新時代背景下黨校檔案信息化建設問題的若干思考

摘 要：黨校的管理中，教學檔案管理是至關重要的一個環節，也是黨校學習中的重點。隨著信息化技術的不斷提高，互聯網技術的應用范圍也越來越廣，因此，在黨校教學檔案管理中，應提升對于檔案信息化管理的重視程度，在落實技術管理的同時，制定完善的規章制度，建立完整的信息化管理體系。本文根據黨校學習中檔案管理的信息化技術應用現狀，闡述黨校檔案管理信息化的重要性，并淺析加快促成黨校檔案工作信息化的具體措施。

關鍵詞：黨校檔案；信息化；檔案管理

引言

隨著信息化技術的飛速發展，各行業都受到了互聯網的影響，黨校作為黨的干部教育培訓基地，也應跟上時代的腳步，在日常工作和學習中廣泛應用信息化技術手段。在此環境下，傳統的檔案管理與之信息化的管理對比，存在諸多弊端，已經不足以滿足當前的工作需求，因此，黨校應注重對于黨校教學檔案管理的改革，對于新時代的黨校檔案管理工作提出新的建設性問題和指導性建議，在不斷探索的過程中結合自身的特點，形成一套完善的管理體系。

1 加強黨校教學檔案管理信息化的重要性

1.1 有利于提高黨校檔案管理部門的工作效率

將傳統的黨校檔案管理方式轉向信息化的方式，可以有效減輕檔案管理人員的工作負擔，信息化技術可以替代部分人工工作內容，信息化檔案可以實現一次錄入，云端存檔，長久保存。可以實現崗位人員的工作轉換，將之前的檔案管理人員的崗位轉化為檔案信息收集整理人員，從而提升檔案的利用率，在降低人員成本的同時提升檔案管理部分工作人員的工作效率。

1.2 查找便捷，規避檔案損壞的風險

在傳統的黨校檔案管理方式中，若想查閱某個檔案需要耗費大量的人力、精力和時間去人工尋找。但若應用信息化的檔案管理方式，可以有效縮減調閱檔案的時間成本。在信息化檔案管理中，若想調閱某一檔案，可以直接在檔案管理系統的檢索欄搜索相關關鍵字，即可快速找到需要的檔案資料。將黨校檔案信息化管理，可以有效規避一些不可抗力的風險，例如火災、丟失或時間過久導致紙質文字不清晰等，一定程度上保證了檔案的安全。

1.3 跟隨時代發展，打破空間壁壘

隨著時代的發展，黨校內部的學習和管理方式都發生了變化。因此，黨校的信息傳輸和存儲也隨之進行重大變革。隨著信息化技術的提升和互聯網的普及，黨校的教學檔案管理也迎來了全新的挑戰。將黨校的檔案管理信息化可以有效減少時間成本上的浪費，并且打破了空間上的壁壘，從而提升檔案管理的效率。

2 黨校檔案工作信息化進程中亟待解決的問題

2.1 檔案管理工作人員缺乏信息化技術能力和檔案專業知識

在實際檔案管理工作中，需要檔案管理人員擁有較強的專業知識基礎，但在實際黨校檔案管理工作中，檔案管理人員大多數是由普通教職工擔任，或者存在一個檔案管理人員兼職數個黨校的情況。因此，當前黨校檔案管理工作中存在較為普遍的現象是檔案管理人員的專業能力不足、專業知識儲備量較少等。在此背景下，面對專業性較強且繁雜的檔案管理工作時，不專業的檔案管理人員難以提升檔案管理工作的工作效率，甚至無法保證分類、歸檔等工作的正確完成，給后期檔案檢查工作留下隱患。同時，隨著社會經濟的發展和信息化技術的提升，人們對于互聯網的應用程度逐漸提升。但在當前的黨校檔案管理工作中，大部分檔案管理人員缺乏信息化意識和信息化相關知識，在面對日新月異的互聯網社會時，仍沿用傳統的檔案管理方式，傳統檔案管理的方法較為單一，且工序繁瑣，對于檔案管理人員的專業能力要求不高。在大數據背景下，人類社會對于信息化技術應用廣泛，同時，檔案也賦予更多不同載體之上，為數字化永久檔案存儲創造便利條件。將信息化技術應用于黨校檔案管理工作中可以有效提升檔案管理工作的工作效率，但需要檔案管理工作人員在擁有較強專業知識的同時，能夠熟練掌握信息化技術，同時具備運用互聯網的能力。因此，專業信息化檔案管理人員的缺失給檔案管理工作造成了一定阻礙。

