基于生態學理論視角的檔案管理工作模式構建策略

文/通化縣民政局 邵英華

生態學具有鮮明的學科特征和方法優勢，對于其他專業學科發展有直接而具體的參考借鑒價值。基于生態學理論視角的自我調節能力是某些行業崗位應當具有的發展基礎和重要特征，對維持檔案管理工作具有重要作用。檔案管理工作模式的構建策略無論是從概念上還是方法論上都與生態學理論存在著諸多合作兼容的可能。基于生態學理論的“動態性”“系統性”“創新性”“持續性”“平衡性”等主要觀點，能夠為檔案管理工作模式的構建提供研究依據[1]。

一、結合“系統性”理念構建全新檔案存儲體系

生態學理論認為，在每一個對應層級的生態系統中，都存在著相應的系統關系，各個要素之間通過這個系統彼此影響、互相支持，形成一個動態穩定的結構。基于這一理論觀點，檔案信息管理工作可以進行積極的嘗試和探索，優化服務的質量和效率。

近年來，區塊鏈技術逐步成為信息技術領域和管理領域共同關注的高新技術。通過區塊鏈技術優化檔案管理工作，是一個全新的視角。

（一）利用區塊鏈技術實現模糊搜索的科學性。從橫向維度出發，檔案管理工作可以探究模糊搜索的可行性方法和手段。區塊鏈技術可以為檔案管理工作，尤其是數字化檔案信息提供前所未有的便捷服務，一方面，能夠確保信息真實有效。另一方面，可以發揮人工智能的模糊搜索優勢。一直以來，部分檔案信息需求者面臨著信息檢索渠道不暢通、煩瑣低效等問題。數字化檔案信息為廣大客戶提供了極大的便捷，但是隨之而來的各種無關信息、重復信息、低質信息以及垃圾信息、廣告信息等層出不窮，防不勝防。原本非常省時省力的檔案信息檢索和獲取工作，令人頭疼。區塊鏈技術的投入可以讓各種數字化檔案信息建立一種彼此聯動、互相支持的“網狀證據鏈”，確保無關信息被擯除隔離。在較為模糊的狀態下，為客戶提供相對更為有效的檔案信息[2]。

（二）利用區塊鏈技術實現精準搜索的可行性。基于模糊搜索的基礎，檔案管理工作可以追求更為優質的精準服務工作。生態學理論認為，在每一個生態系統中，各個要素之間都需要保持非常精準的作用關系和存在條件，這些觀點同樣適用于檔案管理工作。相對于以往的檔案信息管理工作，精準搜索只能是一種目標追求，實現的路徑和方法尚未明確。不過，隨著信息技術的飛速發展，實現精準搜索的目標逐步成為現實。隨著數字化信息資源庫的建立，更為精準的服務要求被提上日程，以往的“精準搜索”已經不能滿足客戶的需求，將區塊鏈技術引入檔案管理工作，實現精準搜索，正當其時。區塊鏈技術可以在“網狀證據鏈”的基礎上，實現各種信息的“彼此互證”。一方面可以確定檔案信息的真實性和完整性，另一方面又可以迅速地排除無關信息，讓精準搜索成為可行。

只有在兼顧檔案信息精準搜索和模糊搜索的前提下，才能將檔案管理工作的質量和效率提升到全新的高度，實現系統化發展。

二、借助“動態性”理念構建檔案單位合作新路徑

生態理論系統是一個動態的開放系統，具有自組織功能，同時兼具動態性和穩定性，系統各個要素之間存在著緊密的合作支持關系，檔案管理工作可以借鑒其精髓，拓展各個單位之間的合作新路徑，實現工作方式的優化。

（一）建立統一標準的數據信息庫。檔案信息數字化發展已經成為一種必然趨勢，如何建立良好的數字化資源是必須認真思考的重要課題。1.數字信息表現格式統一標準。由于數字化信息的格式類型豐富多樣，各種文件格式之間有時存在著彼此無法兼容或者對接的情況，為了更好地為客戶提供服務，同時也是優化自身的工作方式，檔案管理單位有必要進行溝通合作，探討建立具有相應行業標準的數字化檔案信息的表現形式和存儲形式，以利于各個檔案管理單位之間信息的“無縫銜接”，實現模塊化、系統化、規范化的合作利用。2.數字信息存儲體系統一標準。數字化檔案信息的存儲需要巨大的虛擬空間作為基礎，同時也要求工作人員對這些信息進行科學合理的結構框架設計，力求各個檔案管理單位的信息都能保持一致的輸入、存儲和輸出體系，統一命名文件的格式和規范，在此基礎上，各個檔案管理單位之間的信息共享工作就會變得更加便捷有效[3]。3.數字信息輸出形式統一標準。檔案信息數字化處理之后，其輸出的形式和檢索的方式也需要進行標準化、規范化的處理，以滿足客戶的需要，同時也利于各個檔案管理單位之間的“互相認可”“佐證使用”，建立具有整個行業或者至少每一領域和區域的通信標準，使得檔案信息的輸出與應用工作變得更加簡單、規范、便捷。

