數字化環境下醫院圖書管理創新服務探析

文/山東省濱州醫學院附屬醫院 孫迪

一、轉化載體形式，提高利用效率

醫院圖書管理的崗位工作職責主要是面向醫院內部所有醫護人員、行政管理人員提供圖書及各種文獻資料，因此，圖書管理質量與圖書管理員的服務質量直接關系到醫院讀者的閱讀體驗。過去，在數字技術出現之前，醫院圖書主要以實體圖書館的管理模式為主，這種管理模式的圖書閱覽、借閱大多為紙質版的書籍，這些書籍在傳閱過程中極易出現破損或者丟失的情況，進而給圖書管理工作增加了難度。在借閱過程中，圖書需求者與圖書管理員之間需要履行各種復雜的借閱手續，這就耽誤了彼此的寶貴時間。而數字技術出現以后，這一僵局隨即被打破。圖書管理員可以利用數字技術將現有的館藏圖書、文獻等資源直接轉化成為可編輯、可查看、可閱覽的電子版資源，這樣既能夠滿足醫院讀者的閱讀需求，也能夠提升圖書管理效率。首先，圖書管理員可以利用數碼相機、數碼錄像機等專業數碼設備或者掃描設備，來獲取圖書文獻資源，經過數字化處理的紙質版圖書能夠快速轉變成為圖片格式，當這種格式的圖書文獻信息輸入計算機以后，將直接存儲在數據庫當中。其次，圖書管理員可以通過對數字資源的整合、編目、頁面調整等工序對這些圖書文獻信息進行處理，將其轉化成為可以直接閱覽的電子版圖書文獻。最后，圖書資源需求者可以直接登錄數字化圖書管理系統，查詢、閱覽相關的圖書資料。這種新型的圖書管理模式不僅節省了大量的圖書借閱、登記、簽字確認所花費的時間，同時，也給圖書資源需求者提供了更加便捷的服務。

以醫院的外科護士為例，對于一個合格的外科護士來說，除了需要掌握基本的護理學知識外，還需要對病理學、解剖學等知識予以全面了解，這樣才能在護理工作中做出更大的成績。因此，外科護士應當利用平時的業余時間去閱讀一些專業類書籍，汲取更多的知識養分，這樣才能為廣大患者提供更加優質的護理服務。但是，由于護理工作千頭萬緒，在正常的工作時間內，外科護士沒有過多的時間與精力去圖書室閱覽相關的書籍。數字圖書的出現有效解決了這一問題。護士可以利用平時的休息時間，直接借助智能手機這一載體，登錄數字圖書館，在進入系統之后，可以在搜索框內直接鍵入《病理學基礎》《解剖學圖譜》《三基護士分冊》《護理操作基本流程》等專業書籍名目。也可以通過收藏與轉存的方式，將平時閱讀量較大的書籍統一存儲在個人文檔中，這樣既方便了調閱，也能夠節省大量的圖書查詢時間。例如，外科護士需要閱覽《病理學基礎》，在以往的閱覽過程中，護士已經將這本書籍存入個人文檔，在登錄系統界面之后，護士可以直接點擊收藏夾進入圖書閱覽界面。由于系統本身具有強大的記憶功能，因此，護士可以直接跳轉至上一次閱覽的書籍頁面，這樣一來，便節省了上下翻頁所花費的時間[1]。

由此可以看出，醫院圖書管理員提升服務質量的一個先決條件是給圖書需求者提供更加便捷的閱讀體驗。因此，在數字化背景下，醫院圖書管理員需要認真做好以下三件事：第一，及時將庫存紙質圖書轉化成為電子圖書。醫院圖書館的館藏圖書并不是一成不變的，隨著醫院經營規模的擴大，醫學專業類圖書與文獻資源也將越來越多，如果圖書管理員不及時予以錄入，那么，積壓的工作量也將越來越多，會對讀者的閱讀體驗產生諸多不利影響。第二，在圖書轉錄過程中，應當嚴格遵照書頁的錄入順序進行轉錄，并將每一冊館藏圖書做好“分類號與索書號”等顯著標識，這樣更易于查找。圖書管理員應當對分類號進行反復核對，以避免和其他不同類的書籍混淆在一起。第三，數字化背景下，醫院讀者希望得到更加人性化的服務，特別是在圖書借閱的過程中，許多讀者對煩瑣的借閱流程產生了諸多負面情緒，為了切實解決這一問題，圖書管理員需要及時對圖書數字系統的審批程度進行優化，在實現資源共享的同時，能夠最大限度地簡化審批手續，進而為圖書借閱者節省更多的時間。通過這些方法的有效實施，醫院圖書數字化管理進程也將快速推進。

