重在“心”防 突出“人”管
——論新形勢下的地方高校涉密文件精細化管理

文/臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江莎莎

一、研究背景

習近平總書記指出：“實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢，保證人民安居樂業(yè)，國家安全是頭等大事。” 高校保密工作關(guān)系著國家安全和人民利益，是黨和國家保密事業(yè)的重要組成部分。近年來，地方高校學(xué)術(shù)交流日趨活躍、對外合作日漸頻繁，保密工作成了高校日常的重點任務(wù)。涉密文件管理是保密工作的重要方面，涉密文件涉及國家秘密信息，加強涉密文件管理不僅關(guān)系著地方高校的安全穩(wěn)定發(fā)展，也是響應(yīng)黨和國家在保密工作上的重要舉措。

我國《刑法》規(guī)定，“故意泄露國家絕密文件1 份以上，機密文件2份以上，秘密文件3份以上，或者過失泄露國家絕密1 份以上，機密文件3 份以上，秘密文件4 份以上，即可立案，負相關(guān)刑事責任。”涉密文件管理看似和普通文件管理相似，處理流程包括簽收、保管、傳遞、清退、銷毀、歸檔，但更強調(diào)文件處理的保密性和安全性。一旦某個環(huán)節(jié)發(fā)生失泄密情況，單位和個人都將被嚴肅追責。因此，研究高校涉密文件管理中如何避免發(fā)生失密泄密行為，具有非常重要的現(xiàn)實意義。

二、地方高校涉密文件管理現(xiàn)狀

地方高校涉密文件是指中央、省級、市級黨委政府及相關(guān)部門印發(fā)的密級來文和高校自行印發(fā)的密級文件。地方高校涉密文件有如下特點：一是上級來文為主，涉密發(fā)文極少。地方高校只有派生定密權(quán)，一般情況下不印發(fā)密級文件。二是來文數(shù)量多，類型不一。按照種類分為機密文件、秘密文件，工作秘密文件（包括內(nèi)部文件），目前地方高校不涉及絕密文件。按照來源分為中央級、省級、市級三級文件。近年來，地方高校涉密文件來文數(shù)量大幅上升。三是密件接觸人員較多。涉密文件接觸人員主要是指文件擬辦人員（辦公室主任）、文書（機要秘書）、校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及二級學(xué)院負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門具體經(jīng)辦人員。如一份閱知類文件，文件接觸人員至少11 人。四是密件歸檔數(shù)量大。地方高校按照上級部門要求，2021 年前，每年一次清退上年度中央和省級機密文件，2021 年后，實行兩年一退，其余省級密級文件及市級密級文件由高校根據(jù)工作需要鑒定，自行歸檔或集中銷毀。銷毀密級文件先分管領(lǐng)導(dǎo)審批再雙人監(jiān)銷，銷毀清單報備市級保密管理部門；歸檔密級文件按照保密要求進行歸檔管理。盡管每年清退了大部分密級文件，但密級文件歸檔數(shù)量也相當多，單獨保存在機要室保密柜中。

近年來，地方高校逐步加強了涉密文件管理工作。臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院嚴格落實中央、省委、市委對涉密文件管理有關(guān)要求，把涉密文件管理工作列入學(xué)校重要工作事項，成立了以校黨委書記為組長的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨政辦正式在編人員管理涉密文件，配備機要秘書AB 崗（黨員），每年定期參加保密知識培訓(xùn)。學(xué)校劃定了保密要害部位，設(shè)置了獨立的機要室、閱文室、設(shè)備間，按照“三鐵一器”要求配備了鐵門、鐵窗、報警器，24 小時視頻監(jiān)控、保密柜、密碼柜、涉密電腦、涉密復(fù)印機、涉密打印機、涉密碎紙機、手機屏蔽柜等保密設(shè)備，并粘貼密級標識。黨政辦公室加強了機要室管理，機要人員嚴格按照保密要求使用保密設(shè)備，嚴禁學(xué)校無關(guān)人員進入機要重地。學(xué)校制定出臺了《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密文件保密管理暫行規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密人員管理規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密會議管理規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉外活動保密管理規(guī)定（試行）》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院宣傳報道及信息公開保密管理規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密事件報告和查處辦法》等一系列涉密制度，對涉密文件的簽收與傳遞、閱處與使用、保管與銷毀等關(guān)鍵環(huán)節(jié)實行規(guī)范化嚴格管理。

三、地方高校涉密文件管理隱患

目前全省各地通報多起失泄密案例，如涉密會議文件材料未收回，私人交往中談?wù)撋婷苄畔ⅲ谖⑿拧⒄阏數(shù)入娮油ㄐ跑浖蟼鬟f涉密敏感信息等。絕大多數(shù)失泄密事件的發(fā)生，問題不是出在技術(shù)防護或物資防護層面，而在“人防”層面，根本原因都是出在“人”的問題上。思想上不重視，麻痹大意，導(dǎo)致不知不覺間失密泄密，讓竊密之人乘虛而入，從而造成失泄密的嚴重后果。

