信息化技術(shù)在教務(wù)管理中的應(yīng)用

蔣 琴 李家豪

（寧波城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院，浙江寧波 315199）

1 信息化教務(wù)管理的主要任務(wù)

在現(xiàn)代信息技術(shù)的背景下，教育管理必須以信息為手段和支撐，實(shí)現(xiàn)管理的智能化、科學(xué)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。教務(wù)管理包括學(xué)生信息管理網(wǎng)絡(luò)、學(xué)生管理信息系統(tǒng)、信息技術(shù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)5個方面，主要任務(wù)有數(shù)據(jù)采集和存儲，建立學(xué)校統(tǒng)一信息資源庫，將所有與校務(wù)管理相關(guān)的數(shù)據(jù)匯集到網(wǎng)絡(luò)中或存儲到服務(wù)器中，進(jìn)行實(shí)時管理和存儲；通過對教學(xué)活動的管理和監(jiān)督，運(yùn)用有效的數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)教學(xué)和教育過程的優(yōu)化[1]。

從數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析到?jīng)Q策方面，提高信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)水平及業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化水平。從數(shù)據(jù)分析中發(fā)現(xiàn)問題，并對問題加以解決，以促進(jìn)科學(xué)、有效的管理；提高教師的教學(xué)水平，為企業(yè)或社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)管理提供決策支持服務(wù)，使各項(xiàng)工作開展得有序、高效、穩(wěn)定。教務(wù)信息化管理的主要內(nèi)容如下。

1.1 學(xué)生信息管理網(wǎng)絡(luò)

學(xué)生信息管理網(wǎng)絡(luò)是我校教育教學(xué)和管理的重要平臺，由4 個部分組成：一是學(xué)生基本信息采集；二是學(xué)生學(xué)籍及檔案管理；三是學(xué)生考試、論文、專利等的申請與認(rèn)證，以及對學(xué)生日常生活和學(xué)習(xí)活動的基本監(jiān)督；四是學(xué)生在校成績評價與畢業(yè)證書的申請與認(rèn)證。我校具有完善的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并建設(shè)了相應(yīng)的系統(tǒng)，如現(xiàn)有教資網(wǎng)，覆蓋教務(wù)處和科研處、保衛(wèi)處等重要職能部門[2]。

1.2 學(xué)生信息系統(tǒng)

學(xué)生信息系統(tǒng)是大學(xué)現(xiàn)代化教學(xué)和管理的基礎(chǔ)，是學(xué)校決策的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)信息資源共享和教學(xué)、學(xué)習(xí)的手段，其核心是一個用于存儲和處理師生的基本資料，實(shí)現(xiàn)從師生個人到學(xué)習(xí)機(jī)構(gòu)、學(xué)校的全方位、全過程數(shù)據(jù)監(jiān)控和采集工作的基礎(chǔ)設(shè)施?；贠A 網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，利用OA 與 PC 機(jī)的連接，將數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到其他服務(wù)器上進(jìn)行存儲，它包括教師個人信息系統(tǒng)（包括學(xué)生基本信息記錄）、專業(yè)教學(xué)數(shù)據(jù)存取點(diǎn)（主要包括教師的個人基本信息和教學(xué)內(nèi)容）及教學(xué)信息資源建設(shè)的子系統(tǒng)（主要包括在線教育系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)輔導(dǎo)系統(tǒng)及教育輔助系統(tǒng)）。

1.3 信息技術(shù)管理系統(tǒng)

以信息技術(shù)管理為核心，以綜合數(shù)據(jù)管理、教學(xué)管理以及業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化為重點(diǎn)的信息系統(tǒng)，主要包括學(xué)校教務(wù)管理網(wǎng)站、教務(wù)管理和學(xué)生服務(wù)門戶，通過構(gòu)建“三統(tǒng)一”的教學(xué)和辦學(xué)條件，提高對學(xué)生、教師、學(xué)校環(huán)境的綜合監(jiān)管能力。首先必須實(shí)現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍卡的自動注冊，并按國家規(guī)定將學(xué)生及時轉(zhuǎn)入大學(xué)院校；其次是使學(xué)生在學(xué)院統(tǒng)一繳費(fèi)系統(tǒng)中刷卡購課；最后是實(shí)行教師網(wǎng)絡(luò)上課，使每個教師都能在學(xué)院的虛擬空間中同步上課。在信息化條件下，必須要實(shí)現(xiàn)學(xué)校公共平臺與校內(nèi)教學(xué)資源的無縫對接，同時在信息技術(shù)管理系統(tǒng)中，要具備網(wǎng)絡(luò)辦公自動化功能和數(shù)據(jù)庫功能，以便教職工查閱和下載業(yè)務(wù)報(bào)表[3]。

