醫院人事檔案數字化轉型研究

摘 要：隨著數字技術的應用和發展，以及數字管理理念的影響，傳統醫院人事檔案管理面臨著諸如管理效率、檔案安全保障等問題，迫切需要及時轉型，以適應數字時代發展的現實需要。本文首先闡述了醫院人事檔案數字化轉型內涵及實質，提出了新時代推動醫院人事檔案數字化轉型的現實意義，深入分析了人事檔案數字化轉型面臨的現實困境，并針對此困境提出了轉型的具體措施，為做好新時代醫院人事檔案數字化轉型，提升管理整體質量和效率提供新探索、新路徑，具有積極的現實意義。

關鍵詞：人事檔案；檔案數字化；數字化轉型

2023年2月，國家公布《數字中國建設整體布局規劃》，提出到2025年基本形成“橫向打通、縱向貫通、協調有力”的一體化推進格局，2035年數字化發展水平進入世界前列。醫院人事檔案是醫院人事管理的重要成果，數字化轉型理念及措施也深刻地影響著醫院人事檔案管理工作方式及進程。因此，醫院應加快推進人事檔案數字化轉型，切實提升人事檔案管理水平和管理能力，為新時代醫療衛生事業發展、人事制度改革提供服務。

1 醫院人事檔案數字化轉型的意義

數字經濟是指以數據為內在驅動力，以現代信息網絡為重要載體，以大數據、云計算、物聯網、人工智能等技術為推動力，實現經濟形態新發展。醫院人事檔案數字化轉型是數字時代醫院人事工作、人事檔案管理的發展方向、內在動力和必然選擇。醫院人事檔案數字化轉型的核心、本質是“轉型”，轉型的目的是要積極適應數字時代發展的現實需要。醫院人事檔案數字化轉型的載體和手段均是以數據或數字為載體，從而實現人事檔案管理功能。醫院人事檔案數字化轉型是一個循序漸進、不斷改進、持續深化的發展過程，是與數字化技術和理念發展更新密切相關的。此外，醫院人事檔案數字化轉型也是人事檔案管理主體利用各種管理資源、管理要素，優化管理流程，最終實現管理目標（見表1）。

2 醫院人事檔案數字化轉型的內容

2.1 檔案資源數字化

醫院人事檔案數字化轉型的前提和基礎是要做好人事檔案資源的數字化轉型，既包括館藏紙質人事檔案資源的數字化，也包括新增人事檔案資源的數字化。通常按照“存量數字化、增量電子化”原則，一方面，將傳統的人事檔案資料進行數字化掃描，然后將掃描后的電子文件上傳至專門的人事檔案管理系統；另一方面，利用專門的人事檔案信息管理系統，實現新增人事檔案電子化管理，直接將專門的人事管理業務系統中的電子檔案導入檔案管理系統。醫院人事檔案數字化轉型首先是人事檔案資源數字化轉型，同樣也是人事檔案資源數字化理念的轉型，要求檔案管理人員牢固樹立數字意識，運用數字技術，推動醫院人事檔案管理工作的轉型、發展。

2.2 業務流程數字化

在醫院數字化轉型發展的背景下，人事檔案業務流程數字化展現出其人事業務與其他業務相融合的特征，通過智能化、網絡化、自動化業務流程提升醫院人事檔案管理效率。根據《紙質檔案數字化規范》《錄音錄像檔案數字化規范》等相關規定，以紙質醫院人事檔案為例，其數字化業務流程包括人事檔案整理—批量掃描—一級審核—影像修正—二級審核—雙層PDF轉換—批量重命名—檔案重新裝訂。其中，人事檔案整理環節，是將歸檔的紙質人事檔案拆解、分類，為掃描做好準備。然后通過掃描將紙質人事檔案數字化為電子影像文件。批量掃描完成后，還需要對其是否存在白頁、重復等進行初步審核，并根據初步審核結果進行簡要處理；修正檔案影像文件，使紙質人事檔案成為高質量數字化檔案影像文件，再對其“三性”進行二級審核。二級審核結束后將其批量轉換為PDF格式，再按照醫院人事檔案管理系統中的條目命名規則，對照批量重命名。命名結束后進行批量掛接，最后將拆解的紙質檔案重新裝訂、歸檔保存。

