物業服務企業優化全面預算管理的有效措施探討

武文洲

（深圳天安智慧園區運營有限公司，廣東 深圳 518000）

物業服務行業的市場競爭日益激烈，推動物業服務企業積極改革，尋求管理突破點，以此獲得市場競爭優勢，而全面預算管理進入物業服務公司管理中并進行應用，已經成為一種重要管理趨勢和管理手段。全面預算管理作為集戰略、系統、全面特性為一體的現代化管理會計工具，其可以通過計劃、協調、控制、考核、評價等功能協助企業提高管理質量，實現企業的戰略目標。

一、全面預算管理概述

全面預算管理，是利用預算對企業內部各部門、各單位的各種財務及非財務資源進行分配、考核、控制，從而有效地組織和協調企業的生產經營活動，實現既定的經營目標。通過全面預算管理，企業可以有效實現資源合理配置，基于全面預算管理對企業的生產經營計劃進行量化，為資源配置提供依據，配合完成企業的經營目標[1]。全面預算管理主要包括經營預算、專項決策預算、財務預算等內容，每一個預算內容都是獨立的整體，且相互依存，共同構成一個預算整體，稱之為全面預算管理體系。

二、全面預算管理在物業企業應用中存在的主要問題

（一）全員預算意識尚未形成

物業服務企業的全員預算意識尚未形成，物業服務企業雖然已經引入全面預算管理，但是，企業部分員工對全面預算管理的認識不準確、不充分，導致預算工作開展過程中面臨較多的阻礙，預算管理不合理，無法取得預期實踐成效。全面預算意識未能深入人心，導致上下級溝通屏障突出，全面預算管理計劃難以落實到基層，企業預算管理流于表面。

（二）全面預算管理體系有待完善

物業服務企業的全面預算管理體系尚未完善，主要表現為以下兩個方面。

1.全面預算管理組織結構不完整。多數物業服務企業的預算管理工作由計劃財務部負責，并未設置獨立的全面預算管理委員會，這樣會導致各部門對全面預算工作產生錯誤的認知，認為預算工作歸屬于財務部，在預算編制和執行過程中未能積極配合。

2.全面預算管理制度體系形式化問題突出。以某物業公司為例分析，該公司于2019年對預算管理制度和辦法進行改進優化，針對預算準備內容、預算編制方法、預算執行規定等補充說明，但就實際管理而言，其預算管理制度辦法還存在一定的問題。一是制度指導性較弱，在該公司的預算編制制度中僅僅只對各職能部門的職責權限進行劃分，并未就其工作提出詳細的操作指導，給出預算編制表格模板，但未明確說明如何獲取和填報相關數據；二是預算管理體系內容不完整，該公司的預算管理制度中針對預算編制、執行板塊的要求規范，其重點放在年終預算回顧、定期預算分析方面，卻忽略了預算差異分析以及預算調整等方面的內容；三是預算管理制度靈活度較低，該公司的制度內容模式固定，無法應對突發情況下造成的預算編制和執行問題。

（三）預算管理與企業戰略未實現統一

全面預算管理是落實執行物業服務企業戰略的重要手段之一，因此，預算管理必須與企業的戰略規劃緊密貼合，在預算計劃中反映企業長短期規劃展望。但是，在實際經營過程中，部分物業服務企業的全面預算管理未能與企業戰略形成統一，戰略環境對預算管理的作用較少。一方面，物業服務公司的管理層在預算管理中存在固化思維，未能將已制定的戰略規劃作為預算編制導向，而是以經營指標為主編制預算，預算指標無法精準反映企業未來經營計劃，與全面預算管理思想相悖。另一方面，部分物業服務企業并未面向全員宣講戰略規劃，預算人員對戰略規劃不甚清楚，進而在預算編制期間缺少戰略管理意識，不了解企業的未來發展方向，導致預算偏離企業戰略目標和長期戰略規劃。

（四）預算編制過程缺乏科學性

物業服務企業的預算編制過程缺乏科學性，具體表現在以下幾方面。

1.預算指標失真，物業服務企業并未細致分解預算指標，只要求各部門保證預算指標與總體目標一致，預算編制要求不嚴格，導致各部門對待預算編制不重視，甚至敷衍了事，嚴重影響預算報表的真實性。

2.預算編制準備不充分，對于非財務人員而言，其對預算編制內容相對陌生，而且物業服務企業的業務部門、項目部門人員更替頻繁，個別員工在本年度預算結束后離職，新入職的業務人員對公司預算工作不熟悉，或者過去的預算編制方法和當前要求相差較大，將導致預算編制成本增加[2]。物業服務企業在預算編制工作開始之前未能進行系統的培訓，從而面臨預算編制過程中業務部門的編制問題頻出，預算人員必須抽出時間和精力反復多次地指導業務人員填報預算表格，長此以往，預算人員心有余而力不足，對預算工作產生抵觸心理。