二、基于讀者需求，提供個性化服務

醫院在職人員眾多，醫護人員、管理人員、行政人員對圖書文獻的需求方向存在著明顯差異，這種讀者群體過于分散的情況也增加了圖書管理難度，圖書管理員的服務方向、服務方式也很難確定。在這種情況下，圖書管理員應當對現有的數字圖書管理系統的“讀者管理功能模塊”進行優化與升級。首先，在登錄讀者管理模塊以后，需要填入讀者姓名，讀者姓名必須為實名制，這樣可以避免一些外部人員登錄醫院內部的圖書管理系統。在姓名信息與登錄密碼錄入完畢后，讀者能夠直接進入到圖書的查詢界面或者閱覽界面。其次，圖書管理員作為圖書管理系統的后臺操作人員，當讀者進入系統之后，便可以直接識別出讀者的相關信息。但是，通過這一系統也只能獲取讀者的姓名、科室等一些基礎信息，無法反映出廣大讀者的圖書需求信息。例如，行政管理人員熱衷于哪一類書籍，外科醫生熱衷于哪一類書籍、內科護士熱衷于哪一類書籍等，在這種信息不全的情況下，圖書管理員只能憑借自身的工作經驗，對資源庫當中的圖書資源進行適當調整與增補，而這種方法只能暫時滿足讀者的基本需求，無法促進圖書管理工作的良性發展。因此，圖書管理員應當對“讀者管理功能模塊”中的相關操作程序進行改進，并在模塊當中添加讀者需求信息的內容，讀者可以結合個人的閱讀習慣、崗位工作職責，將個人的閱讀方向、閱讀書籍的范圍錄入到系統當中，當圖書管理員獲取了這些具有高度參考價值的信息之后，可以對館藏圖書進行合理調整，以滿足不同崗位、不同工作角色的讀者群體的閱讀需求。

以神經外科醫生為例，神經外科主要通過外科手術的方法治療人的神經系統疾病，這其中包括中樞和周緣，即大腦、脊髓、周緣神經的各種病變，也包括各種外傷、腫瘤、癲癇、帕金森等疾病。從這一點可以看出，神經外科醫生需要具備較強的專業能力，才能勝任這一職位。而對于神經外科醫生來說，對專業書籍的要求是極為嚴格的，因此，這一科室的醫生在查詢和閱覽圖書文獻時，往往會將個人對圖書文獻的需求方向撰寫得更為詳細。有的醫生在讀者管理模塊當中標注了以下信息：臨床指導性強、彩色插圖清晰易懂、近期更新的理論和技術等。當圖書管理員瀏覽到這些需求信息之后，將在系統當中直接向神經外科醫生推薦2015 年最新出版的《王忠誠神經外科學》，這本典籍的編寫人是我國神經外科事業的開拓者之一，并歷任中國工程院院士，他所編撰的神經外科學的專業書籍，受到了廣大外科醫生的熱捧，而之所以向神經外科推薦2015 年的圖書版本，其主要原因是由于圖書管理員已經明確了外科醫生的需求方向，2015 年版的圖書當中加入了大量的彩色插圖，并且這些插圖多為照片圖，最為關鍵的是這一版本的圖書具有較強的臨床指導性，能夠對外科醫生的從業行為進行指導。在圖書管理員的推介下，神經外科醫生既可以閱覽到最新版本的圖書，同時，也能夠節省大量的圖書查詢時間。

數字化背景下，醫院圖書需求者希望得到更為便捷、更為高效、更為人性化的服務，在讀者群體眼中，節省時間與節省精力是兩個極為重要的關注要素，而圖書管理員恰恰可以抓住這兩個關鍵點，對現有的服務理念與服務模式進行創新，以滿足不同讀者群體的個性化閱讀需求。另外，隨著網絡通信技術的日漸成熟，圖書管理員也可以借助方便快捷的移動通信軟件與醫院讀者建立起緊密的關系。對于工作量大、業務繁忙的部門或者科室，圖書管理員可以利用移動通信軟件來征求讀者的意見與建議，采納一些對圖書管理工作有所裨益的合理化建議。例如，有的讀者反映圖書資源的查詢渠道過于單一，查詢方法過于煩瑣，針對這種情況，圖書管理員首先需要對數字化圖書管理系統的各項功能進行驗證和調試，然后根據各項功能的使用效果來評定圖書資源查詢系統是否存在讀者所反映的問題。當確定讀者的反饋信息屬實以后，圖書管理員可以聯合專業技術人員對圖書管理系統的查詢功能模塊進行優化和改進。最為明顯的改進成果是在模塊當中添加了智能化的關鍵詞識別系統，當這一系統啟動以后，能夠自動識別與記錄讀者的查詢信息，讀者在下一次查詢相關的圖書資源時，只要將鼠標鍵放置在搜索框中，搜索框的下拉菜單便可以快速彈出上一次的圖書瀏覽界面，這時，讀者可以針對性地選擇個人所需的圖書名目。

