突發重大公共衛生事件期間定點醫院臨時訪客管理系統的研發與應用

趙衛康，溫利軍（通信作者），萬振

天津市海河醫院 （天津 300350）

突發重大公共衛生事件期間，按照醫院感染防控等級要求，定點醫院應嚴格實施閉環管理與分區管理，主要作用為隔絕各個區域工作人員，切斷傳播途徑，減少醫院感染的發生[1]，當出現醫院感染情況后，可設置明確的排查規則，實現快速排查，提升排查效率[2-3]。

院區外對院區內的后勤保障補給非常重要。基礎設施突發故障緊急維修維護、新增設備設施安裝調試、緊急現場會議等均需各類人員臨時緊急進入院內[5-6]。臨時訪客不屬于常規工作人員，無法按照既定的主體入院流程進行甄別，且人員類型不一，流調標準也不相同，這為定點醫院安全把控帶來巨大挑戰。

天津市海河醫院為天津市公共衛生應急救治定點醫院，突發重大公共衛生事件期間，對臨時訪客有非常嚴格的審批要求。基于此，本研究以上線運行多年且功能拓展較為豐富的協同辦公（office automation，OA）系統為依托，研發輕量化的專用臨時訪客入院管理系統，以精準審核臨時訪客，降低院內感染發生風險。同時，以信息化推動管理流程再造，提升行政管理部門的工作效率，優化審批流程[4]。

1 突發重大公共衛生事件期間定點醫院臨時訪客管理相關情況

1.1 原臨時訪客審批流程

突發重大公共衛生事件期間，定點醫院須實施閉環管理，但難以避免臨時訪客入院，因此，需加強對此類人員的入院管理。原臨時訪客審批流程如下：提前提交流行病學調查表（以下簡稱流調表），待流調表審核通過后，先由被訪問科室提交紙質入院申請表至感染控制部門簽字確認，后提交至保衛科，保衛科統計入院人員名單并轉交至門崗，由門崗人工核對入院人員信息無誤后放行。因臨時入院人員申請時間不一，故保衛科須在前1 天下午5‥00 前匯總第2 天入院申請通過人員紙質名單，后轉交至門崗，門崗根據名單核實人員身份后確定是否放行。可見，原審批流程主要通過紙質材料傳遞信息及電話聯系實現[7-9]。

1.2 存在問題

原臨時訪客審批流程實施過程中存在以下問題：（1）因涉及審批部門較多，被訪問科室、感染控制部門和保衛科之間未形成高效的聯合審批流程，經常出現提交流調表后需被訪科室反復詢問感染控制部門是否通過，導致入院申請表提交滯后；（2）流程中只有流調表通過微信小程序實現了無紙化，入院申請表仍采用紙質表單流轉，增加了保衛科統計工作的難度及工作量；（3）臨時訪客無法及時掌握入院審批進度，更無法了解當前審批的卡點，需反復詢問被訪科室或由被訪科室主動告知審批結果，導致其被動等待，無法有效安排后續工作，同時，當審批中遇到問題無法入院時，被訪科室需反復聯系保衛科、感染控制部門協調，臨時訪客在門崗處形成聚集等候，不利于疫情防控；（4）只能通過查閱紙質記錄的方式統計臨時訪客的數量與類型或查閱某位訪客的進入信息，該方式較為煩瑣，且手工操作存在記錄錯誤的風險；（5）受經辦人員更換、信息填寫錯誤等的影響，紙質申請表流轉過程中無法實現多個審批節點的高效聯動，對側枝流程和逆流程欠缺考慮，整體審批流程不順暢，時常出現意外情況，嚴重降低了訪客入院效率。原審批流程的總體表現為效率低下、審核質量不高，臨時訪客入院效率也較低，甚至影響院外對院內的緊急補給。