2.2 檔案工作重視程度低

縱觀我國當前黨校檔案管理工作，大部分黨校中檔案管理人員對于自身工作較為重視，并且積極響應和落實國家對于檔案管理工作的規章制度，但在實際工作中，仍不乏得過且過的現象存在，從而影響檔案管理工作質量。在檔案管理工作的開展中，除需加強檔案管理人員對于自身職責的重視程度外，還需注重對于檔案管理工作的資金支持。在對部分黨校的走訪調研和查閱相關文獻中得知，部分黨校由于資金短缺，在檔案管理的硬件設備上缺失嚴重，在此信息化背景下沒有完善的信息化硬件工具，甚至沒有設立單獨的檔案室，仍依賴傳統紙質的檔案管理，但紙張會隨著年限增長而發生物理變化，加重檔案管理工作難度。即使部分黨校配備了現代化的信息技術硬件設備，但在檔案管理軟件、檔案管理平臺的選擇和建設上仍存在諸多問題。隨著信息化技術的提升，現代化科學已經普遍應用于各個行業中。例如，在對檔案實體管理中應用光學掃描復制、壓縮文字圖像、遠程傳輸等，說明檔案管理工作已經逐漸趨于信息化。另外，在構建信息化檔案管理平臺時，大部分黨員會選擇專業的軟件開發團隊結合自身黨校性質構建獨有的信息化平臺，但由于資金的匱乏和研發周期的不穩定，對于此項工作造成一定阻礙。若黨校選擇由檔案管理部門進行自主研發，雖然能保證檔案的保密性和平臺開發的主動性，但對于檔案管理團隊的專業要求過高，大部分黨校難以獨立完成。

2.3 檔案管理人員缺乏創新意識

若想實現黨校檔案管理工作由傳統化向信息化的有效轉型，需要加速檔案管理人員新舊管理理念的有機融合，構建全新的檔案管理模式。但是縱觀當前我國黨校的檔案管理工作中，老齡化現象較為嚴重，雖然擁有多年的工作經驗，但自身容易受到固化思維的限制，難以實現新的突破。表現在具體的實際工作中，則是對于檔案管理創新工作不積極，甚至存在抵觸心理，接受信息化檔案轉型速度較慢，一定程度上限制了檔案管理信息化的發展。同時，部分檔案管理人員沒有參與過專業的信息化技術學習，缺乏科學的管理意識，導致檔案管理工作人員在實際工作中缺乏創新思維，只能操作簡單的紙質檔案管理工作。因此，提升黨校檔案管理人員的創新意識和信息化專業能力，是加速黨校管理工作信息化建設的主要方式。

2.4 檔案工作信息化體系不完善

隨著時代發展，黨校的培訓工作和行政工作逐漸增多，其產生的檔案管理工作量也隨之加重，傳統的檔案管理工作難以適應當前繁雜的檔案記錄和管理要求。通過調查發現，部分黨校在檔案管理工作中缺乏檔案的分類方式和歸檔時間等重要方式。由于我國黨校檔案管理工作的信息化發展起步較晚，對于電子檔案的數字化轉化、如何建檔、如何調取等工作沒有建立統一標準，導致在實際信息化檔案建設中工作開展難度較大，對于檔案管理工作人員也沒有設定相應的崗位職責和義務。若想提升黨校檔案管理工作的信息化轉型，需要改善傳統檔案管理方式滯后性與信息化檔案管理方式間的差異，提升檔案的利用率，完善檔案管理人員職責，并且建立科學、合理的檔案管理工作監管體系。

