高校檔案資源數字化建設的路徑分析

◎方美文

一、引言

現代化、數字化檔案資源是高校檔案管理的重要表現形式之一，高校檔案管理業務是現階段高校綜合管理的重要項目，為高校管理和發展提供重要的人才數據支持。隨著智能終端和移動互聯的大力發展，各大高校相繼加快開展數字檔案資源建設，這為傳統的高校檔案管理業務帶來了前所未有的挑戰。高校要抓住和運用好數字檔案資源技術帶來的時代紅利，開展高效便捷的檔案管理服務，提升自身綜合管理的質量，為高校的長期高質量發展保駕護航。

二、高校檔案規范化管理的必要性

高校檔案管理的標準化、程序化有著一定的重要性。因為高校數字檔案資源的標準化、程序化，能夠提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，規范檔案管理，體現出檔案管理的必要性和重要性。

（一）高校檔案管理是高校人力資源管理的基礎

高校檔案管理能夠協調人力資源配置。高校所管理的教職員工檔案資料，是教職員工日常工作水平和業務能力的重要參考，也是高校聘用和引進人才的主要依據之一。高校管理層通過對檔案的查閱和細致分析，優化崗位職能的設定，并以此對每一位教職員工進行績效考核、職務任免等，進行對員工的有效配置和管理。通過數字化檔案管理，還可以對高校工作人員進行全面系統的數據統計，并在此基礎上進行數據分析，進而有效量化高校工作人員的業務能力和專業水平，為高校人才引進、人才培養，以及后備人才梯隊的建立提供數據支持。基于此，高校檔案管理是推進高校人力資源管理系統化、規范化、現代化的有效措施之一，也是提升高校檔案工作整體水平的重要基礎。

（二）高校數字檔案資源管理具有自身優勢

1.提高檔案材料的準確性、耐久性

數字檔案資源管理可以有效提高檔案材料的準確性、耐久性。傳統的高校檔案管理嚴重依賴紙質化材料和人工管理模式，這大大提升了檔案管理的物質成本、人力成本、時間成本。紙質化材料容易出現破損或遺失的情況，提升了檔案維護、保存的難度，極大地阻礙了檔案管理工作的正常進行。而數字檔案資源管理實現了材料無紙化，其依托互聯網平臺和智能終端，將檔案材料轉化為數字化的信息數據，通過互聯網平臺和云端服務器進行傳輸和保存，不需要大量場地來進行實體檔案的存儲，避免了材料損毀的風險，同時實現了材料信息的互聯互通和快速傳遞。數字化檔案信息還可以隨時修正，甚至可以通過大數據對相關人員進行專門的檔案信息數據統計，使檔案材料的準確性和耐久性大大提升，這都是傳統高校檔案管理無法比擬的。

2.實現檔案信息的精準檢索和定向查閱

在傳統的高校檔案管理模式下，檔案管理人員在日常工作時要耗費大量的時間對檔案材料進行篩選、整理、歸類，建立手工臺賬。當想要查閱特定的檔案信息時，只能依托人工查詢。由于紙質材料分類煩瑣，占據空間較大，檔案管理工作人員難以實現快速查找，需要一定的時間才能實現對紙質檔案信息的定位，這不僅占用了大量人力資源，且效率低下。相比之下，數字檔案資源管理實現了對檔案信息的精準檢索和定向查閱。檔案管理人員通過數字化管理系統，運用其中分類、篩選的功能，就可以設計數字化目錄，并依照檔案分類設置不同的標簽，進而實現對檔案的精準檢索。同時，通過對數字化管理系統功能的開發和運用，檔案管理人員可以隨時檢查檔案信息的完整性，一旦發現數據錯誤或數據遺漏，可以隨時進行查缺補漏，這從本質上改變了檔案檢索和檔案查閱的工作形式，推動了檔案管理工作的進步。基于此，檔案管理人員可以認識到，傳統檔案資源轉化為數字檔案資源不僅使檔案檢索更加快捷便利，并且實現了對檔案信息的數據維護。

