淺析“后疫情”時代中小企業財務外包的風險防范

夏秋冬 谷卓越

摘?要：自從2020年新冠肺炎的突然暴發給全球的經濟帶來重創之后，生活方式也隨之發生了翻天覆地的改變。現如今我國的各項工作已逐步步入正軌，商業活動正常運轉，國內經濟慢慢復蘇，人民進入了防疫與發展并重的新常態即“后疫情”時代。但中小企業卻在這場硝煙中陷入財務管理困境，尤其是中小企業部門不完善，大部分精力放在業務上而忽略財務重建。現如今財務外包市場良莠不齊，中小企業需在市場和疫情雙重壓力中迅速調整自身運營和市場策略，保證其持續生存的能力。文章從“后疫情”時代中小企業的現狀入手，分析疫情之下財務外包的風險，從而提出一系列的防范措施，使中小企業在財務外包的加持下推動自身可持續發展。

關鍵詞：疫情；中小企業；財務外包；風險防范

中圖分類號：F275????文獻標識碼：A?文章編號：1005-6432（2023）25-0140-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2023.25.140

1?引言

“后疫情”時代到來極大地改變了人們的生活方式，其中更是加速了大數據、人工智能、云計算、移動互聯網為代表的數字科技的發展。在疫情常態化的社會背景下企業已經開始采用“云辦公”“線上經營”“智能化制造”“無接觸生產”“互聯網＋”的新型辦公方式。計算機的大規模使用在一定程度上倒逼中小企業加快數字化、智能化轉型。對于中小企業而言，如果說疫情是考試，那么“后疫情”時代才是中小企業的“生死劫”。疫情期間，對勞動力短缺、交通不便的影響是短期的；但是疫情給中小企業帶來的現金流壓力增大、需求不確定性和價值鏈風險多等影響是中長期的。畢竟經濟一定會被疫情所影響，也會給中小企業帶來巨大的打擊，但要知道失敗必然會帶來經驗教訓，所以疫情也會給會計工作完善帶來思考。在北京國家會計學院主持的“疫情對會計工作與會計人員影響”報告中的調查顯示：管理層對于會計工作非常重視，但是疫情之后會計人員的能力需求、內容方式將發生變化。疫情的鏈式反應也讓中小企業意識到財務工作創新變革的重要性，從而推動業財融合與數據整合，最終真正地實現會計工作的價值。

2?疫情常態化下的中小企業現狀

據國家統計數據，截至2021年7月底，中小企業在全國4600多萬戶企業主體中占比90%以上，貢獻了50%以上的稅收，60%以上的國內生產總值，70%以上的技術創新，80%以上的城鎮勞動就業。目前我國中小企業有4000萬家，創造的價值約占國民經濟生產總值的一半左右，慢慢成為國家稅收的中堅力量。雖然中小企業在疫情中都受到重創，可真正的沖擊往往是默然無聲的，大規模的隕落與新生將發生在后疫情時代的“長尾效應”中。除了需要應對疫情帶來的困難和損失、及時恢復生產和運營，中小企業更應該制定長期的規劃和策略盡力減少疫情帶來的負面影響，同時思考疫情之后的發展機遇。疫情常態化下，中小企業也在復工復產。那么在此階段中，財務外包就能有效幫助大部分中小企業恢復和發展財務工作。通過外部專業的共享服務商來運營企業的財務工作便是財務外包。財務外包對財務資源和管理能力的高效利用，必然會對中小企業的發展帶來一定的便利。中小企業建立初期各部門尚在發展階段，沒有過多的精力、金錢去處理重復簡單的會計核算問題。中小企業大部分的時間、精力還是主要放在企業的核心業務上，此時一些低風險水平的財務會計服務可以外包給專業的財務公司。財務外包公司里專業的財務人員能夠幫助中小企業的管理層制定完善的財務數據體系，如此一來中小企業可以將更多的精力和資源放在中小企業管理水平能力的提高和企業自身核心競爭力的提升上。財務外包作為第三方公司幫助中小企業匯總數據從而獲得相應的財務分析指標，最終生成最適合中小企業公司發展戰略的財務數據分析報告。

