淺談做好水利工程竣工檔案驗收資料整理工作的有效措施

周綺琪

（廣東栢益建筑工程有限公司，廣東 茂名 525200）

0 引言

在我國現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，水利工程以及各類水利基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度和建設(shè)頻率明顯增長，各類大中小型避險水庫以及城市水利工程、水系建設(shè)越發(fā)頻繁，建設(shè)質(zhì)量水平大幅度提升，全面改善人民群眾生活現(xiàn)狀，保障供水安全。在水利工程竣工驗收環(huán)節(jié)需要同步進(jìn)行檔案資料驗收，確保能夠?qū)φ麄€水利工程設(shè)計情況、施工流程、工序以及具體施工要素進(jìn)行全面化把握。針對于此，進(jìn)一步提升水利工程竣工檔案驗收和資料整理水平，有利于提高水利工程項目開展?fàn)顩r的整體把握，強化工程質(zhì)量管理和項目驗收水平。

1 水利工程竣工檔案驗收資料整理的內(nèi)容及實施意義

水利工程竣工驗收資料檔案需要全面體現(xiàn)水利工程的施工過程以及工程薄弱點，將其作為后續(xù)工程施工維修的重要前提和基礎(chǔ)，對此竣工檔案驗收資料需要包括該水利工程的綜合性文件，如前期設(shè)計、勘察資料、技術(shù)資料以及組織設(shè)計要素等[1]。另外，包括水利工程審計、決策文件、工程監(jiān)理及施工資料，如果該水利工程中應(yīng)用了新型施工工藝或新型材料，同樣需要將相關(guān)資料檢驗報告、工程驗收檢測資料等反饋于竣工驗收檔案資料體系中。

做好水利工程竣工檔案驗收資料整理，有利于幫助建設(shè)企業(yè)評估當(dāng)前施工活動和工程質(zhì)量，尤其在水利工程審計與決策方面，可以通過財務(wù)報表和支付報表以及各類合同等進(jìn)行財務(wù)經(jīng)濟性審查，保障工程成本投入，再加上工程監(jiān)理類檔案資料以及由此形成的監(jiān)理日志，可以為工程施工以及后續(xù)資料運用提供重要參考和依據(jù)。水利工程中應(yīng)用的不同類型新興技術(shù)和新型材料相關(guān)檔案和質(zhì)量檢測報告，可以成為同類型水利工程或建筑工程的施工建設(shè)參考，全面助力我國重要建設(shè)水平的提升[2]。

2 水利工程竣工檔案驗收資料整理工作存在的問題

2.1 對竣工檔案驗收資料整理的重視程度不足

很多水利工程從項目立項階段開始，直至最后竣工階段存在時間緊、任務(wù)重的情況，施工單位為了追趕周期狠抓工程質(zhì)量，更加側(cè)重于工程細(xì)節(jié)把握，但是對整個施工過程中的檔案及資料記錄整理有所忽視，難以為后續(xù)工程檔案資料的收集與利用提供抓手，逐漸形成了重視水利工程建設(shè)而忽視檔案管理的情況。例如，有些水利工程項目并沒有在檔案資料驗收與整理方面明確工作要求和工作標(biāo)準(zhǔn)，只是設(shè)置了檔案管理員等職責(zé)崗位負(fù)責(zé)資料日常整理，再加上此類工作人員并沒有接受專業(yè)培訓(xùn)，工作中缺少對竣工驗收檔案資料的把握能力，很多檔案資料難以通過竣工驗收標(biāo)準(zhǔn)[3]。

2.2 檔案資料整理工作的整體質(zhì)量和管理不達(dá)標(biāo)

有些水利工程竣工檔案驗收資料整理工作中出現(xiàn)了文件材料收集不完整、內(nèi)容單一、缺少重要聲像或電子檔案資料的情況。例如，一些水利工程項目在前期招投標(biāo)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)原始資料缺失問題，如果前期管理不到位會造成原文件丟失或直接以復(fù)印件進(jìn)行代替歸檔的情況；設(shè)計和施工圖紙內(nèi)容在設(shè)計變更之后，原施工圖紙并未及時歸檔，竣工圖紙缺少蓋章簽字內(nèi)容；竣工檔案資料分類方面出現(xiàn)組建不合理、不科學(xué)的情況；有些工程資料以手工編制目錄為主，卷內(nèi)頁碼編號與目錄不匹配，裝訂格式不統(tǒng)一。另外在檔案移交方面，很多水利工程項目施工周期較長，甚至?xí)婕安煌┕ち鞒毯捅O(jiān)理方、第三方檢測等，對此檔案資料的收集和整理難度增加，資料覆蓋范圍廣闊，如果資料收集與工程建設(shè)之間不同步也會導(dǎo)致竣工驗收資料遺失。

2.3 竣工檔案驗收及制約措施不嚴(yán)謹(jǐn)

