電網(wǎng)企業(yè)檔案應急服務信息化支撐能力提升研究與實踐研究與實踐

翁 非

(國網(wǎng)福建省電力有限公司,福建 福州 350003)

1 電網(wǎng)企業(yè)檔案應急服務現(xiàn)狀分析

國家電網(wǎng)有限公司(以下簡稱國網(wǎng)公司)從2018年起開展檔案應急服務機制研究,提出“統(tǒng)一建立檔案應急服務機制、提升信息化支撐能力、加強檔案資源開發(fā)利用”的工作思路,組織開展對電網(wǎng)企業(yè)檔案應急服務機制的研究探索及試點實踐,在對國內外檔案支撐突發(fā)事件應急處置工作的調研中發(fā)現(xiàn)以下問題。

1.1 個案化

多數(shù)企業(yè)檔案應急服務工作尚處于個案化狀態(tài),未形成體系。由于突發(fā)事件不定期發(fā)生,具有一定的偶然性,檔案應急服務工作散落在不同地區(qū)、不同企業(yè)、不同時間段,獨立存在,互無關聯(lián),未能實現(xiàn)知識和經驗的積累。

1.2 效率低

目前,檔案應急服務基本靠人工檢索數(shù)字檔案資源。一方面,在海量的企業(yè)檔案信息中,難以第一時間找到準確、有效的信息,提供有價值的檔案信息服務;另一方面,檔案應急服務的信息編輯基本采用人工整理編排,在一定程度上也影響應急服務效率［1-2］。

1.3 被動服務

目前,企業(yè)應急處置工作中大多是相關部門提出檔案查閱要求,檔案部門被動提供檔案利用服務。檔案部門未主動參與突發(fā)事件的事前、事中、事后處置過程［3］。

國網(wǎng)公司在檔案應急服務機制研究與探索的基礎上,積極開展實踐。2019年以來,在多個國網(wǎng)省級公司開展檔案應急服務機制建設［3］。國網(wǎng)福建省電力有限公司(以下簡稱國網(wǎng)福建電力)作為國網(wǎng)公司試點單位,從提升檔案應急服務信息化支撐能力的角度,結合大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等先進技術,研究提升檔案應急服務水平的方法。

2 檔案應急服務信息化支撐能力提升路徑

針對個案化、效率低、被動服務等問題,國網(wǎng)福建電力以臺風突發(fā)事件中電網(wǎng)應急搶修作為主要業(yè)務場景,從系統(tǒng)分析、提高效率、主動服務三個方面開展提升企業(yè)檔案應急服務信息化支撐能力研究。

2.1 通過系統(tǒng)化方式分析個案化事件

提升企業(yè)檔案應急服務能力首先要分析應急服務事件中檔案發(fā)揮的作用。如臺風突發(fā)事件,年發(fā)生次數(shù)、影響范圍、影響程度均不定。以獨立的事件為分析對象難以找到其中規(guī)律,但以多個事件的集合為分析對象則容易開展研究。因此,可將時間軸拉長,以10年為單位,將抗擊臺風應急服務檔案利用情況信息進行系統(tǒng)化管理。同時,不斷積累后續(xù)案例,在大數(shù)據(jù)的基礎上開展分析和研究。

國網(wǎng)福建電力采用國網(wǎng)數(shù)字檔案館系統(tǒng)保存大量檔案利用信息。將歷次臺風應急響應中檔案利用情況組建為一個資源庫,從以下方面開展收集管理、分析研究工作。

2.1.1 確定信息收集的范圍

首先,收集盡量多的臺風信息;其次,收集應對臺風過程中的檔案利用信息;最后,通過分析臺風與檔案利用信息之間的相關度來篩選檔案利用信息。根據(jù)抗臺搶修經驗,確定以時間、空間交匯作為檔案應急服務相關信息的基本篩選依據(jù),在此基礎上進一步優(yōu)化。

2.1.2 確定分析的顆粒度

每個臺風應急事件影響的范圍可能涉及多個地區(qū)、多個單位,因此,必須確定適當?shù)念w粒度,以便于統(tǒng)計分析和研究。根據(jù)臺風登陸地點和路徑特征,結合國網(wǎng)數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)管理方式,確定以區(qū)、縣為單位統(tǒng)計分析相關數(shù)據(jù)。

