信息化財務內控平臺的建設與實踐

陳昭 湖南省自然資源事務中心

引言

傳統模式下財務核算通常只有簡單的核算功能，難以滿足財務精細化管理的要求，且在運行過程中，存在因尚未建立高效關聯的內控業務流程和數據稽核體系、缺乏整合的信息系統而影響效率的問題。因而，為提升財務管理效率及管理水平，引進信息系統新型技術，建設以信息化系統為核心要義的財務內控平臺，充分運用不相容崗位相互分離、內部授權審批控制、歸口管理、預算控制、會計控制、單據控制等內部控制基本方法，對內控業務模塊進行內在邏輯梳理和流程匹配，實現財務數據集成和信息化管理。

一、傳統會計核算的局限性

事業單位內部財務控制體系分為預算、收支、采購、合同、資產和項目六大業務管理板塊。相比企業而言，事業單位信息化程度普遍不高。其財務系統具體表現為：

（一）財務基礎信息難以共享

缺乏統一的財務數據平臺，必要的財務基礎信息無法共享?，F有會計軟件仍以會計核算為主，預算管控主要集中在經費執行環節，未實現從事項決策源頭進行精細化控制，不能從全面預算角度來進行財務管理，也不能有效實現全程追蹤與控制?，F有財務軟件由財務人員使用，信息傳遞過程中存在信息不對稱現象，各部門要想知道本部門的財務數據，如所在部門經費及項目經費的指標執行情況、職工備用金情況等，都只能通過財務進行查詢，財務要通過查賬及手工計算匯總才能生成各部門所需要的數據，影響工作效率。

（二）事前及事中控制難以實現

預算指標控制均采用手工控制。不能在同一平臺上處理預算控制與預算執行，導致資金使用和指標控制等環節容易脫節，預算、核算等未形成完整的信息閉環，難以做到事前及事中控制。在實際工作中，手工填制事前審批單據往往就是形同虛設，如差旅費的事前審批通常是報銷差旅費時一并簽字，只是將落款日期手寫前置，達不到事前審批的要求。

（三）內控及過程監督難以落實

現有內控各個系統間未完成對接，基礎數據不能共享，在業務變動和業務關聯性方面，各系統各自獨立，不能互動和協作，整個內部控制流程的運行完整性較差，各個系統收集到的信息必須靠人力進行比對匯總才能完成對接。不能有效進行智能化內部控制執行、過程化監督管理。

（四）工作質量及時效難以提升

傳統模式下靠人工來審核費用報銷單據容易出錯，流轉時間過長。各省財政部門對于會議費、培訓費、差旅費有著各自的報銷標準，依靠人工來審核各項標準難免會有遺漏。每張報銷單據流轉通常需經過經辦人、部門領導、財務、單位領導四個節點。傳統的人工傳遞單據占用時間太長、溝通不到位，嚴重影響報賬的時效性。

二、財務內部控制需解決的主要問題

財務內部控制是單位財務管理的基礎，必須不斷發現自身管理存在的缺陷和漏洞來提高內控水平，而現階段財務內部控制中存在的問題主要有：

（一）財務內部控制制度不完善

某些單位在建立財務內控制度的過程中，由于各類因公、因私原因，導致內控制度流于形式、執行不力。特別是部分單位在實行經營責任制以后，一些法制觀念不強的責任人往往會為了滿足個人或者小團體的利益，在經營賬目中上下其手，導致單位賬目混亂、債權債務關系嚴重失實。

（二）費用管理不嚴

費用管理是財務內控的一個重要環節，一些單位在實施過程中，手段粗放、考核不嚴，出現了諸如亂擠亂攤、費用支出失控等問題，導致潛在虧損的隱患。特別是采購管理過程中，一些單位未能根據實際情況進行采購，造成物資積壓浪費。除此之外，有的單位存在材料出入庫手續不全，材料管理部門和財務管理部門缺乏溝通，長期不進行對賬，造成賬賬不符、賬實不符等現象。

（三）崗位職責劃分不清

單位財務內部控制活動中最薄弱的環節就是激勵不到位、考核獎懲機制不健全，在內控執行的過程中，往往無法有效發揮人力資源的作用。一些單位以精簡人員為理由，使得工作中不相容崗位之間職責劃分不清，導致工作中常常出現各種差錯，嚴重違反了《會計法》的相關規定。

（四）人員素質未達到崗位要求

會計從業人員最基本的素養是誠實守信。然而現實中，部分從業人員在職業道德方面缺失嚴重，遠遠不能達到實施財務內控的基本要求，會計資料不實，偽造、變造原始憑證等現象時有發生。另外，會計從業人員的專業技能也十分重要。一些單位時常出現會計憑證填制不規范、相關憑證未能及時向對應崗位移交、當期支出和收入跨期入賬等問題，這些都是相關人員在會計從業過程中素質不過硬的表現。