對照案例，自查自糾，部分地方高校對涉密文件接觸人員的管理也有流于表面，存在較大的安全隱患。涉密文件管理人員存在工作謹慎度不高，責任心不強，專業(yè)度不夠、人員變動頻繁等問題。涉密文件閱件人員對密件的重要性在思想上還缺乏正確認識，認為“我們地方學(xué)校哪有什么國家秘密可言”“怎么什么文件都定密，內(nèi)容看不出有什么特殊”“涉密文件不丟就行管這么嚴干嘛”“涉密文件只看不摘抄不復(fù)印怎么記得住以后怎么執(zhí)行”，沒有把涉密文件的安全性放到第一位，而只關(guān)心本條線工作能否順利開展，對涉密文件的重要性認識不足。

四、地方高校涉密文件精細化管理對策

涉密文件管理既是一項持久性工作，也是一項防范性工作。正所謂“心不防，防不勝防，心在防，防上加防”，加強對涉密文件接觸人員的管理，把保密意識貫穿于各個環(huán)節(jié)始末，只有從“人”這個根本入手，在走“心”上下功夫，才能做好地方高校涉密文件管理工作。

（一）簽收環(huán)節(jié)。1.專人簽收，認真核查。凡是涉密文件一律由涉密文件管理人員簽收，簽收時認真核對簽收清單和文件是否相符，檢查來件包裝和封口是否牢固、嚴密，文件檔案袋有無破損，及時拆封并清點文件，確認文件份數(shù)、份號、頁數(shù)和來件封面一致后再簽收。[4]涉密文件簽收后第一時間存放于保密柜。2.分類造表，詳細登記。涉密文件一律線下擬辦，涉密文件管理人員填制批辦單，一密一單，批辦單上標識“涉密文件嚴禁拍照、上網(wǎng)、復(fù)制，閱完請及時退還”，強化閱知人員保密意識，做好書面和口頭保密提醒。涉密電腦保管在機要室，專機專用，不與任何網(wǎng)絡(luò)連接，電腦密碼設(shè)置11 個字符以上，每半個月更換一次密碼。[1]涉密文件管理人員制作電子收文登記冊，按來文單位分類登記，可以按照來源登記分為中央密級文件、省級密級文件、市級密級文件，或者按照密級類別登記分為機密文件、秘密文件、內(nèi)部文件。登記內(nèi)容盡可能詳細，包括簽收人員、登記人員、收文編號、收文日期、發(fā)文字號、份號、密級、份數(shù)、發(fā)文單位、文件標題、發(fā)文范圍、清退日期等。對于收文編號，收文量較少的地方高校可以采用總流水編號法登記，收文量較多的地方高校可以采用分類流水編號法登記，如機密級1號件“J001”、秘密級1 號件“M001”、內(nèi)部1 號件“N001”等。

（二）保管環(huán)節(jié)。1.專職管理，強化監(jiān)督。涉密文件管理人員一般由學(xué)校黨政辦公室文書或秘書兼任，基于涉密文件管理工作的特殊性，應(yīng)配備機要秘書，專職管理涉密文件。機要秘書配置A 崗和B 崗，A 崗主負責，B崗機動頂崗，嚴格落實崗位責任，增強涉密文件管理人員責任心。通過保密警示教育、宣傳講座等形式，增強涉密文件接觸人員對涉密文件重要性的認識。每年5 月是國家安全宣傳教育月，組織開展全校師生保密宣傳，學(xué)校大屏幕播放保密宣傳片，提高全校師生保密意識。學(xué)校保密工作委員會及時更新涉密人員數(shù)據(jù)信息，組織涉密人員一年一次簽訂保密承諾書，真正從思想上杜絕麻痹大意，把保密意識強化于心，時刻緊繃“保密防范”弦。學(xué)校每年召開保密工作會議，分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任加強對涉密文件管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對各個工作程序進行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時告誡和提醒，對違反保密制度的行為嚴肅追責。2.制度執(zhí)行，嚴格審批。上至中央《保密法》，下到學(xué)校《保密管理暫行規(guī)定》，以制度為根本，從源頭上抓好制度執(zhí)行力。涉密文件管理人員把各項保密要求熟記于心，不做違反保密規(guī)定的事，真正將保密制度落到實處。學(xué)校各部門或二級學(xué)院閱知人員借閱、復(fù)印涉密文件必須以嚴格標準為前提進行審批，涉密文件管理人員做好借閱、復(fù)印、摘抄臺賬登記。審批單上詳細記錄并簽字，寫清文件名稱、密級、部門、人員、日期、批準領(lǐng)導(dǎo)等信息，以備查詢和明確責任。復(fù)印涉密文件，按照批準份數(shù)復(fù)印，復(fù)印件編號蓋復(fù)印戳，用完即退，復(fù)印件等同原件管理。[2]借閱涉密文件一律在機要室閱知，機要室張貼“機要室閱文守則”，閱文前要求閱文人員仔細閱讀并遵守相關(guān)要求，確需外借文件時不提供原件，統(tǒng)一提供復(fù)印件，復(fù)印件用好之后及時清退回機要室。