2.1.3 建立檔案應急資源庫

基于以上兩點,在國網(wǎng)福建電力系統(tǒng)所屬單位歷年的大量檔案利用信息中篩選出與歷次臺風應急服務相關的信息,建立檔案應急資源庫,將散落在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的檔案應急服務信息抽取出來,從檔案利用角度真實展現(xiàn)企業(yè)對應急事件的處置情況。

2.2 通過集中資源提高服務效率

提高檔案應急服務能力應分析檔案利用方式。應急搶修流程一般為接到搶修任務—現(xiàn)場勘查—查閱檔案資料—編制搶修方案—調配物資—實施搶修。遇到突發(fā)事件,檔案部門根據(jù)搶修部門提出的要求查找檔案信息,在檔案數(shù)字化率足夠高的情況下,能通過檔案信息管理系統(tǒng)迅速檢索到需要的圖紙、說明書等各項參數(shù),并在此基礎上制定方案,完成搶修工作。

因此,檔案應急服務可提前做好準備工作,對檔案信息進行篩選、過濾和集中展現(xiàn),以提高服務效率。一方面,預先將相關檔案信息集中展示,縮小檢索范圍,迅速找到有效信息;另一方面,對篩選出的檔案信息進行自動編研,將分散、無序的應急服務信息進行系統(tǒng)化、規(guī)范化處理,便于后期利用。具體可開展以下工作。

2.2.1 建設檔案應急服務模塊

建設專用的檔案應急服務模塊,實現(xiàn)檔案應急服務快速支撐。相關檔案信息應做到歸檔完整、數(shù)據(jù)準確、著錄規(guī)范、數(shù)字化率高。檔案應急服務模塊應能滿足批量導出、遠程交互、移動終端推送、模糊檢索、信息分類等功能,提高信息獲取的便捷性。

2.2.2 形成應急檔案利用專題

在建立檔案應急資源庫的基礎上,利用數(shù)據(jù)篩選和過濾技術,按照特定主題組織編研、提煉,將不同類別突發(fā)事件用到的檔案資源自動匯聚形成不同專題進行集中展現(xiàn)。例如近年抗擊臺風檔案利用專題、抗擊冰災檔案利用專題等,按各個獨立事件細分為子專題。

2.2.3 關聯(lián)相似事件檔案利用痕跡

在形成應急檔案利用專題的基礎上,根據(jù)已知參數(shù)推薦相似事件利用案例,進一步縮小信息范圍,提供更有參考價值的檔案資源。如當預測新臺風將要登陸時,通過臺風登陸地點、風力大小、臺風路徑等基本信息,在應急資源庫中自動展示相似度較高的幾個歷史臺風檔案的應急服務專題作為參考。

2.3 通過預測推薦轉變被動服務模式

當前,檔案利用基本為被動模式,即由使用者提出需求,檔案系統(tǒng)滿足需求。而對于突發(fā)事件來說,預防為主是處置原則之一,在突發(fā)事件未發(fā)生之前防患于未然,做好前期處置的檔案應急服務工作,把檔案信息服務工作向前延伸,提出可利用的檔案信息預測,做到由被動服務轉為主動服務,是檔案應急服務工作的一個突破。

在做好歷史檔案應急服務利用信息匯聚分析的基礎上,通過數(shù)據(jù)挖掘算法開展即將發(fā)生突發(fā)事件利用檔案的預測,如為即將登陸的臺風、降溫可能引發(fā)的冰災等推薦可利用檔案,具體可開展以下工作。

2.3.1 根據(jù)客觀事件特征預測

根據(jù)突發(fā)事件的基本屬性預測可能需要利用的檔案信息。如對于即將登陸的臺風,可根據(jù)預測的登陸地點、風力大小、路徑等信息,整合以往具有類似屬性的臺風登陸前后的檔案信息,形成一個推薦檔案信息包。

2.3.2 根據(jù)主觀歷史經驗預測

參與過應急處置的技術人員和檔案人員能在一定程度上總結出經驗,具備一定的預判能力。可將這部分存在于個人頭腦中的隱性知識顯性化,分析常見的故障,總結出關鍵詞,形成預測檔案經驗庫。關鍵詞包括項目特征方面(如項目的位置)和檔案特征方面(如常用圖紙名稱、常用檔案分類號等)信息。

