信息生態(tài)視角下電子文件長期保存研究

劉 寧

(湘潭大學(xué) 公共管理學(xué)院,湖南 湘潭 411105)

0 引言

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛應(yīng)用,為適應(yīng)各行各業(yè)在業(yè)務(wù)活動中多元化的信息資源管理與利用,信息生態(tài)應(yīng)運(yùn)而生。而作為歸檔后的重要環(huán)節(jié),電子文件長期保存要綜合考慮多方面因素。信息生態(tài)從生態(tài)學(xué)的角度對信息構(gòu)建進(jìn)行研究,強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)中各個部分的關(guān)系和相互影響,對維持信息生態(tài)平衡、達(dá)到電子文件長期保存的目的、促進(jìn)人類文化信息資源的永續(xù)利用具有重要的指導(dǎo)意義[1]。

1 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)

1.1 電子文件長期保存的概念

我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 47—2009《版式電子文件長期保存格式需求》中對電子文件長期保存的定義是“用一種可靠的、科學(xué)合理的方式維護(hù)電子文件真實、完整、有效”的行為[2],也就是說,電子文件長期保存的實質(zhì)就是保障電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性。因此,電子文件長期保存應(yīng)該在法律法規(guī)的要求下,綜合考慮軟硬件更新、存儲載體、存儲環(huán)境等因素,對電子文件進(jìn)行仔細(xì)和持久的一種管理活動,其目標(biāo)是實現(xiàn)電子文件長期存儲和長期可獲取。

1.2 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的內(nèi)涵

國內(nèi)最早提出信息生態(tài)學(xué)概念的是張新時院士[3]。目前,學(xué)界對信息生態(tài)系統(tǒng)的理解主要有兩個角度:一是基于生態(tài)學(xué)的整體觀認(rèn)為信息生態(tài)系統(tǒng)是信息、信息人及其信息環(huán)境在相互聯(lián)系與相互作用下構(gòu)成的有機(jī)整體;二是基于系統(tǒng)科學(xué)的系統(tǒng)觀認(rèn)為信息生態(tài)系統(tǒng)是由信息、信息人及其信息環(huán)境構(gòu)成的具有自我調(diào)節(jié)能力的穩(wěn)定、和諧、可持續(xù)發(fā)展的系統(tǒng)。兩種觀點對于信息生態(tài)系統(tǒng)的表述各有不同,但都洞察到了信息生態(tài)系統(tǒng)的生成機(jī)制以及系統(tǒng)內(nèi)各要素之間的動態(tài)關(guān)系。基于前人的研究成果,本文認(rèn)為信息生態(tài)系統(tǒng)是信息、信息人與信息環(huán)境在有機(jī)融合與關(guān)聯(lián)中形成的動態(tài)自調(diào)節(jié)統(tǒng)一體。根據(jù)屠躍明[4]對電子文件生命周期的階段劃分,電子文件長期保存處于維護(hù)階段,目的就是確保電子文件的安全管理,實際也是一種信息行為。在信息技術(shù)的支持下,電子文件與內(nèi)外部環(huán)境相互作用構(gòu)成一個小型信息生態(tài)系統(tǒng)。

綜上所述,電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)就是在電子文件長期保存環(huán)境中,以信息人為主體、信息技術(shù)為支撐,以長期保存為目標(biāo),對電子文件信息資源進(jìn)行有效管理后形成的動態(tài)、開放、可持續(xù)發(fā)展的有機(jī)統(tǒng)一體。

1.3 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的特征

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)作為一個小型信息生態(tài)系統(tǒng),也具有信息生態(tài)系統(tǒng)的一般特征[5]。

1.3.1 系統(tǒng)性

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)與生物生態(tài)系統(tǒng)一樣,系統(tǒng)內(nèi)部的各個要素之間存在相互關(guān)聯(lián),其中一個要素發(fā)生變化,就會影響到系統(tǒng)中其他的要素[6]。

1.3.2 多樣性

一個健全的信息生態(tài)系統(tǒng)由不同的要素構(gòu)成,這些要素在系統(tǒng)中充當(dāng)不同的角色和功能。在電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中,有各類同構(gòu)或異構(gòu)的多樣性存儲資源、有管理任務(wù)多樣性的工作人員、有為電子文件長期保存提供支撐的多樣性技術(shù)資源等。

1.3.3 協(xié)同性

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中的各要素會按照長期保存的規(guī)則,在存儲格式、存儲載體、存儲環(huán)境以及存儲管理等方面相互配合,并隨著信息環(huán)境中出現(xiàn)的新思想、新發(fā)展而不斷演化,實現(xiàn)內(nèi)部要素和外部環(huán)境變化之間的協(xié)同演化,取得電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的動態(tài)平衡。