3.預算編制效率較低，以某物業公司為例，該公司使用用友財務軟件進行預算管理，軟件系統中包括預算模塊，但使用頻率較低，該公司依舊傾向于使用手工制表的方式編制預算，而手工制表方式下的預算編制耗時較長且出錯率高，財務人員需承擔較重的數據匯總壓力，與各部門的數據信息對接難度大，整體預算編制效率差強人意。

（五）預算監控和分析的有效性不足

預算監控和分析是保障預算執行有效性的關鍵措施，但是，物業服務企業的預算監控以及分析工作尚未達到預期管理目標。物業服務企業的預算監控工作目前仍由財務部門負責，未能設置審計部門負責預算監控管理工作，導致“運動員”和“裁判員”身份全部集中在財務部門一身，預算監控獨立性和公正性不足。同時，在預算分析過程中，物業服務企業的預算分析參照指標不合理，無法準確地反映企業預算編制和執行中的問題，而且預算分析以利潤表為重點，未能涵蓋資產負債表和現金流量表，預算分析范圍不全面。預算分析工作全部由財務部門承擔，其他職能部門的配合程度較低，財務部門主持的預算分析側重于財務性指標，其給出的分析結果不被同級部門所接受，甚至企業利潤中心直接忽略財務部門提出的預算執行意見。

（六）預算調整和考核剛性不足

物業服務企業的預算調整和考核工作剛性不足，一是預算調整程序不清晰、規定不完整，由于預算執行期間企業內外經營環境不斷變化，因突發因素或是重大變化而導致的預算調整不得不調整，但是，企業的調整程序不清晰，使預算調整過程中出現渾水摸魚現象，個別部門因預算執行進度不合理而超出預算，為通過后續考核而選擇申請預算調整，而企業對調整申請審批不嚴格而導致此行為被姑息，嚴重影響企業預算的嚴謹性。二是預算考核工作不全面，尤其是物業服務企業的預算考核內容不全面，考核對象單一，導致企業員工對預算考核的重視程度低，未能在考核鞭策下積極服務于預算管理目標。

三、物業企業優化全面預算管理的有效措施

（一）踐行全面預算管理原則，深化全員預算意識

物業服務企業應當堅持全面預算管理原則，對內宣傳全面預算管理，定期組織講座培訓活動等，指導企業員工學習全面預算管理要點，幫助企業全員樹立科學的預算意識，要求其在日常工作中堅定履行預算職責，配合預算管理計劃落實。此外，企業管理者應樹立科學的預算管理意識，以身作則，并加強企業范圍內對全面預算管理的宣貫，以提升整體員工的預算管理意識。

（二）完善全面預算管理體系，夯實預算管理基礎

完善的全面預算管理體系是有序執行預算管理計劃的基礎。首先，物業服務企業應建立全面預算管理委員會，成立預算管理決策組，由企業高層組織建設，下設預算管理辦公室，安排各職能部門負責人參與并構建預算管理辦公室，設置專門人員進行統籌管理，在高效的組織下完成預算管理任務。全面預算管理委員會負責把控預算方向、審批預算等職責，預算管理辦公室則負責預算編制、調整、考核、分析等工作，物業服務企業必須健全預算管理體系，細化管理流程，明確職責歸屬，合理分配職能部門和責任人的權責。其次，在預算管理辦公室下設置預算管理小組，負責日常預算管理工作，例如，分解預算目標和落實工作、預算執行和調控監管工作，預算管理小組成員可以由相關部門負責人等組成，分管制度建立審核、預算編制準備、各部門預算匯編、審核總預算并提交預算、審核預算調整機制并報送決策機構、監督各級部門預算執行、向上級提報業務財務預算、協同人力資源部門制定預算考核指標[3]。最后，建立健全預算管理制度體系，企業應將科學的全面預算理論體系融入預算管理制度中，加快制度建設工作，并且分析企業不同時期的預算管理問題，深挖特殊業務板塊經營問題，再結合具體理論對預算管理制度進行更新完善。同時，企業應將制度執行規范和具體操作指引印刷成冊，分發至各個員工手中，要求各部門人員嚴格履行手冊規定，貫徹落實制度規范。