2.3.3 實時推薦可能利用的檔案

以上兩點相結合,在檔案應急利用信息庫的基礎上,針對即將發(fā)生的某一突發(fā)事件,通過關聯(lián)度算法,形成可利用檔案的推薦信息,幫助應急搶修人員和檔案應急服務人員在事前做好準備。

3 信息化項目架構

國網(wǎng)福建電力開展檔案應急服務中心信息化項目建設,結合系統(tǒng)結構和檔案信息資源流向［3］,將項目分為資源層、處理層、存儲層、展示層4個層次,架構如圖1所示。

圖1 國網(wǎng)福建電力檔案應急服務中心架構

3.1 資源層

資源層是企業(yè)檔案應急服務的基礎資源庫,是做好檔案應急服務的前提。資源層存儲的原始信息包括數(shù)字檔案信息、突發(fā)事件信息和專家經驗庫。

3.1.1 數(shù)字檔案信息

數(shù)字檔案信息包含存儲在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的各單位、各門類檔案信息和歷年檔案利用信息。各門類檔案信息包括目錄信息和電子文件,檔案利用信息包括利用時間、利用人員、檔號等。

3.1.2 突發(fā)事件信息

突發(fā)事件信息包含存儲在應急指揮系統(tǒng)中的突發(fā)事件信息,如近年影響福建省的臺風信息,包括臺風名稱、登陸時間段、級別、登陸地點、臺風路徑;如冰災信息,包括冰災時間段、地區(qū)等。

3.1.3 專家經驗庫

專家經驗庫包含人工上傳的各供電公司、送變電公司等相關單位技術人員和檔案人員提供的發(fā)生故障概率較高的項目屬性和可能需要利用的檔案資料類別,整理形成關鍵詞庫,并可不斷完善。

3.2 處理層

處理層是企業(yè)檔案應急服務的數(shù)據(jù)處理引擎,通過建立特定的規(guī)則和算法,結合大數(shù)據(jù)和人工智能處理技術,實現(xiàn)對資源層海量檔案信息資源的數(shù)字篩選、事件關聯(lián)、專題聚合、關聯(lián)推薦等服務,進一步形成優(yōu)質的應急資源庫,為應急搶修工作提供高效利用服務。

3.2.1 數(shù)據(jù)篩選

結合應急專家工作經驗,分析歷史突發(fā)事件基本特征,以及應急過程中需要利用的檔案數(shù)據(jù)范圍。通過對檔案類型、形成日期、責任部門、主題詞等關鍵信息進行關聯(lián)度維護,形成篩選規(guī)則,篩選建立應急資源庫。結合對歷史應急事件處置過程中檔案人員利用行為的分析,進一步補充、豐富資源庫內容。通過對資源庫文檔的特征屬性進行關聯(lián)度匹配,從檔案資源庫進一步獲取緊密關聯(lián)的其他檔案信息,實現(xiàn)應急資源庫的動態(tài)更新維護。

3.2.2 事件關聯(lián)

結合歷史已發(fā)生突發(fā)事件信息,根據(jù)應急事件類型、發(fā)生時間、發(fā)生地點、關鍵詞特征,建立各類事件關聯(lián)規(guī)則庫,并與應急資源庫文件進行自動關聯(lián),形成事件與相關信息資源的動態(tài)有機整合。

3.2.3 專題聚合

建立典型事件專題,根據(jù)專題類型進行模板化定制,自動生成目錄結構。結合專題欄目聚合規(guī)則,實現(xiàn)對相關資源庫信息的自動分欄目掛接,如事前應急預案、事中應急搶修、事后經驗總結、會議資料、工程項目資料等欄目,進一步形成可高效利用的事件專題,并結合業(yè)務人員對專題資料的利用行為,自動維護熱門數(shù)據(jù)的相關度排序。

