加強信息化建設 提高企業經營管理效率

吳美玲/文

隨著信息技術的持續發展，各種信息化系統爭相出現，并被廣泛應用于企業發展中，深刻影響著人們的生產生活，也帶動了行業、社會不斷進步。企業在應用信息化系統時會考慮當前所處的外部環境、自身實力、未來發展需求等因素，逐漸實現信息化。并且企業內部各職能部門應用的信息化系統功能各不相同，相關人員建設各系統前要進行統籌規劃。然而實際上可能因為資源、技術等的限制，企業內部建設信息化系統時并沒有花費足夠的資金、精力進行系統功能籌劃，也沒有對各系統間數據接口進行合理設置，延誤各職能部門信息化系統建設進度的同時，阻礙了企業整體發展?；诖?，文章主要研究企業信息化管理過程中存在的問題，分別從基礎數據治理、應用系統、數據管理、信息安全、信息化治理五個方面展開，并提出可行的信息化建設路徑，希望能夠有效推動企業信息化系統建設，并提高企業經營效率。

信息化建設 經營管理 企業發展

新時期，各種信息技術層出不窮，隨著云計算、云平臺、物聯網、大數據等技術的出現，各行業內信息化系統建設理念已基本成熟，同類型企業也在學習成功經驗，逐步建設共享系統功能，盡可能基于自身優勢用更低的成本建設更加成熟的軟件系統。各企業建設信息化系統并不是一朝一夕可以實現的，需要花費較長時間進行探究、分析、建設、試運行、調試等，還需要各職能部門人員相互扶持、幫助，才能保障所建設的系統功能符合各崗位人員實際操作習慣，且與原有財務、業務工作流程相適應。不同行業企業、不同規模企業在建設信息化系統時要做好統籌規劃工作，才能有序開展后期一系列活動。但實際上各企業建設信息化系統相對盲目，并沒有花費足夠的時間和精力研究功能需求，也沒有與各層級人員深入溝通交流，以致信息化系統建設工作開展并不順利，從而影響系統功能作用的發揮。

企業信息化管理過程中存在的問題

基礎數據治理

新時期，現代企業在發展運營過程中必須借助先進的信息化系統滿足各種業務、財務管理工作的需求，如數據服務器、文件服務器、應用型服務器、網絡架構等。各企業內部高層人員也意識到了信息化系統對各職能板塊的重要作用，紛紛在人員、組織架構、技術、流程等方面提供幫助，以促進基礎信息化設施建設，后續依據實際需求對其進行功能更新升級。但多數企業并沒有很好地順應時代變遷，沒有在短期內更新內部信息化基礎設施功能，依舊在使用傳統、老舊的信息化網絡設施，影響后續各環節功能更新，也影響基礎數據信息發揮作用。

應用系統

企業在不同發展階段，各職能部門對信息化系統功能的需求不同，所以會先后建設多套信息化系統，后續隨著實際業務發展需求的變化和信息化技術水平的提升，各板塊系統功能會逐漸被淘汰或更新升級，以便更好地滿足當前業務活動需求。一般來講，企業內部信息化系統基本覆蓋業務、財務活動流程，并且具有一定的靈活性、安全性、響應度、便捷性、可靠性，預留的升級空間較大。例如，F 企業內部信息化系統有OA 系統、MES 系統、金蝶財務系統、門禁系統、資源管理系統、文件共享服務器等，各個職能系統都有不同功能，且隨著實際業務量、業務領域的變化，這些系統功能的使用權限和覆蓋面會發生變動。

數據管理

目前，各企業內部信息化系統中數據管理方面存在的問題有：業務環節轉變為數的映射有難度，主要是各職能部門間數據信息無法共享，存在嚴重的信息壁壘、信息孤島現象；相同內容數據在多個系統中存儲，既占用系統內存，又會因數據重復造成的體量大影響后續工作采集；不同職能系統對數據的統計、記錄標準不同，需要相關崗位人員手動進行處理，這會產生一定的人工操作誤差，影響基礎數據信息統計質量以及后續一系列工作開展；系統缺乏數據集成功能，數據信息導入和導出只能通過簡單的Excel 處理；人員對數據信息的重視度不足，缺乏數據治理技術、資金投入等。

