新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理應用分析

馬曉莉　楊曉燕

摘 要：新《檔案法》背景下，公立醫院檔案精細化管理既要管好檔案，更要為醫院的管理提供服務，需要從收、管、存、用全過程各環節加強精細化管理。本文分析了新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理內容及管理要求，據此提出公立醫院檔案精細化管理路徑選擇，以期助力新時代公立醫院檔案管理能力和水平不斷提升，為公立醫院和醫療衛生事業改革作出積極貢獻。

關鍵詞：《檔案法》；公立醫院檔案；精細化

項目基金：新檔案法背景下公立醫院精細化管理運用分析（課題編號：2021-NW-013）

引言

精細化管理是最早源于發達國家的一種企業管理理念文化，作為科學化管理的三個層次之一，要求企業以技術和文化為指導，將企業發展目標戰略細化分解，增強執行力，最大程度降低管理所占用資源、降低管理成本，提高企業發展動力。2021年，國務院發布《關于推動公立醫院高質量發展的意見》，要求公立醫院要實現三個轉變，其中一個就是要實現發展模式由粗放式向精細化轉變。檔案作為醫院精細化管理的重要組成部分，如何在醫院發展模式向精細化轉變的過程中實現提質增效，更好地服務于醫院的發展，是醫院檔案管理者需要思考的問題。與修訂前的《檔案法》相比，新《檔案法》突出檔案工作的政治定位，堅持問題導向、開放導向，將信息化建設納入法律規制范疇，完善法律責任規定方面內容，對數字化檔案提出新要求，也為公立醫院檔案精細化管理提供了法律依據。

1 新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理內容

1.1 管理職能

法國管理學家亨利·法約爾提出，管理具有計劃、組織、指揮、協調和控制五大職能。醫院檔案精細化管理應貫穿五項基本職能。新《檔案法》第三條規定“把檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃”，具體到醫院，就是要健全檔案管理組織架構。

1.2 管理層次

醫院檔案精細化管理涉及高、中和基層三個層次。每個層次精細化管理的內容各有側重。其中高層主要體現在檔案管理委員會或領導小組對檔案精細化管理的各項決策活動中，如歸檔范圍、管理期限、責任部門等，不同檔案的制度設計，高層決策要體現前瞻性和戰略性，要確保醫院檔案管理符合檔案管理規律且跟得上醫院快速發展的步伐。中層主要是指決策活動和執行活動。主要是檔案管理部門，涵蓋檔案收、管、存、用各環節具體落實的精細化管理。基層主要是指具體歸檔部門在形成檔案過程中如何實現精細化。如推行部門立卷制，在事件發生早期就形成檔案意識等。

1.3 業務內容

業務內容包含檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用、編研、統計等。隨著電子檔案的產生，檔案業務的管理范圍被重構，檔案業務由原始記錄非現行階段向全部半現行階段和全部的現行階段延伸和擴展[1]。 新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理的內容既涵蓋檔案工作八個環節的精細化，還包括制度標準制定的精細化、成本控制的精細化、新技術的運用等內容。

1.4 管理方法

新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理，包括對檔案管理具體內容采用符合“既精又細”要求的各種管理方法。如精益生產法，即公立醫院檔案資料收集、歸檔、立卷等精細化；TPM全員設備精細維護管理法，即檔案庫房、檔案盒、裝訂材料選用等精細化管理；5S現場精細管理法、KYT危險預知訓練法、OEC日常管控法、防錯法、目視化管理法等。

2 新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理要求

2.1 要樹立四種意識

2.1.1系統意識。黨的二十大報告中指出：“必須堅持系統觀念”，“只有用普遍聯系的、全面系統的、發展變化的觀點觀察事物，才能把握事物發展規律”。檔案管理必須要把握好全局和局部、長遠和當前、宏觀和微觀的關系，既要加強前瞻性思考、全局性謀劃、整體性推進，也要做好檔案收管用基礎工作，既要有年度計劃，也要做好中長期規劃，既要把握檔案發展方向，也要精益求精做好檔案細節管理。既要把牢政治方向，也要遵循檔案工作規律。

