事業單位電子檔案管理探析

摘 要：社會不斷發展進步推動技術創新，也促進信息時代的到來，網絡是信息時代發展的重要產物也是信息時代的重要標志。其以靈活、快捷和方便的優勢與人們的生產生活聯系在一起，并推動社會發展。然而，網絡信息在給人們帶來便利的同時，也帶來了一些安全隱患。事業單位電子檔案管理是依托于網絡信息為基礎，探究電子檔案管理對于保障事業單位電子檔案的安全有著重要價值和意義。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；電子檔案；智能化

檔案關系著人們的工作和生活，以往的檔案管理會在真實性方面出現偏差，且其完整性和規范性也會受到人為干擾。推動傳統檔案管理向現代化電子檔案管理方式轉變，直接關系到事業單位公共服務的質量和效率。因此，事業單位需要重視電子檔案管理工作。事業單位在開展電子檔案管理工作期間要確保電子檔案的安全性，這樣才能提高電子檔案管理工作的質量和效率，充分體現電子檔案信息的價值和作用，滿足相關人員的需求，提高事業單位的公共服務質量，促進其健康穩定發展。

一、事業單位電子檔案管理的基本特點

1.電子檔案的信息采集更加智能化

事業單位傳統的檔案主要是以紙質版檔案為主，檔案的采集也是依靠人工來完成的，開展檔案管理工作效率和質量水平并不高。而隨著網絡信息時代的發展，檔案管理和互聯網+充分結合，不僅改變了傳統紙質版檔案管理模式，還對原來紙質檔案重新整理，將其整理成數字化的電子文檔，并對其統一管理。電子檔案的形態主要包括電子版的視頻、音頻和文檔等，通過電子檔案管理系統的應用更好地搜集和挖掘各種信息數據，同時，對檔案信息開展深度分析和處理，進一步提高了電子檔案信息采集的智能化水平。

2.電子檔案的管理更加智能化

事業單位電子檔案管理模式的實施和發展主要是以電子檔案管理平臺為基礎，這種方式的優勢體現在信息采集方面，可以利用電子平臺對所有的電子檔案信息搜集、整理分析、錄入系統、盤點分析和統計處理。另外，查閱檔案時可以結合該檔案在平臺中的類別展開快速搜尋和查閱，提高了檔案管理人員的工作效率。還可以對各個電子檔案信息充分分析挖掘，提高檔案的利用率，并通過電子檔案平臺對這些檔案長久保存。

3.電子檔案的管理服務更加智能化

電子檔案管理工作的開展是以互聯網信息技術為基礎的，為檔案管理工作提供很大的便利性，也使得檔案管理服務效率和質量更高，在實現信息化的同時，也實現了智能化服務。例如，電子檔案管理模式使得檔案的內容更加豐富，并且在檔案對接共享時更加方便地滿足客戶高效溝通交流的需求。另外，電子檔案管理也可以最大限度地實現檔案信息服務的反饋功能，可以對新的檔案信息及時搜集整理，在發生檔案需求時更好地開展相關服務，讓電子檔案管理服務更加智能化。

二、事業單位電子檔案管理工作開展的重要意義

1.提高事業單位行政運轉效率

事業單位電子檔案管理工作打破傳統紙質檔案管理的局限，將互聯網信息技術、大數據技術、云計算技術和檔案管理結合，創新運營和管理的思維模式，提高事業單位檔案管理的效率和質量，也為事業單位的正常運轉提供完善的技術支撐，降低了運轉投入和成本。另外，通過電子檔案管理模式，最大限度地將各項公共資源合理分配使用，提升了公共資源的利用率，各項信息數據資源在處理上更加快捷方便，全面性和精準性更高，減少了人工管理操作中的失誤，也使得社會資源的流轉性更快，人力資源得到大幅節約。

2.提高事業單位信息共享水平

在以往的紙質檔案管理中最大的問題就是傳輸不方便，導致事業單位的檔案信息利用率不充分。而電子檔案管理的運用，可以實現檔案信息實時、遠程和無障礙地流通、傳輸與共享，并且也能避免傳統紙質檔案在共享中丟失和運輸不便等問題。電子檔案管理中的檔案信息傳輸和共享是以先進科學技術為基礎的，電子檔案管理的智能化水平也得到提升。比如，電子檔案可以多次使用，還可以同時傳遞給多人，滿足了多人共同閱覽的需求。此外，電子檔案管理也可以實現多檔案信息合并，提升社會資源利用率和質量，為檔案信息的全面共享提供技術支撐，使得一些信息實現公開，有利于事業單位樹立更好的服務形象，對事業單位的長遠發展起到很好的促進作用。