信息安全

信息化時代，各企業內部幾乎所有的核心數據都能夠在系統中查詢到，所以系統的安全性能至關重要。各企業在應用信息化系統過程中，要防范的安全問題主要有內部和外部兩方面。從內部講，要防范因內部人員操作不當或人員道德水平低造成的原始數據被刪改、被拷貝導出等情況；從外部講，要防范外部黑客或外網的非法入侵，破壞系統原有數據內容，或者造成企業內部核心數據丟失，出現商業機密被盜取等情況。企業內部系統信息內容的安全防護等級低，原因可能是內部人員缺乏信息安全防護意識；也可能是現有系統技術水平有限，無法自動識別風險，也無法有效攔截外部非法入侵等。

信息化治理

企業內部數據治理工作一般是由專業人員負責，有實力且條件允許的情況下可以設置獨立的信息管控部門，即IT管理部門，并安排專業人員深入分析相關數據信息。整個IT 管理部門人員要統籌規劃各職能部門信息應用，并發揮其戰略層面的作用。然而，實際上企業內部并沒有設置獨立的IT 管理部門，也沒有安排專業人員開展數據信息應用分析工作，所以基本上無法對系統中現有的數據信息進行深層次的應用。

企業如何建設信息化系統，提高經營效率

建設信息化系統的必要性和基本原則

企業建設信息化系統是在當前內外部市場競爭、宏觀政策、時代變革等基礎上，積極響應各行業綠色發展、可持續發展的戰略規劃方向。據不完全統計，目前各行業基本實現了信息化、智能化軟件滲透，各行業信息化系統滲透數值如圖1所示，從中可知各行業對信息化系統的需求度。

圖1 信息化系統行業滲透度數值匯總

企業建設信息化系統要遵循的基本原則有：戰略性原則（建設信息化系統任務要提升至戰略管理高度，要求得到各高層領導的全力支持）、權威性原則（預先設置的系統建設方案、資金預算方案要嚴格落實）、整體性原則（系統要覆蓋全部職能部門、全部崗位人員）、充分應用新技術原則（盡力實現自動化）、全力應用系統功能原則（要保障系統和實際財務、業務工作流程之間有較高的匹配度）、數據集成管理原則（基本實現OA、ERP、MES、MIS 等系統的連接，統籌安排功能建設任務）。

建設信息化的目標和愿景

愿景即在未來能夠實現的目標。企業建設信息化系統的愿景是企業內部所有環節信息化建設的總體指導方針。企業信息化建設的目標一般是圍繞長期性戰略發展目標、經營目標等來確定的，信息化建設目標的設定，需要企業高層領導人員改變傳統思維，探索可行的變革路徑，借助信息化系統幫助企業探索可行的信息化建設路徑，改進傳統運營模式，使其有助于創造價值、提升企業競爭力，同時提升產品自主研發能力，不斷提升產品的市場認可度，增強品牌效應。

例如，筆者所在的企業信息化系統建設目標，是基于實際崗位職責需求制定的，即需要設置比較完善的財務管控系統，而且任意一個會計憑證都是一個完整的業務流。企業高層領導人員十分重視信息化系統建設，自2007年成功入駐中國市場后，先后搭建了SAP 系統、MM 采購系統、FI 財務核算系統、ROM 門店前端采購下單系統、WMS 倉庫管理系統、加盟系統、EC 系統等，并且在各系統中詳細設計了訪問人員操作權限，其中ROM、WMS、加盟系統的數據信息結果會直接傳至SAP 系統。后續為了更便捷地使用系統，滿足各環節管理需求，逐漸完成了“借用商品”“采購資金預測表”“門店績效”等系統的開發、上線應用。

