淺議人事管理信息系統(tǒng)在高校人力資源管理中的應(yīng)用

劉曉霞

（運城職業(yè)技術(shù)大學(xué)，山西 運城 044000）

0 引言

人事信息管理系統(tǒng)利用信息化技術(shù)，將數(shù)字先進(jìn)工具應(yīng)用于人力資源管理中，改變了傳統(tǒng)的管理方式，實現(xiàn)了工作流程規(guī)范化和數(shù)據(jù)智能化管理，可對全校教職工基本信息、人員流動、培訓(xùn)情況、績效考評、薪酬信息、職稱評審等給予全面反映，從而使得管理人員對人事工作的整體面貌做到實時全面的掌握，不僅起到組織輔助管理的作用，甚至成為組織生存和發(fā)展的關(guān)鍵[1]。管理人員使用系統(tǒng)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，依據(jù)結(jié)果優(yōu)化人才配置，提高人力資源管理效率及水平，保障高校持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時，通過將跨部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合互通，達(dá)到數(shù)據(jù)實時共享，也讓高校領(lǐng)導(dǎo)層能夠更完整、快速、準(zhǔn)確地了解人力資源關(guān)鍵信息，提高決策的效率和效果。

1 人事管理信息系統(tǒng)的特點

人事管理信息系統(tǒng)是新時代背景下順應(yīng)當(dāng)今信息化社會的發(fā)展趨勢，為了提高組織人力資源管理水平，滿足人力資源管理信息化需求而產(chǎn)生的。它具有系統(tǒng)整體性、流程規(guī)范性、數(shù)據(jù)集成統(tǒng)一性、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享性、開發(fā)應(yīng)用創(chuàng)新性的特點，能夠?qū)⒖绮块T業(yè)務(wù)信息深度融合，形成統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)管理協(xié)同、業(yè)務(wù)聯(lián)動，并做到動態(tài)跟蹤，精準(zhǔn)管理。同時，人事管理信息系統(tǒng)能夠根據(jù)各個高校的個性化需求定制開發(fā)，實現(xiàn)功能個性化定制以及應(yīng)用上的創(chuàng)新。

2 高校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)的意義

（1）是提高工作效率，降低管理成本的要求。人事管理工作業(yè)務(wù)涉及面廣，材料繁多，時間跨度大，且許多業(yè)務(wù)長期線下手工操作，管理人員工作強度高，效率低下。人事管理信息系統(tǒng)的引進(jìn)能降低人事管理部門的工作強度，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速整理與分析，提高效率并減少人為工作失誤帶來的損失[2]。例如，一所高校有400個教職工，分布在15個行政部門和教學(xué)單位，在未引入人事管理信息系統(tǒng)前，每天的考勤管理由紙質(zhì)人工手寫簽到，一個月下來，15個部門和單位分別匯總考勤數(shù)據(jù)，人事管理部門再將15個部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行手工匯總統(tǒng)計，需要的工作人員多，且工作時間長，效率極低。在引入人事管理信息系統(tǒng)后，通過系統(tǒng)完成電子簽到考勤，并自動統(tǒng)計數(shù)據(jù)，通過導(dǎo)出功能直接生成教職工月度考勤情況表，整個過程1人瞬間完成，極大地減輕工作負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，減少了人工投入，也節(jié)約了用人成本。

（2）是信息數(shù)據(jù)共享，跨部門管理協(xié)同的要求。高校人力資源管理工作常常與其他部門的工作有許多業(yè)務(wù)交叉，需要協(xié)同配合才能完成。比如人力資源管理部門承擔(dān)著教職工職稱評審工作，需要收集大量的材料，如教職工科研成果、教學(xué)工作、年度考核材料、班主任任職經(jīng)歷等，材料來源涉及科技處、教務(wù)處、人事處、學(xué)生處等多個部門，教師申報職稱時，需要跑多個部門才能完成職稱申報支撐材料的獲取。人事管理信息系統(tǒng)可以根據(jù)工作需求，將多個部門的數(shù)據(jù)在一個平臺系統(tǒng)內(nèi)集成共享，將管理權(quán)限下放，獲得權(quán)限的人員可以直接在系統(tǒng)里調(diào)取并獲得所需要的數(shù)據(jù)和材料。這樣一來，就實現(xiàn)了多部門業(yè)務(wù)聯(lián)動，工作協(xié)同處理，使得管理事項變得更簡約，事務(wù)辦理更方便，有效解決了同一事項多頭跑、分頭辦的難題，高效率一站式完成工作任務(wù)，做到數(shù)據(jù)共享，跨部門管理協(xié)同。

