新醫改背景下醫院檔案管理工作的發展對策

文/吉林省大安市第一人民醫院 冷雪華

新醫改作為我國現行的醫療管理政策，對推進基本醫療制度保障建設、破除公立醫院逐利機制等方面有著積極意義。首先，從人民群眾的角度來看，新醫改的推行切實解決了人民群眾看病難、看病貴的問題。其次，從醫藥行業的角度來看，新醫改也驅使著醫藥行業的不斷改革、完善與升級，切實提高了行業的核心競爭能力。最后，從醫院經營的角度來講，新醫改也在推動著醫院經營性質向著公益性的方向轉變[1]。由此可見，隨著新醫改政策的落地推行，基于新醫改背景下的醫院檔案管理工作也應做到管理水平和質量的雙向提升。因此，本文基于新醫改背景，依托筆者的實際工作經驗，探究分析新醫改背景下大安市第一人民醫院檔案工作的進行情況，明確現存問題，提出針對策略。

一、新醫改背景下大安市第一人民醫院檔案工作的現存問題

大安市第一人民醫院位于吉林省白城市白北街七號，是全市最大的一所綜合性醫院。現有職工387 人，包括高、中級衛生技術人員313 人，承擔著全市43 萬人口以及臨縣部分鄉鎮的醫療保健任務。該醫院于2017 年上線了檔案管理系統，并將檔案類型分為了文書檔案、科研檔案、人事檔案、設施檔案、財務檔案等幾大類別，并在原有數字檔案的基礎上，不斷促進現有文書檔案的數字化，現已完成近20 萬頁文書檔案的掃描工作，進一步豐富了院內檔案資源體系。但通過筆者實地調研，新醫改背景下大安市第一人民醫院的檔案管理工作中仍存在一些問題。

（一）檔案管理意識稍顯不足。從當前大安市第一人民醫院檔案管理工作的進行情況來看，雖然醫院內從事檔案管理工作的職工對檔案工作有著較為充分的認知，但醫院的高層管理者與院內其他科室職員對醫院檔案的管理意識卻稍顯薄弱。一方面，從醫院高層管理者的角度來看，大安市第一人民醫院是于1947 創立的公立醫院，但在2013 年年初，該醫院才首次成立了以院領導帶頭的醫院檔案管理委員會。并且，委員會在檔案室建設中，僅整合了各職能部門的檔案內容，對于檔案管理工作的重視程度較輕，投入資金較少，檔案工作嚴重缺少相關資金預算的支撐，造成部分管理工作無法順利開展，綜上可看出醫院高層管理者檔案管理意識稍顯不足。另一方面，從院內其他科室職員的角度來看，每個科室在年度工作總結中，都會形成與自己科室緊密相關的檔案資料，筆者通過實地勘察，發現各科室職員在檔案保存方面，對于醫院下發的紅頭文件、規章制度等檔案信息的保管較為健全，但對于部分與實際工作相關的檔案資料則只是簡單存放。并且，由于該類材料種類多、數量大，在檔案后期整理成冊時數據資料常有遺失情況發生，檔案自有價值未得到充分發揮。

（二）檔案管理制度較不完善。大安市第一人民醫院現行的檔案管理制度如下表1所示。

表1 大安市第一人民醫院檔案管理制度匯總

從表1 中可以看出，該醫院在檔案管理制度中，雖做到了各科室檔案管理的全面覆蓋，但仍存在以下兩點問題：1.醫院檔案管理制度更新不及時。基于新醫改各類政策對醫院各類工作信息化的實際要求，大安市第一人民醫院在修訂檔案管理制度時，僅僅精細化了基礎檔案管理的制度內容，如檔案保管與利用、檔案鑒定與銷毀等，卻忽略了檔案信息化的改革內容，導致管理制度滯后。2.醫院檔案管理制度缺失了質量監督環節。從對現階段大安市第一人民醫院檔案管理制度的分類匯總可以發現，雖然檔案制度內容做到了對院內檔案工作的全范圍覆蓋，但是卻缺失了與檔案管理工作質量相關的監督制度，導致在日常檔案管理工作中常出現因上交不及時而遺失檔案的問題，且檔案管理負責人不清晰，責任認定較難進行，造成檔案管理工作效果無法達到預計目標。