很多水利工程竣工檔案在驗收與整理方面，并沒有嚴(yán)格對照工程檔案管理規(guī)定及檔案驗收管理辦法相關(guān)要求進(jìn)行嚴(yán)格驗收。檔案驗收需要與工程竣工驗收進(jìn)行同步開展，或根據(jù)水利工程實際竣工情況進(jìn)行檔案方面的專項驗收，但均需要由檔案行政主管部門參與其中，很多地區(qū)在竣工檔案驗收方面存在一筆帶過、走形式的情況，驗收程序不嚴(yán)謹(jǐn)、不合規(guī)，缺少更加嚴(yán)謹(jǐn)有序的竣工檔案驗收管理制度和制約措施，最終影響了水利工程竣工檔案驗收資料整理工作整體水平的提升[4]。

3 提升水利工程竣工檔案驗收資料整理工作質(zhì)量的有效措施

A 水利工程為我國東南沿海某地科技城水系工程建設(shè)項目，針對A 項目建設(shè)整體水系構(gòu)建，該項目區(qū)內(nèi)原有水利建設(shè)條件相對滯后，缺少水安全保障，防洪防潮能力不足，因此，A 項目中需要對整個科技城區(qū)域進(jìn)行水系建設(shè)和規(guī)劃確保能夠達(dá)到區(qū)域防洪排澇要求，同時對該區(qū)域內(nèi)生態(tài)系統(tǒng)區(qū)域水環(huán)境進(jìn)行提升，為科技城未來發(fā)展提供保障。A 工程總覆蓋面積為26km2，該規(guī)劃建設(shè)區(qū)域距離市中心40km，涵蓋了科技城全部水系，該區(qū)域內(nèi)河道總長16.84km，其中為保障施工需求臨時修設(shè)的排水渠道約為3.4km。該工程管理架構(gòu)及施工管理流程如圖1 所示，其中竣工檔案驗收資料整理方面具體措施如下。

圖1 工程管理架構(gòu)及施工管理流程

3.1 強化竣工驗收資料編制整理重要性認(rèn)知

某河口段現(xiàn)狀堤岸如圖2 所示。由于A 工程整體施工難度大，設(shè)計要素廣泛，該設(shè)計范圍內(nèi)全部水系的河道工程、蓄水工程、景觀工程和生態(tài)工程內(nèi)容繁雜，工程規(guī)模龐大且不同工程項目中所應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)不一致，對此在施工組織設(shè)計之前需提前做好準(zhǔn)備，不斷強化竣工驗收資料編制整理的重要性認(rèn)知。項目方選派專業(yè)人員負(fù)責(zé)施工建設(shè)期間各類檔案資料的收集與整理，期中竣工檔案驗收資料同樣也屬于該崗位工作范疇，根據(jù)水工程施工建設(shè)規(guī)范以及監(jiān)理規(guī)范、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)等法律法規(guī)，明確竣工驗收資料整理要素和相關(guān)規(guī)定要求。例如，在施工技術(shù)總結(jié)方面，需加蓋施工單位公章并涵蓋工程概況、施工概況、完成度和質(zhì)量檢測附件等重要內(nèi)容；同時要增加施工竣工圖紙和施工照片，實現(xiàn)單獨成冊，注重各類原始資料的妥善保存，附帶清晰說明和目錄清單，由竣工資料編制人員和審核校對人員分別進(jìn)行簽字確認(rèn)，最后經(jīng)由技術(shù)負(fù)責(zé)人審核之后歸檔整理。

圖2 某河口段現(xiàn)狀堤岸

3.2 提高竣工檔案驗收資料收集與編制水平

在項目開工之前，需要提前進(jìn)行資料收集，并會同監(jiān)理方下達(dá)的合同工程開工令、開工通知等內(nèi)容，由施工單位方面根據(jù)工程進(jìn)度及時上報組織設(shè)計資料以及相關(guān)施工技術(shù)方案、人員和設(shè)備進(jìn)場資料、施工測量資料等。水利工程竣工后，需要對各類資料進(jìn)行專項整理和歸檔，由于工程建設(shè)期間各類資料相對零散，對此可以對照竣工檔案編制標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行竣工資料的貫通與聯(lián)系，也可以按照不同子項目進(jìn)行劃分，對單元施工流程和工序進(jìn)行專項施工質(zhì)量評定和資料審核。例如，在A項目中，分別針對不同建設(shè)任務(wù)進(jìn)行分區(qū)推進(jìn)和分區(qū)管理，不同區(qū)域的河道工程、蓄水工程等存在一定差異，其防洪排澇要求并不一致，通過分區(qū)分類治理，強化治污疏浚的根本綱領(lǐng)，結(jié)合不同工程等級和相關(guān)水利工程建筑物級別進(jìn)行施工推進(jìn)，城市防護(hù)區(qū)的防護(hù)等級和防洪標(biāo)準(zhǔn)如表1 所示。所以進(jìn)行竣工檔案驗收資料整理和梳理時，工作人員分別按照不同區(qū)域的實際情況進(jìn)行資料匯總，如果哪一環(huán)節(jié)原始資料收集不充分、不完備，可以及時聯(lián)系相關(guān)人員，保障竣工驗收資料編制的科學(xué)性和完整性。