3.有利于推進高校數字化檔案資源平臺建設

高校檔案資源數字化建設是高校數字化檔案資源平臺建設的前提和基礎。一方面，通過對傳統紙質化檔案資源的數字化處理，能夠實現對檔案信息的數據轉化，為高校數字化檔案資源平臺建設提供了信息數據的支撐；另一方面，通過數字化設備和相關軟件的配置，在推進實現高校檔案資源數字化建設的同時，也為高校數字化檔案資源平臺建設提供了硬件和軟件方面的支撐。因此，高校檔案資源數字化建設，能夠極大地推進高校數字化檔案資源平臺建設。

三、高校數字檔案資源管理的現狀

（一）高校數字檔案資源基礎薄弱

目前我國高校數字檔案資源管理基礎相對薄弱，存在著意識不強、資源不足、利用受限等問題。高校對數字檔案資源管理投入的人力和物力有限，數字檔案資源建設過程中，既缺少足夠的硬件配置，又缺少完善的軟件支持，這導致高校檔案資源數字化建設進程滯后，檔案信息資源難以實現數據轉化和共享共建，進而影響了高校檔案的利用率。

（二）數據傳輸存在安全問題

高校數字檔案資源中包含著高校每一位教職員工的相關信息，這其中既包括工作信息，也包括個人信息，對其的管理和維護涉及每一位教職員工的切身利益。一旦發生數據的泄露，會造成較為嚴重的后果。因此，在高校檔案資源數字化建設過程中，信息安全是重中之重，必須受到高校檔案管理人員的高度重視。在檔案數字化管理的日常工作中，不管是通過互聯網進行信息傳輸，還是通過智能終端、云端服務器進行信息存儲，都有可能發生信息泄露等安全事故，這就對高校信息安全方面的硬件和軟件建設，以及檔案管理人員的信息化素質提出了較高的要求。

（三）部分檔案管理工作者素質有待提高

社會經濟和科技的快速發展，要求檔案管理人員必須不斷地適應各方面帶來的變化，尤其要適應檔案數字化建設的新趨勢。當前，一些檔案管理人員業務水平不高，專業技能有所欠缺，他們僅具備傳統檔案管理模式下的基本工作技能，但缺少系統的數字化知識框架和專業的信息化素養，難以適應高校檔案資源數字化管理模式下的各方面工作，阻礙了高校檔案資源數字化建設的進程。

四、高校數字檔案資源管理優化策略

（一）從基礎層面推進檔案資源數字化建設

高校要加大重視力度，持續投入，加快檔案資源數字化建設的步伐。可以設立專門的數字檔案資源推進小組，規劃場地和設備，從而通過硬件支持為高校數字檔案資源管理提供數據庫基礎，循序漸進地提升檔案管理業務信息水平，實現檔案管理業務的發展與提升。同時，也可以獨立或聯合第三方建立管理平臺，以加強對高校數字檔案資源的軟件支持。從硬件和軟件兩個基礎層面，推進檔案資源數字化建設。

（二）建立健全管理機制

高校檔案資源數字化建設不僅要注重軟硬件設施的配置，更要注重建立健全科學合理、規范系統的檔案管理機制。高校要依據本校檔案資源數字化建設水平和學校人力資源的實際情況，健全檔案管理機制。要通過相關機制的推進與落實，對檔案管理工作進行有效的監督，對素質較高、工作表現優秀的人員予以激勵，對素質較差、工作態度欠佳的人員予以懲戒。要通過檔案管理機制的常態化、長效化運行，推進高校檔案資源數字化建設。

