新時代文書檔案服務能力路徑分析

摘 要：文書檔案作為檔案管理的主體，在服務國家發展和人民群眾方面發揮著重要作用。新征程上，推動文書檔案服務能力建設成為新課題。本文從文書檔案服務能力建設的概念和內涵出發，深入分析了服務能力建設存在的問題，并從資源建設、服務手段、開發利用等方面探討了實施策略，以期為文書檔案管理提供理論借鑒。

關鍵詞：文書檔案；服務能力；建設策略

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對檔案服務能力建設提出“緊跟國家發展大勢，聚焦高質量發展，在服務大局服務人民群眾方面邁出重要步伐”的新要求，面對新形勢新任務，要著力加強文書檔案服務能力建設，在推動國家治理能力現代化方面發揮更大的作用。

1 文書檔案服務能力的概念和內涵

文書檔案服務能力主要是指最大限度地開發利用文書檔案資源向有關部門或者個人提供精準的信息服務，有助于其作出正確的決策。檔案服務能力建設是檔案價值發揮的主要路徑，是檔案發揮資政育人作用重要推動力，也是檔案治理能力建設的重要方面。從檔案服務能力的內涵來看，主要包括檔案服務的主體、客體、內容和手段。

1.1 主體

機關事業單位或者檔案館。《機關檔案管理規定》要求，機關應當積極開展檔案利用工作。新《檔案法》也明確將提升服務能力、保障公眾檔案文化權益作為檔案部門的法定職責。文書檔案作為機關事業單位和綜合檔案館館藏主體，在發揮文書檔案作用，提升服務效力方面有著義不容辭的責任和義務。

1.2 客體

人民群眾或者檔案利用者。檔案工作更好服務中心大局、服務人民群眾是新時代檔案工作的著力點。一方面，檔案是黨政機關企事業單位政經社會活動的真實記錄，是研究歷史的第一手資料。在工作查考、傳承文明方面發揮著重要作用，人民群眾對優秀檔案文化的期待越來越高。另一方面，文書檔案工作已經與大數據、全媒體等深度融合，在服務群眾生產生活和傳播優秀檔案文化上作用越來越凸顯，檔案的潛在價值被激活，檔案服務能力得到了顯著提升。二者有機結合，使需求和服務能夠有效匹配。

1.3 內容

文書檔案服務的內容是寬領域、多口徑的，既有服務于重大戰略、經濟社會發展的資政內容，也有服務于群眾生活的政策法規。不論從微觀與宏觀、歷史與現實、個人與社會，檔案服務的內容都隨著時代變遷而動態調整，這需要檔案工作深度關注社會現實和群眾社會，加強服務能力建設更好增強服務實效。

1.4 手段

文書檔案作為傳統的檔案類型，主要通過編輯圖書、撰寫資政參考、主題展覽等形式服務于大眾或者部門。伴隨新一代媒體技術的發展，微信公眾號、抖音、快手等網絡平臺拓展文書檔案服務方式，拍攝短視頻、科普短片、訪談等新形式，日益受到大眾的喜愛。

1.5 目標

文書檔案以服務國家重大發展戰略和人民群眾的需求為目標和導向。當前，社會治理結構發生根本性變化，社會治理參與的階層不斷擴大，提升社會治理智能化水平要求不斷迫切，這都需要深入挖掘文書檔案中好經驗好做法，為善治提供轉型樣本。同時，轉型期政府工作面臨著對象日益個性化、服務需求日益多樣化、服務環境日益復雜化等新挑戰，需要把握真實、迅捷、公開、透明的基本要求，積極回應百姓訴求，這都需要文書檔案發揮實實在在的作用。

2 新時代文書檔案服務能力的困境

2.1 管理體制建設較為松散

從檔案管理研究體制上看，大多數地方尚未建立統一領導的管理機制，有的開展工作時，臨時成立工作委員會，但是領導力和推動力無法和常設機構相提并論，造成管理和協調機制不健全。缺乏頂層設計的發展和規劃，沒有可指導性的文件出臺。文書檔案服務能力建設是檔案事業“十四五”規劃的內在要求，有的單位大局意識不強，責任意識偏弱，存在畏難情緒。激勵機制不健全，文書檔案服務能力建設是一項綜合性要求極高的工作，有的單位沒有把這項工作作為評價干部的重要標準，忽視檔案工作者對這項工作的貢獻，使得內生動力不足，造成服務工作的滯后。

2.2 資源建設較為薄弱

文書檔案作為檔案管理的傳統類型，多年來一直沿用固有的管理模式，造成文書檔案內容較為單一，多是紅頭文件。對于管理主體來說，尚沒有在思想認識上把從事文書檔案作為一項崇高的記錄歷史、造福人類的事業來做，歸集范圍、力度、開發長期處于較為粗放型階段。從學術界來看，還未從學科建設的角度上把檔案服務能力建設列入必修課程，使之與傳統檔案學課程有機融合，形成檔案從搜集、整理、利用一體化的理論研究和實踐范式。