（三）傳遞環(huán)節(jié)。1.專人專夾，密不外傳。涉密文件傳閱采用以涉密文件管理人員為中心的輪輻式傳遞方式進行，由專人專夾傳遞文件。涉密文件閱知人員不將文件私傳或交由其他人員代送，以免發(fā)生涉密文件的失控管理。[5]涉密文件傳遞時，統(tǒng)一使用保密局下發(fā)的專用文件夾，以區(qū)別于普通文件，涉密文件管理人員做好文件知悉范圍的可控、在控，分清主次輕重，按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、分工等順序輪流傳遞，不隨意擴大或縮小文件傳閱范圍，禁止無關(guān)人員閱知文件。由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門個人參會帶回的涉密文件或資料，個人不得保存，必須第一時間移交涉密文件管理人員。2.明確時限，及時收回。學(xué)校校領(lǐng)導(dǎo)批辦涉密文件統(tǒng)一在機要室或校領(lǐng)導(dǎo)辦公室進行，其他人員一律在機要室閱辦。涉密文件管理人員對涉密文件的傳遞進行跟蹤，做好流轉(zhuǎn)臺賬登記，寫明文件登記號、份數(shù)、傳遞人、閱件人、閱件地點、遞交時間、退回時間等信息。機要人員核實涉密文件遞交份數(shù)和收回份數(shù)，隨時掌握文件所處位置，確保涉密文件不遺失。閱辦類涉密文件根據(jù)緊急程度，形成“急件急辦、特件特辦”的工作作風，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批示后呈分管領(lǐng)導(dǎo)批示，再業(yè)務(wù)部門辦理，后其他校領(lǐng)導(dǎo)傳閱；傳閱類涉密文件先呈送主要領(lǐng)導(dǎo)批示后分批呈送其他校領(lǐng)導(dǎo)。明確涉密文件閱知時限，辦結(jié)文件以兩個星期為限，傳遞文件以半天為限，上午送中午收，下午送下午收，文件不在外留夜，閱完及時收回到機要室保密柜存放。寒暑假期間密級文件的管理實行“辦件先辦，閱件緩辦”制度，密級文件閱辦件先辦理，其他傳閱件待開學(xué)后由機要秘書統(tǒng)一辦理呈送領(lǐng)導(dǎo)。

（四）清退、銷毀、歸檔環(huán)節(jié)。1.按時清退，規(guī)范銷毀。涉密文件閱辦完畢后，涉密文件管理人員對于需要清退的涉密文件按照清退時間、清退地點、清退要求逐份規(guī)范清退。對于不需要清退的涉密文件，由管理人員進行鑒定，可以分為待清退、待銷毀、待歸檔三類，暫時分區(qū)保管，每季度整理并核查一次。次年年初對這三區(qū)塊的涉密文件進行集中處理，對待清退的涉密文件按照保密局下發(fā)的清退清單逐份核對，造表登記，清退給保密局；對確認沒有保存價值的待銷毀涉密文件，清點仔細，造表登記，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，實行兩人監(jiān)銷。涉密文件接觸人員不隨意處理“機密”“秘密”“內(nèi)部”等標志的文件或資料，不將涉密文件或載有敏感信息的資料作為廢品出售或外流。2.檔案立卷，提高質(zhì)量。依照《高等學(xué)校檔案實體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，涉密文件管理人員對待歸檔涉密文件進行分類立卷、歸檔。涉密文件統(tǒng)一保管在機要室檔案柜內(nèi)，排架規(guī)范、整齊，有規(guī)可循，有目可查。歸檔表格中標注歸檔案卷所在具體位置，方便查找。根據(jù)《保密法》規(guī)定，“國家秘密的密級、保密期限和知悉范圍，應(yīng)當根據(jù)情況變化及時變更。國家秘密的保密期限已滿的，自行解密。”隨著時間的推移，密級會出現(xiàn)一定改變，對照變更目錄，對目錄內(nèi)的涉密文件作升密、降密或解密處理。[3]建立起涉密檔案的動態(tài)管理機制，涉密文件密級到期，不再按照涉密文件管理，按照公開文件管理，做到該保密的保密，該公開的公開，節(jié)省保密資源，提高管理質(zhì)量。

五、結(jié)語

保密工作無小事，直接關(guān)系著國家和人民的利益。涉密文件管理必須始終牢牢把握重在“心”防，突出“人”管這一原則，對各個流程做到精細化管理，才能確保涉密文件的保密性和安全性，才能做好地方高校保密工作。