一張差旅費報銷單引發的思考

□ 衛世蘭

一、問題的提出

F村黨支部書記及報賬員兩人到省城參加“發展村集體經濟”交流會，產生差旅費。

問題一：差旅費報銷單，誰來填制？

實際操作中，常常是報賬員作為經辦人填制報銷單，村黨支部書記作為單位審批人簽字報銷。這種做法，存在村支書自己審批自己的情況，違反了單位內部控制中不相容職務分離原則；還有一種做法是，村支書和報賬員分別作為經辦人填制報銷單，報賬員填制報銷單，單位負責人審批一欄是村支書簽字報銷，那么村支書作為經辦人填制報銷單，單位負責人審批一欄往往還是村支書簽字報銷，村支書既是經辦人也是審批人，違反了單位內部控制中不相容職務相分離原則。在對村集體經濟組織的審計、巡視巡察中，發現村支書、副主任經手的業務，很多是村報賬員填制報銷單，在經辦人欄簽名，這樣做，既違反了《會計法》《會計基礎工作規范》的要求，也給報賬員帶來一定的職業風險。

針對問題一，正確的做法是，F村黨支部書記及報賬員兩人分別作為經辦人填制報銷單，村支書的報銷單，單位負責人審批一欄，就要在村委會和村集體經濟組織（村股份合作社）的財務制度中，明確單位負責人村支書，作為經濟業務經辦人的情況下，誰對他的報銷單進行審批，比如村副主任或村紀檢主任等。

問題二：該筆差旅費支出，是在村委會賬中報銷，還是在村集體經濟組織（村股份經濟合作社）中報銷？

村委會和村集體經濟組織（村股份經濟合作社），一套人馬，兩塊牌子，基層報賬員既要報村委會的賬，又要報村集體經濟組織（村股份經濟合作社）的賬。實際操作中，不少村的村級公共管理支出和村股份經濟合作社經營支出混支，如何判斷、劃分村委會資金支出與村集體經濟組織（村股份經濟合作社）經營支出？按照“誰受益，誰承擔”原則，資金支出是村集體經濟組織（村股份經濟合作社）受益，為村集體經濟組織（村股份經濟合作社）發展而發生，則在村集體經濟組織（村股份經濟合作社）賬中列支，否則，在村委會賬中報銷。

上例中，F村支書及報賬員參加“發展村集體經濟”交流會發生的費用，與F村集體經濟組織（村股份經濟合作社）發展有關，F村集體經濟組織（村股份經濟合作社）受益，應在F村集體經濟組織（村股份經濟合作社）賬中列支。

問題三：F村支書及報賬員兩人到省城參加“發展村集體經濟”交流會，產生的住宿費等發票抬頭，是開具F村委會還是F村集體經濟組織（村股份經濟合作社）？

問題三和問題二是緊密聯系的，經濟業務或事項的發生，與村級公共管理相關，則發票抬頭開具“XX村委會”，與村集體經濟組織（村股份經濟合作社）經營管理相關，則發票抬頭開具“XX村股份經濟合作社”，通俗來講，在村委會報賬的，發票抬頭開村委會；在村股份經濟合作社報賬的，發票抬頭開村股份經濟合作社。

根據問題二，該筆費用在F村集體經濟組織（村股份經濟合作社）賬中列支，那么經辦人在索要相關發票時，需明確發票抬頭開“F村股份經濟合作社”。

在對村委會和村集體經濟組織的例行審計中，時常發現，在村委會的記賬憑證后，混有村股份經濟合作社抬頭的票據，在村股份經濟合作社的記賬憑證里，也附有抬頭為村委會的發票，規范鄉村基層單位會計基礎工作要常抓不懈。

二、單據管控的思路

因人手不夠，基層報賬員大多身兼數職，任務繁重，單據是經濟業務發生后取得的，單據在源頭取得時不規范，報賬員事后審核也無能為力，所以報賬員要管控好各項單據。村委會或村集體經濟組織的單據是村委會或村集體經濟組織在發生經濟業務時，自行填制或從外單位（或個人）取得的憑證。單據記錄了經濟業務發生或完成情況，明確了相關單位或個人的經濟責任，是村委會或村集體經濟組織經濟業務行為的“留痕”，是村委會或村集體經濟組織進行會計核算的原始資料和重要依據。

