溝通，外部董事有效履職的重要方法

陳國慶

溝通中要有同理心，養(yǎng)成換位思考的習慣，凡事要多站在對方的立場上體驗，思考和分析問題，而不能一味地考慮自我。比如，在溝通交流具有一定風險的事項時，既要一五一十完整提示風險，也要考慮企業(yè)的具體情況，并盡可能給企業(yè)留出完善材料、查缺補漏的時間和空間，避免直接立即否定

建設中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)改革發(fā)展的重要方向，其中建立外部董事占多數(shù)的董事會又是其中的重要內(nèi)容。外部董事是企業(yè)出資人機構(gòu)派出的代表，一般情況下不在企業(yè)坐班，因此掌握企業(yè)信息的廣度、思考分析問題的角度，可能與企業(yè)內(nèi)部董事和經(jīng)營管理團隊不盡相同。外部董事要與企業(yè)內(nèi)部董事共同履行好董事會“定戰(zhàn)略、作決策、防風險”職責，就需要在企業(yè)重大經(jīng)營管理事項上盡可能形成一致看法和共同主張，要做到這一點，外部董事與履職相關方的經(jīng)常性溝通就顯得尤為重要；通過有效溝通就重大問題統(tǒng)一思想、凝聚共識、形成合力，從而保障企業(yè)的管理工作效率和改革發(fā)展質(zhì)量。因此，溝通應該成為企業(yè)外部董事有效履職的一項經(jīng)常性的工作和有效方法。

溝通是一門管理必修課

馬克思說：“人的本質(zhì)是一切社會關系的總和。”人的本質(zhì)決定了人的言行和思想，并直接對社會和人際關系造成不同程度的影響。人際關系的實質(zhì)，是人與人的溝通。溝通是傳輸和交流信息、思想、感情、需求的過程，也是求同存異、形成共識的過程。領導干部要做好管理工作，需要上傳下達、協(xié)調(diào)左右，也必須通過經(jīng)常性溝通有效傳遞信息、處理各種關系、調(diào)動團隊資源、促成良好合作，最終達成目標。

第一，溝通能力決定領導能力。不同的人成長經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、熟悉領域不同，對事物的認知和見解也不盡相同，唯有溝通才能統(tǒng)一思想、消除分歧、增進共識、形成工作合力。高明的領導者無一不是溝通的高手，具有出色的表達能力、傾聽能力和掌控能力。

第二，溝通基礎決定合作基礎。人們常說，天下的事都是談出來的。有效的溝通，可以架起思想的橋梁、跨越認知的鴻溝，找到共同點，達成一致性。戴爾·卡耐基在他的著作中提到，“一個人的成就，85%決定于與人溝通的能力，而專業(yè)知識只占15%。”工作中，“你不問，我不說”往往就會增添誤會和隔閡，而“你不問，我說了”就容易增加好感和信任，如果能達到“你想問，我想說”就會進一步提升工作的默契。通過有效溝通，把思想和行動調(diào)整到同一個頻道上，不僅有利于形成共識、贏得支持，更可以了解各方訴求和意見，增強工作的針對性、避免盲目性。

第三，溝通成效決定管理成效。企業(yè)管理中的有效溝通非常重要。溝通是企業(yè)有效決策的基本前提和基礎，也是提高管理效率的保證。企業(yè)唯有借助有效溝通，才能使內(nèi)部成員充分理解企業(yè)的決策目標，準確反饋對企業(yè)決策的意見和建議。憑借有效溝通，信息的正確率將極大提升，決策的科學性和合理性也能得到有效保障。同時，有效溝通能充分化解矛盾、營造企業(yè)良好工作氛圍、激發(fā)大家的工作熱情、顯著提升團隊凝聚力。