2 突發重大公共衛生事件期間臨時訪客管理系統的設計與實現

2.1 臨時訪客管理系統的流程設計

基于以上需求及閉環管理期間實際存在的問題，經與多部門協商后制定臨時訪客管理系統的臨時訪客入院審核流程（圖1）。首先，為確保流調信息準確、有效，仍使用原微信小程序提交流調表，該方式可滿足流調內容頻繁變化的要求，避免反復編程調整。其次，針對臨時訪客入院做出如下調整：（1）系統生成統一固定的入院申請二維碼，臨時訪客通過掃描該二維碼提前完成個人信息（包括個人基本信息、來訪目的、來訪日期、被訪科室、被訪科室主管、被訪科室電話等）填寫并提交，此時臨時訪客入院申請流程啟動；（2）訪客內容填寫完整后，首先流轉至被訪科室主管，由其完成身份信息、入院原因初審；（3）被訪科室完成初審后，流轉至醫院流調管理部門（如預防科）完成流調信息審核，由其確認訪客是否已完成流調，如未完成流調則由系統通知訪客完成流調表填寫，如已完成流調且內容及附件佐證合格，則通過審核；（4）流調管理部門審核通過后，流轉至保衛科，保衛科審核通過后，生成臨時訪客列表便于保衛科批量核對；（5）在被訪科室、流調管理部門和保衛科全部完成審核后，訪客再次掃描入院申請二維碼，此時手機生成入院通行二維碼，該入院碼支持保存至手機；（6）訪客可隨時通過掃描入院申請二維碼查看入院審批進度，包括已完成審核部門、正在審核部門等，可隨時聯系相關部門督促審批；（7）訪客持入院通行二維碼來院，保衛科門崗掃碼核對信息，放行，完成入院（保衛科門崗每次上崗前需使用工號登錄手機掃碼端，以確定現場放行人員）；（8）保衛科門崗每天下午5：00 對當日臨時訪客的入、出情況進行系統匯總，對于當日未離院的訪客，撥打訪客登記的聯系方式，督促盡快離院；（9）每個申請及審批流程節點均可通過手機移動端實現，訪客發起申請后，相關人員的手機端均會主動提示，便于第一時間接收信息并處理；（10）保衛科定期對臨時訪客的入、出情況進行匯總分析；（11）訪客類型不同則審批流程不一，在遵循基礎審批規則的前提下，根據不同的訪客人員類型，可在OA 系統靈活設計與修改審批節點及流向，以及單審、雙審、打回、提醒等審核規則，以應對不同的審批需求。

圖1 臨時訪客入院審核流程

2.2 臨時訪客管理系統的技術實現

綜合考慮多節點審批流、移動審批、自動消息提醒、智能統計分析、全流程追溯、部門及人員字典調用，以及開發的便捷性、網絡安全和數據安全等因素[10-12]，決定在醫院OA 系統的基礎上，設計并實現輕量化臨時訪客管理系統。實現該系統主要涉及以下技術。（1）如圖2 所示，制作入院申請二維碼，此碼為Web 網頁指向鏈接，掃描后打開申請頁面，訪客完成個人信息、被訪科室及來訪原因等基本信息填寫并提交申請，此時提交的申請信息寫入OA 數據庫，同步觸發OA 的消息推送功能，向OA 預設節點審核人員推送消息[13]。該技術為整個技術方案中最關鍵的部分，在現有成熟OA 系統的基礎上，增加網頁嵌入功能，既滿足掃碼及信息靈活錄入，又實現了新Web 頁面與OA 系統的聯動，并通過OA 系統現有的功能推送手機端消息，無須重新整體編程或引入新的系統模塊，大大減少了工作量，且用戶適應度較高。在信息填寫界面，設置必填字段規則，對于身份證號、電話號碼等設置長度、特殊數值判斷等規則限制，對于最核心的被訪科室及負責人等則采用申請頁面直接調取OA 數據庫的方式，以確保下一節點信息發送的準確性，保證審批流程順暢。（2）基于OA 系統現有的流程編輯器，靈活完成審批規則的設置，進而完成審核流程流轉，通過代碼指向OA 系統人員、科室、角色等數據表，實現流程中被訪科室、流調管理部門、保衛科3 個審核節點的流轉，從信息傳遞層面實現了信息流的靈活編輯、自動傳輸，見圖3。（3）生成訪客入院通行二維碼，訪客信息審核通過后，生成21 位隨機字符串，并通過代碼將訪客信息轉換為二維碼提供至訪客手機，見圖4。（4）訪客按流程完成入院申請后，按預約日期持入院碼到院，保衛科門崗掃碼核對人員信息，此時程序訪問數據庫進行入院碼真實性和實效性判斷，如驗證通過，訪客正常入院，系統記錄執行人和入院時間。（5）離院時，訪客到達門崗后掃描提供的離院二維碼，此時系統記錄離院時間，同時本次入院碼失效，數據庫將該二維碼設置為無效標識，見圖5。此時，臨時訪客入、出院流程完成整體閉環，在數據庫中，對申請、審批、入院、離院步驟，以及每個節點的執行人、執行時間均形成詳細的數據表記錄，形成完整的數據記錄與閉環。