3.有利于事業單位檔案信息的存儲

電子檔案最為明顯的一個特點就是避免傳統人工檔案管理中低效和易錯的問題。按照我國相關部門制定頒布實施的管理制度和要求對電子檔案管理，將信息技術的作用充分發揮出來，并通過軟件系統的應用管理和控制電子檔案，使電子檔案中的信息存儲更加方便。同時，還能提高檔案信息的存儲量，豐富檔案管理內容，讓更多的檔案更全面地呈現在有需求的人員面前。另外，通過不同形式的電子檔案，如圖片、文字和音頻等形式，使工作更加形象直觀地體現出來，便于事業單位日常工作的開展。

三、事業單位電子檔案管理現存問題

1.缺乏檔案管理專業人才

事業單位電子檔案管理對于專業人才的需求量比較大，對其專業要求也比較高，但是，一些電子檔案管理人員長期采用傳統管理模式，思想觀念仍是傳統管理觀念，現有管理部門中高素質人才和復合型人才欠缺，導致一些管理人員在處理檔案信息時專業性和創新性不足，嚴重影響電子檔案管理的科學性和準確性。還有一些檔案管理人員是從其他部門借調過來的兼職人員，他們不具備相關的檔案管理知識和專業技能，相關的職業培訓也不足。

2.電子檔案管理方法落后，缺乏創新性

目前，很多事業單位已經引入電子檔案管理體系，并在整個事業單位檔案管理中實現了全面性運用，相關的軟硬件設備設施也在逐漸完善。然而，形式化、固定化和單一化的問題仍然存在，如沒有關注管理方式的選擇，也未曾關注管理方式的創新，管理人員在技能培養方面存在欠缺，沒能合理應用檔案管理新系統，導致電子檔案管理系統利用率不足。另外，在電子檔案管理過程中，檔案管理人員常常會采用紙質檔案管理的模式來管理電子檔案，這樣不僅發揮不出電子檔案的優勢和價值，對電子檔案管理效率和質量也無法保障。檔案管理人員對新系統的管理方式學習不足，電子檔案工作開展中人員和新系統沒有得到高效利用。此外，綜合性的電子檔案管理平臺及信息庫建設還不完善。

3.管理制度缺乏靈活性

事業單位的管理規章制度是按照國家相關要求制定，并結合事業單位自身的發展情況適當調整。單一的管理方式是無法適用每一個發展的事業單位，尤其在檔案管理工作開展中更是如此，這就需要事業單位在電子檔案管理制度方面結合自身的情況優化，尋找更為科學、完善的管理制度和規范要求，確保電子檔案管理工作順利開展。然而，在實際工作開展中，事業單位更加關注社會功能，卻忽視了電子檔案管理系統的重要性，相關制度缺乏完善性和靈活性。在不完善的電子檔案管理系統和制度之下，會出現數據收集不完善、管理制度不健全和信息記錄不完整的情況，這些問題對事業單位電子檔案管理順利開展產生了很大影響，無法保障電子檔案管理的質量。

4.電子檔案管理設備設施應用不足

隨著我國科學技術水平的不斷提升，各種先進技術得到了應用和普及，電子檔案管理工作模式也在事業單位中應用，相關設備設施的應用率逐漸提高。但是，很多部門中現代化設備設施的運用仍然不足，相關先進設備和技術的滲透性不足，管理配套設施也存在滯后性，無法將電子檔案管理的優勢和價值發揮出來。

四、事業單位電子檔案管理完善路徑和方法

1.提高事業單位電子檔案管理人員的專業素養和水平

事業單位電子檔案管理仍然離不開人，必須提高事業單位電子檔案管理人員的專業素養和水平。同時，還要培養電子檔案管理人員的職業精神，提升專業管理水平以及對電子檔案平臺的維護能力，確保檔案管理中收集、歸檔等一系列工作的開展。另外，電子檔案管理人員還要調整自己的心態和情緒，在日常工作開展中，要以謙卑的態度學習更多創新性的管理理念和方法，掌握新的管理技能和知識，通過不斷豐富自身的知識體系，提升自身電子檔案專業管理能力和水平，并在工作中保持積極向上的心態和進取意識，實現自身發展。此外，事業單位還需要加強對電子檔案管理人員的培訓指導，可以通過定期或不定期的學習培訓，提高管理人員的專業素養，提高其綜合素質。

