論紀檢監(jiān)察檔案信息化建設

文/遼寧大學 王萌

在國內(nèi)反腐倡廉的重要局面下，紀檢監(jiān)察工作逐漸超負荷，嚴懲腐敗的同時形成了大量的檔案材料，作為查處各種違紀案件過程中形成的真實記錄，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于當下的紀檢監(jiān)察檔案管理工作。習近平總書記在2018 年召開的全國網(wǎng)絡安全和信息化工作會議上強調(diào)“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機遇。我們必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機遇。”[1]作為專門監(jiān)督權(quán)力運行的機關(guān)，要想有效提高紀檢監(jiān)察機關(guān)整體的工作水平和監(jiān)督效率，保障反腐工作的高質(zhì)量完成，勢必要借助大數(shù)據(jù)和人工智能，充分發(fā)展紀檢監(jiān)察新模式。檔案作為開展紀檢監(jiān)察工作的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，利用信息技術(shù)科學管理檔案將成為推動紀檢監(jiān)察工作的關(guān)鍵一步。

一、紀檢監(jiān)察檔案信息化建設的法理基礎(chǔ)

（一）貫徹落實黨中央對紀檢監(jiān)察工作的指示。推進檔案信息化建設是實現(xiàn)紀檢監(jiān)察工作現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必然要求。2020 年新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）規(guī)定，“檔案館和機關(guān)、團體、企事業(yè)單位以及其他組織應加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。”[2]隨后《關(guān)于加強新時代檢察機關(guān)法律監(jiān)督工作的意見》中要求“加強檢察機關(guān)信息化、智能化建設，運用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)推進公安機關(guān)、檢察機關(guān)、審判機關(guān)、司法行政機關(guān)等跨部門大數(shù)據(jù)協(xié)同辦案”，以支持和保障檢察機關(guān)的法律監(jiān)督工作[3]。檔案作為紀檢監(jiān)察工作的原始記錄和重要證據(jù)，應當結(jié)合其政治性、專業(yè)性、保密性等特點，率先開展信息化建設工作，將信息化建設作為重要的檔案工作現(xiàn)代化方式，促進檔案工作的數(shù)字轉(zhuǎn)型，讓檔案資料流動起來，發(fā)展智慧檔案，提供智能服務，這也是檔案事業(yè)發(fā)展適應信息時代需要的必然選擇，對促進檔案科學管理、更好地服務于紀檢監(jiān)察各項工作有著重要作用。

（二）檔案信息化建設相關(guān)法規(guī)的協(xié)同保障。檔案材料是開展反腐斗爭的重要基礎(chǔ)，因此在實現(xiàn)檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中形成的電子檔案，對其證據(jù)效力問題應當由現(xiàn)有法律來明確說明，認定效力將直接關(guān)系到其在案件審理過程中證明力的強弱。2018 年《機關(guān)檔案管理規(guī)定》中提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”[4]，隨后《檔案法》中也鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體等組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，在“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的基礎(chǔ)上，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”[5]，意味著電子檔案作為歷史情況的客觀記錄，以國家法律的形式對其效力予以確定，更好地推進紀檢監(jiān)察檔案信息化建設工作。

二、紀檢監(jiān)察檔案信息化建設的必要性

（一）提供廉政風險預警新路徑。傳統(tǒng)的紀檢監(jiān)察一般是在收到署實名反映的信訪件后，才開始問詢核實，工作人員不僅需要接收、傳遞、整理大量信息，信息在管理、傳輸過程中還可能遺失，最重要的是無法對未發(fā)生的反腐敗現(xiàn)象進行干預。而紀檢監(jiān)察工作實現(xiàn)檔案信息化轉(zhuǎn)型后，通過信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的結(jié)合，提高了機關(guān)部門督查分析能力。在分析檔案數(shù)據(jù)時，不再是簡單的數(shù)據(jù)累加和比較，而是通過數(shù)據(jù)挖掘和相關(guān)性分析對紀檢監(jiān)察機關(guān)后臺數(shù)據(jù)進行梳理匯總統(tǒng)計，對其進行分析并預測，實現(xiàn)對領(lǐng)導干部的實時監(jiān)督，對可能出現(xiàn)的廉政風險點進行預測和預判。