1.3.4 人為性

不同于自然界生物生態(tài)的自我調(diào)節(jié)能力,在電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中,其建立、發(fā)展、穩(wěn)定運(yùn)行或者系統(tǒng)失衡都與信息人有著密不可分的關(guān)系。只有人參與系統(tǒng)建設(shè),系統(tǒng)才能達(dá)到平衡、可持續(xù)的運(yùn)行[7]。

1.3.5 動態(tài)性

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的動態(tài)性主要表現(xiàn)為系統(tǒng)內(nèi)部各要素對信息環(huán)境的動態(tài)適應(yīng)以及系統(tǒng)整體對信息環(huán)境的適應(yīng)。系統(tǒng)內(nèi)部各要素對信息環(huán)境適應(yīng)主要是根據(jù)保存要求變化對長期保存的格式、載體、標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行改變。系統(tǒng)整體對信息環(huán)境的適應(yīng)主要有信息人對系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)理等進(jìn)行優(yōu)化。

2 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)成及其運(yùn)行機(jī)理

2.1 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)成要素

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)涉及長期保存的形成、運(yùn)行和維護(hù)等各個環(huán)節(jié),加上電子文件長期保存依賴于技術(shù)支撐。因此,結(jié)合信息生態(tài)系統(tǒng)的“三要素”觀點,電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)應(yīng)由信息、信息人、信息環(huán)境以及信息技術(shù)4個要素構(gòu)成[8]。

2.1.1 信息

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中的信息主要是指各種載體類型的電子文件。由于載體類型不一,其在長期保存活動中所面臨的問題與風(fēng)險也不盡相同,因此保存方式、保存環(huán)境的要求也不同。信息是長期保存活動中的關(guān)鍵要素。

2.1.2 信息人

信息人是電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中的主體,是參與電子文件長期保存活動的個體或者由多個個體組成的組織。根據(jù)長期保存活動中的各個具體任務(wù),信息人可具體分為電子文件形成者、電子文件管理者、電子文件利用者和電子監(jiān)管者等,不同分工的信息人之間也存在相互聯(lián)系與相互作用。

2.1.3 信息環(huán)境

信息環(huán)境是除信息人外,對電子文件長期保存產(chǎn)生直接或者間接影響的要素總和,主要有:(1)電子文件長期保存基礎(chǔ)設(shè)施,是與存儲、保管、安全修復(fù)相關(guān)的各種設(shè)備;(2)保存流程安全控制,是在電子文件長期保存全流程中對電子文件的安全進(jìn)行控制;(3)安全組織管理,主要包括組織建設(shè)、協(xié)調(diào)交流和安全培訓(xùn)等,其目的是根據(jù)實際工作要求不斷地對系統(tǒng)進(jìn)行實時、適度控制。

2.1.4 信息技術(shù)

信息技術(shù)是電子文件長期保存工作開展所依托的技術(shù),涉及數(shù)據(jù)接收、存儲管理、安全監(jiān)測等多個方面。信息技術(shù)可以保證電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性,實現(xiàn)電子文件長期存儲和長期可獲取。

2.2 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制

電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建的目的就是使系統(tǒng)內(nèi)部各要素相互協(xié)調(diào),以達(dá)到動態(tài)平衡,其實質(zhì)就是在不同運(yùn)行機(jī)制的作用下,信息人、信息技術(shù)與信息環(huán)境的運(yùn)轉(zhuǎn)方式。電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制如圖1所示。

圖1 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制

2.2.1 協(xié)同機(jī)制

在電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中,相同信息人之間以及不同信息人之間相互協(xié)同,會在系統(tǒng)內(nèi)形成穩(wěn)定網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)以及有序生態(tài)鏈結(jié)構(gòu)[9],因此產(chǎn)生了協(xié)同機(jī)制。電子文件長期保存處于動態(tài)變化的環(huán)境中,只有系統(tǒng)中信息人實現(xiàn)協(xié)同發(fā)展和管理,才能最終形成電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)動態(tài)、整體統(tǒng)一的運(yùn)行模式。

2.2.2 反饋機(jī)制

信息環(huán)境和信息技術(shù)的快速發(fā)展對電子文件長期保存中的軟硬件技術(shù)、載體迭代、載體存儲等產(chǎn)生變化反饋,并要求其也隨之進(jìn)行不斷發(fā)展和創(chuàng)新,以適應(yīng)變化。反饋機(jī)制對電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)有著深刻的影響[10]。