村委會或村集體經濟組織的單據包括表單和票據。表單一般是指村委會或村集體經濟組織發生經濟業務或事項所涉及的內部憑證。如，村委會或村集體經濟組織重大事項的“四議兩公開”，需向鄉鎮經管辦“三資”代賬中心報送會議簽報記錄和公開圖片資料，說明會議議題、議程、地點、時間及與會人數、公開內容等。票據通常是村委會或村集體經濟組織發生經濟行為對外支付資金使用的外部憑證，一般在報銷環節使用，如飛機票、火車票、從供貨單位或提供勞務單位取得的發票等。

（一）將村委會或村集體經濟組織經濟活動涉及的單據及其要求制度化

因為“村賬鄉（鎮）管”，報賬員應和鄉鎮經管辦“三資”代理記賬中心會計共同梳理村委會或村集體經濟組織經濟活動的業務流程，在內部管理制度中明確各項經濟活動所涉及的表單和票據。如，村委會或村集體經濟組織出差報銷制度規定，工作人員出差需要提交內部表單：費用報銷審批單、相關單位邀請公函或會議通知單；提交外部票據：火車票、保險發票、住宿費發票等。又如會議費報銷，內部表單：會議報銷審批單、與會議相關的內部簽報及能夠證明會議議題、議程、地點、時間及與會人數等的會議記錄；外部票據：外部結算單據如住宿發票、餐飲發票、場地租賃發票等。再如，村委會或村集體經濟組織的負責人（村支書或村主任）是單位各項單據報銷的審批人，需在村委會或村集體經濟組織的財務制度中明確村支書為經濟業務或事項的經辦人，誰對村支書的報銷單進行審批。內部表單是固化流程的有效工具，可以附表的形式附于相對應的管理制度文件后面。

（二）使用和管理單據應規范化

村委會或村集體經濟組織相關工作人員必須按照制度規定使用和管理內部表單和外部票據，包括填制表單、取得外部單據、審核單據等環節。單據的再次審核、歸檔、保管環節則在鄉鎮經管辦“三資”代理記賬中心實施管理。筆者從報賬員的角度談談外來票據管控的若干要點。

1.外來發票的抬頭事先要明確。文章開頭中的案例說明，在經濟業務發生前，村委會或村集體經濟組織相關工作人員可以詢問報賬員發票抬頭開具的名稱或者在購銷合同（或勞務合同）中明確發票抬頭開具的名稱。這里報賬員應要求經辦人索要發票時，發票必須開具村委會或村集體經濟組織全名與納稅人識別號或統一社會信用代碼。出差過程中乘坐網約車，在平臺申請發票，應開具村委會或村集體經濟組織抬頭，而非出差人員個人抬頭。

2.外來發票的內容要完整。品名、數量、單價、金額等項目要齊全，如采購辦公用品，品名要具體化，不可以“辦公用品”開具；當一次采購的貨物品種較多時，銷售方匯總開具發票的，必須附有銷售清單，這個銷售清單不是銷售方提供的藍聯單或綠聯單，也不是村委會或村集體經濟組織經辦人自行填制的加蓋了銷售方公章的清單，必須是開具單位同時使用防偽稅控系統開具的銷售貨物或應稅勞務清單，并加蓋銷售單位發票專用章。采購物資的發票，報銷時要附有驗收單。

3.要避免不規范的發票和電子發票重復報銷。現實中有不法分子利用模擬軟件開具虛假發票，對大額的發票最好登錄地方稅務局官網查詢真偽。電子發票是一個PDF文件，可多次重復打印，報賬員無法通過發票表面及稅務局查詢系統識別是否重復報銷，給單據管控帶來風險。報賬員和鄉鎮經管辦“三資”代理記賬中心會計在給村委會或村集體經濟組織成員培訓時，要反復強調電子發票重復報銷，是套取集體資金、貪污公款的違規行為，業務經辦人員應取得規范的發票，不規范的發票和電子發票重復報銷是逃不過各級審計和巡視巡察的。為避免重復報銷，報賬員既要審核發票，也要核對與付款業務相關的合同、會議紀要、出差審批等相關資料。

4.報銷環節和審批手續要規范。

經辦人辦理費用報銷時，報賬員要注意各項手續的規范性，比如經辦人、證明人、審批人要“留痕”，不得違規代簽，經辦人與審批人、驗收人不能是同一人。

單據管控就是對村委會或村集體經濟組織所發生經濟行為的痕跡進行控制，也就是把村委會或村集體經濟組織支出業務的外部單據控制和支出業務內部表單控制相結合，以保證經濟交易事項的真實性、合規性及合法性。