（二）推動檔案信息交流共享。以往紀檢監(jiān)察檔案都是采用紙質(zhì)文件記載，因此當各級紀檢監(jiān)察機關(guān)單位之間進行信息交流時，需要提前將紙質(zhì)檔案分類整理好并到指定地點進行會面交流，不僅耗費人力物力財力，紙質(zhì)檔案的不便攜性也使檔案丟失風險增加，降低交流效率。而通過對檔案進行電子化管理，使所有檔案信息通過線上平臺進行遠程操作和無障礙交流，同時實現(xiàn)信息資源在各級機關(guān)單位內(nèi)部的聯(lián)網(wǎng)共享。對于線下會議交流也可以僅通過U 盤、移動硬盤等移動存儲器實現(xiàn)數(shù)據(jù)便攜，在保證信息安全的同時也提高了交流效率。同時，還可以在紀檢監(jiān)察網(wǎng)站上向公眾公開人事任免、工作程序、會議記錄、信息公開年報等信息，加強監(jiān)察機關(guān)與社會群眾之間的交流。

（三）提高監(jiān)察機關(guān)辦案效率。傳統(tǒng)紀檢監(jiān)察檔案管理工作一般采用人工對已有檔案進行管理和維護，信息量大、工作流程復雜紊亂且錯誤率高，降低了檔案的處理效率。因此，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理工作勢必要引入信息化技術(shù)。結(jié)合紀檢監(jiān)察檔案的特點來規(guī)范檔案信息化管理流程，不僅能及時更新保存在工作中形成的各類具有保存價值的紀檢監(jiān)察案件材料，還能利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)協(xié)助辦案人員開展案件辦理工作，提升辦案效率。還可以利用大數(shù)據(jù)整合以往案件檔案分析相關(guān)行為，幫助監(jiān)察部門摸清普遍性規(guī)律，更好的協(xié)助紀檢監(jiān)察機關(guān)工作。

三、紀檢監(jiān)察檔案信息化建設現(xiàn)狀及問題

目前，各省級紀檢監(jiān)察機關(guān)正在逐步加強檔案信息化建設工作。2021 年7 月，為貫徹落實全省紀檢監(jiān)察系統(tǒng)首期大數(shù)據(jù)辦案專題培訓會議精神，不斷推動紀檢監(jiān)察工作與信息化建設的深度融合，錦州市紀檢監(jiān)察機關(guān)引入“大數(shù)據(jù)+”監(jiān)督模式，組建營商環(huán)境“大數(shù)據(jù)”監(jiān)督專班，利用“12345”政務服務平臺、政務服務大廳宣傳板、室外電子屏、微信公眾號等載體拓寬問題線索渠道，積極探索大數(shù)據(jù)監(jiān)督工作的方式方法[6]。此外，還建設了單位門戶網(wǎng)站、智慧辦公系統(tǒng)等數(shù)字化平臺，通過與第三方合作的方式建立檔案管理系統(tǒng)，將部分平臺舉報線索、案件檔案、審批材料等整合為電子檔案，對各類信息進行統(tǒng)一管理，對處置結(jié)果進行跟蹤監(jiān)督，提高紀檢監(jiān)察機關(guān)的辦案效率。

