公共圖書館商用數據庫驗收的困境與策略

萬巧燕

（湖南圖書館，湖南 長沙 410011）

隨著大數據時代的到來，訪問更便捷、檢索更高效的數字資源越來越受大眾喜愛，也成為公共圖書館館藏建設不可或缺的一部分，商用數據庫的采購預算逐年增加。驗收作為數字資源質量控制的重要一環，已然走入研究者的視野。當前，公共圖書館數字資源驗收正處于指標界定不明確、統計維度不統一、人工驗收工作量繁重等困境當中，必須制定可行、規范的策略加以應對。

1 公共圖書館商用數據庫驗收的內涵

國內最早對數字資源驗收進行研究的是王欣、葉祥滿[1]等人，他們從驗收計量、內容驗收、更新頻率驗收、檢索功能驗收等方面提出驗收的幾個維度，并從數字資源合同條款的擬定來探討數字資源的質量控制。劉雪飛[2]采用《高校圖書館數字資源計量指南》中的計量指標作為驗收參考，強調要在合同定制時明確雙方權利、義務的特殊條款。晁行國[3]從高校圖書館數字資源的驗收出發，在上述基礎上提出驗收要以采購內容、使用時間、適用空間為方向。萬萬[4]在《高校圖書館數字資源采購問題淺談》中提到要組織驗收專家組，從采購人員、技術人員、讀者、財政人員多個方面組織驗收。整體而言，數字資源驗收在過去的十多年里取得了長足進展，基本上確定了驗收的內容、維度，即便研究對象多為高校圖書館，對公共圖書館的數字資源驗收也有借鑒意義。相比于高校，公共圖書館受眾面更廣，需求及訪問形式更多樣，驗收工作面臨更為嚴峻的挑戰。

商用數據庫是圖書館通過購買獲得一定期限使用權或保存權的數據庫。在合同有效期間，為最大限度保障館方權益，以合同中驗收、質保金等明文條款約束供應商，進一步控制數字資源質量。把握好數據庫驗收，不僅是保障館方獲得與合同相對應權利的應有之義，也是控制商用數據庫質量不可或缺的重要環節。同時，在驗收過程中收集整理的數據庫建設數據、使用情況等，還可為來年數據庫采購提供依據。

需要說明的是，數字資源范疇較大，數據庫僅為其中一個類別。按《圖書館數字資源統計標準和應用指南》所述，數據庫以供應商分割的最小銷售單元在檢索平臺中以“庫”的形式而非“專題”形式單獨存在[5]。以皮書數據庫為例，其設有“中國社會發展數據庫”“中國經濟發展數據庫”“中國行業發展數據庫”等專欄，但以皮書數據庫為最小銷售單元，統計時則計皮書為一個數據庫。讀者在圖書館能使用的數字資源，除了商用數據庫之外，還包括自建資源、地方特色資源等。為嚴謹計，文中的數字資源僅指商用數據庫。

2 公共圖書館商用數據庫驗收的困境

王欣[1]等在2012年提出數據庫質量控制的7個步驟：（1）確定需進行質量控制的數據庫；（2）確定數據庫質量的特性值，即數量、內容、更新頻率、可獲得性和檢索功能等；（3）確定數字資源的計量規格；（4）確定能準確檢驗特性值的驗收手段；（5）進行實際檢驗并做好數據記錄；（6）分析實際與質量要求特性值之間存在的差異；（7）反饋給供應商，進行糾正。后續的數據庫驗收研究基本上延續了該思路。在公共圖書館驗收實踐中，怎樣界定不同類型數據庫的計量規格、如何衡量特性值等問題需要進一步思考。