2.1.2標準意識。檔案管理的不規范，容易讓檔案成為廢紙或者“流水賬”。要管理和利用好檔案，就必須要建立科學的、統一的標準體系，在遵循國家的法律法規以及國家標準、行業標準的基礎上，建立符合醫院實際的基礎標準、業務技術標準、管理標準。基礎標準，如檔案種類劃分標準、檔號編寫標準等；業務技術標準，如檔案收集標準、整理標準、檢索標準、鑒定銷毀標準等；管理標準，如質量監控標準、監督考核標準等。醫院要將檔案管理標準納入醫院標準體系的年度更新計劃中，對檔案管理標準進行細化分析，確保計劃的落實。定期召開檔案工作例會，對年度標準計劃內的標準進行探討、編寫，積極聽取各歸檔部門意見，確保制定出的標準能行之有效的推進執行。

2.1.3安全意識。包括優化庫房檔案的存放環境，提高庫房使用率，確保所有檔案安全有序保管。相比紙質檔案，電子檔案安全標準更高，既包括對檔案信息內容本身的修改危害等，也包括對存儲檔案信息的載體的危害。醫院要搭建安全保障體系確保電子檔案的安全性，加強監督管理，確保精準控制數字檔案的復制流通等環節，有效避免網絡環境帶來的安全隱患。

2.1.4服務意識。隨著信息技術的發展，檔案的價值出現了多元化，不僅具有紙質檔案的憑證價值、歷史價值、記憶價值、文化傳播價值等，還增加電子檔案的信息價值[2] 。服務意識主要體現在為檔案使用者提供良好的服務，同時加強檔案的編研開發利用，發揮資政育人、文化傳播的作用，服務于醫院的發展。

2.2 堅持“三大原則”

2.2.1統一領導原則，體現的是系統意識和整體思維。作為醫院文化建設重要組成部分，檔案管理不應成為檔案部門單打獨斗的純業務工作，應統一領導，確保全院檔案管理的一致性。

2.2.2分級領導原則，體現的檔案的專業性。專業檔案形成規律、歸檔標準不同，以部門為主體實行部門立卷制，可以確保專業檔案留存的規范性和標準化。

2.2.3集中保管原則，體現的是成本意識。集中統一保管可以節約檔案管理的成本，減少人力、設備、庫房的多重投入，加快推進數字化建設，同時有利于檔案的編研、開發利用。同時能夠統籌如聲像、網絡媒介、人物、突發事件等特殊檔案的建立與管理。

2.3 把握“五個要點”

2.3.1基于管理五大職能重塑檔案部門管理職能。檔案工作是一項管理性的工作，應貫穿管理五大職能，不應該僅僅是單純的保管檔案。醫院檔案部門要積極轉變觀念，充分發揮管理職能，進行管理制度、管理方式、管理理念的創新，推進檔案治理能力建設，提升檔案工作的效率、效益，真正服務于醫院的發展。

2.3.2基于檔案管理原則重構醫院檔案管理模式。大多數醫院并未真正實行統一領導、分級管理、集中保管的管理模式。專業檔案往往由歸口部門保管。以筆者工作的醫院為例，綜合檔案室僅保管文書檔案、實物檔案。科研、基建、醫療、器械、招標、財務、人事、基建檔案等均由歸口部門各自管理，由此延伸出檔案管理標準不一致，庫房建設不規范、數字化建設不同步、檔案管理成本高、人力資源浪費、專業化程度不高等問題。各部門檔案僅發揮憑證價值，很難進行有效整合編研，難以發揮參考價值、信息價值以及資政育人、文化傳播等功能。

2.3.3基于國家及行業標準建立醫院檔案業務管理規則。檔案業務流程是為完成某一目標而進行的一系列邏輯相關的活動的有序集合[3]。精細化管理的關鍵在于檔案工作八個環節要實現標準化、規范化、現代化。如紙質檔案與數字檔案的歸檔流程不同，聲像檔案與實物檔案的存儲介質不同等。要根據不同檔案類別的特性，結合醫院信息化建設程度制定符合醫院實際的檔案業務處理流程。

2.3.4立足成本控制的內部優化。檔案精細化管理要加強成本控制，以最低成本取得最佳管理效益[4]，如人力資源成本、庫房基本設施建設成本、信息化建設成本、檔案保管成本、檔案整理時間成本、檔案編研成本等。通過成本分析明確檔案管理的方向，提高檔案管理效率[5]。

2.3.5基于現代醫院管理制度不斷提升檔案管理人員的全員素質。公立醫院高質量發展要求醫院要建設現代醫院管理制度，實現精細化管理。醫院需要一批高素質管理隊伍來推動醫院高質量發展。新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理需要檔案管理者具備優秀的素養和過硬的實踐能力，為此，要重點學習精細化管理理論知識，注重實踐鍛煉，切實增強綜合業務素能。