溝通是外部董事履職基本功

外部董事占多數(shù)的董事會建設是目前我國國有企業(yè)深化改革的重要內(nèi)容之一。外部董事不在履職企業(yè)坐班，到企業(yè)履職的主要方式包括參加董事會及各專業(yè)委員會的會議、參加企業(yè)的相關重要會議、深入企業(yè)調(diào)研，參加各類學習培訓以及相關工作溝通會、交流活動。有效的工作溝通是貫穿外部董事履職全過程的重要內(nèi)容。

關于外部董事履職過程中的工作溝通，國家在董事會建設的頂層設計中非常重視，作出了一系列明確規(guī)定。2021年先后發(fā)布的《關于中央企業(yè)在完善公司治理中加強黨的領導的意見》《中央企業(yè)董事會工作規(guī)則（試行）》在很多方面都強調(diào)了企業(yè)管理層與企業(yè)外部董事之間開展工作溝通的履職要求。

外部董事履職過程中需要經(jīng)常與履職相關方保持溝通，包括與企業(yè)出資人及其相關部門的溝通、與企業(yè)董事長的溝通、與企業(yè)總經(jīng)理及其他經(jīng)營團隊成員的溝通、與企業(yè)職能部門之間的溝通、外部董事之間的溝通，以及上市公司的外部董事必要時與資本市場投資者之間的溝通，等等。

1.加強與出資人之間的溝通

企業(yè)外部董事是出資人代表，要始終牢記對組織的責任、對出資人的義務，既要保持企業(yè)“外部人”的獨立性，又要增強企業(yè)“內(nèi)部人”的責任心。外部董事在企業(yè)履職，要努力做到既掌握上情——出資人意見，又熟悉下情——企業(yè)實際情況，既保證上情下達的順暢有效，又做到下情上報的及時準確。

要積極參加出資人組織的各類外部董事溝通協(xié)調(diào)會議，及時掌握國家宏觀經(jīng)濟政策最新調(diào)整變化、出資人工作部署的最新要求和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營面臨的市場形勢等情況，通過一定方式及時將相關信息傳遞給企業(yè)管理層，并督促履職企業(yè)認真落實出資人提出的相關工作要求，做到上情下達順暢有效。

同時，外部董事也要按照履職規(guī)定要求，定期向出資人匯報個人履職情況、報告履職企業(yè)經(jīng)營綜合分析情況，并及時向出資人主管部門口頭或書面報告履職企業(yè)的重大成就、履職過程中發(fā)現(xiàn)的企業(yè)重大問題、重大風險或者重大異常情況。如果外部董事在企業(yè)董事會上針對某項議題投了“反對”或“棄權(quán)”票，最好也要及時報告，確保下情上報的及時準確，有效發(fā)揮外部董事的“信息前哨”和“工作紐帶”作用。

2.加強與企業(yè)董事長的溝通

外部董事在履職期間對企業(yè)重大經(jīng)營管理事項的決策不能看董事長臉色行事，必須客觀公正發(fā)表個人意見，這是外部董事履職獨立性要求的體現(xiàn)。

但企業(yè)董事長畢竟是董事會的第一責任人，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展、對董事會運行的規(guī)范性有效性承擔著第一責任，其政治站位、大局觀念、系統(tǒng)思維、責任意識都是比較強的。作為一種積極的工作方法，外部董事在履職過程中保持獨立性的同時，也應注重與企業(yè)董事長的溝通，定期交換思想認識，把握企業(yè)總體工作部署，了解董事長個人的思路想法，爭取更多的工作支持和指導，并及時報告履職過程中發(fā)現(xiàn)的重大問題和風險隱患，針對企業(yè)改革發(fā)展的方向性問題、重大決策事項征詢董事長意見、交流自己的分析看法、商討董事會相關工作安排等。要通過經(jīng)常性工作溝通交流，與董事長個人之間建立良好的工作關系。

3.加強與企業(yè)經(jīng)理層的日常溝通

總經(jīng)理及企業(yè)經(jīng)營班子是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的直接指揮者和責任人，董事會決策事項一般都是通過公司經(jīng)營班子組織實施，他們也掌握著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營最全面、最準確、最實時的信息。