（二）探索各個單位合作管理新方法。各個檔案管理單位的合作需要根據實際情況進行積極探索，建立起科學有效的合作路徑。簡單來講，可以分為以下幾種：1.由淺入深的合作方法。完善檔案管理制度是各個單位進行全新合作的基本前提。針對當前相關單位的管理制度而言，數字化檔案信息的管理存在著許多新的機遇和挑戰，其管理方法和模式需要秉持與時俱進的原則，主動進行分析研究，將橫向合作之間存著的技術壁壘和制度障礙等進行消除和化解，讓制度層面的合作暢通無阻。2.由少到多的合作方法。隨著社會經濟的快速發展，各個單位的檔案信息也急劇增加，在較短的時間內就會產生體量巨大的信息資源，在開展合作之時，各個單位之間可以選擇將某一個模塊或者領域的內容作為實驗對象，以此來實現積少成多、逐步完善的目的。3.由外到內的合作方法。前面所述的合作主要是從外部層面進行分析，在內部層面同樣可以開展各種合作。內部合作的主要方式就是各個檔案管理單位之間開展文化內涵建設的交流合作。不同單位的檔案管理工作方式存在著差異，這種差異的背后就是相應的文化差異，這些檔案管理文化之間包含著許多有價值的要素，分享交流這些要素，能為相關單位的管理工作集思廣益、取長補短。

三、利用“創新性”理念實現檔案管理工作的多元發展

生態學理論中有一種觀點認為，系統中的各個要素和系統整體都處于一種持續發展的狀態，也就是存在著更新代謝的內動力，這是確保系統生機的前提和基礎。從這個角度出發，檔案管理工作可以獲取相應的理論精髓，以創新性為主要追求目標，促進自身的發展。

（一）工作理念的變革。1.信息查詢方式豐富多元。相對于以往的紙質版檔案信息，數字化時代的檔案信息有著多種的表現形式，以“動態”“彩色”“視頻”“音頻”“虛擬情境體驗”“瞬時信息存儲與提取”等為代表的全新形式的“產品服務”讓檔案信息變得豐富多樣，立體多元。這一客觀現實就要求服務質量隨之提升。面對客戶的需求，檔案管理單位需要將信息查詢方式和輸入輸出方式進行優化調整，使其更加便捷精準。在提供精準的目錄檢索等基礎服務之外，還需要提供視覺、聽覺、觸覺等復雜的信息查詢與輸入輸出服務，讓檔案的查詢和利用過程更加舒適便利。2.信息服務對象豐富多元。檔案管理在以往的社會公眾印象中，主要是服務于行政機構和企事業單位，與普通大眾而言的聯系并不緊密。隨著信息時代的來臨，檔案信息與每個社會成員之間的關系都日益密切，越來越多的人群需要各種各樣的檔案信息服務，這就要求相關單位積極開發各種信息服務窗口的形式和路徑，尤其是“互聯網+”框架下的服務形式與內容，都需要進行主動創新和變革，爭取為更多的人群提供更加豐富多元的服務。

（二）方式方法的變革。1.掌握多種信息技術。信息技術的介入，要求檔案管理工作人員掌握多種實用工具的使用方法。以office、動畫工廠、圖片美化剪輯、微視頻制作等為代表的基本技術成為進入檔案管理工作領域的基本門檻，在此基礎上，一些更為專業的崗位則要求工作人員掌握較為復雜的函數處理軟件、管理小程序的設計應用以及其他相關的技術手段。此外，包括各種信息檢索以及輸入和輸出等應用技術更是工作人員必不可少的基本能力。學而時習之，是完成創新性工作的基本原則，也是努力的主要方向，通過持之以恒的技術學習，實現技術層面和思想層面的突破，才能夠讓創新性服務變為可能[4]。2.逐步探索智能化辦公模式。信息技術的發展，要求檔案管理人員具有全新的工作認知和態度。這種思想認識上的轉變，主要是從信息加工與輸出的“線性”模式轉變到“球形模式”，從“授人以魚”轉變到“授人以漁”的工作變革。所謂線性服務模式，主要是指服務類型和方式較為單一，或者說是一種“被動型服務”，也就是檔案管理單位根據客戶的需求，做出相應的服務，缺少積極主動的推廣服務意識，服務產品局限于“就事論事”和“千人一面”的固定模式，沒有個性化服務的平臺、技術和方案。而球型模式的服務，則是提倡發散性的服務和多樣性的技術、平臺。通過從點到線，由線到面，由面到體的發散性思維去考慮如何為客戶提供多項選擇和服務，讓客戶的體驗變得更加愉悅和便捷，將某個信息點相關的內容，分別以文字、圖片、視頻等方式呈現給客戶，這將是未來努力的方向和工作重心。