2 信息化教務(wù)管理的內(nèi)涵

信息化教務(wù)管理的內(nèi)涵有以下幾點(diǎn)：（1）實(shí)現(xiàn)對學(xué)生學(xué)習(xí)情況的統(tǒng)計(jì)。（2）可以通過計(jì)算機(jī)軟件對學(xué)生活動情況做出統(tǒng)計(jì)。（3）學(xué)生信息查詢、學(xué)生請假及其他重要事項(xiàng)管理。（4）實(shí)現(xiàn)校園管理。（5）根據(jù)學(xué)生實(shí)際需要開發(fā)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生工作自動化與信息化管理模式的結(jié)合，使教務(wù)管理系統(tǒng)成為學(xué)校管理信息系統(tǒng)中的一個重要環(huán)節(jié)。因此，應(yīng)用信息技術(shù)必須在實(shí)踐中對其進(jìn)行全面系統(tǒng)的評價和研究，指導(dǎo)信息系統(tǒng)運(yùn)行并產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，以提高工作效率為目的進(jìn)行信息技術(shù)開發(fā)，信息化教務(wù)系統(tǒng)V1.0 如圖1 所示。

圖1 信息化教務(wù)系統(tǒng)V1.0

2.1 實(shí)現(xiàn)對學(xué)生學(xué)習(xí)情況的統(tǒng)計(jì)

在目前的信息化教學(xué)中，普遍存在著對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況缺乏及時有效的反饋和監(jiān)管的問題。在以往的學(xué)生日常成績記錄中，僅憑教師單方記錄，很難掌握學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績及學(xué)習(xí)結(jié)果，因此，有必要對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。為了準(zhǔn)確地掌握學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，從而便于學(xué)校采取有效的教學(xué)手段，提高教學(xué)質(zhì)量，必須在教務(wù)管理系統(tǒng)中對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行分析與評價，以此來保障教學(xué)質(zhì)量[4]。因此在構(gòu)建教務(wù)系統(tǒng)時，應(yīng)充分考慮教學(xué)目標(biāo)的準(zhǔn)確掌握，對教學(xué)過程中各個環(huán)節(jié)的活動進(jìn)行準(zhǔn)確及時的分析，從而為學(xué)校做出正確決斷提供依據(jù)。

2.2 學(xué)生信息查詢

通過與數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交互，可以實(shí)現(xiàn)對學(xué)生基本個人信息的查詢。可以查詢學(xué)生的各類資格認(rèn)證、學(xué)業(yè)成績、畢業(yè)成績等。可以查詢學(xué)生學(xué)習(xí)資料中的部分科目（如數(shù)學(xué)、物理、化學(xué))，并可將之與數(shù)據(jù)庫直接相關(guān)聯(lián)。對于畢業(yè)后將要出國深造的學(xué)生，也可查詢其在國外參加教育活動的情況。

2.3 學(xué)生參加各種活動

學(xué)生參加各種活動是日常教學(xué)管理的一個重要環(huán)節(jié)。每學(xué)期開學(xué)后都有各種慶?；顒?、畢業(yè)典禮、大型運(yùn)動會、晚會等活動，這些活動需要做好活動計(jì)劃、報(bào)名、通知工作，這就要求學(xué)生在參加活動時制定詳細(xì)的計(jì)劃并認(rèn)真參加。在制定計(jì)劃時，可以通過校園網(wǎng)在線查詢并利用計(jì)算機(jī)軟件統(tǒng)計(jì)匯總，活動結(jié)束后，可利用電腦系統(tǒng)根據(jù)事先設(shè)置的活動地點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)學(xué)生參加活動的結(jié)果，以此作為日后活動和各項(xiàng)考評的依據(jù)[5]。

2.4 學(xué)生請假及其他重要事項(xiàng)管理

目前，大多數(shù)學(xué)校在學(xué)生請假及其他重要事項(xiàng)管理方面，存在著很大的局限性。傳統(tǒng)的請假及其他重要事項(xiàng)的管理方法比較復(fù)雜，需要耗費(fèi)大量的人力和物力，不僅影響工作效率，而且還存在著極大的安全隱患。利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行請假及其他重要事項(xiàng)的管理，可在短時間內(nèi)完成審批流程，并將審批結(jié)果實(shí)時反饋到系統(tǒng)中，確保各部門工作目標(biāo)的達(dá)成。

3 關(guān)鍵技術(shù)開發(fā)問題的探討

信息化管理和教務(wù)管理過程中的關(guān)鍵技術(shù)問題包括系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和運(yùn)行等，因此，目前的主要工作是對系統(tǒng)功能進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā)。但還應(yīng)該注意到以下幾個方面：一是現(xiàn)有系統(tǒng)已經(jīng)存在或?qū)⒊蔀檐浖_發(fā)設(shè)計(jì)的對象時，關(guān)鍵技術(shù)問題的探討，如網(wǎng)絡(luò)流量分析、帶寬需求的控制、通信需求、網(wǎng)絡(luò)安全等；二是應(yīng)用問題，如應(yīng)用軟件的應(yīng)用范圍（如網(wǎng)絡(luò)規(guī)模)、服務(wù)器容量、如何支持多業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、如何保證應(yīng)用系統(tǒng)具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性及可靠性、是否需要進(jìn)行相應(yīng)軟件的升級等；三是在軟件技術(shù)水平上能否滿足當(dāng)前發(fā)展和教學(xué)需要；四是當(dāng)前所面臨的技術(shù)環(huán)境對信息化教務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)水平提出了較高要求。

