“放管服”背景下科研經費聘請助理支出內部控制改進研究與實踐

蔣依爽 韓 輝

中山大學孫逸仙紀念醫院

一、引言

黨的十八大以來，在大力推進“放管服”改革背景下，國家相繼出臺了一系列科研政策改革文件，不斷賦予科研人員更大的自主權。2016 年7 月，《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（中辦發〔2016〕50 號）提出，項目承擔單位要建立健全科研財務助理制度。2021 年，《國務院辦公廳關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》（國辦發〔2021〕32 號）進一步強調要全面落實科研財務助理制度，所需人力成本費用可以通過科研項目經費等渠道統籌解決。為科研人員和科研項目配備科研財務助理，有助于加強科研經費全過程管控，促使科研財務助理制度進入新發展階段。

公立醫院是醫學技術研究和創新的主力軍。科研人員開展醫學研究和創新活動，并通過成果轉化把研究重新應用到臨床，提高醫療服務能力和診療水平，是公立醫院高質量發展的重要戰略要義。隨著國家對科學研究的持續加大投入，醫院每年獲得的經費支持、配套的科研經費支出也在逐年增多。在政策“松綁”的驅動下，通過科研經費聘請的研究助理人數不斷增加。為減輕科研人員每月單獨報銷科研助理人力成本的事務性負擔，便于人事部門統一管理，科研助理人力成本一般每月先由醫院墊付，再由財務部門從科研經費中扣回。如何建立科學有效的內部控制機制，確保人力成本支出和扣回流程有效銜接，對保障醫院資金安全、防范內部經濟運行風險具有重要意義，是值得探索和有待解決的重要問題。

二、內部控制理論

內部控制是指在經濟活動及相關業務活動開展過程中，將管理和控制結合起來，通過制定完善制度、采取應對措施和執行規范程序，實現有效防范和管控運行風險目標的一系列方法和手段。保證醫院經濟活動合法合規、資產安全和使用有效、財務信息真實完整，有效防范舞弊和預防腐敗、提高資源配置和使用效益是醫院內部控制的五大主要目標。盡管在內部控制的框架和政策在不斷地演變，但內部控制五要素一直處于核心地位，內部控制體系的設計、執行和評價等環節均受到五要素的影響。因此，本文主要基于內部控制五要素分析科研助理人力成本支出和扣回流程的關鍵風險點及改進措施。

三、實踐分析與研究

（一）背景與概況

為了強化對醫院往來款的監督和管理，提升財務管理質量，Y 醫院財務部門組織對醫院往來款進行全面清查。清查中，發現賬面產生許多關于科研助理人力成本的應收款項。經了解，應收款項的產生是由于醫院每月發放員工工資時先行墊付科研助理的用工成本，待向科研項目扣回該部分人力成本時，才發現項目的勞務費預算余額已不足以抵扣科研助理的人力成本。財務部門負責人高度重視這一現象，召集人事部門、科研管理部門對現有流程進行重新梳理，查找流程存在的風險點和內控缺陷，以便提出有效的控制措施，確保醫院可以及時、準確地從科研經費中劃扣墊付的人力成本，保證國有資產的安全及科研活動的有序運行。

（二）控制環境分析

控制環境作為內部控制體系的基礎，直接決定著內部控制措施的實施程度及實施效果。本文主要從組織架構、文化和信息化建設三個方面對Y 醫院的控制環境進行分析。首先，管理組織架構方面，科研部門、人事部門和財務部門直接負責科研助理人力成本支出事宜。三個部門為平級關系，分別負責事前項目申請、事中工資發放和事后人力成本核算環節。其次，文化建設方面，Y醫院科研實力較強，現有碩士生、博士生導師500 余人，每年獲得的縱向、橫向等科研經費數百項，金額超1 億元，且項目負責人名下有多個科研項目，增加了科研經費管理的難度。最后，信息化建設方面，主要通過財務系統的預算控制功能對科研經費聘請助理支出進行核算和控制。由于信息化限制，人事系統、科研系統和財務系統彼此獨立，數據無法共享，存在信息孤島。