四、融合“平衡性”理念支持檔案管理工作健康發展

根據檔案管理工作的資源占有實際情況，設計平衡性和發展性兼顧的工作方式，需要根據“因地制宜”“因時而異”“因事而異”的原則，堅持“主次分明”“詳略得當”“多元服務”的管理方法。

平衡性是生態學理論的基本觀點，主張系統中的每個要素都需要根據系統的運行規則，保持彼此間的動態平衡，這種平衡具有較強的科學性，是在堅持每個要素都能健康存在的前提下，實現穩定發展，逐步擴大系統的規模，延長系統存在的時間，強化系統發展的活力。

檔案管理工作并非常人所認為的那樣，只是機械地將各種信息以文本等形式存放于庫內即可，實際上，高級的檔案管理工作具有一定的“生命力”，也就是存在著“智能化”的發展特征，在客觀條件下會追求實現價值的最優解，即追求服務的質量和效率達到盡可能完美的水準。為了向客戶提供理想的服務，實現系統穩定科學的發展，檔案管理單位就需要在“突出重點，確保質量，兼顧整體，持續發展”的理念下協調各種工作資源，完善工作制度，調整工作方法，讓整個單位的存儲記錄空間、物資設備、技術方法、人員崗位以及流程規范等方面進行平衡性的設計和規劃，避免出現顧此失彼、主次不分、目標不清的問題。

五、堅持“持續性”理念確保檔案信息真實準確

在具體的系統建設中，因為檔案管理工作和其他工作缺乏緊密的工作對接，使檔案管理系統和辦公系統以及其他管理系統之間存在脫節現象。因此，在進行具體的檔案管理系統建設過程中，需要將檔案管理系統和其他系統之間進行有機結合，以此實現相關資源的實時共享。

首先，最重要的是適應社會的需求，抓住機遇，將現代化的生態學理論技術引入檔案管理工作中，推動電子文件與電子檔案一體化的管理進程。當前的檔案信息存儲和輸出形式都逐步轉變為數字化狀態，與以往的紙質檔案以及實物檔案等有著明顯的不同，而將數字化時代之前的各種“歷史檔案”與現在及此后的“未來檔案”之間建立清晰脈絡、具有持續性發展軌跡的信息庫，則是一個極為重要的問題。要避免將檔案信息人為生硬的割裂，或者彼此互不兼容，出現對接困難，應用低效的問題[5]。為了解決這個問題，主要的做法應是嘗試向兩端延伸技術方法和工作理念，充分發揮主觀能動性，探究如何將“過去”“現在”和“將來”不同時期的信息內容和形式進行有機融合，使之成為一個具有持續發展可能的智能化信息工作平臺。

其次，科學合理地進行檔案的管理與排放。由于數字化時代的到來，信息資源以指數級爆發式增長，在為用戶帶來豐富選擇的時候，也帶來了極大的不便。各種信息的篩選和識別變得非常困難，而且大量重復、相似或者無效的信息會占用寶貴的資源空間，造成信息存儲和檢索都面臨著優質資源與劣質資源并存，需要檔案管理單位和客戶投入大量時間和精力去進行選擇應用。為了解決這個問題，檔案管理單位需要對各種信息資源做減法，也就是刪減檔案信息庫庫存，優化質量，將各種非必要的或者低質量的資源進行邊緣化或者摒棄處理，而對于優質資源則進行精細加工，確保存儲、檢索、應用過程提質增效。這樣不僅管理排放更加便捷，社會資源共享也會更加方便。

以生態學理論來指導檔案管理工作，是一種理念，也是一種探索，需要相關人員和單位積極主動探索，充分發揮主觀能動性，大膽嘗試，努力變革，在實踐中積累經驗，檢驗方法，逐步達到改革優化的目的。