外部董事在履職過程中與企業(yè)總經(jīng)理和經(jīng)營班子成員的溝通非常重要。經(jīng)常性與經(jīng)營團隊開展常規(guī)會議之外的溝通交流，有利于外部董事及時掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的最新信息，及時跟蹤董事會決策事項的執(zhí)行進展和落實工作質(zhì)量狀況，全面了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改革發(fā)展面臨的現(xiàn)實問題和困難，從而更有針對性地指導和幫助經(jīng)營班子解決問題、提升經(jīng)營業(yè)績和管理水平，并在與管理團隊的溝通交流、并肩戰(zhàn)斗中建立更和諧的合作關系，形成更深厚的工作友誼。

4.加強與企業(yè)職能部門的細節(jié)溝通

企業(yè)總部職能部門是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的專業(yè)部門，董事會辦公室以及戰(zhàn)略發(fā)展、財務、審計、法務、人力資源等專業(yè)部門也是董事會及其專委會的工作支撐機構(gòu)，董事會決策的議案材料基本上出自這些部門，重大事項的專業(yè)審核意見也出自這些部門。某種意義上講，職能部門也是公司在不同業(yè)務領域最完整、最直接的信息源。因此，外部董事在履職過程中，要想深入了解、具體澄清一些決策事項的工作背景、深層原因、邏輯關系、具體細節(jié)等信息，最直接的方式就是加強與企業(yè)職能部門之間的細節(jié)溝通，獲得更加原汁原味的信息資料。我在三家中央企業(yè)的履職過程中，非常注重與職能部門負責人的溝通交流。比如每當在董事會會議前審閱議案材料出現(xiàn)文字描述不清楚的時候，我都會直接打電話給議案材料相關部門負責人，請他們給予解釋說明或提供進一步的背景材料，這樣做比找企業(yè)分管領導咨詢來的更為直截了當。

5.加強與其他外部董事的合作溝通

按照目前國有企業(yè)董事會建設的通常做法，企業(yè)董事會中一般都配有多名外部董事并占多數(shù)。外部董事一般按照“確保董事會專業(yè)經(jīng)驗的多元化和能力結(jié)構(gòu)的互補性”原則合理搭配，因此企業(yè)外部董事的專業(yè)背景是各不相同的，在公司治理、專業(yè)技術(shù)、法律財務等專業(yè)背景上各有側(cè)重。專業(yè)背景的不同、工作經(jīng)歷的差異，往往對同一問題的看法也會不盡相同，因此外部董事在履職過程中也需要加強溝通，相互學習、相互啟發(fā)，通過多維度看待問題、多角度分析問題以及深度研究問題，形成最合適的工作方案，提升履職質(zhì)量水平。

我在履職過程中經(jīng)常針對某一議題與在同一企業(yè)履職的其他外部董事討論分析、溝通看法、交流意見；有時候遇到專業(yè)難題和棘手問題，也喜歡找自己身邊的其他專職外部董事咨詢請教、探討分析，每次都能獲得很多啟發(fā)、得到不少工作靈感。

6.加強與投資者的溝通交流

對于上市公司，外部董事一般就是公司的獨立董事。獨立董事在有些情形下，如業(yè)績說明會，也可以根據(jù)需要出席并參加與投資者的交流，國家相關監(jiān)管部門對此也持鼓勵支持的態(tài)度。

國務院國資委《提高央企控股上市公司質(zhì)量工作方案》中就要求，推動上市公司業(yè)績說明會常態(tài)化召開，鼓勵更多獨立董事參會并直接與投資者溝通交流。《上海證券交易所上市公司自律監(jiān)管指引第1號——規(guī)范運作》也規(guī)定，上市公司獨立董事應當參加投資者說明會，與投資者進行交流。作為一名積極有為的外部董事，應該在適當?shù)臅r候多與資本市場的投資者溝通交流，宣傳推介公司，進一步增強資本市場對公司的信心、提振上市公司的市場形象。