2.2.3 平衡機(jī)制

平衡機(jī)制是各要素之間相互適應(yīng)、協(xié)調(diào)互補(bǔ)而形成的一種相對穩(wěn)定狀態(tài),使系統(tǒng)內(nèi)各機(jī)制之間持續(xù)作用、動態(tài)適應(yīng),進(jìn)而促進(jìn)系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。但是,這種平衡是暫時的、動態(tài)的,仍然會因為信息環(huán)境的變化程度而發(fā)生改變,在多次“失衡—平衡”的動態(tài)調(diào)節(jié)中向較高層次平衡發(fā)展[11]。

綜上所述,在電子文件長期保存的信息生態(tài)系統(tǒng)中,協(xié)同機(jī)制與反饋機(jī)制相互協(xié)調(diào)互補(bǔ),在此基礎(chǔ)上,平衡機(jī)制起到支撐與調(diào)節(jié)的作用,三者共同促進(jìn)系統(tǒng)的可持續(xù)運(yùn)行。

3 電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)可持續(xù)運(yùn)行對策

3.1 重視信息人才培養(yǎng)與管理

電子文件長期保存在管理體系、管理方法等多方面都有巨大改變,并且這種改變處于持續(xù)變化中。因此,對電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中信息人才的培養(yǎng)與管理不容忽視。對信息人才的培養(yǎng)和管理主要是進(jìn)行信息素養(yǎng)培養(yǎng)以及人才隊伍管理,對信息素養(yǎng)培養(yǎng)的主要方式是提供信息教育。首先是要明確電子文件長期保存的目標(biāo)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,正確認(rèn)識自身在電子文件長期保存中的角色和分工。其次是提高信息人使用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息工具的能力,不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法。在人才隊伍管理方面則需要更為開放,進(jìn)一步加強(qiáng)電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中同一分工信息人之間、不同分工信息人之間的學(xué)習(xí)與交流,通過人才隊伍的知識更新來拓寬視野和豐富經(jīng)驗。

3.2 保障信息環(huán)境完善與安全

保障電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)中的信息環(huán)境完善與安全主要體現(xiàn)在完善長期保存基礎(chǔ)設(shè)施、加強(qiáng)保存流程安全控制兩方面。在完善基礎(chǔ)設(shè)施方面,電子文件長期保存相關(guān)部門需要配備完善的設(shè)備,保證基礎(chǔ)設(shè)施完善。比如,根據(jù)電子文件的載體材料選擇符合長期保存規(guī)范的存儲環(huán)境[12],避免信息丟失。根據(jù)不同的電子文件類型選擇合適的保護(hù)技術(shù),并對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期轉(zhuǎn)存,避免電子文件因技術(shù)變化導(dǎo)致不可讀取的問題。在保存流程安全控制方面,在電子文件形成階段就要做好前端控制,在保存階段做好災(zāi)難備份。因此,在保存流程安全控制中除了技術(shù)應(yīng)用,還應(yīng)考慮管理空間的變化。

3.3 注重信息技術(shù)更新與升級

在維持電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)動態(tài)平衡的可持續(xù)運(yùn)行中,注重信息技術(shù)更新與升級的有效管理也至關(guān)重要[13],因為信息技術(shù)的每一次更新與升級都會給信息生態(tài)系統(tǒng)中各構(gòu)成要素帶來影響。對電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的信息技術(shù)優(yōu)化主要是及時更新過時的、低效的舊技術(shù),實現(xiàn)信息技術(shù)的合理配置。比如,在電子文件長期保存活動中應(yīng)當(dāng)以最新存儲技術(shù)的應(yīng)用為中心,來實現(xiàn)電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的安全與平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)。其次是要根據(jù)實際保存工作需要,慮及易用性和兼容性,增加技術(shù)研究動力,形成有利于長期保存相關(guān)技術(shù)研發(fā)和普及的機(jī)制,推動新技術(shù)的開發(fā)。

4 結(jié)語

在信息時代,形成電子文件已經(jīng)成為重要發(fā)展方式。文章從不同維度探究了整個信息生態(tài)系統(tǒng)中影響電子文件長期保存的因素,以期推動電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。但是,電子文件長期保存工作涉及范圍廣泛,仍然需要從更加系統(tǒng)的視角出發(fā),對電子文件長期保存信息生態(tài)系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行更加細(xì)致深刻的探索,才能提出更加全面具體的優(yōu)化策略。