（三）檔案管理信息化建設不足。當前，大安市第一人民醫院在檔案管理工作中也呈現出了檔案管理信息化建設不足的情況。究其原因，可概括為以下兩點：第一，醫院對檔案管理信息化建設的資金投入與技術支持較為不足，導致與檔案管理信息化建設工作相關的硬件設備配套較不完善，影響了信息化建設進程。雖然當前大安市第一人民醫院已經具備了較多的信息化管理設備，如辦公自動化系統、院內局域網建設等，但對檔案管理信息化建設的資金投入卻略顯疲態，并且隨著醫院工作量的日益加大，檔案的數量和種類也在逐年上升，檔案管理工作量大幅度增長，不利于檔案管理工作的高效開展。第二，醫院現行的檔案管理制度中缺少了與信息化建設相關的條例，造成檔案管理工作信息化建設缺少了相應的制度支撐，導致了檔案管理工作信息化建設稍顯不足。例如，由于信息化建設制度的缺失，院內各科室檔案管理信息化改革缺少了條例章程，導致檔案信息化改革難以推動，最終出現了檔案管理信息化建設不足的局面，制約了醫院各項業務的正常開展。

二、新醫改背景下醫院檔案管理工作的發展策略

新醫改背景下，如何做好檔案管理工作對醫院發展有著重要意義。通過對大安市第一人民醫院檔案管理工作的現存問題探討，為更好地讓檔案管理工作為新醫改背景下的醫院服務，可以從以下幾個方面對檔案管理工作進行改進與完善。

（一）提高全院醫院檔案管理意識。基于大安市第一人民醫院檔案管理工作的實際情況可以發現，當前大安市第一人民醫院人員檔案管理工作質量難以提升的原因之一是檔案管理意識不足。因此，新醫改背景下醫院檔案管理工作的優化，可從以下兩方面出發，增強醫院對檔案管理工作的重視度。

一方面，增強醫院各級領導對檔案管理工作的重視度。首先，在醫院檔案工作落地實施前，需向院內管理層普及檔案管理的工作內容與相關政策。講解內容應包含新《中華人民共和國檔案法》的政策講解、檔案工作對醫院可產生的影響等。尤其對新《中華人民共和國檔案法》的補充內容與縮減內容要加以重視，院內領導了解現階段檔案管理工作的發展現狀后，能為后期各類檔案管理決策給予針對性的思想引導，助力檔案管理工作可持續發展[2]。其次，需加強院內領導對新醫改政策的學習力度，讓其明確檔案管理工作與新醫改之間的緊密聯系，落實新醫改對醫院的政策影響，進而加強管理層對檔案工作的重視度，形成深厚的檔案管理意識。另一方面，需提高院內職員的檔案管理意識。可由院內檔案管理部門帶頭，對院內各個科室進行充分的檔案管理信息考察，了解醫院各科室對檔案的重視程度。并在調研結果的基礎上，利用多媒體設備，采取案例講述、理論講解等方式，向各科室職員傳達醫院檔案管理工作的重要性，使其認識到醫院檔案資料的價值，完善自身在檔案工作中的不足。尤其在針對醫療檔案重要性的宣導上，更要采取多樣化的宣傳方式，如定期評比優秀病例檔案記錄、舉辦醫療檔案電子展等，促使各科室職工對醫院檔案正確認知，助力醫院檔案管理工作的高效開展[3]。