2.3 利用服務數字化

醫院人事檔案轉型的突出特點就是表現在人事檔案服務的主動性，傳統的被動查詢檢索服務向主動提供精準服務轉變。要實現這種轉變則需要：首先是借助數字技術手段實現人事檔案利用。在信息網絡、數據庫、人事檔案應用系統的支持下，為人事檔案檢索提供服務。尤其是數據庫建設，替代了傳統了檔案庫房，節約了物理空間、經濟成本，實現人事檔案存儲迭代升級；利用數字技術實現人事檔案數字產品生成。即，根據醫院人事檔案管理的現實設立不同的專題數據庫，如行政管理人員檔案數據庫、臨床醫護人員檔案數據庫、臨時聘用人員人事檔案數據庫，不同專題數據庫又在信息網絡技術支持下實現資源匯總。最后是數字手段利用提升利用體驗。借助大數據、云計算等，做好館藏醫院人事檔案數據資源現狀分析、利用分析，精準做好人事檔案用戶“畫像”，為用戶提供更為多元、個性和具有差異化的定制服務。

3 醫院人事檔案數字化轉型困境

3.1 檔案資源數字化問題

檔案資源數字化是數字化轉型的前提和基礎，也是轉型能否成功的關鍵所在。但在資源數字化過程中也極易出現一些問題，主要表現在：數據格式選擇不準確。紙質人事檔案數字化掃描為全文圖像數據，格式有PNG、JPG、TIFF等，各種格式對應的數據要求不盡相同，一旦數據格式選擇錯誤就會影響后期數據存儲、掛接、讀取等。此外，紙質人事檔案數字化和人事檔案管理系統中的電子文件數據資源表現非結構化特征，電子文件生成系統形成的電子文件，因缺乏協同合作，導致人事電子文件數據呈現異構性，這些數據資源難以運用大數據技術進行分析、處理，增加了非結構化數據處理的難度。

3.2 業務流程數字化問題

從傳統檔案數字化業務流程環節分析，拆解、掃描、修正、掛接等環節均易出現相應問題。例如，拆解整理環節，將大量檔案進行拆解，有的一卷包括十余件人事檔案資料，經拆解后交叉堆放，極易導致原紙質人事檔案保存次序混淆；紙質人事檔案載體主要為普通A4紙、彩色照片等，不同載體掃描方式不同，有壓板掃描，還有高速掃描等，但在檔案掃描過程中易產生白頁、漏掃，以及重復掃描現象。有時以單頁JPG格式存儲，還需要對其進行手工合并，成為完整文檔。但人工合并過程中易造成圖像；影像出現污漬、黑點、影像歪斜幅度大；PDF 轉換過程慢、效率低；更名掛接環節容易出現重名、錯名，此外重名掛檔環節結束還需要進行備份，耗時較長。

3.3 利用服務數字化問題

醫院人事檔案數字化利用服務存在的問題主要是理念、功能等問題。前者主要是指醫院人事檔案信息資源的數字化利用率偏低，突出表現在人事檔案數字信息資源重要性認識不足，習慣于傳統利用模式，導致醫院人事檔案信息資源的利用率偏低。后者則是由于缺少頂層設計，醫院人事檔案數據庫類型、數據庫結構及人事檔案管理軟件難以實現數據共享、互聯互通，人事檔案數字化信息資源整合度偏低，信息安全制約著人事檔案數字化利用范圍。

4 醫院人事檔案數字化轉型措施

4.1 細化人事檔案資源數字化轉型

加快推進傳統紙質人事檔案數字化，同時做好新增電子人事檔案信息化系統錄入。重點是要做好傳統紙質人事檔案資源的數字化，對館藏人事檔案信息資源進行統計、清理，分析，根據人事檔案利用情況，分批推進紙質檔案數字化。首先，要做好在職廣大醫護人員學歷學位、專業技術職稱、黨/團材料、表彰獎勵材料、工資、任免文件等重要人事檔案信息進行掃描，確保人事檔案數字資源質量。其次，要做好離退休人員人事檔案數字化，將歷年離退休人員人事檔案資料進行整理，掃描。推進醫院人事檔案數字化資源數據庫建設、管理，并分類建庫，然后將之前整理、掃描的人事檔案數據遷移，歸入到相對應的人事檔案數據庫，夯實醫院人事檔案數字化基礎。