（三）加強信息安全保障

高校數字檔案資源的保護可分為外部安全和內部安全兩個層面。外部安全是指在硬件設備層面，服務器以及其他存儲介質容易因為自然或人為因素發生損壞，進而造成檔案資源信息的丟失；內部安全則是指互聯網或檔案室內部網絡可能會因互聯網病毒或其他原因造成檔案資源信息的泄露或損毀。對此，要建立事前預防機制和全過程監控機制。在外部安全層面，要在綜合考慮各方面因素的基礎上，設置服務器以及其他存儲介質。同時，要做好對存儲介質的日常保養和維護，嚴禁無關人員的接觸，避免因存儲介質的故障對檔案信息資源造成破懷。內部安全則需要健全網絡防火墻和安全防護軟件的配置，并且要對各類網絡防火墻和安全防護軟件進行模擬測試，保證其在各種情況下都能發揮防護作用。另外，對檔案管理人員也要定期進行安全培訓，培養其保密意識和數字化安全素養，使其具備熟練掌握各種安全防護軟件的操作。

（四）加強高校檔案管理人才隊伍建設

要進行高校檔案管理業務流程優化，就要加強高校檔案管理人才隊伍建設。檔案管理人才隊伍越強大，檔案管理工作就會越順利，反之亦然。兩者相輔相成，能夠形成良性循環，逐漸成為檔案管理發展的重要力量。

高校必須加強檔案管理人員培訓，提升其信息化素養，促使檔案管理人員掌握現代數字技術，能夠利用計算機完成各種檔案的數據采集、錄入、數據分析和利用工作，提高檔案管理水平。提高檔案管理人員綜合素質，要從以下幾個方面入手。

1.對檔案管理人員定期開展數字化培訓

定期舉辦檔案管理業務培訓班，邀請檔案館的工作人員現場授課，分享自身工作經驗，闡述檔案管理的作用、價值和檔案管理規范化的意義，讓廣大檔案管理人員認識到檔案管理的積極意義，使高校檔案管理人員改變傳統的工作思維和工作觀念，主動轉變工作形式，學習數字化檔案技術，充分發揮檔案自身的價值。

2.加強檔案管理工作人員自主學習

檔案管理人員在工作之余要加強自我學習，學習網絡信息技術，提高計算機應用能力，進一步滿足數字檔案資源管理工作要求。

3.提升檔案管理工作人員的積極性

實踐中要重視檔案管理人員的工作積極性的提升，對此，檔案管理部門要制訂考核機制，對各個崗位的工作制訂考核標準，定期進行考核，促進各項工作穩定開展。

（五）加強高校檔案數字化管理

當前，在高校數字檔案資源管理的過程中，很多教職員工依舊對數字化檔案資源缺乏了解和利用意識。因此，檔案管理人員要轉變傳統工作思維，創新工作方法，要拓展多種渠道，從多個層面推進高校檔案資源的數字化建設。高校檔案管理人員可以舉辦檔案宣傳教育活動，邀請相關專業人士進行知識普及，讓師生進一步了解高校檔案資源實現數字化所帶來的便利。高校檔案室還可以利用本校已有的教育資源，舉辦數字化檔案知識講座，向教職員工介紹檔案工作中基本的收錄信息、數字化檔案使用方法等。同時，還可以通過向本校師生開設專題知識培訓，提高其數字化檔案使用常識，使學生在利用檔案過程中能夠順利解決問題。此外，在校內張貼宣傳海報、通過微信公眾號進行相關知識的推送、在學校論壇中發布相關內容的帖子等，也都有助于推進高校檔案資源數字化建設和高校檔案管理工作的開展。

五、結語

綜上所述，高校檔案數字化建設要從多方面進行綜合考量，要在保證檔案資源安全性的前提下，進行數字檔案資源建設。在大數據背景下，信息呈現出爆炸式發展，這對傳統檔案管理帶來較大沖擊，基于當前數據量激增的實際情況，對各單位的檔案管理工作也提出了全新的要求，檔案數字化建設有了明確的方向，因此，相關工作人員要在實際工作中加快檔案管理理念的轉變，進一步對檔案數字化管理策略進行優化，使檔案數字化建設能夠更好地順應時代的發展和變化，全面提高檔案數字化建設的水平，向規范要求看齊，更好地服務高校教學科研、綜合管理、社會服務、文化傳承等工作，為檔案事業的健康、持續發展奠定良好的基礎。