總體來說，錦州紀檢監(jiān)察部門雖然已建成信息網(wǎng)絡平臺，但仍處于檔案信息化建設的起步階段，從當前來看，建設過程中至少存在以下問題：

（一）檔案信息化管理制度不完善。目前紀檢監(jiān)察檔案部門對檔案的整理都是按照1998 年《紀檢監(jiān)察機關(guān)案件檔案管理辦法》實行，該辦法對每一類檔案都規(guī)定了詳細的管理辦法，但都是針對紙質(zhì)檔案，隨著電子檔案的推廣和應用，該方法也暴露出一些不足，對于舉報、信訪、案件調(diào)查報告、處分決定等多種檔案類型都沒有做出明確的收集整理規(guī)定，導致各地各級紀檢監(jiān)察機關(guān)在檔案整理過程中隨意性較大，容易出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，不利于日后各部門間的資源共享。雖然在實際監(jiān)察工作中，存在一些規(guī)章制度可以直接使用，但一部分來源于上級政府的直接部署文件，另一部分是本級政府的自發(fā)制定，兩者之間缺乏協(xié)調(diào)性，因此在具體的操作環(huán)節(jié)中，檔案信息化建設工作必須以更明確、清晰、合理的規(guī)章制度加以引導。

（二）綜合性檔案管理人才短缺。信息化建設的關(guān)鍵不僅是技術(shù)和硬件，還有人才隊伍。信息化時代對檔案的收集、整理、報送、歸檔等工作都是通過計算機完成的，因此檔案管理人員不僅需要對電子檔案進行規(guī)范管理，還要對網(wǎng)絡安全防護知識有所了解，以確保電子檔案的安全性。但從目前檔案管理隊伍建設情況來看，能利用信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析的人才少之又少，還有部分干部以有長期工作經(jīng)驗為借口不愿接觸學習信息技術(shù)，“不會用、不想用計算機”等傳統(tǒng)思想根深蒂固，抵制信息技術(shù)手段應用到工作中，因此即使有再多的檔案信息數(shù)據(jù)也很難體現(xiàn)價值，最終導致信息技術(shù)在檔案管理工作中應用效果不佳。

（三）軟硬件設施配備不足。檔案工作若要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，需要存儲大量檔案信息，建立不同類型的數(shù)據(jù)庫，因此需要配備先進的數(shù)字化設備和網(wǎng)絡基礎(chǔ)設施。目前部分紀檢監(jiān)察機關(guān)比如市級以下尤其是一些貧困邊緣地區(qū)的市縣財政經(jīng)費的來源較少，導致現(xiàn)代化設備不足、計算機相對老化無法及時更新?lián)Q代等問題，容易受到病毒侵入，造成檔案信息泄漏。除此之外，部分單位還缺乏專業(yè)的紀檢監(jiān)察檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)電子檔案在線查詢、對相似案件檔案調(diào)取分析，導致紀檢監(jiān)察工作進展緩慢。

（四）檔案信息安全存在泄露風險。利用信息化技術(shù)發(fā)展紀檢監(jiān)察工作固然是好，但大數(shù)據(jù)畢竟是一把雙刃劍，信息泄露的風險仍然不能忽視。紀檢監(jiān)察的監(jiān)察對象一般是國家立法機關(guān)、司法機關(guān)、國有企業(yè)、事業(yè)單位等的工作人員，利用信息化技術(shù)對以上公職人員的信息進行收集整理，而這類檔案信息往往具有涉密屬性。同樣，對于案件檔案來說，牽扯范圍廣，保密性強，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡病毒、系統(tǒng)泄漏、黑客攻擊等問題，導致機密信息泄密被盜，可能會加重腐敗現(xiàn)象，造成國家利益的重大損失，影響到國家安全的穩(wěn)定性。

四、如何推動紀檢監(jiān)察檔案信息化建設

（一）健全紀檢監(jiān)察檔案管理機制。為了明確紀檢監(jiān)察檔案信息化建設過程中的責任，全力保障網(wǎng)絡數(shù)據(jù)安全可靠運行，應當優(yōu)化紀檢監(jiān)察檔案工作流程，對不同的檔案類型實行相對應的整理標準，進一步明確其分類大綱，科學劃分檔案類別，對案件分類、立卷主體和原則、歸檔范圍、保管期限等方面作出詳細規(guī)定，具體規(guī)定對檔案整理和信息化建設的要求。明確檔案整理過程中的各項內(nèi)容和環(huán)節(jié)，做好與業(yè)務部門的溝通和協(xié)調(diào)，利用信息化技術(shù)為檔案工作提供有效的技術(shù)支撐，創(chuàng)新檔案管理模式，以滿足紀檢監(jiān)察檔案信息化建設工作的實際需求。只有各級紀檢監(jiān)察檔案部門按照統(tǒng)一管理機制工作，才能避免各地紀檢監(jiān)察檔案信息成為信息孤島，實現(xiàn)資源共享。與此同時，應當根據(jù)信息披露原則健全檔案信息公開機制，針對線上線下不同的服務需求，按類別、層次、時間分別制定公開制度，最大限度地發(fā)揮紀檢監(jiān)察檔案信息的特定服務功能。

