合理進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理 增加資產(chǎn)利用率

湯得陽

【摘要】長期以來，企業(yè)固定資產(chǎn)檔案管理存在觀念陳舊、手段單一等諸多問題，不僅導(dǎo)致管理水平低下，也降低了資產(chǎn)利用率。要實(shí)現(xiàn)合理進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理，增加資產(chǎn)利用率，不僅需要轉(zhuǎn)變觀念、提高重視程度，而且需要建立健全信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全覆蓋、精細(xì)化管理，并充分利用技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、智能化。

【關(guān)鍵詞】固定資產(chǎn);檔案管理;資產(chǎn);利用率

作為企業(yè)資產(chǎn)組成中最重要的部分，固定資產(chǎn)歷來是管理工作的核心之一。合理進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理，確切掌握固定資產(chǎn)使用、維護(hù)、變動(dòng)等狀態(tài)，不僅是在提高固定資產(chǎn)管理的安全性，也是籍此提升管理水平，增加資產(chǎn)利用率。

一、固定資產(chǎn)檔案管理傳統(tǒng)模式的常見問題

（一）觀念陳舊，重視程度不足。作為歷史數(shù)據(jù)的集合，檔案管理雖然是企業(yè)管理工作中不可或缺的組成部分，然而不少企業(yè)僅僅將其視作失去時(shí)效性的信息的匯總。包括固定資產(chǎn)檔案在內(nèi)，許多企業(yè)管理層在管理觀念上普遍落后于時(shí)代發(fā)展要求，且對(duì)固定資產(chǎn)檔案管理重視程度不足。

（二）管理手段單一機(jī)械、低質(zhì)低效。由于管理觀念落后，固定資產(chǎn)檔案管理手段也難免單一機(jī)械。比如不少企業(yè)滿足于紙質(zhì)化和人工管理，每當(dāng)出現(xiàn)涉及固定資產(chǎn)變動(dòng)的操作時(shí)，管理就會(huì)耗時(shí)費(fèi)力，低質(zhì)低效。這不僅嚴(yán)重制約了固定資產(chǎn)檔案管理的發(fā)展水平，也造成資產(chǎn)利用率低下，無助于企業(yè)降耗增效。

二、進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理增加資產(chǎn)利用率的策略

（一）轉(zhuǎn)變觀念、提高重視程度。意識(shí)決定行動(dòng)，優(yōu)化管理手段的前提是轉(zhuǎn)變管理觀念。要使固定資產(chǎn)檔案管理提升資產(chǎn)利用率，企業(yè)管理層需要加強(qiáng)對(duì)其重視程度。比如，要在企業(yè)管理制度層面體現(xiàn)出固定資產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，并建立起一套定期核查、評(píng)價(jià)機(jī)制，且需將固定資產(chǎn)管理責(zé)任落實(shí)到班組、個(gè)人，并在檔案中明確記錄和展示。如此，固定資產(chǎn)檔案管理就不僅是少數(shù)幾個(gè)檔案管理人員的職責(zé)，而是企業(yè)全員都需要予以重視和關(guān)注的管理工作內(nèi)容。只有當(dāng)人人都參與到固定資產(chǎn)檔案管理的全過程，人人都負(fù)起應(yīng)負(fù)之責(zé)，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)固定資產(chǎn)使用或管理中存在的缺陷、漏洞，才能反映在檔案管理過程中，從而提升固定資產(chǎn)管理效能、增加資產(chǎn)利用率。