表1 城市防護(hù)區(qū)的防護(hù)等級和防洪標(biāo)準(zhǔn)

3.3 注重竣工檔案驗收編制標(biāo)準(zhǔn)和制度的規(guī)范性

對于水利工程竣工檔案驗收資料編制要堅決杜絕出現(xiàn)浮于表面、走形式、走流程的情況，進(jìn)行檔案收集與整理時需要根據(jù)不同材料的實際特點、應(yīng)用重要性以及其中涉及的內(nèi)容進(jìn)行專項分析與歸納。對此，要結(jié)合水利工程實際特點和情況，專項優(yōu)化和保障竣工驗收檔案編制標(biāo)準(zhǔn)和制度的規(guī)范性，確保能夠在更為清晰嚴(yán)謹(jǐn)制度規(guī)范下，檔案管理人員能夠發(fā)揮其工作職能，提高竣工檔案資料的綜合管理水平。例如，在進(jìn)行竣工驗收檔案收集與編制時，要始終堅持各類文件資料與工程項目建設(shè)進(jìn)程相匹配，這一環(huán)節(jié)可以由水利工程建設(shè)部門作為主導(dǎo)，按照建設(shè)規(guī)劃內(nèi)容和工程建設(shè)機械化編制情況對工程資料進(jìn)行跟蹤管理，這一時期的工程檔案需全面體現(xiàn)工程的具體施工變化情況和工程進(jìn)展，嚴(yán)格履行檔案資料收集與簽字責(zé)任制，逐步開展資料收集追蹤和歸檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化水平更高、完整性更高的檔案資料歸檔管理流程[5]。

除此之外，A 水利工程竣工驗收資料整理工作中，結(jié)合以往其他的一些水利工程開展經(jīng)驗，建立了自查自糾制度，也就是在工程正式竣工驗收之前由項目施工團(tuán)隊與建設(shè)單位一同開展竣工驗收資料檔案的自檢自查，及時發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的不完整情況，例如出現(xiàn)工程變更時，需及時補充監(jiān)理、設(shè)計等多方變更同意書和施工竣工圖紙等內(nèi)容，檢查是否有檔案資料出現(xiàn)未及時蓋章簽字的情況，此舉有利于進(jìn)一步提升水利工程竣工檔案驗收進(jìn)度，保障檔案管理工作的規(guī)范化效果。

3.4 提升竣工檔案驗收資料整理工作隊伍綜合素養(yǎng)和科學(xué)管理檔案資料

首先，需要對現(xiàn)有水利工程施工檔案管理團(tuán)隊進(jìn)行專業(yè)技能、理論知識和綜合素養(yǎng)的提升與培養(yǎng)，例如，可以加強工作人員理論學(xué)習(xí)和竣工驗收檔案資料整理方面專業(yè)技能培訓(xùn)，讓工作人員能夠及時更新檔案管理方面的新知識，了解竣工驗收檔案驗收方面新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，將其與自身工作緊密聯(lián)系，及時找到自身工作中存在的問題[6]。日常工作中要充分調(diào)動工作人員的積極主動性，鼓勵檔案管理人員實現(xiàn)自我監(jiān)管和自我學(xué)習(xí)，明確自身理論知識和技能方面的不足之處并進(jìn)行積極自我學(xué)習(xí)，提升工作能力與水平。可以定期對工作人員能力情況進(jìn)行重點考核，或以不同階段工程竣工檔案驗收資料的整理水平進(jìn)行能力評估，以問題帶動整改。其次，要積極強化數(shù)字化檔案的應(yīng)用，現(xiàn)如今我國信息技術(shù)水平大幅度提升，應(yīng)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和手工編制檔案目錄的形式已不適應(yīng)當(dāng)前時代社會發(fā)展需求，更有可能造成檔案遺漏缺失的問題，對此可以積極引進(jìn)新型數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，從掃描設(shè)備、檔案管理軟件完善等方面出發(fā)，實現(xiàn)工程竣工驗收資料的全方位整理與科學(xué)管理。最后，需要進(jìn)一步重視對施工影像以及其他資料的專項管理，注意資料備份和歸檔，切實提升水利工程竣工檔案驗收資料整理工作效率。

4 結(jié)語

總而言之，在新時代發(fā)展背景下水利工程檔案管理，尤其是竣工檔案驗收資料整理的重要意義不斷提升，本文首先探討了竣工檔案驗收資料整理內(nèi)容以及實施意義，提出了竣工檔案驗收資料整理方面存在的各類問題，并以具體水利工程為案例提出了有效對策，希望能夠全面推進(jìn)我國水利工程竣工檔案驗收資料整理工作合理性和規(guī)范性水平的提升。