人力資源管理中人事檔案信息的應用

李海嬰 中海石油（中國）有限公司曹妃甸作業公司

通俗所說的人事檔案信息的管理，主要是將個人檔案的收集、整理、存儲、評估和統計有效地結合起來的活動。在新的市場發展背景下，企業管理內容和要求發生了明顯變化，導致人事檔案信息在功能應用上發生了變化。為了更好地發揮人事檔案信息在人力資源決策中的重要參考作用，本文闡述了人力資源管理中，人事檔案信息的應用，內容如下。

一、研究背景分析

人事檔案信息作為人力資源管理的基礎，指員工個人在學習和工作中形成的個人信息資料，能夠更全面地反映個人的經歷、實際工作能力和績效。現階段，我國大部分企業在人事檔案管理方面還存在法律法規水平低、技術資源相對落后等諸多問題。這些問題的存在，在一定程度上影響了人事檔案信息在人力資源管理決策中的使用。因此，做好人事檔案信息管理工作就顯得尤為重要。

二、人事檔案信息的重要作用

（一）為人才招聘提供良好參考

結合人事檔案信息的實際利用情況可以看出，人事檔案可以有效跟蹤錄入候選人信息，在企業的人力資源招聘工作中起到了重要的參考作用。對于公司內部相關員工，科學地整理、統計和分析人事檔案信息，可以快速更新招聘標準和崗位角色，不斷提高人才招聘的規范性和可靠性，充分提高現有人才資源配置上的合理性。

（二）提高人力資源配置的合理性

一般來說，人事檔案的內容包含員工的學歷、過往工作經歷、專業能力與素質測評、工作績效、政治面貌等一系列內容，能夠有效反映員工的實際情況。在人才招聘過程中，人力資源從業人員可以根據人事檔案中的信息結合員工以往的工作情況和員工的綜合素質，科學分配和分工，充分發揮人事信息檔案在人才配置中的重要職能作用。對于剛進入公司的新員工，人力資源從業人員要結合人事檔案的信息內容，制訂新員工可接受的培訓計劃，更好地提升員工的實際工作能力，保證人才在公司的有序運用，真正提高人才的素質。

（三）為企業決策提供重要參考

人事檔案信息詳細記錄了公司員工的既往工作經歷和業績表現等一系列信息，是評價和比較不同員工工作績效的主要依據，與公司薪酬內容密切相關。人事檔案信息可以為崗位調整和員工薪酬調整提供決策依據，包括福利、獎勵和懲罰。對于一個公司的人力資源部門來說，要充分認識做好人事檔案信息整理、統計工作，確保信息更加準確、可信，以此為崗位配置和員工薪酬激勵提供公平依據，從而不斷提高公司員工的凝聚力。

三、人事檔案信息與大數據結合的應用

（一）大數據對人事檔案信息的影響

人事檔案信息記錄了員工的個人經歷和社會實踐活動，對人才選拔具有重要參考價值。同時，人事檔案中的信息一定程度能夠反映員工的思想品德、業務能力和個人績效。人事檔案信息化管理旨在充分發揮員工檔案的作用，實現電子檔案管理系統的發展。在大數據環境下，各種信息處理技術和手段，大大擴展了人事信息檔案服務的范疇，各種便捷的信息處理軟件，實現了自動化的信息處理過程，具有這類功能的應用軟件，如：星空軟件、智德軟件、Yidu Documentation等。這些軟件中可以內置企業特定人才的需求，通過可搜索功能準確定位所需求的人才和相關信息。另外，在信息化建設的發展中，辦公OA系統日趨完善，大大減少了傳統人事檔案管理獲取信息煩瑣，難以集成化的弊端。人事檔案信息大數據化可高效處理各類人事檔案中的信息和資料，經專業檔案管理人員審核后把檔案資料轉換為電子文檔和信息，極大地提升了管理效率。

（二）強化“大數據”管理理念，多渠道全面采集個人檔案數據

個人檔案信息可以全面記錄員工的基本信息、工作情況、社會經歷等，是單位人力資源管理中最基礎的部分。因此，在大數據環境下，人力資源管理者必須認識到人事檔案信息管理的重要性正在日益提高，強化“大數據”和“云計算”的管理理念，運用現代科技手段，多渠道收集個人信息，全面歸檔數據。此外，企業要建立高度的檔案管理意識，在實現資源合理配置的基礎上，實現人事檔案信息合理分類歸檔，將人事信息大數據與人力資源管理有機結合，提高工作效率。一方面，企業可以通過人事信息檔案管理系統、利用采集終端等數據接口自動獲取員工工資、考核、工作經歷等方面的信息。在過去的人事檔案管理過程中，人事信息管理還以紙質檔案為主，信息收集、整理和統計難度大，耗時長，勞動密集性高。企業借助人事信息檔案管理系統、采集終端、數據接口等手段，可以將所有人事檔案信息統一采集，匯總整理、科學統計。另一方面，對于外部數據環境，企業通過個人檔案信息管理系統與互聯網的數據接口，可以收集員工的其他信息，如社會關系、愛好、社交等，作為正式檔案信息的補充，還原人才的真實狀態。這些數據可以匯總統稱為“人才大數據”，其能夠全面、立體地反映員工能力和綜合素質，為人力資源決策提供堅實的數據基礎，推動人力資源管理更加量化、科學化。此外，人事檔案管理系統通過與人事信息管理系統無縫集成，可以實現個人信息查詢，人事報表打印、人事數據統計分析、數據接收等功能的應用，同時提供接收、借閱檔案等管理服務。并且企業可以通過兩個系統的整合，使檔案材料和個人信息系統的內容保持一致，可以提高人力資源管理人員的數據化水平和工作效率。

