新時代事業單位檔案管理中存在問題及困境的應對策略研究

摘 要：新時代，事業單位的檔案管理工作面臨著許多困境和挑戰，如檔案管理缺乏統一規范標準，導致不同機構之間處理檔案的方式和標準存在較大差異，難以有效地比對和合作；檔案數量大、種類多，使得檔案管理的工作量巨大；檔案管理人員素質不高，普遍存在知識結構不夠完善和操作技能不足等問題，難以勝任現代化的檔案管理工作；檔案電子化進程緩慢，很多機構還停留在紙質檔案管理階段，沒有充分利用先進的信息技術手段開展數字化管理。為了解決上述問題，本文從事業單位檔案管理中存在的問題和困境、原因分析以及現實意義三個方面入手，提出應對策略，旨在為事業單位檔案管理工作的開展提供支持和幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；工作制度；信息化建設

隨著我國全面建設社會主義強國的推進，公共事業單位的工作結構和制度也發生了相應的改變和調整。然而，在新時代，公共事業單位中的檔案管理工作仍然面臨著各種問題和困境。在傳統管理思想的影響之下，事業單位的重點在于業務管理，而缺少對于檔案管理工作重要性的認識，造成檔案管理工作相對落后，不能滿足現代化工作方式的要求，導致與時代不匹配的檔案管理工作在新的形勢下仍然存在許多問題。同時，事業單位檔案信息化管理效率和安全性也受到影響。公共事業單位的檔案管理工作涉及各類社會公眾事務、優秀成果以及單位歷史發展等重要信息的記錄，不僅直接關系到機構的正常運轉，也涉及國家文化遺產保護和數字化建設等方面，在某種程度上而言，檔案管理工作的開展對事業單位發展和運行可以起到直接影響作用。因此，我國公共事業單位亟須調整和改革其檔案管理工作，使事業單位快速適應政策變革，實現穩步發展，提高檔案管理水平和效能已經成為當前事業單位檔案管理工作需要重視和探討的課題。例如，在新時代，公共事業單位需要加強檔案數字化建設，以提高檔案整理、查詢和利用的效率以及便利性。同時，還需要拓寬檔案管理的領域，將檔案管理工作與知識產權管理、文化遺產保護等方面緊密結合，以更好地發揮檔案管理的價值。

本文從應對策略的角度出發，研究新時代事業單位檔案管理中存在的問題及困境，并提出相應的解決方案。通過本文的研究探討，旨在為事業單位檔案管理工作的改進和提升提供有益的幫助。

一、事業單位檔案管理工作中的問題和困境

1.檔案管理缺乏統一規范標準

由于事業單位具有較多的組織部門，工作內容也多種多樣，許多事業單位對于其檔案管理的分類沒有規定統一的標準。并且，各個單位在檔案管理中采用的制度、流程以及方式等存在較大的差異，導致檔案管理工作混亂和不規范，造成各單位之間難以比較和借閱檔案，使得檔案的利用價值降低。

2.檔案整理工作難度大

事業單位歷史悠久，文書繁多，其檔案數量大、種類多，檔案整理工作十分煩瑣，同類型的非結構化檔案信息使得傳統的檔案管理系統難以開展有效的儲存和管理。而且，由于檔案保管時間長、保存環境不佳等原因，部分檔案已經出現了損壞、遺失和霉變等情況，導致檔案管理難度加大。

3.檔案保管環境差

檔案保管環境差是事業單位檔案保管中常見的問題之一。首先，由于許多事業單位缺乏專業的檔案保管設施和技術手段，保存檔案的地點溫度高、濕度大，無法對環境展開有效的控制。而長期高溫高濕會導致檔案紙張變黃、變脆或變形，影響文件的閱讀和使用。同時，保存檔案的環境光線過強或不足也會對檔案造成損害，使長時間暴露在陽光下的檔案紙張變質、褪色，嚴重時甚至可能損壞文件本身，而環境光線不足也會影響文件的辨識和查找。其次，保存檔案的環境往往存在著不同程度的空氣污染，如塵埃和細菌等，這些有害物質會附著在文件表面或內部，從而導致檔案質量下降。此外，儲存檔案的設備設施和材料也可能釋放有害物質，進一步加劇了檔案的污染。許多事業單位在檔案儲存設備設施方面缺乏投入，常采用簡單的木質或紙制盒子儲存或使用不當的綁帶或膠帶，也會導致檔案文件損壞，無法保證檔案的長期保存。