3 加快促成黨校檔案工作信息化的具體措施

3.1 組織信息化知識培訓，提升檔案管理人員技術水平

隨著信息化技術的提升，黨校的檔案管理也已經趨于信息化，若想信息化檔案管理在黨校得以快速實施應用，需要對黨校相關管理人員進行信息化系統的培訓。檔案管理的學習活動應做到全方面和多層次兩個要求。全方位的意思是需要從信息化技術的起源開始培訓，使相關人員對信息化技術了解透徹，從信息化技術的起源開始，包括落實電子檔案的各項要求、具體落實方法和實施策略，直到信息化檔案管理中的責任劃分，最重要的是需要相關人員對信息化檔案的特點和優勢有深刻的理解，以保證信息化檔案工作的順利開展。多層次則是指在信息化技術應用的工作上做到因材施教，在學習中也應按照不同水平的人員進行不同層次的培訓，保證無論是信息化技術人才還是傳統的基層工作者都可以在培訓中學有所得，真正做到有效培訓，而不是流于表面，可以加快黨校檔案管理信息化的落實。檔案管理部門的工作人員也應該在學習信息化知識的同時，需要在工作中進行不斷提升自身實踐工作能力，順應時代的發展，做好自身本職工作的同時用更專業的態度服務社會，處理好工作中的大小事務。除此之外，黨校管理人員應注重選擇適當的學習方式，例如在恰當的時機聘請相關專家進行講座，或利用信息化技術搜集相關培訓資料，跟隨時代發展趨勢，使黨校檔案管理人員的專業水平得到有效提升，從而推進黨校檔案信息化管理的工作落實。

3.2 加大資金投入，篩選優質信息化平臺

加強黨校檔案管理重要性的宣傳工作，可以有效推進黨校檔案管理信息化的落實，同時加深黨校管理人員對于檔案管理工作的認知，將檔案管理工作作為黨校內部管理中的重點，從資金、設備、人力等方面大力扶持，例如配備專業的掃描儀、計算機等。其中，選擇合適的信息化平臺是推進黨校檔案管理信息化工作中的重點。優質的電子檔案系統應具備掃描輸入、檔案錄入、上傳云端、標簽管理、根據標簽和代碼檢索數據、根據模糊信息檢索數據、根據用戶要求繪制圖表等基本功能。基于黨校黨委的公務性，因此，電子檔案系統應具備多級權限管理，實現不同部門、不同職位對于檔案信息的查閱權限不同，也可以便于檔案管理人員和不同人員的不同需求進行檔案查閱。另外，考慮到黨校的特殊性，對于黨校檔案的安全性也需重點關注，在檔案信息的備份問題上，可以選擇方便可靠的系統，并進行加密服務，以保證檔案可以在安全的環境下完成存儲、備份和自動刪除過期數據。因此，若想加快推進黨校檔案管理信息化，需優先配備與信息化相關的軟硬件設備。

3.3 進行合理人才搭配，掃清固有思維障礙

優秀的人才安置在合理的位置往往可以達到事半功倍的效果，因此，黨校在選拔檔案工作管理人員時，應著重注意將擁有豐富工作經驗的檔案管理人才與信息化水平較高的人才相搭配，合理的人才搭配可以避免在工作中出現問題無人能解決的情況發生。（下接37頁）

（上接34頁）并且人才的搭配工作可以為傳統的檔案管理團隊帶來新的能量，打破傳統管理思維的壁壘，為實現黨校管理信息化儲備更多專業型人才，在時代愈發趨于信息化的形勢下為黨校的信息化發展打下夯實基礎，全面推進檔案管理信息化工作。

3.4 完善檔案工作體系，制定電子檔案管理規范

2017年3月國家檔案局發布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）中對于機關單位相關電子檔案的管理方式、歸檔范圍和處置方法等有詳細介紹，對黨校落實檔案管理信息化給予了明確的指導方案。因信息化行業發展速度過快，相關政策措施可能存在不匹配的現象，因此，黨校管理者應在參考此文件的基礎上，應結合本單位的實際情況和時代發展現狀，制定更符合時代發展和貼合本單位的電子檔案管理規范。在管理規范中，應將各個環節的工作細化責任到個人，跟上時代的腳步，培養檔案管理人員的風險意識，使檔案管理工作在明確的標準細則中開展，對于能力突出的檔案管理團隊或個人及時嘉獎和鼓勵，全面推進黨校檔案管理信息化的進程。

結論

黨校檔案管理信息化的建設工作并非一朝一夕可以完成，需要管理者長期投入精力和時間協同檔案管理人員完成工作。在檔案信息化的建設過程中，應專注對于信息化建設的系統、技術、管理人才等方面的研究，從而推進檔案管理信息化的有序進行，并且結合信息化建設過程中出現的實際問題進行深入分析和探究，清晰的認知黨校當前建設信息化電子檔案平臺的重難點，并進行逐一突破，從而有效加快推進全面化檔案管理信息化的進度。

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作者簡介：郭長亮，大學學歷，中共白山市委黨校助理館員，從事檔案管理工作，研究黨校檔案信息化建設。