（3）是精確數(shù)據(jù)分析，提高組織效益的要求。校有大量的數(shù)據(jù)分散在人力資源管理部門或各個其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門，想要快速準(zhǔn)確地提取到可靠而有效的信息，單靠人工非常困難。比如，高校要制定人力資源規(guī)劃，需要提前獲取各個部門崗位編制占用情況、人員配置情況、流動情況、年齡及職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷占比、全校各教學(xué)單位的在校生人數(shù)以及招生計劃等，以便為人事管理決策提供可靠依據(jù)，而人工信息收集及統(tǒng)計分析涉及部門多，人員雜，工作量非常大，且精確性難以得到保障。人事管理信息系統(tǒng)的引入，可以輔助管理決策，使得人事信息管理數(shù)據(jù)與各部門數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，清晰展示。管理人員可以隨時查詢，做數(shù)據(jù)動態(tài)統(tǒng)計，實時掌握精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，并充分挖掘數(shù)據(jù)資源并進(jìn)行精確分析，實現(xiàn)人事決策和人才服務(wù)的精準(zhǔn)化、科學(xué)化，提高組織的管理效益和效果。

3 人事管理信息系統(tǒng)在高校人力資源管理中的實際應(yīng)用

綜合人事信息管理系統(tǒng)在各高校的應(yīng)用情況概括起來主要包含兩塊內(nèi)容，對這兩塊內(nèi)容根據(jù)維護(hù)權(quán)限進(jìn)行劃分，可分為管理員支持模塊和員工支持模塊。管理員支持模塊總體從如下功能進(jìn)行設(shè)計：通知公告管理、教職工基本信息、招聘管理、培訓(xùn)管理、年度考核評價、工資信息管理、簽到考勤管理、請假審批管理、論壇管理、系統(tǒng)管理。員工支持模塊功能設(shè)計如下：個人信息維護(hù)、年度考核自評、請假申請、工資單、論壇管理等功能。借助于這樣的功能架構(gòu)設(shè)計，基本能夠?qū)⒏咝Ｈ耸鹿芾砉ぷ鲀?nèi)容涵蓋其中（如圖1所示）。

圖1 高校人事管理系統(tǒng)

下面具體分析人事管理信息系統(tǒng)在高校管理中的實際應(yīng)用。

（1）應(yīng)用于教職工信息庫建設(shè)，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)動態(tài)共享。高校數(shù)字化人力資源管理建設(shè)，首先是要建立全校教職工信息庫。教職工信息庫包含個人基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職業(yè)資格、職稱信息、住校家屬、家庭主要成員、榮譽稱號、獲獎情況、年度考核、職位調(diào)動、行政職務(wù)、掛職情況等，同時還收錄工資信息、教科研項目、論文、專利和著作教材等其他檔案信息。人員涉及在職和離退休員工。人力資源信息包含了最為完善的員工背景信息，可以說是企業(yè)所有員工最為豐富的信息庫[3]。

通過在高校建立人事信息管理系統(tǒng)，完善教職工信息庫建設(shè)，并將全校教職工通訊錄在模塊列表里按照校領(lǐng)導(dǎo)、教學(xué)單位、職能教輔部門、新教師入職準(zhǔn)備組、離退休人員、員工服務(wù)部門等分組清晰展示，不僅能讓人力資源管理部門全面有效管理校內(nèi)教職工的信息，還方便全校教職工對通訊錄信息的查詢和調(diào)取，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的動態(tài)共享。查詢權(quán)限可根據(jù)授權(quán)級別開放，以保障教職工信息安全。

（2）應(yīng)用于由進(jìn)到出的一站式事務(wù)辦理，流程清晰辦事高效。人事管理信息系統(tǒng)設(shè)置由招聘、入職、轉(zhuǎn)正、職稱晉升、職位調(diào)動到離職退休等管理環(huán)節(jié)，建立了一站式入職報到、轉(zhuǎn)正、職稱評審、崗位聘任、年度考核、職位調(diào)動、離校、退休等業(yè)務(wù)模塊，做到了對高校教職工的進(jìn)、升、轉(zhuǎn)、出的全流程管控。以辦理入職為例，新進(jìn)人員不再需要拿著報到單到各部門挨個簽字，只需要在系統(tǒng)里填寫入職報到申請單，提交的單據(jù)直接通過系統(tǒng)傳送到全校各部門負(fù)責(zé)人的端口，并通過信息提示其審批，各部門負(fù)責(zé)人看到審批信息提示后，在線簽字審核即可，不過幾分鐘便可完成入職報到申請的所有相關(guān)簽字，流程清晰，辦事方便快捷，工作效率大大提升。