4.檔案管理人員素質不高

事業單位的檔案部門缺少檔案人才已經是一個普遍現象。目前，事業單位中檔案管理工作人員的能力和管理水平參差不齊，且部分人員還需要身兼數職，也未接受過專業的培訓，對檔案管理的重要性認識不足，導致在檔案管理工作中沒有遵守科學性和規范性的原則，很容易發生誤操作和丟失檔案等情況，給當前檔案管理工作的規范化以及系統化管理產生嚴重的影響。

5.檔案電子化進程緩慢

隨著信息技術的普及和發展，將檔案數字化處理成為電子檔案已成為事業單位檔案管理的新趨勢。但是，由于數字化轉型需要花費大量的資金和人力、物力，而很多事業單位在這方面缺乏足夠的投入，受到人力、物力以及技術等方面的限制，信息技術的作用并未得到充分發揮，許多事業單位的檔案電子化進程緩慢，甚至停滯。

6.檔案的安全管理

事業單位檔案中部分信息屬于國家機密或商業機密，如經濟賬戶和人事檔案等，而數據安全是國家重要的戰略安全之一。因此，在檔案保管、查閱、借閱和銷毀等保密工作方面必須加強安全管理，防止信息泄露和損失。但是，如果檔案管理人員不了解相關法律法規或者沒有安全保密意識，就可能被泄露檔案中的重要信息，給單位甚至國家造成嚴重損失。

二、事業單位檔案管理工作存在問題及困境的原因分析

1.工作制度缺乏科學性

科學、合理的事業單位檔案管理工作制度是保障檔案管理工作效率的前提。因此，檔案管理工作應該依據規范性和標準化的原則，最大限度地發揮其約束作用，而缺乏相應制度則會造成檔案管理工作不標準、效率低和約束性差的問題。

2.缺乏專業人才

由于事業單位檔案管理需要專業人才展開管理和維護，但很多事業單位在招聘人員時，卻沒有專門招聘檔案管理人員，造成這方面的人才力量比較薄弱，從而導致檔案管理工作難以得到有效開展，檔案管理水平參差不齊。

3.資金缺乏

檔案管理需要投入一定的資金，用于設備更新和檔案數字化建設等方面。但是，很多事業單位的經費都被主要用于其他業務方面，導致檔案管理資金缺乏。

4.檔案保管條件不足

事業單位檔案保管需要具備一定的條件，如安全的儲存環境、適宜的溫濕度等，但由于資金、場地等方面限制，很多單位無法提供良好的檔案保管條件。

5.缺乏科技支持

隨著信息化時代的到來，電子檔案是未來檔案管理工作開展的主要趨勢。但是，很多事業單位的檔案管理制度還是以紙質檔案為主，檔案管理設備設施已經陳舊，無法滿足現代化檔案管理的基本需求。由于缺乏先進的科技支持和專業的數字檔案管理系統，給檔案數字化建設、存儲和檢索等方面帶來了困難。

6.管理體制不完善

有些事業單位對檔案管理的重視程度不夠，在組織機構上也沒有設置專門的檔案管理部門，導致檔案管理工作的責任沒有落實明確，管理責任相對混亂。

三、事業單位檔案管理工作的重要作用

事業單位檔案管理工作對于保護文化遺產、提高管理水平、服務群眾和推進數字化建設等方面具有重要的現實意義，是事業單位開展工作的基礎和保障。

1.保護國家文化遺產

檔案是國家的重要文化遺產，事業單位作為公共機構，負有保護和傳承國家文化遺產的責任。加強檔案管理工作，可以保證檔案的完整性、真實性和可靠性。

2.提高事業單位管理工作質效

檔案是事業單位管理工作的基礎和支撐，對于事業單位各項工作的規范化、透明化和科學化管理具有重要意義。加強檔案管理工作，有利于提高事業單位管理水平，推進工作流程優化和提升工作效率。