四、人事檔案信息的具體應用

（一）重視人事信息檔案制度建設

眾所周知，管理制度是各項管理工作順利開展的重要基礎，如果管理制度存在缺陷，將影響各類管理工作的正常有序地開展。企業人力資源從業人員還必須切實完善現有的人事檔案管理制度，只有合法合規且清晰的管理制度，才能保證組織內部的人事檔案信息成為資源被有效利用。在個人檔案信息管理中，企業應要求相關人力資源從業人員切實遵守現有管理機制，依法依規科學管理，杜絕弄虛作假、違法違規等問題。

公司員工的個人發展對公司的整體發展有著很大的影響。在開展相關檔案信息管理工作的過程中，相關人員可以從制度層面入手，加大完善力度，使信息檔案的作用在組織管理中落到實處。在人事檔案信息的制度建設方面，員工可進一步闡述對人力資源管理的真實要求，并通過改革現有的管理制度，進一步完善人事檔案采集、查詢和錄入的模式。例如，在使用注冊系統和傳輸系統查詢個人檔案的過程中，企業應允許員工動態更新個人檔案中的信息，提交專業檔案管理人員進行審核。在人事檔案信息的日常管理工作中，企業可以通過不斷提高檔案信息的個人透明度來提高人力資源管理的效率和質量。

（二）提高人事檔案的完整性和真實性

人事檔案信息是員工個人經歷和工作業績的直觀反映，具有很強的權威性，因此持續提高個人檔案的可靠性、真實性和完整性顯得尤為重要。例如，在人才招聘方面，企業可以通過有效提高人事檔案信息的真實性來取得更好的效果。如果應聘者偽造證件或編造工作經歷來欺騙公司，將會影響公司的整體人才素質。為提高人才招聘的效率和規范性，人力資源管理者必須嚴格核實人事檔案信息的真實性。

此外，人事檔案的完整性主要體現在是否能夠完整記錄員工的學習經歷和勝任能力上。企業人力資源管理者科學地審閱和管理各種檔案信息，能夠更加合理配置企業資源，可以更好發揮人力資源的決策效能。完整完善的人事檔案信息，可以真實有效記錄企業員工的具體工資、崗位變動等情況，從另一個側面反映企業人才利用的情況和業務發展的軌跡。

（三）打造先進的人事檔案信息管理模式

企業可以通過構建穩定的電子信息服務平臺，確保人事檔案信息更加安全且用得其所。近年來，由于我國市場經濟的快速發展，現代技術的應用范圍不斷擴大。在現代科技的強大支持下，人事檔案的管理難度不斷降低。現有的人事檔案信息管理逐漸向信息化管理模式轉變，這對企業人力資源管理者提出了新的要求。除此之外，在互聯網技術的全面支持下，原本封閉的人事檔案信息管理模式可以與互聯網技術有效結合，構建滿足企業特定發展需求的動態人力資源管理系統。在企業內部招聘過程中，電子信息服務平臺可有效提前審閱應聘人員的學歷、職業資格證書等材料，實行電子測評信息系統，確保效率，人力資源管理的質量倍增。同時，還可以有效整合企業內部的人力資源，為企業合理配置內部人才資源打下良好的數據基礎。正確使用人事檔案中的信息，可以幫助公司人力資源從業人員在最短的時間內篩選出到符合公司崗位需要的專業人才，也可以更好地了解公司現有員工的能力素質變化，實現人才的高效流動。

（四）提高人事檔案信息傳遞效率

公司內部領導要充分認識加強人事檔案信息管理的重要性，合理分配資源，為檔案信息的傳遞打通渠道，從而確保人事信息檔案工作各有序開展，切實發揮人事檔案信息在人才應用和決策中的重要參考作用。

人才招聘是企業人力資源管理的順利開展的前端，人事檔案可以為這項工作提供良好的信息基礎。在人才招聘過程中，企業需要提前獲取應聘人員的檔案信息，對檔案材料和內容進行嚴格的審核和有效的分析，以確保檔案材料的真實性，保證聘用人員的綜合素質能夠滿足崗位需求。在人才配置過程中，企業人力資源部門可將人事檔案信息統計分析的結果傳遞給規劃部門，結合檔案信息的數據基礎公司可制定更為合理的人力資源規劃并對人才需求進行有效預測。