其中，“借用商品”系統的上線應用能夠更精準地劃分責任，能夠更清晰地記錄現有賬目，使整個業務活動流程越來越清晰。“采購資金預測表”系統的開發應用采用了新思路，能夠提前把各供應商付款條件匯總在系統中，后續綜合考量下訂單時間、交期貨情況，精準計算到期應付款，財務付款審核時沖減已付款，這樣未付款詳情也會一目了然?！伴T店績效”系統側重于記錄全部過程，而不只是呈現一個直觀的結果。該系統的建設難點在于業務場景較復雜，系統要結合績效管控政策、業務規則設計縝密的計算邏輯，這樣既能夠減少因人為因素理解績效政策不到位造成的誤差，又能避免各種手動計算錯誤的出現。由于系統能夠進行分段審批，如崗位等內容可以交由HR 審批，指標可以由銷售經理審批，特別調整由銷售中心審核，有利于聚焦審批點，減輕員工手動工作量。

具體優化路徑

完善數據治理機制

首先，全面梳理當前業務中的數據信息，并設置統一的數據編碼規則，如物料、員工、采購單、營銷報價等都要使用同一的編碼規則，具體規則由各相關環節人員自行提出，并經過逐層審核評價。其次，實現數據整理共享，減少重復錄入。進行數據共享時可能用到的工具有計算引擎、數據開發、數據治理等。最后，成立數據管理部門，并匹配與崗位職責要求一致的數據管理人員，梳理新舊系統功能，在舊數據編碼基礎上改進、優化，形成一套適合新功能系統應用的全新編碼規則，為后續實現數據信息的集中管控奠定基礎。經過上述一系列準備工作，基本實現了企業內部各職能部門數據信息的規范化記載，實現了對數據信息的統一管控，借助數據共享職能，有效加強了跨部門人員間的聯絡。有了數據共享功能，各部門人員能夠更好地從全局考慮，了解其他部門的運營情況，從而作出正確的經營決策，對企業業務發展而言，也有較大的價值創造作用。

健全部門協同機制

首先，強化項目信息化流程管控。企業開展任何項目都要遵循PDCA 循環原則，在各部門人員的積極輔助下依次規劃、執行、檢查、處理工作內容，其中成功的管理經驗可納入標準化準則中，為后續類型項目管理提供參考依據。其次，建設一體化項目管控。利用現有的信息化功能實現各職能部門間信息系統的關聯，打通各業務系統間數據通道，以便相關人員能夠更便捷地獲得所需的數據信息，也能夠更科學地作出決策，有利于提升項目整體質量和效率。

信息化建設的保障措施

首先，組織層面的保障。企業內部信息化建設工作是全部職能部門、全部崗位人員共同的工作內容。為推動信息化系統建設工作高效、有質量地完成，需要設置相應的管理層級全權管控，要求企業適當調整現有的組織架構框架，在各職能部門層級增設信息化管理部門。有了專業的信息化管理部門，還要有專業的人才任職各崗位。企業可以高薪外聘同行業內信息化管理人才，也要著手培養熟悉自身財務、業務流程的信息化管理人才，實現內部各職能部門間信息系統的完美對接，打破以往信息壁壘、部門孤島的局限。其次，制度層面的保障。企業建設信息化系統需要全體人員共同參與，涉及全部財務業務工作流程。為此，須建立健全各種與工作內容匹配的制度體系來引導、約束相關崗位人員的日常工作行為，常規制度有培訓制度、績效管理制度、安全防范管控制度等。最后，資金層面的保障。企業建設信息化系統，更新升級各職能部門信息系統需要足夠的資金作后盾。為此，企業可以設置信息化建設專項資金，各種系統功能更新升級涉及的硬件、軟件等支出都在專項資金中支取。要合理利用專項資金，數據庫維護、硬件系統更新、服務器功能升級等費用要有預算方案并通過審批，且要為重要服務器購買保險服務，減少后續可能存在的巨大系統風險造成的企業損失。使用專項資金還要有完善的制度體系作保障，嚴格約束各環節人員的操作行為，重視專項資金申請、審批、使用等全過程管控，最大限度利用專項資金建設信息化系統，嚴禁各種不規范、違法違紀等行為的出現。

企業信息化系統建設是一個循序漸進的過程，企業高層管理者應充分利用各種有效資源，進行統籌規劃，輔助企業內部各職能部門建設信息化系統，與各層級人員共同努力，為企業創造價值。本文對企業信息化建設問題進行了分析，經過查閱大量的資料文獻、總結經驗等，提出了科學嚴謹的信息化建設方案，希望能夠為企業的信息化系統建設和自動化業務運營提供一定的參考。