3.2.4 關聯(lián)推薦

針對即將發(fā)生的突發(fā)事件,通過突發(fā)事件的事件類型、事件等級、發(fā)生時間、發(fā)生地點,與歷史的事件專題、應急資源庫內容進行關聯(lián)度分析,主動推薦相似的歷史應急事件相關專題內容。進一步根據(jù)突發(fā)事件的基本特征進行適應性遷移,對未來檔案利用需求提出預測,實現(xiàn)由被動服務向主動服務的轉變。

3.3 存儲層

存儲層是集中存儲檔案應急服務資源的信息庫,存儲經過處理層加工后的檔案利用信息。存儲層支持人工維護,可實現(xiàn)檔案應急服務資源的持續(xù)積累,如生成臺風應急資源庫、冰災應急資源庫等檔案應急資源庫。

檔案應急資源庫是對于檔案管理信息系統(tǒng)歷年形成的大量檔案利用信息,通過與突發(fā)事件進行關聯(lián),提取分析、活化應用檔案利用數(shù)據(jù),從檔案角度形成對突發(fā)事件應急處置的素描。如臺風應急資源庫中,包含歷年來國網(wǎng)福建電力系統(tǒng)各單位在抗擊臺風過程中所利用的檔案信息,這些利用信息保存在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中,是抗擊臺風工作中檔案部門發(fā)揮支撐作用的真實記錄。同時,還可以征集在抗擊臺風過程中形成的搶修方案、應急預案等,完善檔案應急服務信息庫,系統(tǒng)保存和積累檔案應急服務相關資源。

3.4 展示層

展示層在存儲層、處理層的數(shù)據(jù)和算法支持下,根據(jù)用戶使用的典型場景展示知識成果,包括展示歷史真實檔案應急利用信息的應急資源利用、應急檔案專題,以及為即將發(fā)生應急事件提供相似事件關聯(lián)推薦、工程檔案推薦。

3.4.1 應急資源利用

在存儲層應急資源庫的基礎上展示以往抗擊臺風過程中檔案資源利用情況,可調整數(shù)據(jù)篩選規(guī)則和事件關聯(lián)規(guī)則,修改相關參數(shù),使應急資源利用更貼近真實利用信息。如臺風應急資源利用的展示內容包括臺風信息、利用檔案單位、利用檔案數(shù)量、項目、案卷、文件級別等具體內容,如圖2所示。臺風事件檔案應急資源庫內容界面如圖3所示。

圖2 臺風事件檔案應急資源利用檢索界面

圖3 臺風事件檔案應急資源利用內容界面

3.4.2 應急檔案專題

在應急資源利用的基礎上,進一步統(tǒng)計利用檔案數(shù)量及項目數(shù)量,分析其中的規(guī)律,并按照特定模板自動形成一個檔案利用專題報告,內容包括利用檔案的數(shù)量、門類、各單位分布、各地區(qū)分布等,對歷史應急檔案利用信息進行定量分析。

3.4.3 相似事件關聯(lián)

通過輸入即將發(fā)生的臺風登陸地點、路徑、等級等信息,關聯(lián)檔案應急資源庫中相關的歷史臺風檔案利用信息,根據(jù)關聯(lián)度算法與歷史臺風比對,關聯(lián)出相似度高的歷史臺風,并根據(jù)相似度高低進行排序。

3.4.4 工程檔案推薦

將相關的歷史臺風處置過程中利用檔案情況作為客觀要素,將應急搶修人員及檔案人員提供的常用檔案應急信息建立的經驗庫作為主觀要素,二者結合作為推薦信息的基礎庫。根據(jù)臺風預報中的路徑信息和等級,匹配受影響范圍內的變電站、線路等情況,并預測可能利用到的檔案信息,根據(jù)關聯(lián)度確定優(yōu)先推薦順序,進一步形成檔案專業(yè)應急服務預案。

4 結束語

提升信息化支撐能力對于提高企業(yè)檔案應急服務水平具有重要意義。本文基于企業(yè)檔案應急服務工作個案化、效率低、被動服務的現(xiàn)狀,提出系統(tǒng)化分析、集中資源和預測推薦的工作思路并開展探索實踐,針對海量檔案利用信息進行大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘,研究實現(xiàn)檔案主動服務的方式。但企業(yè)檔案應急服務信息化支撐能力提升的數(shù)字化轉型和智慧化利用是個復雜的工程,還需進一步提升和完善。