（二）建立健全信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全覆蓋、精細(xì)化管理。信息時(shí)代，人工操作、紙質(zhì)管理的低質(zhì)低效早已無法適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)實(shí)要求，建立健全信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全覆蓋、精細(xì)化管理迫在眉睫。固定資產(chǎn)的檔案管理不僅需要實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而且需要進(jìn)入企業(yè)信息化管理大平臺(tái)的核心部分。從固定資產(chǎn)購入之初，管理平臺(tái)就要開始跟蹤式的記錄和管理。包括固定資產(chǎn)購入規(guī)劃在內(nèi)，到設(shè)備入庫、安裝和使用各環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)形成音視頻的電子數(shù)據(jù)，形成具有顯著指向性的電子檔案“痕跡”。此外，需要健全單一對(duì)應(yīng)式的數(shù)字或者條碼檔案標(biāo)識(shí)。即，采取一項(xiàng)固定資產(chǎn)對(duì)應(yīng)一串?dāng)?shù)字字符或者條碼的形式，使數(shù)字字符或者條碼與固定資產(chǎn)間形成一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。如此一來，只要通過掃瞄或者自動(dòng)感應(yīng)，固定資產(chǎn)的使用或者變動(dòng)情況就能實(shí)時(shí)、自動(dòng)體現(xiàn)到平臺(tái)化的固定資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)之中。固定資產(chǎn)檔案管理的信息化、全覆蓋和精細(xì)化不僅能夠最大限度確保企業(yè)固定資產(chǎn)管理的完整性與安全性，而且能夠借助平臺(tái)技術(shù)隨時(shí)了解資產(chǎn)變動(dòng)情況。這既能避免固定資產(chǎn)閑置造成的不必要浪費(fèi)，也能夠在出現(xiàn)損傷時(shí)及時(shí)予以維修，并能以最為適宜的時(shí)間間隔開展固定資產(chǎn)保養(yǎng)。顯然，這樣的平臺(tái)化管理能夠以最少的投入實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)最大的價(jià)值產(chǎn)出，使固定資產(chǎn)的資產(chǎn)利用率實(shí)現(xiàn)最大化。

（三）充分利用技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、智能化。“未來三十年，數(shù)據(jù)將成為生產(chǎn)資料，計(jì)算是生產(chǎn)力，互聯(lián)網(wǎng)是生產(chǎn)關(guān)系”。馬云的一席話道出了企業(yè)管理的宏觀戰(zhàn)略方向，那就是在當(dāng)下的信息化平臺(tái)上盡快疊加大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能。以固定資產(chǎn)檔案管理的AI化來說，未來涉及固定資產(chǎn)檔案的錄入、整理、匯總、分析都將交給平臺(tái)自動(dòng)處理，管理人員只需要專注于固定資產(chǎn)的價(jià)值深度挖掘和二次產(chǎn)出。不僅如此，管理人員還需要依據(jù)平臺(tái)給出的分析結(jié)論給予企業(yè)管理層更多意見和建議，將企業(yè)現(xiàn)有固定資產(chǎn)進(jìn)行技術(shù)升級(jí)、或者淘汰落后產(chǎn)能引入更加先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備等。總之，充分利用技術(shù)實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化、智能化，固定資產(chǎn)檔案管理不僅能夠極大地減輕作業(yè)量負(fù)擔(dān)，而且能夠以更加低廉的成本獲取越來越豐厚的資產(chǎn)再利用效益。

三、結(jié)語

信息時(shí)代，作為歷史數(shù)據(jù)的檔案正在成為越來越珍稀的企業(yè)信息資源。“未來30年數(shù)據(jù)將成為生產(chǎn)資料，計(jì)算會(huì)是生產(chǎn)力，互聯(lián)網(wǎng)是一種生產(chǎn)關(guān)系。如果我們不數(shù)據(jù)化，不和互聯(lián)網(wǎng)相連，那么會(huì)比過去30年不通電顯得更為可怕。”BAT掌門人之一的馬云在第四屆互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)上的講話已經(jīng)給當(dāng)下的企業(yè)加強(qiáng)固定資產(chǎn)檔案管理指出了發(fā)展方向，那就是盡快實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化、智能化，從而借助技術(shù)的先進(jìn)性實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的精細(xì)化、科學(xué)化，不斷挖掘其巨大的資產(chǎn)價(jià)值再創(chuàng)造潛力。這不僅是合理進(jìn)行固定資產(chǎn)檔案管理增加資產(chǎn)利用率的重要舉措，也是通過“兩化”融合助力企業(yè)管理提升到更高水平的必由之路。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張彥芳.關(guān)于項(xiàng)目工程固定資產(chǎn)檔案資料有效整理措施研究[J].計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2016（16）：12-13.

[2]陳宇，孫秋華.淺談項(xiàng)目工程施工階段固定資產(chǎn)監(jiān)理資料管理工作[J].水利科技與經(jīng)濟(jì)，2016，7（10）：210-215.