，還可以同時避免電子發票在不同單位間重復報銷的問題，更對簡化高校報銷環節、提高報銷效率、保障數據安全具有重要意義。

（二）實行網上簽批，建立財務業務辦理的“零接觸”模式

業務模式的轉變要依托智能財務服務平臺的建設，更要有獨立的證據鏈管理的理念，使財務證據鏈及流程從源頭管理和控制，形成完善的財務證據庫，保證數據的真實合規。同時要建立以業務事項為證據鏈管理的服務架構，將財務相關服務全部以業務事項編成證據鏈，視業務辦理為“一條生產線”來完成相應的流程，把線下服務遷移到線上，實現財務服務事項的應辦盡辦，做到“信息在網上，手續在財務”的辦理模式。

財務證據鏈可細分為資料來源提供、個人報銷智能填報、填報信息智能提醒、填報信息智能審核、網上銀行支付以及填報信息智能稽核六部分。其中資料來源提供是啟動流程的源頭，發票又是源頭的支撐。在這個部分，高校財務要在現有的平臺和技術上，結合稅務部門和財務軟件商，引入區塊鏈技術，利用區塊鏈電子發票的不可篡改性、安全可靠性和全流程可追溯性等特征，實現區塊鏈電子發票與高校財務業務管控的融合；同時對接校內OA 系統，完善網上財務簽批功能，線上簽批步驟自動流轉，過程清晰可見。這兩項功能的加入，可以實現原始票據采集的“零接觸”、審簽手續的“零接觸”和投遞環節的“零接觸”，財務人員只需在財務系統內打印相關手續作為原始憑證即可。教職工財務報銷手續也能真正實現“零投遞”，財務處逐步實現財務業務網上辦理，從容應對各種突發風險。

（三）加快建設以財務為核心的智能財務服務平臺

高校要以全電發票的推行為契機，加快建設“智慧校園”“智能財務”的步伐。重新審視當前的財務信息化建設狀況，積極推進以財務為核心的智能財務服務平臺的建設，延伸財務的服務功能，打破傳統財務管控模式在空間、時間的約束，全面提升財務信息化水平。

目前高校大多已建立了基于互聯網的財務報銷系統，財務處應提早擬定網上財務業務實施方案，交付當前在用的財務系統軟件商，對現有的系統進行升級改造，引進新技術、新功能優化原有的業務流程，這種方式可大大節約時間成本和系統適應成本。同時加快建設以財務為核心的智能財務服務平臺，平臺縱向要覆蓋到校領導、管理部門負責人、教職工和學生；橫向要整合人事信息、科研信息、資產信息、采購信息、學生信息、教學信息等。財務處首先要主動與校內相關業務歸口部門協調，將其業務系統進行對接。高校人事系統、教學系統、科研系統、資產系統、學籍系統、基建系統、合同系統等業務系統融入智能財務服務平臺，通過平臺完成財務需要的相關憑據資料的收集、交換及對接；其次要改進智能財務服務平臺中的財務流程，加入更多的網上自動識別功能、智能審核功能、智能提醒功能、智能稽核功能，逐步建立起財務業務辦理“零接觸”“不跑一次路”的服務模式。

（四）完善會計電子檔案管理

根據2020 年新修訂的《會計檔案管理辦法》第七條、第八條規定要求，高校應加快建立本單位的電子檔案管理辦法，盡快利用計算機、網絡通信等信息技術手段來規范管理會計檔案，將原來基本上都是使用會計紙質存檔管理轉換為統一使用會計電子檔案進行存檔管理。《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6 號)中提出滿足條件的單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔，不再另以紙質形式保存。

（五）財務復合型人才的儲備

高校財務工作由于信息技術能力的局限，致使財務業務的服務范圍、工作效率受到較大影響。反思高校財務人員隊伍的專業結構，財經專業人員占據大半片天，懂計算機專業知識的人員缺失。因此要充分考慮信息技術領域人員的引進，以及加快對自身隊伍中財務知識扎實、學習領悟力強，經過專業培訓后能成為財務復合型人才的儲備。只有高校財務基礎人才的能力提升了，才能應對財務信息化建設的長遠發展。

四、結論

提高財務信息化水平是提高高校財務服務質量與管理水平以及落實放、管、服政策的重要途經，全電發票的全面推行為高校財務管理信息化建設提供了良好的契機，高校財務人員在做好全面了解、學習全電發票知識的基礎上，要進一步思考高校財務信息化管理，轉變思維模式，建立健全高校財務管控的長效機制；同時，通過財務信息化建設，使財務人員投入更多的精力到財務管理上來，從容應對、防范財務風險，有效推進高校事業持續穩定發展。