2.3 人才隊伍建設長期滯后

專業化人才缺乏是制約檔案服務能力建設的重要因素。對于高校而言，檔案學專業規模較小，有競爭力且就業良好的基本上重點高校，招生數量有限，吸引力不足。檔案服務能力課程布局有待優化，尚未有專業化的實踐訓練，不能滿足檔案工作對專業人才的巨大需求。對于綜合檔案館而言，檔案工作者年齡結構偏大，年輕的檔案工作者較少，具有檔案學、歷史學等學科背景的專業人才缺乏，受招聘要求限制，綜合檔案館很難單獨招聘合適的畢業生，自主權不夠也在一定程度上限制了人才引入。

2.4 新技術應用不足

伴隨新媒體傳播、大數據信息化技術的進步和更迭，新興的開發利用技術改變了傳統的開發方式，提升了服務效果。但是從目前來看，檔案服務的手段依然較為傳統，比如傳統的編輯出版書籍、展覽展示等，尚未應用新媒體或者新技術進行開發傳播，無法滿足人們快節奏的閱讀習慣，無法起到教育人的作用。

3 文書檔案服務能力建設策略

3.1 加強文書檔案資源建設

文書檔案資源建設是提升服務能力的基礎[1]，文書檔案除單位本身歸檔留存的外，需要從社會征集、口述檔案、特色檔案專題庫建設上充實提升文書檔案內容。一是加大社會征集力度。社會上散存的文書檔案資源是重要補充，尤其是有的單位檔案管理不規范，造成了檔案資料歸集不齊全、不完整。要深入分析群眾和社會需求，對照文書檔案保管結構，明確短板弱項。圍繞館藏缺點、特點、重點，積極主動出擊尋找捐贈檔案線索，通過網絡、微信群聯系以及電話咨詢、重要線索登門拜訪等多種方式，廣泛征集文書檔案資源。二是加強口述檔案資源建設。口述檔案在還原歷史、填補歷史空白方面具有重要作用。要根據服務需求，確定口述檔案采集對象，比如單位歷史發生的重大事件或者變革、對經濟社會發展有重要作用的關鍵決策等，積極聯系參與者和見證者。在采集過程中，要突出重點工作和作用效果的論述，整理過程中要克服口述事件與檔案記載不一致、事件論述凌亂、關鍵人物講述不夠等難題，通過對比檔案資料和史料，形成較為完整的口述檔案資源。三是加強特色文書檔案專題庫。隨著社會分工的細化和工業門類的增多，文書檔案的內容也越來越豐富。反映文化傳承的非物質文化遺產檔案，其傳承的古籍、善本等文書檔案資料，在服務文化建設和優秀文化傳承中發揮著重要作用；在鄉村振興戰略實施中，國家和地方都下發了大量的文件，涉及產業、文化、人才等，這些檔案在后期的利用率都較高。單位要結合發展實際，對館藏量對文書檔案進行系統摸底，對于利用率較高的檔案細致劃分類別，比如旅游產業相關文書檔案，可從非遺文化、鄉村旅游、紅色旅游等方面劃分。對于群眾亟需的社保、醫療等文書檔案，可以跨部門建立特色數據庫，突破部門壁壘，提升群眾查閱便捷性。

3.2 加強服務方式轉變

新一代信息技術的飛速發展，使檔案治理方式發生了根本性轉變，也為服務方式轉型提供新的手段。一是強化數字賦能。機關事業單位文書檔案大多已完成信息化建設，要著力推進數據化平臺建設，依托信息軟件、人工智能、大數據等信息技術，以數字技術為支撐，打造集文檔處理、查詢、利用、反饋于一體的自動化辦公系統，實現查詢利用的快捷性。適時推動云平臺建設，檔案數據上云既能保障數據安全，也能進一步減少人工成本，降低運營維護修繕相關費用，讓用戶的服務體驗不受地域限制。加強檔案數據挖掘，打造完整、及時、統一的用戶全景視圖，通過數據集市構建用戶畫像，形成數字化精準服務新模式。比如，通過后臺大數據，能夠自動梳理查詢利用結構，并反饋給管理員，后臺可以根據服務內容優化檔案資源建設，實現服務與建設良性循環。二是強化服務手段創新。加強部門協同創新，構建統一的檔案查詢利用平臺，實現文書檔案一網通查。在這方面有的民生部門已經開展的有益嘗試。2021年，江蘇省人社部門打造了“江蘇智慧人社長三角民生檔案跨區域查詢平臺”，提供長三角地區民生檔案移動端查詢服務，依托江蘇智慧人社APP實名、實人認證，實現婚姻、獨生子女、知青、再生育子女審批、復員退伍軍人五種類型民生檔案查詢功能，為人民群眾提供更加便捷的民生檔案查詢服務，做到民生檔案“隨時隨地掌上查”[2]，拓展檔案利用服務新途徑、構建檔案便民服務新格局。文書檔案作為最重要的檔案類別，需要由黨委政府統一牽頭，建立覆蓋面的查詢系統，并實現手機客戶端的自主操作，通過人臉識別，即可自行發起查檔申請，讓利用者足不出戶即可實現查檔需求，極大地提高文書檔案查詢數量，促進檔案高效利用。

