新形勢下檔案管理工作轉變初探

王靜麗 /北京控制與電子技術研究所

白學文 /中國運載火箭技術研究院

常文娟 /首都航天機械有限公司

新形勢下，尤其是數字化時代的到來，通過大數據、信息化等先進技術的牽引，促使傳統的檔案管理在管理理念、管理模式、管理工具、管理范圍等方面發生了翻天覆地的變化，檔案存儲、查詢和借閱的效率大大提升，不僅為單位節省了大量的人力、物力，同時為單位的高速發展奠定堅實的基礎。

一、新形勢下檔案管理工作面臨重要轉變

1.檔案管理觀念的轉變

在數字媒體逐漸普及的新形勢下，傳統的檔案管理部門、人員必須轉變觀念，不能只停留在檔案信息的收集、整理、入館、借閱、歸還等工作，而是要主動思考，接受新的管理手段、理念。數字化時代的典型特征就是大數據，其重要特點是信息量超出傳統觀念的認知范疇，呈現指數級別的增長。因此，如何將這些海量數據進行整理、分析、存儲，以便隨時查閱、利用顯得尤為重要。

2.檔案管理模式的轉變

檔案管理模式由以往集中管理轉變為分散式管理。隨著檔案數字化形態的轉變，現行的紙質檔案將逐步轉變為電子檔案，而電子檔案無法按照以往的管理模式完成檔案收集工作。數字化的檔案館不用再接收各個單位、部門的電子檔案，只需對分散的檔案信息進行收集、梳理和管控，以便查詢，而分散的檔案實體或數字檔案電子文件，保留在生成部門即可。

3.檔案服務模式的轉變

隨著數字化時代的到來，人們對檔案信息的需求也發生了很大的變化，不再是傳統檔案的管理流程—登記、借閱、歸還，而是通過數據本身獲取其背后的隱性知識。通過檔案管理部門對檔案數據進行整理、分析，得出可參考的信息，便于用戶采用。不僅如此，用戶需求普遍存在差異，要求檔案管理部門開展個性化服務，針對不同需求開展不同的檔案信息處理、分析。

4.檔案保護對象的轉變

傳統的檔案資料基本上都是非數字化的，存儲較為簡單，對環境的要求較低，不容易出現重大安全問題。然而，隨著信息載體的形式多樣化，與之相應的檔案信息種類也變得多種多樣，對檔案信息的存儲環境和方法提出了更加嚴格的標準。例如，音響類檔案信息與磁場之間要有安全距離、光盤檔案要注重防止磨損、硬盤檔案要注重避免震動，計算機要確保供電的可持續性，同時還需要配備專用的信息設備來保護各種類型檔案的安全。

二、新形勢下檔案管理工作面臨挑戰

1.檔案管理工作缺少專業人員

現階段各單位的檔案管理人員普遍學歷偏低，缺少掌握檔案專業知識和技能的管理人才，特別是既具備圖書情報、公共關系學、文學、檔案管理、文件管理等多學科知識，還具備計算機、信息、軟件等方面技能的人才，導致對新的知識和技能接受能力較弱，在工作中難以使用和推廣新的檔案管理技術，無法有效解決在檔案管理工作中遇到的新問題、新情況。

2.檔案管理標準和工具不統一

我國絕大多數的企業內部檔案管理人員都根據自己的工作要求和工作習慣完成檔案管理工作，部門之間沒有聯系，每個部門的數據庫管理系統五花八門、功能也有所差異，導致檔案管理工作人員需要反復開展錄入工作，而且由于數據管理工具或標準不一致造成信息準確度降低。

3.檔案長期保存技術和應急管理手段落后

新形勢下，隨著數字化時代的到來，檔案信息長期安全保存的需求越來越大，傳統檔案信息的存儲手段基本是將紙質檔案或電子檔案存儲在固定的場所，同時檔案存儲的場所一般為普通房間，在溫濕度監測、防火、防盜、防震等方面考慮較少，導致檔案信息的安全受到較大威脅。例如光盤類型的檔案信息理論存儲周期是20 年，但多數光盤信息存放幾年之后便無法打開，另外近幾年我國各地區地震自然災害時有發生，2020 年的“玉樹”地震和2012 年的“汶川”地震直接導致當地的檔案信息嚴重損毀或丟失，無法正常獲取信息。因此，新形勢下，檔案管理部門應在存儲手段和存儲安全上投入更多精力，比如可通過云存儲、分散管理等方式豐富檔案信息的存儲手段，通過檔案館溫濕度自動控制、安防系統升級等手段，提高檔案館的抗災害能力，避免因技術落后或者存儲方式不當造成數字檔案或者電子文件的長期存儲受到威脅。

三、新形勢下檔案管理工作應快速轉變

1.檔案管理人員應快速轉變觀念

作為一切物質變化的基礎，思想認識轉變才是根本，檔案管理人員要持續提升對新形勢下檔案管理工作的認知，充分認識到新時期檔案管理工作的重要性等，實現檔案管理工作從管理型向服務型的快速轉變。

（1）轉變檔案資料信息的采集方式

以豐富檔案室或檔案館資源為主要目標，改變以往傳統的工作模式，積極主動的創新檔案信息采集方法，為檔案管理部門收集更全面的檔案信息。采取主動出擊的方式，抓取網絡信息資源，完成采集和歸檔工作；向檔案用戶及時推送、告知信息歸檔通知。

（2）轉變檔案服務的理念

實現檔案信息資源的使用價值最大化，需要對檔案信息進行重新整合分析，按照個人對檔案查詢習慣，對檔案進行分類；檔案管理部門及時關注檔案使用人員的不同需求，適時調整檔案服務理念、方法，使檔案服務滿意度達到新高度。

2.加強學習提升業務能力

檔案管理屬于跨學科專業，檔案管理人員必須同時具備檔案管理、計算機、網絡交換等相關專業的知識，檔案管理工作人員只有不斷開闊視野、積累多學科知識、提升技能水平和綜合素質才能更好地滿足新形勢下檔案管理崗位的職責要求。

3.加大檔案資源的開放力度

檔案管理部門面臨著與社會上其他散落的檔案信息資源競爭的局面。隨著線上檔案館、自媒體等新興信息載體的出現，人們對檔案信息的時效性、全面性也有了更高的要求，因此檔案管理部門必須加大檔案資源的開放力度。從以往的守舊封閉到創新開放，為整個社會提供豐富且有效的信息，完成檔案部門與其他政府部門之間的“信息鴻溝”跨越，推動智慧城市和城市記憶工程的建設。

4.企業應加大投入力度

企業應加大軟硬件更新升級改造力度，統一單位內各部門數據庫管理工具或標準、統一檔案管理標準和工具，確保新形勢下檔案信息生成格式一致，避免反復錄入、校對，確保檔案信息的唯一性和準確性；互聯網環境和社會環境對檔案信息資源安全構成了較為嚴重的威脅，要求單位應在人、財、物方面，提高對檔案信息安全的傾斜力度；定期組織開展檔案管理相關的培訓工作，不斷學習優秀企業的檔案管理經驗和方法，開闊本單位檔案管理人員的眼界，緊跟時代發展。