三、財務內控平臺建設

財務內控平臺建設是將信息系統作為核心要義進行定位，從提升財務管理效率的角度，引進信息系統新型技術，充分運用不相容崗位相互分離、內部授權審批控制、歸口管理、預算控制、會計控制、單據控制等內部控制基本方法，對內控業務模塊進行內在邏輯梳理和流程匹配，實現財務數據集成。主要建設內容包括：

（一）無縫對接單位內控制度

將擬建設的內控手冊中的流程及制度固化至信息化平臺，與實際業務結合，讓制度流程與實際業務對接。在信息化使用過程中，可以對現有制度進行優化，使其更加符合單位實際。

（二）建立統一的平臺體系

建立統一的事前審批、網上報銷平臺，將經濟業務控制從名義上的事前，實際上的事后，真正落實到事前控制。以報銷服務為核心、全員財務管控為靈魂，在實際工作中緊密結合預算指標、經費申請以及網上報銷等環節，實時對單據填制的各個環節進行預算管控；利用各類信息化技術，在辦公系統或消息平臺中集成報銷狀態查詢、待辦事項提醒等功能，讓單據審批可以在不同地點和環境下隨時進行，提高報賬效率；在財務系統中集成報銷審批的功能，這樣在流程結束的時候，系統可以自動生成相關財務憑證?？偠灾脚_體系的建立應當圍繞預算管控、經費申請、報銷審批、資金兌付這四大環節進行，在滿足“科學化”“統一化”“實時化”“精細化”四大管控要求的前提下，盡可能多地涵蓋日常財務工作中的各類情況和環節，幫助單位高效管理和監控財務工作中的各類具體工作，實現財務內部管理水平的提升。

（三）財務內控平臺對接現有辦公系統

將財務內控平臺與單位現有辦公系統進行有效對接，PC 端與手機端面都可以和辦公系統實行單點登陸，所有用戶只需登錄一次，可以完成兩個系統的操作。

（四）實現費用報銷標準化管理

財務內控平臺預置各類報銷標準，系統根據各級人員及不同事項預置了各類報銷標準，報銷人員填制申請單、報銷單時，系統會自動帶出對應的報銷標準，嚴格控制了各種費用的報銷標準。

（五）財務信息共享

財務內控平臺可以實現必要的財務信息共享，數據自動推送至領導界面。以統一的財務內控平臺為支撐，可以使財務數據實現相對應權限下的全單位共享?？梢詫崿F一鍵查詢本部門日常經費及項目經費使用情況，如年初預算多少、本年追加多少、使用了多少、用到哪里去了、結余多少等，以及實時查詢個人借款及費用報銷等財務信息，實現全員財務目標，使財務部門對各部門的財務服務水平得到質的飛躍。系統設置單據提醒功能，系統會根據單據的審核狀態自動推送到需要審核的領導界面，實現一鍵審核，系統也可以設置領導需要查看的財務數據，實現一鍵查詢功能，方便領導對單位各項財務數據的及時掌握。

（六）建立電子會計檔案庫

財務內控平臺建立了電子會計檔案庫，搭建了移動應用平臺。電子附件掃描功能的實現，大大提高了報銷效率，保證其真實性、準確性。報銷人員在填制報銷單據時及時將原始單據及電子發票作為電子附件掃描進系統，領導在審核報銷單據時，可以一鍵點開電子附件進行審閱以及簽章。既實現了事項審批、報銷的全網上審核流程，也建立了原始單據電子附件庫，可隨時調出任何一筆費用單據進行電子附件查閱，大大減少了以往需要手工查找憑證的麻煩，降低會計信息的生產、傳輸和存儲成本。在內控平臺的基礎上搭建移動應用系統，通過移動互聯網為移動端（手機、平板等）提供安全、便捷的業務查詢和審批操作。各級領導可以隨時隨地通過移動端在線進行經費申請單、報銷單的審批，支持在手機上的手寫審批，打破了時間和地點的限制，大大提高審批效率；各經辦人員可以在移動端在線查詢與自己相關的業務，如報銷進度、所有報銷統計等信息；各部門可以在移動端在線查詢各部門的預算執行情況，隨時掌握各預算的支出進度等。

（七）設置不同的操作界面

財務內控平臺針對不同操作人員配置不同的界面。系統在一個平臺上可以分為專業版和大眾版，財務人員使用系統專業版，非財務人員使用系統大眾版，系統大眾版可以采用網頁登錄、向導式的輸入方式，簡化非財務人員的填寫界面，在滿足單位內控要求、會計核算要求的同時，降低了非財務人員的系統操作使用門檻，提高了工作效率。