2.1 合同層面的困境

與數據庫方簽署的合同是開展數據庫驗收的主要依據。在驗收實踐中，因合同措辭表述不清帶來的問題最直觀，如資源量統計難，更新量、版權等的描述無法落實到具體驗收環節等。

2.1.1 統計難——平臺端口資源量表述不明

合同中約定的資源量，不同數據庫商衡量的角度不一。館方所購的是數據庫在一段時間內的使用權，微信端、電腦端、App端等只是接入的方式不同，各平臺讀者能使用的資源量應當相等。舉例說，合同上的條款描述為：“乙方為甲方提供微信公眾號訪問和數據接口等形式訪問電子書1萬本。”微信公眾號可以單獨掛鏈接，也可以開通微信小程序，而數據接口是一個更為寬泛的概念，是作為計算機軟件開發商提供給用戶或者第三方軟件開發商的一系列標準規范，用于特定數據的交流[6]。約定好的1萬本電子書，有部分數據庫商設置電腦端、微信端各5000本，有部分數據庫商會設置電腦端、微信端各1萬本，有的數據庫商設置電腦端1萬本，出于版權考慮微信端提供2000本……種種問題，不一而足。如果合同中未詳細描述資源量分布，每個平臺資源足量自然符合驗收要求，多個平臺數量合計看似也達標，但在數據庫實際使用時會造成許多麻煩。

多端口多平臺也給數據庫評價工作帶來困難。訪問量、下載量等是評價數據庫使用情況的主要依據。部分數據庫只能統計總體使用情況，少部分可精確到平臺，但無法細化到不同端的不同入口，無法判斷數據庫在哪個平臺哪個端口更受歡迎、更符合讀者的使用習慣。對數據庫的評價失衡，會錯誤引導不同平臺端口的設置，甚至使采購需求的擬定產生偏差。

2.1.2 統計難——數字不準確，單位指代不明

“提供30多萬種出版暢銷圖書”“合計兩萬小時、10萬余集”“提供使用有聲書籍與節目資源總量達到6000多本”。多種、余集、多本，本意表明資源豐富，卻易引起疑問，“30萬種”并不等同于“30多萬種”。再如單位指代不明，“期刊6000種，2200萬條以上”，電子期刊多以“種”“冊”計，而“條”所指不明。

2.2 技術層面的困境

信息不對稱充斥在公共圖書館采購、驗收、日常維護數據庫的各個流程，館方一直處于被動地位。館方沒有技術路徑核查數據庫的資源上架、更新等情況，所有數據來源于數據庫方，不僅基數大，真實性也難以自證。

2.2.1 數量驗證難

館方有權對合同中約定的資源量要求數據庫方提供證明。其中資源清單是主要依據。在驗收實踐中，資源清單也出現各種問題。一方面，數據庫資源量巨大，動輒百萬千萬，不能一一核實，只能人工手動進行樣本查重、抽查，費時費力，準確性也有待提高。另一方面，部分數據庫出于商業機密考量，并不能完全提供資源清單，資源總量驗證難。

2.2.2 更新量驗證難

資源量的表述必然涉及更新量。有諸多因素導致更新量無法在驗收中落實。數據庫一年一采，驗收工作集中在付款前，需投入較長時間，很難作為日常工作進行，更遑論定期關注資源更新情況。若沒有技術平臺定期核查資源量與內容，合同中的更新量僅作為一項數據體現，卻得不到驗證。此外，合同中更新量表述不詳盡也易導致理解歧義，產生不必要的糾紛。如“月度更新、年更新量不少于1000小時”“平臺更新20%的資源”“圖書每月更新100本以上”“更新數據150多萬條”。提及更新量而不說明更新頻率，未闡述“更新”概念（是指在原有資源量的基礎上“增加”新資源，或替換過期下架的資源而實際總量保持不變）。

2.3 網絡傳播層面的困境——版權風險

近幾年，圖書館數字資源侵權事件頻發，作為采購方的圖書館并不能全身而退，甚至因提供展示平臺被認定為共同侵權[7]。《信息網絡傳播權保護條例》雖然有規定，圖書館、檔案館等可以不經著作權人許可，通過信息網絡向本館館舍內服務對象提供本館收藏的合法出版的數字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數字化形式復制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經濟利益[8]。條例限定必須在館舍內使用，但數字資源的訪問不受時空的限制才能更便于讀者使用，也是其區別于本地數字資源的特色之一，因此部分圖書館采用VPN等技術手段實現數據庫的遠程訪問，這一點難以避免。