2.創新事業單位電子檔案管理方式和方法

事業單位電子檔案管理和傳統檔案管理工作方式和方法有著非常大的區別，在選擇電子檔案管理方法和方式的過程中，需要區別于傳統紙質版的電子檔案管理方式，還要重視提升電子檔案管理質量和水平。事業單位電子檔案管理工作人員要以新的電子檔案管理方法理念為主導，規范電子檔案管理。另外，在電子檔案管理工作中，可能會出現一些檔案被更改或者丟失的問題，要特別注意原始檔案的真實性，如果同時存有紙質版的檔案和電子檔案，可以采用雙軌制的檔案管理方式，將原始的紙質版檔案存檔，確保電子檔案的原始參考依據，提高其安全性。

3.完善事業單位電子檔案管理制度

首先，事業單位領導層人員要以國家制定的事業單位管理制度和政策要求為基礎，結合事業單位自身的發展情況，重視完善檔案管理的信息化建設，此過程要關注電子檔案搜集整理的真實性、完整性和安全性，將電子檔案管理工作室設置在安全系數比較高的位置，以此來避免出現檔案被竊取的風險。同時，事業單位還要加大對電子檔案管理人員身份和權限的監督管理力度，要對每一名檔案管理人員的身份核實登記，并詳細記錄管理人員的工作崗位和工作時間等，實施崗位責任制，采取“誰在崗，誰負責”的管理制度，利用這種方式來保障電子檔案管理的安全性。其次，事業單位在制定電子檔案管理制度和規范要求時，要避免生搬硬套和固化模式，要選擇靈活可變通的規章制度，以指導事業單位電子檔案管理工作高效開展。

4.制定科學、完善的電子檔案管理標準

在事業單位開展電子檔案管理工作中，還要制定完善的檔案管理標準以及完善各項設備設施。首先，事業單位需要完善電子檔案管理工作開展的依托技術，組建信息化管理設備設施，形成完善的信息化管理標準系統。同時，還要完善電子檔案的采集和整理工作等，并形成統一的管理格式和標準。其次，調查了解事業單位實際電子檔案管理的情況，發現問題和分析問題，并找出解決辦法。同時依托電子檔案數字化管理平臺開展檔案的錄入、調取、完善和使用，保證電子檔案管理服務的流暢性和安全性。另外，事業單位要適當增加電子檔案管理相關設備設施的資金投入，在確保事業單位各個部門正常運行的基礎上，增加電子檔案管理先進設備設施的購買，確保電子檔案管理工作能夠高效開展。

5.強化事業單位電子檔案文件管理

首先，事業單位在開展電子檔案管理工作中要將“四性”檢測落到實處。四性主要是指電子文件要保障可用性、真實性、完整性和安全性。四性的實現需要利用元數據來實現，元數據指的是對電子文件的內容、背景、結構以及管理中形成的各項數據的統稱，在元數據技術的支撐下，電子文件的管理工作更加方便和快捷。目前，我國對元數據技術的應用標準主要參考《照片類電子檔案元數據方案》《文書類電子文件元數據方案》和《錄音像類電子檔案元數據方案》等。在這些文件的指導下，事業單位還需要結合自身電子檔案文件的特點，明確分類不同的元數據，以提高元數據管理的效率和質量。

其次，提升管理技術水平。對電子檔案前期的電子文件管理，主要是依托于各種先進的科學技術，如元數據技術、互聯網技術、物聯網技術、加密技術以及電子簽名技術等。在電子檔案管理工作中，可以將這些技術引入管理中，開發出更高的系統軟件，以此流轉和審批電子文件，提高線上管理的效率和質量。同時，也可以減少檔案管理人員的工作內容，減輕其工作負擔。

五、結語

在互聯網、物聯網、大數據和云計算等各種先進技術的發展和應用普及下，事業單位檔案管理工作也實現了信息化、電子化，并成為未來事業單位檔案管理的主要方向。在此環境下，電子檔案管理模式的出現，在確保了事業單位檔案管理水平的基礎上提高了檔案利用率，將檔案的價值和作用充分地發揮出來。當前，事業單位要利用各種先進的信息化技術，推動電子檔案管理工作高效開展，立足本單位的實際情況，結合國家相關政策、規范和標準等來實施管理，以更好地實現事業單位的健康、穩定發展。

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（作者單位：單縣人力資源和社會保障局）

作者簡介：李根（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。