（二）健全當前醫院檔案管理制度。在當前大安市第一人民醫院的檔案管理工作中，檔案管理制度不完善已成為制約醫院檔案管理質量提升的主要因素。因此，基于新醫改背景，各醫院在優化檔案管理工作中更應從健全醫院檔案管理制度入手，通過明確的條例規定，明晰各業務階段的檔案管理章程，保證院內各項醫療工作與行政工作的穩步進行。一方面，基于院內檔案管理制度更新不及時的情況，醫院檔案管理制度需做到與時俱進，將新《中華人民共和國檔案法》的政策內容和新醫改的要求與管理制度有機結合。通過參考新《中華人民共和國檔案法》中新增設的第五章《檔案信息化建設》與第六章《監督檢查》的內容，確保院內檔案制度規范與法規要求全面統一，保證檔案管理工作依法進行。同時，醫院檔案管理也要全面響應新醫改的政策要求，如醫療信息公開化、制度信息合理化等，推動檔案制度向著全面化的方向前進[4]。另一方面，醫院檔案管理制度要重點突出監督管理制度，保證院內各醫療檔案資料與行政檔案資料的有效收集與利用、檔案信息化建設等情況得到嚴格監督檢查，實現檔案管理職責的有效落地。首先，檔案監督管理制度應明確檔案管理工作中各部門的實際職責，如檔案管理部門職員負責匯總醫院內所有檔案資料的收集匯總、各科室職員負責本科室內部檔案的統一管理等，若出現檔案資料遺失或泄露的情況，應確保責任到人[5]。其次，需制定科學合理的檔案管理績效評價標準，既能規范科室統一檔案的工作內容，也能透明化院內各科室檔案管理工作的實際進行情況，保證檔案工作的有序可查。例如，可將當前醫院各科室檔案管理工作的實際進行情況分為制度管理與檔案利用兩部分。制度管理是指各科室內部是否建立了檔案管理的基本制度，檔案利用是指科室是否對檔案資料進行了自主的內容分析，實現檔案內容的再次升級。由檔案管理人員組成績效評價小組，完成對院內各科室檔案管理工作實際進行情況的客觀性評價，實現醫院檔案管理工作質量的有效提升[6]。

（三）推動醫院檔案管理信息化建設。伴隨著新一代信息技術在檔案工作中的應用，新醫改背景下醫院檔案管理工作的發展策略也應加強醫院檔案管理信息化建設，實現對電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案資源的保護利用，充分整合院內數字檔案資源，為發揮檔案價值提供優質的信息管理平臺[7]。首先，醫院應加快電子檔案的建設步伐，做到以電子病例為檔案核心，推動醫院檔案信息化建設。在實踐過程中，可通過加大對檔案管理設施資金投入的措施，為檔案管理工作增設高速掃描儀、高拍儀、平板掃描儀等信息設備，同時依據院內檔案管理工作的實際情況，制定科學的分配制度與合理的用款計劃，為檔案信息建設提供充足的資金支持，豐富院內電子檔案數據[8]。其次，結合醫院日常業務的特殊性，檔案管理信息化建設也應充分依托5G 技術與互聯網平臺，構建醫院檔案信息檔案管理平臺，促進檔案間的信息交流，為檔案資源共享利用提供實踐平臺。因此，醫院檔案信息管理平臺應由醫療信息管理系統、電子病歷儲存系統、醫療保險保障系統等院內現存管理系統共同組成，并通過配備專業的計算機設備與固定的通信網絡，使設備與醫院內網相連接，以此實時獲取醫院日常工作中檔案信息數據，并將數據上傳到信息管理平臺中。同時，為加強檔案信息管理平臺與自動化辦公系統間的聯系，醫院可在管理平臺中增設檔案資料查詢功能，使得院內各科室職工都可在使用醫院內網的前提下，利用檔案信息管理平臺，檢索醫院內部電子檔案信息，高效應用現有的檔案數字資源。最后，醫院檔案信息化建設更應構建信息化的安全體系。第一，通過加強對法律法規的學習，提升院內人員的檔案保密意識；第二，通過建立安全責任機制，確保當檔案資料遺失、泄露時，能做到責任到人，提升檔案管理人員和院內職工的職業道德與責任意識；第三，建立醫院檔案信息隱私保護屏障，積極應用防火墻、網絡隔離等技術，保障院內網絡服務器的信息安全，維持檔案信息化建設工作的有序進行[9]。

三、結語

綜上所述，通過對大安市第一人民醫院檔案管理工作實踐進行研究可以發現，新醫改背景下醫院檔案管理工作中仍存在檔案管理意識不足、檔案管理制度不完善等問題，影響著檔案管理工作效果。為進一步優化醫院檔案管理工作模式，各醫院應在新醫改的政策助力下，基于當前醫院檔案管理工作的現存問題，從提高院內職工檔案管理意識、健全醫院檔案管理制度、推動檔案管理信息化建設三方面出發，促進醫院檔案管理工作的數字化轉型，使檔案管理工作能高效滿足當前醫院各業務階段的實際需求，推動醫院的可持續發展。