綜上所述，溝通應該成為企業(yè)外部董事履職的基本功。外部董事在履職過程中要以積極主動的姿態(tài)加強與相關各方的經(jīng)常性溝通交流，從而努力做到全面掌握企業(yè)信息，了解企業(yè)管理者及干部員工的想法和訴求，進而更準確地發(fā)現(xiàn)問題、更深入地分析問題、更客觀地發(fā)表意見、更有效地提出建議，努力做企業(yè)的知情人、知心人、知音人，與企業(yè)管理團隊一道，共同提升企業(yè)董事會的工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)高水平治理、高效率經(jīng)營、高質(zhì)量發(fā)展。

溝通要善于釋放真情感

以上我們論述了工作溝通的重要性，也解析了外部董事履職過程中需要開展的不同層次的各種工作溝通。工作溝通中，還需要把握一定的原則和方法。

1.溝通需要坦蕩真誠、樸實自然

溝通的魅力并不在于說話多么流暢甜美，而在于真誠。真誠是有效溝通的基本原則和前提。外部董事在溝通交談中要多以推心置腹的態(tài)度、交朋友的方式與企業(yè)的同志坦誠交流，拉進與交流者的心理距離。

一是實事求是的表達。真誠的表達首先要做到實事求是，基于客觀事實的基礎，想了解什么就問什么，沒有必要對問題進行包裝或者過分掩飾。

二是平等真誠的探討。雙方之間的交流應該建立在內(nèi)心和諧的基礎上，敞開心胸、開誠布公，以商量的口吻進行平等探討，爭取在一種和諧的氛圍中進行更深的交流，絕不可有絲毫高人一等、盛氣凌人的流露。

三是樸實自然的談話。樸實得體、親切自然的談話是真誠的一種表現(xiàn)，更容易讓人接受，可以達到潤物細無聲的效果。同時，真誠的溝通還應表現(xiàn)出一種積極的態(tài)度，以及對溝通形式、溝通內(nèi)容的尊重。

2.溝通要做到耐心傾聽、適度互動

與人溝通，要養(yǎng)成善于傾聽的品德。越是善于傾聽的人，越能讓對方敞開心扉，與對方關系就越融洽。能夠耐心傾聽的人，在工作協(xié)作中也越容易成為受歡迎的人和值得信賴的人。

在溝通、傾聽時，也不能只是一味地默默聽，還要適度進行回應，懂得適時提問。對方會覺得自己被尊重，也表示你自己一直在認真傾聽，鼓勵對方繼續(xù)講下去，有利于獲得更有價值的信息。

3.溝通要設身處地、換位思考

溝通中要有同理心，養(yǎng)成換位思考的習慣，凡事要多站在對方的立場上思考和體驗分析問題，而不能一味地考慮自我。比如，在溝通交流具有一定風險的事項時，既要一五一十完整提示風險，又要考慮企業(yè)的具體情況，還要盡可能給企業(yè)留出完善材料、查缺補漏的時間和空間，避免直接立即否定。這樣做更能獲得對方的理解和好感，也容易促使對方工作更加嚴謹，最終研究出雙方都能夠接受、實現(xiàn)“雙贏”的工作思路和方案。

4.溝通要減少分歧、凝聚共識

俗話說，隔行不隔理。國有企業(yè)的干部都是黨的干部，所接受的人生觀、世界觀、價值觀教育都是一致的，在工作中出現(xiàn)對同一問題的不同看法，大都是因為信息不對稱、認識有差異造成的。我認為，只要不存私心雜念就不會有本質(zhì)上的分歧，只要通過有效溝通把道理講清楚、把問題分析明白，就應該能找到辦法、消除分歧、形成共識。

總之，企業(yè)外部董事履職中要針對企業(yè)重大問題開展經(jīng)常性溝通，通過積極主動的溝通和協(xié)商，最大限度與企業(yè)管理團隊形成思想共識和工作合力，群策群力共同推動企業(yè)又好又快發(fā)展。

作者系中央企業(yè)專職外部董事