3.1 網(wǎng)絡(luò)流量分析

在信息化教務(wù)管理系統(tǒng)中對網(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)行分析是必不可少的環(huán)節(jié)。在網(wǎng)絡(luò)流量分析中，可以對網(wǎng)絡(luò)訪問流量進(jìn)行分類，根據(jù)訪問過程的復(fù)雜程度進(jìn)行排序，如訪問流量大于傳輸流量，可通過查詢某一用戶的訪問特征來實(shí)現(xiàn)對該用戶訪問網(wǎng)站情況的判斷與控制。在網(wǎng)頁瀏覽過程中能夠進(jìn)行選擇訪問對象等操作，但同時應(yīng)注意，網(wǎng)站頁面瀏覽量與服務(wù)器容量之間存在很大差異，因此，網(wǎng)絡(luò)流量分析還應(yīng)結(jié)合用戶訪問特性，對網(wǎng)站頁面瀏覽量進(jìn)行判斷[6]。

3.2 帶寬需求控制

在對系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用前，首先要對應(yīng)用系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行研究分析，比如使用了哪些系統(tǒng)？用戶的需求是什么？對帶寬的需求是什么？應(yīng)該怎樣分配？然后根據(jù)實(shí)際情況確定帶寬策略，在用戶需求確定后，確定其系統(tǒng)所使用的帶寬，如果其需求超出系統(tǒng)所能承受的極限，要及時提出調(diào)整方案或者對其進(jìn)行重新配置。另外，要對系統(tǒng)是否可以滿足用戶使用需求進(jìn)行詳細(xì)的計(jì)算分析，比如用戶在使用計(jì)算機(jī)辦公軟件時，如果計(jì)算機(jī)具有很強(qiáng)的計(jì)算能力，其每分鐘處理數(shù)據(jù)次數(shù)超過400 次，那么計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必須同時有較強(qiáng)的處理能力，否則計(jì)算機(jī)在使用過程中會出現(xiàn)故障。也就是說系統(tǒng)使用過程中的功能范圍不能小于用戶需求范圍。

3.3 服務(wù)器容量

針對不同的應(yīng)用系統(tǒng)，服務(wù)器的容量大小是不同的。例如，對于教務(wù)管理應(yīng)用系統(tǒng)而言，應(yīng)考慮其對服務(wù)器的容量要求，因?yàn)楝F(xiàn)在學(xué)校內(nèi)所有的教學(xué)系統(tǒng)均使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)時數(shù)據(jù)處理，如數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)分析、處理數(shù)據(jù)等，計(jì)算機(jī)容量越大，其應(yīng)用功能就越多，反之則效果就越差。因此，對于計(jì)算機(jī)容量要求相對較低的系統(tǒng)而言，應(yīng)該考慮其所需要的服務(wù)器容量[7]。目前，教育教學(xué)部門使用的服務(wù)器一般為雙路高性能 HTTP 服務(wù)器和雙路高性能 SAS 服務(wù)器。雙路高性能 SAS 服務(wù)器運(yùn)行在多路高性能并行計(jì)算系統(tǒng)之上，在運(yùn)行時不僅可以大大提高計(jì)算性能，而且還能夠?yàn)槠渌麘?yīng)用提供所需文件；而 SAS 服務(wù)器則運(yùn)行在存儲設(shè)備上，因此可以通過采用高規(guī)格的存儲設(shè)備來提高其應(yīng)用容量。

本文設(shè)計(jì)的信息化教務(wù)系統(tǒng)如圖1 所示。

4 結(jié)語

我國高等教育正處于快速發(fā)展時期，在快速發(fā)展的同時也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，其中最突出的問題就是教務(wù)管理中存在的問題：如何保證教務(wù)管理規(guī)范化、科學(xué)化以及信息化？信息化是否會成為管理工作的一種趨勢？如何將這兩者進(jìn)行有效結(jié)合？如何在信息化教學(xué)環(huán)境下對學(xué)生進(jìn)行有效管理？這些問題對于當(dāng)今大學(xué)來說都十分重要。而當(dāng)前信息化教務(wù)管理已經(jīng)成為我國高等教育事業(yè)中一個非常重要的組成部分，也引起了國內(nèi)外學(xué)者的廣泛關(guān)注和探討[8]。

隨著時代發(fā)展，信息技術(shù)受到了廣泛重視，在大學(xué)校園中得到了廣泛應(yīng)用，已成為當(dāng)今教育信息化發(fā)展的必然趨勢。教務(wù)管理信息化是指信息技術(shù)不斷發(fā)展、日益廣泛地運(yùn)用到院校管理中去，使教育管理手段向著人性化、智能化、信息化的方向發(fā)展，最終走向智能化。計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸普及并逐步滲透到人們的生活中，給人們帶來許多方便和快樂，它會不斷發(fā)展進(jìn)步，成為人們生活中不可缺少的一部分。