（八）規范會計憑證管理

規范發票管理，滿足管理要求。根據財政部和國家檔案局《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），凡各部門以電子發票報賬的，需同時保存本月報賬的該紙質件對應的電子會計憑證歸檔匯總。財務內控平臺通過電子發票上傳功能，將發票相關信息發送至服務器數據庫，所有發票上傳時系統自動檢測發票號碼，既能杜絕發票重復報賬的問題，又能滿足稅務、財政、檔案等有關部門對電子發票管理的相關要求。

四、對財務內控管理的設想

近年來，在上級部門和單位領導的高度重視下，秉承全面性、平衡性、權責對等、重要性、適應性、有效性等六大原則，按照分事行權、分崗設權、分級授權的要求，構建了單位財務內部控制管理的基本框架。有效防范了風險，保障了財務運行的規范性、合理性、有效性，但財務內控管理尚需在如下方面進一步加強。

（一）高度重視反饋問題

對內部控制評價報告反饋問題，單位需高度重視，組織相關部門舉一反三，扎實開展整改工作，全面總結反思，進一步提高政治站位，強化規矩意識，完善管理制度，嚴格規范管理，形成長效機制，從根本上消除問題隱患。

（二）提高財務內控管理意識

組織業務骨干和專業人員，認真學習財務內控相關政策法規，進一步統一思想、提高認識，牢固樹立“花錢必問效、無效必問責”的資金管理使用政策意識和財務內控管理意識。嚴格執行《行政事業單位內部控制報告管理制度（試行）》等有關規定，強化財務內控管理，依法開展財務內控管理工作，進一步提高財政資金使用效益。

（三）強化財務內控管理

有力加強財務內控管理，統籌推進項目實施和預算執行。嚴格落實項目工作月調度制和預算執行定期通報制，加強項目實施進度督導和預算執行分析，統籌推進資金使用進度，督促及時報賬支付。要求各部門高度重視預算編制與執行管理工作，編實項目支出，優化經濟科目，合理設置績效目標，嚴格落實預算執行主體責任，提高預算編制的科學性、合理性和精準性，全面排查分析制約預算執行的關鍵環節和主要因素，研究提出改進措施，明確內部責任分工，共同推進項目實施和預算執行，從源頭上解決預算和執行“兩張皮”的問題，使項目實施進度、質量、預算執行率同步達標。

（四）不斷完善財務內控平臺

實現財務內控平臺搭建與單位原有制度的高度契合，不是一蹴而就的，需要花費大量的人力、物力來不斷完善平臺建設，需要各級領導的支持和推廣，需要單位各個部門的通力配合，需要將最新的財經紀律、行為規范等融入到平臺中。出現問題的時候，各部門如能就事論事，減少責任推諉，通過優化制度流程去解決問題，那么內控和信息化必將逐漸完善。從財務部門來說，應不斷完善內控管理、各類制度、信息化設計與實施。同時應根據財經法律法規及規范性文件要求，結合單位財務管理規定，參與業務部門的管理制度以及業務模塊設計方案的設計討論，實現業務工作與財務工作的有機融合。

（五）健全監督機制

適時開展制度建設“回頭看”。根據相關法律法規、政策規定，以編制年度單位的內部控制評價報告為契機，堅持“當下改”和“長久立”相結合，對各項管理制度進行“回頭看”，進一步健全制度規范，并將中心制度體系和內控體系進行集成，把管理流程、政策規定和定額標準等嵌入信息平臺，強化數字賦能，優化運行機制，做到科學規范與便捷高效相統一，把“問題清單”轉化為“成效清單”。

結合財務內控需要，明確紀檢監督重點，加大紀檢監督力度。定期或不定期進行抽查督查，對發現的問題堅決嚴格追責，形成常態化監督機制，并進一步查找廉政風險點，建立健全防控機制。

結語

行政事業單位的財務內控平臺建設是一項由財務部門牽頭，多部門協同的系統性工程。在平臺建設的過程中，應當對現有信息系統的使用現狀、整合深度等進行充分的調研，運用互聯網+、云計算、大數據等現代信息技術，這樣才能打造出以財務內控為核心，業財融合應用到內部控制各環節的信息化平臺，推進行政事業單位內控建設、規范各類業務活動，監督和制約權力運行，有效促進提升單位內部治理水平。

本單位在財務內控平臺上線運行后，成效較為顯著。一是審核流轉速度明顯提升；二是各部門可通過內控平臺隨時查詢報賬進度，指標執行進度；三是標準的嵌入明顯減少人工計算錯誤。在未來的工作，我們將進一步總結平臺使用過程中的各種經驗教訓，建設出更加科學、高效的內控平臺。