3.提供決策依據和服務群眾

檔案是決策和服務的重要依據，通過檔案管理系統可以快速查詢和獲取相關信息，為管理決策和服務群眾提供支持和保障。對于事業單位，如政府部門、學校和醫院等，檔案管理對于決策和服務都有著重要的現實意義。

4.推進數字化建設

要想有效提高檔案管理的效率和便捷性，就要加快數字化檔案的管理。事業單位要積極主動推進數字化建設，促進數字化檔案管理工作在單位的開展和應用。

5.符合社會發展需要

隨著社會的不斷發展，加強檔案管理工作，有利于適應新形勢和新模式下的管理需求，也符合當前社會發展對于檔案管理工作的需要。

四、事業單位檔案管理工作存在問題的應對策略

1.加強人才培養

事業單位可以通過組織培訓和交流學習等方式，加強檔案管理人員的理論知識水平和相應的技能，提高他們工作的積極性和責任感。同時，可以適當拓寬招聘渠道，引入具有相關專業背景的復合型人才。

2.改善檔案保管環境條件

事業單位要根據檔案特點，科學設計保管環境。例如，設置通風設備設施和加裝防潮器等措施，防止惡劣天氣和高溫高濕等環境因素對檔案的影響。此外，還需要定期檢查維護設備設施和消毒清潔存檔區域等，確保檔案存儲具備合格的條件。

3.加快建立數字化檔案管理系統

數字化檔案管理系統能夠快速存儲、檢索以及按需輸送檔案信息。數字化檔案管理系統的推廣和實施需要事業單位根據自身的需要和特點來選擇。

4.做好歷史遺留問題的整改工作

事業單位可以通過對檔案庫存、檔案流轉和檔案利用等環節開展全面排查，發現存在的問題并制定相應整改措施。例如，建立健全檔案借閱制度，規范檔案歸檔和梳理檔案編目等。

5.引導用戶自覺參與

將檔案管理工作納入全員管理的范疇，通過開展專題培訓和宣傳教育等方式，引導用戶了解檔案管理知識，自覺參與檔案管理工作。同時，建設便捷的檔案查詢系統，為用戶提供快速、方便的查詢服務。

總之，事業單位在面對其檔案管理存在的問題和困境時應該主動應對，從人才、環境、科技和制度等方面入手，建立完善的檔案管理機制，提高檔案管理水平和效能。

五、結語

在新時代，事業單位檔案管理面臨著越來越多的問題和挑戰，這些問題不僅涉及管理制度和技術手段等方面，還涉及人才隊伍建設以及文化意識等方面。針對這些問題和困境，需要各級政府和相關機構展開深入調研，并提出有效的應對策略。通過本文的研究和分析，可以看出事業單位檔案管理工作存在不少問題和困境，包括缺乏統一規范、信息化水平不高和檔案保管環境差等問題。這些問題和困境的主要原因有管理制度不健全、人員素質不高和資金投入不足等。事業單位檔案管理工作具有非比尋常的作用，可以有效維護國家利益和公眾利益，確保歷史文化遺產得到保護和傳承。因此，為了解決這些問題和困境，需要采取一系列針對性的應對策略。例如，加強檔案管理制度的建設、完善信息化設備設施、加強人才隊伍建設的同時，增加資金投入等。只有通過這些措施的切實實施，事業單位的檔案管理工作才能步入正軌。

綜上所述，對于事業單位檔案管理工作在當今社會中所產生的問題及困境，我們需要認真對待和深入研究，并采取有效的應對策略，推動事業單位的發展和改革。

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（作者單位：巨野縣醫療保障局）

作者簡介：郭琳（1988—），女，漢族，山東菏澤人，省委黨校研究生，中級檔案館員，研究方向：事業單位檔案、醫保檔案。