（二）建設技術(shù)型檔案管理人才隊伍。根據(jù)《紀檢監(jiān)察機關(guān)案件檔案管理辦法》規(guī)定,紀檢監(jiān)察檔案實行“誰辦案誰立卷原則”[7]，意味著檔案管理人員不僅要具備查辦案件所需的專業(yè)知識，還要掌握檔案管理相關(guān)知識和技能，因此，應當進一步加大對檔案管理人員的培養(yǎng)力度，積極參加省檔案局組織的專業(yè)培訓，包含計算機、網(wǎng)絡技術(shù)、信息工程等方面的內(nèi)容。同時，檔案管理人員要及時更新現(xiàn)代技術(shù)在檔案工作中的應用情況，積極學習全國各地對于信息化建設的先進做法，適應時刻更新發(fā)展的信息技術(shù)，更好地優(yōu)化系統(tǒng)和工作流程，增強檔案信息化管理的適應性發(fā)展。

（三）加大投入改善軟硬件設備。《機關(guān)檔案管理規(guī)定》中提出“機關(guān)檔案部門應當配置獨立的專業(yè)服務器和專用存儲設備，服務器和存儲設備應當滿足高效、可用、可擴展等要求”[8]，因此為了滿足審理部門對案件檔案的查閱需求，應當構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，配備一些可以幫助完成檔案信息錄入、存儲、分析、輸出，同時具備信息存儲量大、安全系數(shù)高等優(yōu)點的存儲設備，這些是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件[9]。在檔案信息化建設前期需要將辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一列入規(guī)劃清單，同時配備服務器、計算機、光盤刻錄機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，并對部分陳舊設備更新?lián)Q代，盡量滿足檔案信息化建設的標準，推動紀檢監(jiān)察工作高效開展。

（四）優(yōu)化紀檢監(jiān)察檔案管理系統(tǒng)。按照紀檢監(jiān)察機關(guān)檔案工作職責和要求，在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)建立檔案借閱電子登記簿，實現(xiàn)電子檔案在線查詢，對檔案往來借閱信息全程跟蹤，實現(xiàn)檔案的資源數(shù)字化、歸檔自動化和管理標準化。在對案卷檔案錄入信息系統(tǒng)時，對案卷標題著錄項增加辦案人姓名、線索編號等關(guān)鍵詞，以便實現(xiàn)檔案信息精準查找。同時健全數(shù)據(jù)安全治理體系，定期優(yōu)化升級軟件，保障信息數(shù)據(jù)安全。從技術(shù)角度出發(fā)，要防范黑客攻擊和病毒入侵，安裝殺毒軟件，開啟信息自動備份，對重要涉密信息采取多種加密方式處理。對內(nèi)要增強保密意識，做好工作人員的權(quán)限分級，防止內(nèi)部人員泄密、篡改。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，紀檢監(jiān)察工作注定要走向信息化建設的道路。檔案資料作為監(jiān)察工作重要的依據(jù)之一，應當率先改變傳統(tǒng)工作模式，利用先進技術(shù)將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成電子檔案，搭建紀檢監(jiān)察檔案信息服務平臺，充分發(fā)揮信息資源的作用。紀檢監(jiān)察檔案信息化建設，要堅持與時俱進，牢固樹立長遠發(fā)展觀念。總之，紀檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案信息化建設可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化，盡快實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案信息的有機結(jié)合，提升資源的共享程度，確保更穩(wěn)定高效地管理檔案，助力國家開展反腐倡廉工作。