4.2 優化人事檔案流程數字化轉型

從人事檔案整理掃描、著錄標引、圖像處理、數據掛接、數據備份、系統應用等方面持續轉型。優化各個獨立工作環節，例如，紙質人事檔案掃描，改革人事檔案掃描件存儲格式，一次掃描一卷檔案生成一個TIF文件，并將掃描件按順序排序，便于后期批量修正、整理和自動分件。優化圖像修正，利用批量糾斜、自動添加頁碼，以及批量自動去白頁等批量處理功能，實現人事檔案快速圖像糾正。總之，在業務流程數字化轉型方面，要推進人事檔案系統歸檔集成，確保醫院人事檔案業務數據自動歸檔。將人事檔案與醫務、人事、臨床等部門業務數據融合，在前置業務流程中實現人事檔案數據信息自動采集、分類、歸檔。持續優化人事檔案業務流程，在數字化系統應用基礎上，結合醫療機構業務流程數據需求、人事管理需要精準采集相應的電子檔案，為人事檔案數字化服務提供豐富信息資源。

4.3 實化人事檔案服務數字化轉型

積極構建友好的軟硬件平臺，加快推進醫院人事檔案數字化服務轉型，提升人事檔案利用效率。首先是要搭建硬件平臺，配備HP服務器、防火墻、路由器、計算機、掃描儀、多功能一體機等，為人事檔案數字化利用服務提供良好硬件平臺。其次是要搭建軟件平臺，提供操作系統優化、易擴充維護、安全可靠應用系統，系統功能涵蓋醫院人事檔案檢索、查詢、下載、打印等服務功能。軟件平臺系統中應包括人事檔案數字信息錄入、人事檔案審核歸檔、身份認證、登錄、檔案鑒定等。根據醫院人事管理需要，持續升級、優化人事檔案管理信息系統，確保系統服務始終能夠滿足醫院人事檔案管理的實際需要。

4.4 強化人事檔案隊伍數字化轉型

醫院人事檔案數字化極大地提升了醫院人事檔案管理效率，也是新時代醫院人事檔案轉型發展方向，既有利于提升人事檔案管理效率，也有利于原始人事檔案資料保存，還有利于人事檔案資源檢索利用。不僅需要具備專業的檔案專業知識，還需要檔案管理人員具備較強的數字信息網絡知識，熟練操作人事檔案管理應用系統。為此，要加強醫院人事檔案管理人員業務知識培訓，通過邀請專家授課、現場觀摩，選派業務骨干到先進地區學習取經等形式，重點培育其數字技術應用能力。此外，還要加強人事檔案數字化知識的宣傳，在院內各部門、各科室之間加強人事檔案數字化知識宣傳普及，提升人事檔案數字化管理理念，統一思想認識，強化數字化認識檔案利用的思想自覺和行為自覺。

4.5 深化人事檔案安全數字化轉型

數字時代，醫院人事檔案從傳統向數字化轉型，同樣也面臨著諸多的非傳統安全因素威脅，要善于利用現代數字技術強化人事檔案信息安全管理。首先是利用數字化軟件設置管理權限。賦予不同人員訪問權限，實行分級管理，確保人事檔案數據信息安全。完善平臺系統日志，做好數字化人事檔案數據信息備份。其次是要制定符合數字時代人事檔案安全管理制度，從制度上細化科室、部門及人員的責任分工，明確責任主體和責任內容。再次是提升安全保密意識。從事人事檔案管理人員要切實增強數字檔案安全保密意識，定期做好人事檔案管理平臺系統的病毒查殺，定期做好系統升級及漏洞補全。最后是要選擇正版的人事檔案管理軟件，定期做好系統維護，確保安全。

參考文獻

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作者簡介：張婷婷（1988— ），研究生學歷，濱州醫學院附屬醫院館員，主要從事人事檔案管理信息化及應用研究。