“五個強化”做好國企檔案管理工作

文/廖 建

檔案是國有企業極其珍貴的資源，檔案的保密管理和開發利用對于國有企業發展尤為重要。新時期對保密工作提出了更新更高的要求，檔案管理也不例外。如何做到檔案保密與開發利用的協調統一，開創檔案資源開發利用新局面，是當前國有企業檔案管理工作面臨的一個亟待解決的問題。筆者結合工作實際，認為要走出“重保輕用”的誤區，注重“五個強化”，促進檔案保密與開發利用有機統一。

強化觀念更新，提高思想認識。從事檔案管理的人員要解放思想、更新觀念、善于創新，破除“重管輕用”的觀念，克服“無所作為”“不求進取”等消極思想認識。涉密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了開發利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。如果不利用，只會失去保密的意義，失去檔案本身的價值。因此在理清檔案保密與開發利用的關系的基礎上，要改變傳統的保密觀念，在嚴格做好保密工作的同時做到檔案的科學利用，及時區分保密期限，嚴格劃清活密與死密的界限，確定哪些檔案可利用，哪些在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，使其達到最大限度開放利用的目的。

強化組織領導，壓實責任鏈條。要嚴格實施“統一領導、歸口管理、各負其責”的管理體制，堅持“誰主管，誰負責”和“誰產密、誰定密，誰使用、誰管理，誰泄密、誰負責”的原則。各級保密委員會要抓好保密工作的主體責任，以求真務實的作風，加強對本單位檔案保密工作的指導。從事檔案管理和開發利用服務工作的檔案管理人員，是檔案利用活動的直接貫徹和執行者，對檔案的安全管理和使用負有直接責任。檔案資料的保存應相對集中，避免檔案的分散保管造成的檔案管理和使用不便，做到檔案管理工作有條不紊進行，對出現的問題能有章可循，有處可查。在對涉密檔案的管理過程中，要專人專管，明確檔案管理人員的崗位責任，杜絕違規違法行為發生。

強化制度執行，做到有章可循。各項規章制度的完善無疑是做好檔案保密工作的前提條件。國有企業應根據《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規，制定自己相應的制度，用規章制度對檔案管理工作中的收集、整理、利用、保管等工作進行約束監督，使涉密檔案的管理工作有法可依。在檔案利用的工作中，要根據自身檔案管理的實際情況和檔案保密工作的相關要求，按照不同層次需求，制定不同的利用規范標準，通過系統分級權限設置、密碼口令、加密傳輸等措施，加強保密流程的安全管理。按照密級不同，開放不同權限，既能充分滿足檔案的保密性要求，又能方便檔案查詢利用。

強化隊伍建設，提升人員素質。檔案管理人員的基本職責，即要使檔案資料保存的完整性與安全性得到有力保障。作為檔案管理人員，要具備較強的工作責任心，保證檔案的規范性、完整性、系統性，禁止一切可能導致檔案缺損、破壞的現象發生。因此，國有企業要加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員不僅要掌握專業知識，還要具備較強的責任心及較高的政治素養與綜合素質，同時還應當在枯燥的工作中靈活應變，善于將工作經驗進行總結、提煉，再重新運用到實際工作中去。

強化技術防范，積極應對挑戰。新時期的檔案保密手段光靠“鎖好柜子”“管好嘴巴”，已無法適應工作需要。要特別關注網絡信息安全的保密管理，依靠科技進步，發展保密技術，是做好保密工作的重要前提。必須大力加強技術檢查和技術防范，不斷提高保密防范能力。要重視檔案庫房裝具、監控設施等管理手段的優化，努力實現安全、規范、自動化管理，從整體上提高與高科技竊密相抗衡的能力。同時，還要抓好互聯網的防泄密工作，嚴格落實責任制度，定期進行網絡信息檢查，確保“涉密不上網、上網不涉密”。