3?中小企業財務外包的必要性

根據全球財務總監調查顯示：信息化、外包和共享服務是現代三種最有效削減成本的途徑。專業的財務外包公司具有成熟的設備、優秀的財務人才以及處理突發財務狀況的能力。中小企業處理財務問題必然還要購買相應的財務設備，但中小企業把財務管理分模塊外包給第三方服務商，無疑降低了財務上的管理成本，使企業有更多的精力、金錢來擴大市場規模。一般情況下中小企業的管理層是企業的所有者，管理層在享受利潤之余必須承擔相應的風險和責任，這就導致了管理者經驗的缺乏而造成外包決策失誤的可能性加大。在知識經濟快速發展的今天，中小企業如果缺乏技術創新的能力，那么很難保持生命力。尤其在應對突如其來的疫情，中小企業更應該從自身著手，不斷增強“免疫力”。“后疫情”時代，計算機網絡技術的快速發展，使大數據轉型顯得至關重要；大數據時代的新興發展無疑可以解決中小企業財務外包中出現的問題。中小企業的發展戰略規劃離不開財務數據的統計和分析。專業的高級財務人員可以幫助中小企業制定相應的財務制度、建立財務數據體系、匯總數據從而獲得相應的財務分析指標，最終使中小企業得到最適合自身發展戰略的財務數據分析報告。

圖1

由圖1可知財務外包有統一的業務流程和賬戶處理規范，可以解決中小企業大部分的財務問題，包括員工工資、稅務、財務報告、差旅費招待費、應收賬款等。與此同時，中小企業的管理層還可以委托專業的財務外包服務商為企業設置財務制度和納稅咨詢、編制預算以及審計任務等。這樣既可以解決中小企業對專業會計的招聘擔憂，也極大地降低了中小企業的管理成本。一方面在職能上可以減少財務人員配備，包括人員的附加費用（休假、福利、保險等）；另一方面企業不需要再購入完成財務工作所需要的一些硬件設施和安裝費用以及軟件調試維護等。財務公司專業性及工作經驗遠遠大于個人經驗，可以讓中小企業的財務管理更加規范，并且具有先進的管理理念和技術手段，使中小企業獲得高質量的服務效果。財務外包能夠進行財務分析和風險把控，專業的財務服務團隊專業知識更強能夠更好地貫徹實施各種國家政策，能夠保證中小企業財務的安全性和規范性，可以大大降低中小企業財務出錯的風險，避免出現財務管理失控的場面。

4?疫情常態化下的財務外包風險

4.1?數據泄露風險

在某種程度上來說，疫情也造成了數字化普及；數字經濟環境下，信息與數據對于中小企業的發展愈加重要。在財務外包過程中中小企業最有可能面臨的風險就是數據泄露，倘若財務外包公司沒有足夠規范的信息安全保管，或者是相關的工作人員在財務管理的操作上不夠嚴格，必然會導致中小企業的信息泄露。所謂財務工作的本質就是數據，同財務打交道不可避免會產生經濟風險。而我國中小企業財務外包的流程一般都是由外包公司派人去企業拿發票、單據等憑證再回外包公司進行核算。外包公司人員僅僅是外包公司的職工，對中小企業數據信息保密難免會有疏漏。而外包服務商又獨立運作于中小企業，和中小企業只是合作關系，那么數據處理的不透明就會給一些人可乘之機。由于企業大量的業務流程、數據處理都是在財務外包公司內部進行，而回饋給企業的只有分析結果，那么數據處理的全部過程無法被中小企業監督識別，就很容易造成數據泄露的風險。財務外包公司本質上作為一個獨立的法人是外部服務機構和中小企業之間的合作伙伴關系，雙方的紐帶僅靠一紙合約。那么在財務外包過程中的數據處理必然會受到多種因素的影響，財務數據處理存在不確定性。因此需要采取一定的手段進行監督來防范財務風險的發生。