（三）存在問題分析

“管理制度化，制度流程化，流程崗位化，崗位職責化，職責表單化，表單信息化”是進行內部控制體系建設時的常用思路。通過業務流程管理可以把內部控制制度的要求直接、準確地滲透和內化到每個步驟和崗位上。因此，梳理業務流程對于內部控制體系的改進和完善至關重要。

圖1 詳細闡述了Y 醫院科研經費聘請助理支出的詳細流程。不能及時扣回科研助理人力成本產生“應收賬款”，是因為科研經費管理內部控制活動中，各部門間管理權限和關注重點不同，導致出現聯動管理缺位的情況。財務部門在審核科研項目經費支出時，關注科研經費的預算控制情況和經費支出的合法合規性。人事部門則側重于關注科研助理薪資發放及時性，以及可能存在的用工糾紛與勞務風險等。各部門都未能從把控流程全局角度出發，仔細對科研經費聘請助理支出這一業務流程可能存在缺陷進行系統梳理。

圖1 科研經費聘請助理支出流程圖（改進前）

為規范業務流程管理，本文運用內部控制風險評估方法，對科研經費聘請助理人力成本支出業務流程進行梳理，識別關鍵環節的風險點，并提煉有效應對和控制措施，有助于健全科研財務助理制度，將內部控制貫穿科研業務活動全生命周期流程。經系統分析，發現現有流程存在以下4 個主要內控風險點：

1.風險節點1：科研項目負責人向人事部門書面提交用工成本說明，列明支出助理人力成本的科研項目編號（1 個）。

“司大愣子媳婦說過，邊兀算不上英俊，但魁梧，一臉絡腮胡子，不愛說話，不愛笑，若是寧國人，不知有多少女孩子喜歡他……邊兀這人，不就是呦呦姐說的‘有男人的味道’？他是胡人，不就是呦呦姐的敵人？”

風險分析：風險程度高。在向人事部門提交科研助理人力成本支出的科研項目時僅指定一個項目，可能會造成在指定項目勞務費預算不足的情況下，由于沒有事先取得項目負責人的同意，財務部門無法直接從項目負責人名下其他勞務費預算余額充足的項目中扣回人力成本，加大醫院利益受損的概率和風險。

2.風險節點2：人事部門不定期將需要扣回的助理人力成本清單交財務科研管理崗。

風險分析：風險程度高。科研項目支出和醫院自有資金支出所使用的核算科目不一致，科研助理人力成本劃扣不及時會影響財務信息的真實性和完整性。此外，劃扣科研助理人力成本存在較長滯后性，財務部門無法及時發現指定科研項目勞務費預算不足的情況，可能導致指定項目資金缺口較大，產生人力成本支出無法扣回的情形。

3.風險節點3：財務科研管理崗按照記錄的助理名稱自行匹配項目編號從科研項目中扣回助理人力成本。

風險分析：風險程度高。人事部門提交的科研助理人力成本清單中不包含項目編號，而是依靠科研管理崗自行匹配，記賬憑證附件中無法體現支出項目編號，可能存在審計風險。

4.風險點節4：項目負責人遲遲未反饋更換其他勞務費預算余額充足的項目，科研管理崗將無法扣回的人力成本通過“應收賬款”核算。

風險分析：風險程度高。通過“應收賬款”核算的未扣回人力成本后續主要依靠科研管理崗自覺跟進和督促扣回，或是依靠財務人員在集中清理往來款的時候才能發現，容易導致賬面“應收賬款”余額較大，掛賬時間較長，清理難度加大，還可能變成壞賬，導致醫院發生實際損失。

（四）應對和改進措施

控制活動是公立醫院內部控制建設的核心，落實崗位責任制是強化內部控制效果的有力措施。針對上述業務流程風險分析中發現的內控風險點，本文提煉應對和控制措施，并將每一節點的控制責任明確到具體的責任人。

1.風險點節1：科研項目負責人向人事部門書面提交用工成本說明，列明支出助理人力成本的科研項目編號（1 個）。

應對和控制措施：加強人力成本支出的事前控制，減少壞賬的產生的可能性，最大程度保障醫院資金資產安全。一是實施科研助理用工成本備用金管理。財務部門在收到科研項目負責人的書面用工說明后，在財務系統科研項目負責人名下經費中凍結兩個月用工成本的勞務費預算，作為用工成本備用金。二是統籌經費支出管理，項目負責人名下勞務費預算充足經費調劑使用。若指定課題經費勞務費預算不足以支出用工成本的，財務部門可從項目負責人名下其他課題經費勞務費預算中列支用工成本。上述措施以增加條款的方式在經費聘請人員用工成本說明中體現，并由科研項目負責人事前簽名同意。