為有效提高檔案信息管理效率，企業需要加強各部門人員之間加強溝通，迅速發現檔案信息中存在的問題，并采取有效的控制對策，確保檔案信息真實性和時效性。例如，如果用人部門發現員工的職位信息與檔案填寫的信息不符，應及時反饋給人力資源部門，人力資源管理部門需要迅速介入，核實情況，及時核準檔案信息，提高信息的準確性。

結合企業人才管理的發展要求，我們可以看到，通過對現有人事檔案信息管理模式的整合，可以顯著減少人力資源的浪費，為企業的持續健康發展打下良好的基礎。

（五）注意事項

1.人事檔案信息的電子化和數據化

在計算機技術的全面支持下，企業可以實現人事檔案信息的快速記錄和存儲，提高人事檔案管理的效率和質量。在人力資源管理中，相關人員可以通過電子信息技術的使用，實現對各種信息的快速檢索，例如在查閱人事檔案的過程中，管理人員可以更直接地了解人員的相關信息，不斷提高管理水平。

同時，積極應用計算機技術可以使人事檔案信息更加詳盡、全面地記錄員工的工作歷程。在日常管理中，從業人員在確保檔案信息的完整性的基礎上，通過計算機系統對人事檔案信息進行有效的匯總和分析，形成人力資源“大數據”，進一步提高人事檔案信息的實用性。結合企業管理實際，針對人事信息檔案的具體內容進行綜合分析，積極運用現代人事檔案管理手段，才能確保人力資源管理的數字化水平更上一層樓。

2.積極創新人事檔案管理理念

人事檔案作為人才信息資源的主要載體之一，致力于為社會組織提供服務，不斷提升其價值。在人事檔案中，大部分信息和資料多由個人填寫和簽名，這些信息是公開的信息來源，需要向公眾索取和使用。但是，為了進一步加強人事檔案信息的保密性，現行的人事檔案管理法規明確規定，嚴禁任意人員隨意查閱與人事檔案有關的個人信息，因此，人事檔案長期以來一直比較神秘。雖然每個人都可以參與個人人事檔案的創建，但是大多數人對人事檔案的價值還沒有足夠的認識。

3.人事檔案信息的實際運用意義

人力資源管理的正常發展首要任務是在提高員工綜合素質水平。人事檔案信息是公司內部組織中人力資源管理的基礎數據來源，能夠為公司人力資源管理工作的順利開展提供重要支持和參考。企業在員工任期內，可以通過人事檔案信息進行記錄和跟蹤，既可全面考察員工的實際業務能力，又能夠合理規劃企業的人才發展路徑。通過人事檔案信息一系列的有效利用，企業可以進一步挖掘員工的個體優勢，確保組織內部資源的利用的合理性得到顯著提高，減少資源浪費的發生。同時，企業在開展內部組織工作時，需要調整現有的人才結構時，要將現有的人事檔案信息作為重要依據，充分了解員工的工作經驗和崗位技能，確保人力資源基礎信息得到充分利用。

由于社會的全面發展進步，現代社會對人事檔案信息的應用需求也逐漸增加。企業人力資源管理者要樹立真正的服務意識，建立有效的管控制度，把握對人事檔案適度開放的規模和依法依規的保密性，確保人事檔案信息流通得到適當改善，充分發揮人事檔案的重要價值。

4.提高人事檔案管理人員的專業素質

人事檔案管理專業性強，對管理人員的業務素質要求高。企業必須建設一支高素質的人力資源管理隊伍，加大思想修養力度，提高從業人員信息檔案管理技能水平。近年來，由于互聯網技術的普遍發展和普及，計算機和網絡技術的應用范圍不斷擴大，人事信息檔案管理模式也越來越先進，良好的計算機技能是檔案從業人員的必備素質。此外，人事信息檔案從業人員要不斷強化服務意識，充分認識到人事檔案管理的重要性，進而確保人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用得到有效發揮。對于大公司來說，有必要對檔案員進行專業培訓，不斷提高從業人員的法律法規知識水平和業務技能等綜合素質。企業應招聘懂數據，能夠進行系統開發設計的人才，促進檔案管理人員的數據化水平的不斷提高。同時，企業應對現有人事檔案管理人員進行專業培訓，不斷提高其專業技能，從而顯著提高其業務水平，進而加快人事信息檔案工作的專業化和現代化進程。

結語

綜上所述，本文圍繞人事檔案信息在人力資源管理中的作用，提出個人檔案信息的具體應用方法，如何構建個人檔案管理的高層模型，加強個人檔案信息的完整性、真實性及實用性。

在信息傳輸效率等方面，本文提出了積極應用計算機技術、大力創新個人檔案管理理念、提高個人檔案管理人員業務素質等專項防范措施，希望可以為相關人員提供參考。