在合同中，數據庫商聲明其提供的資源都已取得完整版權，可隨時抽查，并承諾處理、承擔因版權問題引起的一切損失。一方面，數據庫方從出版社、代理商處采購的資源大都以批為單位，核查每一種資源的授權需要經歷館方抽查、數據庫方提出申請、驗收人員核對的流程，必然耗費大量時間與人力，目前階段不可行；另一方面，數據庫與搭建的平臺在更新上存在頻率差，導致很多資源下架有延誤、不及時，這為之后的侵權事件埋下隱患。數字資源侵權不僅會給公共圖書館帶來錢財損失，名譽上還有負面影響。

3 公共圖書館商用數據庫驗收的優化策略

3.1 從標書、合同制訂上規避歧義表述、版權風險

當前圖書館的數字資源一般以單一來源或公開招標形式進行采購，在前期標書或合同制訂上明確驗收標準，避免引起歧義的表述是優化驗收工作、減少后期不必要溝通的重要環節，也能讓驗收工作有據可依。如上所述，草擬標書中的需求、合同資源數量時應注意精簡行文。

3.1.1 資源量表達精確

數據庫資源要數字準確，減少類似“10萬余集”字樣的表述，不同單位之間的包含必須表達清楚。如某聽書類數據庫所列資源量：“不少于1000本精品電子書，不少于30萬集的專輯數量，共計20萬小時”，電子書、集數、時間包含關系指代不明，應盡量避免。

3.1.2 更新量表述準確

前期與數據庫商溝通后確定更新概念、更新頻率，從而約定更新量核查時間。

3.1.3 明確不同端口資源量的分布

在列舉資源數量時，明確微信公眾號、小程序、電腦端等各端口可供讀者使用的數量，以此作為驗收的詳細依據。有些資源只授權給數據庫，不能放置在第三方平臺。在標書或合同中有針對性地對各端口資源量做出規定，可以有效避免驗收中的無效溝通，減輕驗收人員工作量。

3.1.4 加強對數字資源商業資質的審查

在標書中強調數據庫資源必須是正規出版物，版權完整。盡量選擇規模較大、建設正規、行業口碑較好的數據庫商作為合作對象，對國內幾個大型正規出版社的授權書做數量上的硬性要求。在驗收過程中除核查標書中規定的出版社版權之外，還可以抽查一小部分資源的版權協議是否從作者—出版社、代理公司—數據庫形成完整清晰的版權協議鏈條，聽書類資源還需要制作公司的授權。此外，在雙方的權利和義務條款上，應當讓數據庫商做出承諾：必須合法解決版權，保證所供產品信息內容符合中華人民共和國相關法律，并保證所供信息不會引起知識產權糾紛等法律責任。因其提供的產品所產生的版權及相關知識產權而導致的糾紛和賠償責任均由數據庫商負責處理和承擔。如若合約到期，數據庫方應自覺下架資源，由此產生的糾紛和賠償均由數據庫商負責處理和承擔。

3.2 以數據記錄保障驗收數量

基于研究者已經對統計計量、內容驗收、更新頻率驗收、檢索功能驗收等方面做了相關論述，提出了比較詳盡的驗收流程[1-2]，筆者將從公共圖書館商用數據庫驗收實踐入手，針對數據庫數量統計驗收展開詳細論述。