4.2?合同契約風險

“后疫情”時代使計算機網絡技術普及到各行各業，中小企業在疫情常態化下也選擇了大部分線上可以解決的業務；而財務外包公司順應時代更是通過互聯網來解決企業財務問題。疫情常態化下的電子發票、電子稅務局促使各種財務軟件層出不窮；財務外包公司處理業務都是通過線上處理。而財務外包是由企業和第三方服務商基于合同條件下的一種商業交易行為。企業的目的是通過財務外包控制成本，而外包服務商則是通過承接項目來獲利。兩者目的具有本質性的差異，那么彼此的條件和需求必然會產生不對稱。在整個財務外包過程中發包方和承包方為合作關系，如果中小企業簽訂的合同不夠細致或者說是合約當中的條款不夠合理，便極有可能存在契約風險。舉個例子，關于款項定義不夠嚴格或者條約模糊，財務外包公司就有可能找到降低工作效率和偷懶的借口，這樣一定會對中小企業產生不利影響。同時財務外包公司作為第三方服務商，為企業服務的本質是數據。當架構了一個信息傳輸平臺，那么中小企業員工只需將財務數據信息上傳到云端，外包公司就可以隨時隨地辦公。以采購業務的信息傳遞為例，假設企業和生產商處在一個信息傳輸平臺，那么企業從材料采購、簽訂合同、預付賬款、生產制造等一系列的交易過程都會準確無誤地傳入信息平臺。同樣地，在財務外包活動中，所有的交易信息、業務都可以準確無誤地共享給中小企業和財務外包公司，那么中小企業也可以公開透明地看到外包公司的全部承接過程。當中小企業的數據處理在公開透明的情況下進行，并且信息傳輸平臺也可以隨時電子保存，就會避免服務商數據泄露的危險。

4.3?監督風險

“后疫情”時代使得大部分業務不得不借助互聯網在線上進行，以固定資產核算項目為例：財務外包公司不可能實地去中小企業勘察，而中小企業員工的專業能力有限，雙方視角的差異造成了對財務工作準確性的障礙。財務外包公司由于需要員工直接進入中小企業提供財務服務，對員工的約束力有一定程度上的減弱。進入“后疫情”時代，中小企業更多的是在網絡平臺上完成員工之間的交流、客戶之間的服務。選擇財務外包的根本原因就是希望在降低成本的同時可以享受到規范化的財務服務，從而提高中小企業的財務管理效率。但由于中小企業和財務外包公司存在視角差異、合作雙方信息不對稱，中小企業無法對財務外包公司的信息處理內容進行有效的監督，從而無法真正有效掌握企業真實全面的財務信息，進而影響財務外包的順利完成。而且網絡平臺難免有人力檢測不到的地方，網上辦公日漸普及，互聯網環境一直都是法律管控的灰色地帶，沒有統一的標準，在互聯網上進行財務外包業務往來很容易漏洞百出，市場上的財務外包公司質量水平本就良莠不齊，若是從法律層面上來看，這樣的監督風險無疑是巨大的。在外包關系中，財務外包服務商獨自承擔所有的外包風險，而中小企業僅僅負責監督與驗收，這就會給外包公司偷懶以可乘之機。

5?“后疫情”時代財務外包防范措施

5.1?信息傳輸平臺

“后疫情”時代已經成為企業數字化轉型的加速器，隨著越來越多企業或被動或主動地啟動了線上經營活動，數字化轉型即將邁入爆炸式落地推進的黃金時代。毫無疑問互聯網最核心的本質就是數據，而疫情建設期最大的改變就是把互聯網應用到日常生活的方方面面；對于中小企業來說用互聯網進行辦公已是大勢所趨。財務外包公司作為第三方服務商，為中小企業服務的本質也是數據。當兩者架構了一個信息傳輸平臺，那么中小企業的員工只需將財務數據信息上傳到云端，外包公司就可以隨時隨地進行辦公。互聯網軟件作為一種服務，那么提供服務的不僅僅是生產部門，而幾乎是每一個部門獨自通過服務。換句話說，中小企業和財務外包服務商在這個過程中都參與了信息傳輸。以采購業務的信息傳遞為例，假設中小企業和生產商處在一個信息傳輸平臺，那么中小企業從材料采購、簽訂合同、預付賬款、生產制造等一系列的交易過程都會準確無誤地傳入信息平臺。同樣地，在財務外包活動中，所有的交易信息、業務都可以準確無誤地共享給中小企業和財務外包公司，中小企業也可以公開透明地看到財務外包公司的全部承接過程。信息傳輸平臺無疑是符合“后疫情”時代的現狀，當中小企業的數據處理都在公開透明的情況下進行，并且信息傳輸平臺也可以隨時進行電子保存，這樣就會避免財務外包服務商數據泄露的危險。在大數據的信息傳輸下，既保證了財務外包的服務質量，又在很大程度上提升了財務外包的服務效率。