（三）強化企業戰略與預算管理的關系，明確預算目標

全面預算管理是落實執行企業戰略規劃的重要工具，物業服務企業需要基于清晰的企業戰略目標，以指導全面預算管理，強化企業戰略和預算管理的關系，明確預算目標。在全面預算管理開展過程中，企業需要以戰略為導向制定預算目標、確定預算指標、制定預算計劃，在預算管理計劃中反映企業的長遠發展規劃，確保通過預算管理可逐步落實企業的長期戰略規劃。企業管理層則應當強化戰略預算意識，正確認識預算目標，并且面向全體員工仔細宣講企業戰略規劃，保證企業全員可以清楚認識當前的發展計劃以及未來發展方向，從而確保預算不偏航，將戰略目標以預算目標形式分解至基層員工，促使員工高度認同企業戰略和文化，進而積極、主動地踐行目標。

（四）以現代化管理技術為依托，優化預算編制過程

信息時代，財務管理改革如火如荼，財務管理信息化、智能化已逐步實現，作為財務管理的一項重要組成部分，預算管理信息化建設也應加快步伐。對物業服務企業而言，其預算管理覆蓋范圍較廣、預算內容復雜，僅憑人工錄入無法保質保量地完成預算編制，甚至可能出現預算編制出錯而導致預決算差異過大的問題。對此，物業服務企業應加快預算管理信息化建設，充分應用企業財務軟件系統內的預算管理模塊，并且針對企業預算需求引入大數據技術、云計算技術等多種新興技術，強化預算管理模塊的功能，實現預算數據采集分析、數據匯總自動化，節省預算編制成本，提高預算編制效率，降低預算編制過程中的錯誤概率。

（五）深化預算監控與分析，嚴密監督預算執行

對于預算監控工作，物業服務企業需要設立獨立的審計部門，在企業高層的指導下全面負責預算監控，嚴密監督預算執行過程，在預算審核指令下發后，審計部門則要對預算執行數據進行嚴格監控，及時與預算管理委員會溝通預算外事項，獲得監管審核權限。同時，企業應當在各職能部門中設置預算監察崗位，負責與審計部門對接信息，由監察員密切監督預算執行，及時反饋異常情況，最大限度地降低企業經濟損失。在全面預算管理過程中，企業應不斷強調內部審計部門的重要性，并且內部審計前移至預算編制環節，從預算之初開始實施監管，對預算進行全面審核[4]。而且審計部門必須熟悉企業各項經濟業務流程，進而收集準確的預算數據信息，準確定位預算問題，協助企業高層調整預算決策，加深企業預算與管理的聯系。

預算分析是保證企業預算執行有效性的關鍵，預算分析中的差異分析尤為重要，因此，物業服務企業應建立預算差異分析制度，設計分析流程，即收集差異信息、計算差異、分析報告編制，相關人員應當在編制預算差異分析表時，詳細說明預算差異成因、解決方案以及解釋無法修正的項目。在預算監管過程中，充分進行預算分析可以加強監管的深度和廣度，發現更深層的預算執行問題，為下一期預算管理提供經驗，幫助企業及時止損。

（六）規范預算調整與考核，強調預算的嚴謹性

一般情況下，企業預算審批下發后不允許調整，除非在預算執行過程中發生重大事故變化造成原預算無法繼續執行的情況下，才可進行預算調整。對此，物業服務企業應該設置嚴格的預算調整審批程序，并規范審批流程，制定預算調整規定。企業針對預算調整必須加強審批力度，嚴防個別部門因預算超支而以虛假名目申請調整預算情況，切實保證企業預算的嚴謹性，保證每一筆預算資金都可落在實處，能夠為企業帶來價值效益。

預算考核是對企業預算執行過程的評價，也是對預算計劃執行結果的準確反映。一方面，物業服務企業應當契合實際制定預算考核標準，將財務性指標、非財務性指標都納入考核范圍，針對不同級別的部門、員工制定不同的考核標準，科學設置考核指標權重。例如，財務部門、總經辦等職能部門重點考核預算執行情況和辦事效率；項目部門則重點考核回款率、客戶滿意度、投訴解決水平等。另一方面，預算考核應當輔以獎懲機制，以寬嚴并濟的獎懲機制強化預算考核作用。預算考核需要與績效掛鉤，根據考核結果調整員工的績效獎金，以此督促員工重視預算管理工作，積極參與預算編制，激勵各部門員工落實預算目標。

四、結語

綜上所述，在城市化建設進程持續推進的背景下，物業服務行業在房地產企業的帶動下經營業績顯著增長，當前，物業服務企業的整體經營趨于市場化，業主對物業服務企業的服務質量提出了更高的要求。對此，物業服務企業應立足自身實際，推進內部管理變革，特別是要加強全面預算管理工具的應用，及時解決管理實踐中出現的問題，從而不斷提升企業管理的質量和水平。