3 新《檔案法》背景下公立醫院檔案精細化管理路徑

3.1 完善精細化管理組織體系

結合醫院實際，建立完善的領導組織協調機制，完善領導層、管理層、執行層三位一體的收集、保管體系[6]。如成立醫院檔案管理委員會或領導小組等組織架構，統籌全院檔案管理，各部門均設置檔案管理負責人及兼職檔案員，明確不同層級、不同部門、不同人員之間的權責配置和相互關系，確保檔案工作納入醫院整體發展規劃，同業務工作同部署、同實施、同發展。通過長期規劃與年度計劃的制定實現對檔案的精細化管理。

3.2 健全精細化管理制度體系

對醫院現行檔案管理制度進行系統梳理，確保與新法精神和要求相銜接相協調。圍繞檔案全生命周期理念，根據國家及地區關于檔案管理的相關法律法規，形成成熟定型的精細化管理的制度、規范和工作機制，健全檔案工作責任制[7]。如歸檔前的宣傳教育機制、歸檔中的部門立卷歸檔責任落實與監督指導，不同檔案的歸檔指南，歸檔案卷的質量要求，歸檔后的鑒定評估與銷毀等、檔案室內部的檔案管理規范與質量控制。

3.3 健全精細化管理內容體系

檔案管理涉及檔案的收集、整理、保護、利用四個環節，包括歸檔前、歸檔中、歸檔后三個時間段。精細化管理要滲透到檔案管理的方方面面、每一個環節[8]。隨著數字網絡的來臨，檔案形式發生重大變化，從“有形檔案”向“無形檔案”轉變，電子檔案急劇飆升。醫院要實現檔案工作理念從保管導向向保管和利用并重轉變，使檔案業務滿足更多對原始記錄利用的需求，實現數據管理業務與檔案業務的融合[9]。要重構文件材料歸檔范圍，把“具有利用價值”作為歸檔范圍的標準和原則，而不僅僅是“保存價值”。要完善突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護和利用工作機制，做好聲像檔案、人物檔案等特色檔案的歸檔整理與開發利用。

3.4 健全精細化管理的人才支撐

檔案的精細化需要理念導向的引領、技術支撐，需要一支高素質的人員隊伍。反觀大多數醫院對檔案管理的投入是不足的。檔案管理人員大多兼職或者非專業出身。實現檔案精細化管理，人才是關鍵。領導層需要清晰認識檔案管理是一項專業化很強的工作，醫院需要讓專業的人干專業的事[10]。條件允許情況下招聘檔案專業人員來管理檔案，同時要加強檔案專兼職人員的培養，參加檔案專業培訓學習，提高檔案管理水平。要將精細化的要求融入日常培訓中，確保檔案專職管理人員對檔案精細化管理有深刻認識并高效執行。

3.5 健全精細化管理的信息支撐

信息化建設是精細化管理的重要抓手，通過檔案信息化建設可以實現對檔案的高效管理和開發利用，降低人力成本[11]。在國務院辦公廳《關于印發公立醫院高質量發展的意見》中，對醫院信息化建設有明確要求，要強化信息化支撐，推進電子病歷、智慧服務、智慧管理三位一體的智慧醫院建設和醫院信息標準化建設。隨著信息化建設加快，醫院檔案部門要積極轉變管理理念，采取有效措施應對從傳統載體管理向數字管理轉型升級調整，積極探索電子文件單套制規定和電子檔案移交的方法路徑，推進傳統載體檔案數字化，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。要健全數字檔案的安全保護機制。將精細化管理的標準要求嵌入到檔案管理系統中，最終通過信息化建設實現檔案管理的提檔升級。

結語

新時代，作為醫院精細化管理的重要組成部分的檔案管理，要在醫院發展模式過程中從傳統向精細化轉變，更好地服務于醫院的發展。要認真落實新修訂的《檔案法》的相關規定和要求，堅持問題導向、開放導向，將信息化建設納入法律規制范疇，完善法律責任規定方面內容，對數字化檔案提出新要求，也為公立醫院檔案精細化管理提供了法律依據，使醫院檔案精細化管理有了明確重點和法律保證。

參考文獻

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[11]孫超偉，劉海蓉，徐磊.基于新政府會計制度下公立醫院財務精細化管理研究[J].經濟研究導刊，2020（25）：124-125.

作者簡介：馬曉莉（1982— ），研究生學位，寧夏醫科大學總醫院中級職稱，主要從事檔案管理研究。楊曉燕（1982— ），研究生學歷，寧夏醫科大學總醫院館員，主要從事檔案管理研究。