5.2?智能合約

線上辦公是疫情形勢下的產物，使得財務外包人員可以隨時隨地進行工作，而中小企業對外包的服務要求也可以在線上進行。現如今互聯網技術普及到各行各業，一根網線辦公連接到任何地方，那中小企業無疑也要適應線上辦公模式。中小企業的管理者為財務外包提供穩定、安全的連接平臺，勢必要強化企業本身的網絡操作能力。由于中小企業選擇財務外包，便會把工作重心放在發展業務上，不會過分重視企業財稅的具體活動。中小企業和財務外包服務商僅僅是通過一張紙質協議的方式保證雙方合作萬無一失，這樣的操作一直被業界詬病。中小企業在決定開展財務外包管理工作之前，應該根據企業的實際情況制定出需要外包的一系列業務。而智能合約是通過計算機網絡實現的，既能符合“后疫情”時代的社會現狀也能很好地進行財務外包。同時智能合約也要覆蓋相應的合約條款進行保密，既要保障中小企業的財務信息安全也要維護好財務外包公司的利益。條款中要明確規定中小企業和財務外包公司都不能私自將雙方信息泄露給第三方，財務外包公司尤其不能利用中小企業的財務數據信息進行獲利。即便雙方合作結束之后，也要對中小企業的財務數據進行保密，合約條款的規定要避免所有可能產生的契約風險。合作會結束，但計算機的數字痕跡依然保留；在智能合約的條件下不僅僅是一紙合約，數字代碼會在合作結束后依然留存，維護中小企業和財務外包公司的信息安全。這樣既避免了合約漏洞也節省了后續的人力監督。

5.3?大數據監督機制

即便是線上服務溝通的“后疫情”時代，企業外包之后也需要經常和外包商進行溝通共同制定符合雙方利益的監督機制。由于中小企業選擇財務外包，便會把工作重心放在發展業務上，不會過分重視企業財稅的具體活動。中小企業和財務外包服務商僅僅是通過一張紙質協議的方式保證雙方合作萬無一失，這樣的操作一直被業界詬病。智能監管的出現就相當于是財務外包網絡中的防火墻，由于計算機網絡主動識別判斷，當中小企業和第三方服務商出現任何違反合約的行為便會觸發提醒。具體而言，可以將智能監管作為條例編成代碼；在最大程度上規范雙方行為，進一步實現了權責明晰的互相監督。在財務外包活動中嵌入智能監管可以在無須人工監督的情況下，既保障信息核算的真實有效，又促進外包行業的規范。

6?結語

綜上所述，對于中小企業而言，財務管理是其進行企業管理的重要一環。進行財務外包是對財務管理的高效體現，這種新型的財務管理模式在復雜多變的市場環境下很容易脫穎而出。“后疫情”時代，中小企業必須強化企業的財務風險防范意識，維持中小企業的可持續穩定發展。而科學、合理、現代化的財務外包機制，可以真正地為中小企業搶占更多的市場份額增加其市場競爭力。在“后疫情”時代的新背景下，中小企業在面對復雜的市場環境中更應該強化財務風險防范意識，嚴格企業財務外包程序控制，完善企業財務外包的合同，降低財務外包的風險程度，從而實現中小企業的會計信息從自身的“小數據”向“大數據”轉型發展。

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［作者簡介］夏秋冬（1999—），女，漢族，河南南陽人，在讀研究生，研究方向：財務管理；通訊作者：谷卓越（1979—），女，遼寧沈陽人，研究方向：區域經濟發展與技術進步。