（3）應(yīng)用于跨部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的銜接互通，管理決策科學(xué)化。在高校管理中，許多工作往往會涉及跨部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息。通過工作信息數(shù)據(jù)銜接，獲得準(zhǔn)確記錄，再對記錄的信息大數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，可更加智能化地為高校人事信息管理提供決策支持和依據(jù)[4]。

以工資管理為例，教職工的工資額由高校人力資源管理部門計算，依據(jù)來自多方面，如教職工基本工資、績效工資、職稱工資、考勤情況、請假情況、社保公積金繳納情況以及扣稅情況等。每個月由人力資源管理部門依據(jù)基本工資和績效工資，扣除其他應(yīng)扣款項，得到教職工的應(yīng)發(fā)工資，并將所有詳細(xì)信息錄入人事管理信息系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)推送到財務(wù)部門，與財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行銜接互通。財務(wù)人員得到教職工工資數(shù)據(jù)，便會據(jù)此進(jìn)行全員工資發(fā)放工作，并進(jìn)行繳稅扣稅，這樣就做到了部門聯(lián)動，實現(xiàn)了服務(wù)上的自動協(xié)同。此外，人事管理信息系統(tǒng)可以與學(xué)工系統(tǒng)里的學(xué)生信息數(shù)據(jù)銜接互通，通過統(tǒng)計學(xué)生數(shù)量以及在各院系的分布情況，計算生師比，從而為人力資源規(guī)劃，師資招聘工作提供科學(xué)依據(jù)。

（4）應(yīng)用于教職工自助服務(wù)平臺，提升職工幸福感和滿意度。信息化人力資源管理促進(jìn)了全員參與管理，使每一位員工都可以參與到人力資源部門的工作中，改變了傳統(tǒng)的員工在管理過程中處于被動地位的狀況，形成了新的互動管理的局面[5]。教職工自助服務(wù)平臺為教職工提供個人基本信息維護(hù)更新、請假申請、出差申請、報銷審批、論壇管理等功能。通過自助服務(wù)平臺，推動全員參與信息管理，工作業(yè)務(wù)在線上即可辦理完畢，無須線下多部門人工處理，節(jié)約人工成本和辦公經(jīng)費，實現(xiàn)了辦公自動化，檔案保存數(shù)字化，人事管理人性化。比如，教職工在自助終端線上填寫提交請假申請表，可隨時查詢上級以及人事管理部門的審批狀態(tài)，實時跟進(jìn)辦理進(jìn)展，免除了個人填寫紙質(zhì)申請單一次次找上級以及人事部門簽字審核的煩瑣工作，既提高了人力資源管理服務(wù)質(zhì)量，也提升了教職工的幸福感和滿意度。

（5）應(yīng)用于高校智慧一體化平臺建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成統(tǒng)一。近年來，我國教育改革不斷深化，高校信息化建設(shè)工作也在深入推進(jìn)，各部門都建設(shè)了屬于自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，大多都是“按需、逐個、獨立”建設(shè)，部門間的數(shù)據(jù)始終分散在各個部門，資源無法共享，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，提取調(diào)用十分不便，不可避免地就形成了一個個信息孤島[6]。高校智慧校園一體化平臺的建設(shè)通過系統(tǒng)集成、業(yè)務(wù)流程重構(gòu)和創(chuàng)新應(yīng)用等手段，將高校各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合在一起，實現(xiàn)信息共享、資源共享、協(xié)同辦公等功能。人事管理信息系統(tǒng)是高校推進(jìn)智慧校園一體化平臺建設(shè)系統(tǒng)整合的關(guān)鍵部分，其可以有效地與高校已有的身份認(rèn)證系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、教學(xué)平臺、學(xué)工系統(tǒng)等進(jìn)行銜接互通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成統(tǒng)一，減少信息孤島和冗余，提高信息處理的效率和準(zhǔn)確性。

4 結(jié)束語

人事管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用不僅符合當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息化的時代背景，也滿足了當(dāng)前和未來高校人力資源管理長足發(fā)展的需求，能為高校領(lǐng)導(dǎo)層提供全面而精確的數(shù)據(jù)信息，為管理層的準(zhǔn)確決策提供參考依據(jù)。并且，通過線上自助服務(wù)平臺，為人力資源管理部門和全體教職工帶來業(yè)務(wù)辦理上的便利，而且流程規(guī)范，簡約高效，極大地減輕了職工的工作負(fù)擔(dān)，提升了管理服務(wù)水平。隨著高校信息化建設(shè)的不斷發(fā)展深入以及師生規(guī)模的不斷擴(kuò)展，管理需求也將變得更加復(fù)雜，人事管理信息系統(tǒng)也必須要隨著高校實際管理需求不斷拓展，持續(xù)創(chuàng)新功能，不斷適應(yīng)新變化，為高校人力資源管理信息化提供新的解決方案。■