數字資源驗收是一個長期過程，為條理清晰、梳理有序，應當有時間、驗收情況的數據記錄，也能讓后續的驗收人員有章可循。數據記錄應當包括如下內容：（1）合同編號。（2）公司名稱。（3）數據庫名稱。（4）使用終端：一般為館方微信公眾號、館方微信小程序、PC端、App端或其他展示平臺等。（5）合同約定的資源內容及總量：在數據庫商關于數據的描述較多的情況下，甄選核心關鍵詞，如“本聽書庫含兒童、人文、有聲小說、財經、曲藝戲曲、文學、相聲評書、外語、健康等類別，提供使用有聲書籍與節目資源總量達到6000多本”可轉化為“含聽書資源6000本”；“本期刊庫涵蓋時事政治、財經、管理、時尚等1500多種主流暢銷期刊，館方可選取其中1200種自由使用”可記錄為“1200種電子期刊”。（6）合同約定的更新量：該項應當指明更新頻率與更新量。以上6項可與合同對應填寫。（7）驗收申請函中的資源內容及總量：在根據合同要求布置好資源后，數據庫方會向館方發送驗收申請函。（8）第一次驗收：數據庫的日常掛靠、使用數據的收集、管理一般由技術部門、采訪部門、使用部門等多方合作，可分作幾項由以上部門分開填寫。收到資源清單后，與合同約定量、申請驗收量互相比對，如有整合的平臺，還可加上平臺導出量互相印證。（9）最終驗收：在驗收實踐中，可從以下4個維度綜合得出驗收結論。一是合同驗收率（申請驗收量/合同約定量）。數據庫商自查后發出驗收申請，此項體現合同響應程度。兩者一致，合同驗收率100%是驗收工作順利開展的前提。二是資源平臺接入率（后臺導出資源詳單量/合同約定量）。部分圖書館做出了平臺整合資源的嘗試，將各類數據庫整合到一個平臺上，實現便捷搜索后臺統一管理，此項體現數據庫提供的資源在平臺供讀者使用的情況。三是抽檢缺失率（抽檢缺失量/抽檢總量）。就目前的技術手段而言，抽檢是數字資源驗收必不可少的一步。在核驗數據庫商提供的清單是否有效的同時，還能以讀者的視角，在檢索使用過程中留意該數據庫首頁設計是否科學、檢索是否高效便捷、跳轉切換是否流暢、閱讀或聽書界面是否功能齊全等。合同驗收率和資源平臺接入率達100%、抽檢缺失率0%代表數據庫商在合同中承諾的資源至少在數量上已達標。在此基礎上，抽檢中發現的問題也應當妥善處理，如此，方可得出合格的驗收結論。建議在驗收完成后形成驗收報告，就驗收過程中發現的各類問題或歸納分類或尋出原因或提出改進方向，以為后續的驗收工作提供借鑒。

3.3 技術支持

數字資源種類繁多、體量龐大，現今還沒有規范、成體系的驗收標準，人工驗收費時費力。業內近幾年一直提出要加快技術研究步伐，減輕驗收人員的負擔，開發出能批量核查資源數量、更新量、版權的平臺或系統。如今或可從以下兩個方面為改進數字資源驗收工作提供技術支持。

3.3.1 將數據庫接入平臺統一管理

部分圖書館將休閑娛樂類數據庫資源接入了微信小程序。該平臺方便讀者檢索，免去機械打開數據庫的繁瑣程序，也讓讀者針對同一種資源在同類型數據庫中橫向比較。且官方直接管理平臺，能直觀掌握各數據庫瀏覽量等統計數據，保障數據真實性。對于讀者和館方都有極大的益處，但其中的隱患也不能忽視。一是多數圖書館技術部門不能獨立完成平臺的搭建與日常維護，平臺與其他數據庫的對接、更新、統計等都有賴于第三方公司的技術支持，削弱了館方的主動性。二是一旦不再與第三方合作或合作形式變動，平臺所有權的歸屬易引起糾紛。三是版權問題需要解決，一部分資源在簽署版權協議時要求代理方不能放置在第三方平臺。如不能完全接入平臺，數量有損，驗收不能通過；若針對這一部分資源再設置遠程訪問鏈接，則與平臺設置的初衷背道而馳。

3.3.2 提供館方查詢管理的后臺

資源瀏覽量、下載量等是評價一個數據庫使用效果、性價比的重要指標，在同類型數據庫的選擇比較中更為突出。長期以來，館方只能被動地接收數據庫商發過來的使用數據，搭建統一平臺能有效解決該問題，數據庫方如能提供后臺也能取得同樣效果。有些后臺甚至還能管理數據庫資源，在提供查詢以日、月、年為單位的使用數據的同時，還能明確統計出資源存儲量、更新量等。

以上僅為技術展望，各數據庫方的技術手段能不能夠支持、愿不愿意開放后臺，都需要雙方協商與規劃。

4 結語

數字資源驗收正處于各項維度落實難、數據統計難、版權有風險的困境中。筆者基于此提出明確驗收標準表述、細化統計計量指標、統一平臺與后臺的技術展望。商用數據庫驗收問題的解決有賴于館方與數據庫方的長期磋商、通力協作。除此之外，也應當吸收、聽取讀者對數字資源的評價反饋。來自讀者的意見，更能體現公共圖書館采購商用數據庫的初衷。