2.風險點節2：人事部門不定期將需要扣回的助理人力成本清單交財務科研管理崗。

應對和控制措施：每月月底前財務部門工資崗匯總上月用工成本明細，人事部門工資崗復核后匯總用工成本總額，并將明細數據提交至財務部門科研管理崗，由其從科研項目中扣回用工成本。

3.風險節點3：財務科研管理崗按照記錄的助理名稱自行匹配項目編號從科研項目中扣回助理人力成本。

應對和控制措施：人事部門應要知道助理人力成本支出的渠道及保障資金的充足性。因此，人事部門在每月用工成本匯總表中標注用工成本支出項目編號，并由財務科研管理崗進行核對，確保雙方信息的一致性。

4.風險節點4：若項目負責人遲遲未反饋更換其他余額充足的經費，科研管理崗則將無法扣回的人力成本通過“應收賬款”核算。

應對和控制措施：按照新的用工成本說明約定條款，科研管理崗可以直接從項目負責人名下其他課題經費勞務費預算中列支用工成本（順序以院外來源、最近到期原則進行劃扣）。此外，若科研管理崗發現項目負責人名下課題經費勞務費預算不足以劃扣未來兩個月用工成本，需啟用凍結的備用金時，應及時通知人事部門，由人事部門通知項目負責人或啟動人員分流或清退程序。這一措施也以增加條款的方式體現在用工說明中，由項目負責人事前簽名同意。

（五）強化內控監督

規范化的業務流程指在具體的業務操作程序中能夠嚴格遵循一套完整、標準的制度體系。而任何一項制度和流程的執行，離開了監督，就易流于形式或出現執行偏差。為保證科研經費聘請助理支出業務改進流程的有效落實，需將改進后的流程以流程圖的形式固定下來，并由流程中涉及的所有崗位和對應科室負責人簽名確認，確保相關人員都知道自身在該業務流程中的角色和職責，保證改進流程的有效執行與落實。改進后Y 醫院科研經費聘請助理人力成本支出業務的流程圖如圖2 所示。此外，財務部門需定期清理“應收賬款”往來款項，檢查科研經費聘請助理支出業務是否還會產生“應收賬款”的現象，有效監督各崗位對控制措施的落實情況。

圖2 科研經費聘請助理支出流程圖（改進后）

（六）小結

本文根據Y 醫院的控制環境對科研經費聘請助理支出業務流程進行梳理與改進，改變以往財務部門事后被動控制的局面，將內部控制的關鍵舉措前移，建立了以事前控制為重點的全流程管控體系。按照改進后的業務流程，Y 醫院基本不會產生由于項目勞務費預算不足而導致產生“應收款項”的現象，能夠進一步規范醫院的科研管理經濟活動，有效保障醫院資金的安全。此外，將每個流程節點的責任明確到崗位責任人，可以形成各部門間協同配合、互聯互通的信息溝通機制，提高科研經費聘請助理支出結算工作的效率，減少清理往來款清理的壓力，提高財務信息的真實準確性，促進醫院內部經濟管理水平的提高。

四、未來展望

隨著“大智移云物區”等技術的廣泛應用，信息化在很多行業和領域中發揮著越來越重要的作用。但是，信息化建設是目前醫院內部控制建設中最為薄弱的環節，普遍存在資金和覆蓋面不足、沒有與會計核算系統打通等問題，致使醫院內部各部門之間缺乏有效的溝通機制。因此，醫院應以建立數字化、智能化的內控體系為導向，盡快打通財務系統、人事智能系統和科研管理系統，將科研經費聘請助理支出內部控制的流程節點嵌入信息系統中，減輕人為因素對內部控制流程的干擾，減少由于信息傳遞時間過長和信息不對稱等因素導致無法及時扣回人力成本的現象，進一步提升工作效率和降低經濟風險。