三、完善檢索功能，提供便捷服務

數字化圖書管理系統建立以后，醫院讀者在檢索圖書文獻資源時，既節省了大量的時間，又提高了圖書查詢的精準性，讀者可以在短時間內便查找到個人所需的專業書籍。但是，由于醫院內部科室眾多，每一個科室對圖書文獻的需求量并沒有統一的標準，在這種情況下，常常出現“多人同借一本書”的情況。雖然數字化圖書管理系統中存儲了電子版圖書資源，但是，有些讀者更加熱衷于閱覽紙質版書籍，因此，在多個讀者同時借閱相關的圖書文獻資源時，往往很難獲取紙質版圖書，進而無法滿足讀者的閱讀需求。針對這種情況，圖書管理員應當對數字化圖書管理系統的檢索功能進行升級改進，使讀者的閱覽需求得到滿足。經過升級改造以后的檢索功能模塊，在具備人性化檢索功能的同時，專門增加了紙質版圖書資源具體去向的功能。當讀者在檢索框內輸入圖書文獻名目的關鍵詞以后，檢索框內會直接出現與關鍵詞相對應的書目，如果讀者所需要的圖書文獻處于“借走”狀態，那么，檢索框的下拉明細中會直接顯示圖書的去向。讀者可以根據這一信息直接找到圖書借閱人，這樣既緩解了圖書管理員的工作壓力，讀者也能夠及時借閱到相關的圖書資源。

以醫院的藥劑師這一崗位為例，由于多數藥劑師已經熟練掌握了藥物的發展史與基本的藥理學知識，因此，在日常生活中，對藥物學書籍的需求大多集中在一些專業的或帶有學術性特點的書籍文獻。在這種情況下，醫院的圖書管理系統中所存儲的《藥物簡史》《藥物史話》等藥物學入門級圖書的使用率相對較低，而一些專業性較強的《朗戴爾藥理學》《古德曼吉爾曼治療學的藥物學基礎》等圖書則異常搶手。在藥劑師檢索這一類型的圖書資源時，常常出現“一書難求”的情況，這時，藥劑師完全可以通過系統的檢索模塊來確定紙質版圖書的去向，當獲取了圖書去向信息后，可以和借閱人進行溝通協商，盡快獲取紙質版圖書。另外，在數字化圖書管理系統的檢索模塊中，還會顯示出紙質版圖書的借閱與歸還時間，相比于傳統手工記錄的方法，這種智慧型的記錄方法更為實用、便捷。首先，讀者如果對某一類紙質版書籍提出了借閱需求，那么，可以直接登錄圖書管理系統查看這本圖書的借閱狀態，如果圖書已經借出，檢索框的下拉菜單會直接顯示該圖書的歸還時間，在不影響正常工作的情況下，讀者可以在歸還期限內耐心等待。當借閱者歸還圖書以后，讀者能夠第一時間得到該圖書的借閱權，這種事先預知的方法，對圖書利用率的提升大有幫助。其次，數字化圖書管理系統能夠清晰地反映出讀者的借閱用途，在檢索框的下拉菜單中，將明確某一類圖書是用于臨床醫學研究還是用于科研攻關或是教學等用途，讀者通過對這些詳細信息的分析，能夠準確判定出哪一類圖書更具參考價值與實用價值，然后可以將關注焦點向此類書籍轉移。這樣既可以快速提升個人的專業水準，也能夠進一步拓寬知識視野[2]。

由此可見，數字化圖書管理系統強大的檢索功能，為醫院讀者與圖書管理員雙方提供了便捷的服務：第一，幫助讀者第一時間確定紙質版圖書的去向。這一功能優勢使讀者的閱讀需求得到滿足，最為關鍵的是，圖書管理員無須親自操作，便可以滿足讀者的檢索、查詢與閱讀訴求，使圖書管理工作量得到大大減輕。第二，系統操作簡單。讀者可以自行完成圖書資源的檢索、查詢、借閱、歸還等操作內容，而且每一種操作模式簡單易懂，這種“傻瓜式”的操作模式不僅使讀者收獲了最佳的閱讀體驗，也使圖書資源的使用率大幅增長。第三，與傳統的圖書管理模式相比，數字化管理模式使得圖書管理員的服務進一步優化。一方面，檢索系統的自動記憶功能，可以收集和獲取大量讀者的圖書閱讀需求，當同一讀者再次登錄系統之后，檢索功能模塊將自動識別出這些需求信息，進而可以向讀者推介一些最新發布的圖書文獻資源，這一智能化的管理模式對激發廣大讀者的閱讀興趣，提升管理員自身的專業技能水平都將起到積極的促動作用。

四、結語

數字化環境下，醫院圖書管理模式也逐步向著便捷化、高效化、智能化方向轉變，尤其在服務醫院的廣大讀者時，數字圖書管理系統為讀者提供了更加人性化的服務。基于這一理念，圖書管理員應當在原有數字化圖書管理系統的基礎上，不斷對系統內部各項功能模塊進行升級與改造，并逐步理順紙質版與電子版圖書的管理脈絡、優化圖書資源的管理流程、創新圖書管理的服務機制，使醫院內部的各種圖書文獻資源實現最大利用率。