3.3 加強檔案開發利用

文書檔案要著眼于利用對象的顯性需求和隱形需求，通過編研開發等形式，提供更為有效的供給，彰顯檔案的時代價值。一是以編研開發提升資政能力。對文書檔案進行系統梳理加工，特別是里面包含的先進經驗、歷史啟示等，出版系列資政參考，打造服務中心新高地。山西省檔案館在主題教育期間，結合文書檔案館藏，選取黨在革命戰爭年代開展調查研究的相關檔案3件，編印《檔案資政參考》，包括調查研究措施方法、形式主義的危害和調查研究年度工作計劃等[3]，受到領導的高度評價；湖南省檔案館省檔案館著眼于經濟社會發展，編報《我國雜交水稻研制成功的經驗總結》《新中國成立以來湖南抗擊水患災害基本情況》《中共湖南歷次黨代會基本情況及經驗啟示》《新中國成立以來產生重要影響的湖南經驗》等多期資政參考，均得到省領導批示肯定[4]。資政參考的編制過程中，要契合國家社會發展的趨勢，著眼于政府所思所想，才能推出高質量的編研成果。二是以文化開發提升育人功能。（下接62頁）

（上接59頁）文書檔案真實記錄了在中國共產黨帶領人民從站起來到富起來的歷史過程，與弘揚社會主義核心價值觀具有天然耦合性。文化開發的形式主要有主題展覽、檔案專欄、微視頻展播等。從展覽角度上來看，它以豐富的史料為載體，直觀性較強，能夠真實地、形象地反映當時社會基本狀況，沖擊受眾心靈，起到良好地教育效果。從微視頻形式上看，隨著新媒體的興起，人民的閱讀習慣向簡短、碎片化的方向發展，抖音、快手等新媒體的興起已經成為人們獲取知識的重要渠道。有的檔案館制作《歷史上的紅色記憶》微視頻，用文書檔案講述共和國故事，視頻一分多鐘，簡短而有沖擊力，滿足人們的閱讀習慣，取得了良好的開發效果。

3.4 加強要素體系建設

文書檔案服務能力建設離不開必要的體制、方式、資金等要素支持，現代化的管理模式能夠提升服務的質量和水平。一是要樹立現代管理模式。數據化時代，檔案管理方式已經從粗放型向精細化轉變，要著力打造標準化、規范化、數字化全流程檔案管理新模式。切實加強組織領導，定期研究解決創建過程中的問題，協調各項工作任務落實，為創新提供堅強的組織保障。要加強管理方式創新，從固有的“收管用”環節走出來，積極應用大數據等技術，提升信息化應用場景。要從重“管”輕“用”的模式轉變到以“用”為主的現代管理方式上來，創新服務理念。二是加強資金投入。單位要轉變服務理念，樹立文書檔案服務能力就是單位彰顯價值的著力點，從長遠角度認識這項工作的重要性，從預算編制、規劃制定等方面，將檔案服務能力建設與重點業務工作同部署、同落實，保障資金配備到位。三是要加強與專業部門的合作。服務能力建設需要較強的知識結構、科研能力，各單位要積極采取“走出去、請進來”的方式，加強與高校、科研院所、新聞媒體等部門的密切聯系，積極開展學術交流和科研合作，共同推動能力提升。四是加強人才隊伍建設。服務能力建設從規劃、采集、整理、開發諸多環節，對歷史學、檔案學、計算機技術的復合型人才要求高。因此，要建立系統的檔案專業人才隊伍。要拿出專項計劃，依據專業要求和組織規定引進高素質人才，特別是具有史學和信息技術背景的人才。加強與各高校歷史學專業、檔案學專業師生的交流合作，利用課題研究推動專業人才的培養和鍛煉。

參考文獻

[1]李鳳俠，于曉麗.新時代文書檔案管理與開發利用工作的創新性研究[J].蘭臺內外，2023（04）：28.

[2]徐堯丹.J省民生檔案利用服務存在的問題及對策研究[D].揚州：公共管理學院，2022：51.

[3]王婷.探山西檔案資政工作有力服務主題教育[N].中國檔案報，2023（05）：18.

[4]周鑫.湖南檔案資政參考圍繞中心服務大局[N].中國檔案報，2022（07）：04.

作者簡介：薛瑞（1985— ），大學學歷，陜西延長石油巴拉素煤業有限公司檔案主管，研究方向：新時代文書檔案整理與服務。