圖2 入院登記二維碼及臨時訪客掃碼填寫基本信息

圖3 OA 系統流程編輯器靈活設置審批流程

圖4 訪客申請通過后生成入院二維碼

圖5 訪客離院流程及二維碼

3 臨時訪客管理系統的實際應用

基于我院OA 系統研發的臨時訪客管理系統上線后，實現了臨時訪客電子化申請、事先流調、多部門協同聯審、來（離）院流程閉環管理、數據結構化可分析、可追溯、實時監管，亦搭建了智能化管理的基礎平臺。通過進入門崗、樓宇等關鍵點位時的訪客二維碼掃描操作，系統實現了臨時訪客院內流動的軌跡追蹤，為醫院控制院內感染預防管理及人員安全保衛管理提供了便利。該系統在我院上線后，共計實現360 余人次在閉環管理期間的臨時來訪申請，訪客申請系統使用覆蓋率達到100%，訪客入院的平均辦理時間由之前的3 min/人次降至0.5 min/人次，審批全流程各節點平均遺漏率由之前的2%降為0。

如圖6 所示，可通過OA 系統根據時段、入院人員、單位、車輛、院內點位名稱、相關審批部門及人員、停留時間、來院事宜、聯系方式、放行人員等多個條件對臨時訪客的審批、入院、離院全流程節點記錄及統計報表進行查詢。除實現對臨時訪客的全流程管理外，這些數據亦可用于對醫院決策的支持。例如可根據設備處來訪維修人員的數量、頻次及維修內容，估算院內設備維修對外部技術力量的需求度，進而可輔助分析外部公司的工程師是否有必要進行駐場服務等；還可根據實際申請的頻率決定是否給予辦理長期通行憑證等[14-15]。

圖6 OA 訪客審批及入（離）院記錄統計報表

4 臨時訪客管理系統的功能延伸

根據國家衛健委發布的《全國醫療機構及其工作人員廉潔從業行動計劃（2021—2024 年）》（國衛醫函〔2021〕169 號）[16]要求，嚴禁未經事先備案的醫藥代表進入醫療機構開展相關業務活動。針對重大公共衛生事件期間研發的臨時訪客管理系統，與院長辦公室、行風管理部門、醫務管理部門、綜合服務部門等多部門溝通后，將系統功能延伸至醫藥代表等特定人員來訪登記申請的信息化管理。通過對現有程序功能的整合和升級，臨時訪客管理系統升級為特定人員來訪審核登記系統，通過信息化手段規范管理醫藥代表在醫療機構內的活動，便于醫院收集、匯總相關人員信息，實現多個審核部門的聯合審批及基于通行碼的全流程追溯，并由系統生成數據報表，有效提升行風管理等部門的工作效率。

2021 年9 月22 日，國家衛健委、中央政法委、中央網信辦、最高人民法院、最高人民檢察院、公安部、司法部、國家中醫藥局等8 部門聯合出臺《關于推進醫院安全秩序管理工作的指導意見》（國衛醫發〔2021〕28 號）[4]，就推進醫院安全秩序管理工作提出了指導意見，充分體現了當前階段國內醫院安全秩序管理工作的重要性、必要性和急迫性。而本研究臨時訪客管理系統亦協助醫院保衛部門完成對院區外來人員的整體監管。

5 小結

信息化是現代化醫院管理方式的發展趨勢。信息化管理部門應靈活掌握系統功能及應用場景，提高系統整體利用率，并提升系統功能的精確性和全面性，從而為醫院發展提供合理、有效、及時的技術支持。

重大公共衛生事件對定點醫院人員管控和醫院感染防控提出了嚴格要求，促進了信息化技術的應用及管理方式、流程的改善。本研究根據實際應用場景不斷優化，打造了信息化技術輔助醫院感染防控、院區安全、人員安全的諸多新管理模式，且經新冠病毒感染疫情防控期間實際應用證實科學、合理、實用、規則靈活可調。在未來常態化新冠病毒感染疫情防控形勢下，這些歷經嚴格考驗的信息化成果可為公共衛生應急救治定點醫院及普通綜合醫院提供科學、有效的管理方式[17-18]。