如何提高集中采購管理水平

李鵬程

提升集中采購管理水平是促進企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部管理的重要舉措。開展企業(yè)集中采購，能夠充分發(fā)揮出規(guī)模性采購的整體優(yōu)勢，全面提升物資采購的效率，同時降低物資采購的成本。通過分析當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀可以看出，雖然不少企業(yè)通過自身的不懈努力，集中采購工作已經(jīng)取得了階段性成效，但是在集中采購管理過程中還存在著各種各樣的問題。針對當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，我們分析、總結(jié)出集中采購模式是企業(yè)發(fā)展過程中較為先進的采購方式，在企業(yè)運營時利用集中采購模式能夠使企業(yè)的整體采購成本降低，為企業(yè)贏得更大的利益。集中采購模式能夠全面提升企業(yè)采購工作的整體效率，同時能夠避免人為或其他的暗箱操作行為。在企業(yè)的發(fā)展過程中，強化物資集中采購模式，能夠加強對企業(yè)資金的管理，同時合理地運用企業(yè)采購資金。在采購過程中，公開招標(biāo)等一系列公平公正的模式，有利于企業(yè)采購工作的平衡，保障物資的質(zhì)量符合企業(yè)的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)。

本文主要探究集中采購管理當(dāng)中存在的問題，提出合理化的解決策略，從而全面提升企業(yè)集中采購管理水平，促進企業(yè)健康發(fā)展。

一、集中采購概述

集中采購的實質(zhì)內(nèi)涵，是指企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中的一系列采購工作。集中采購就是將這些采購工作進行統(tǒng)一和集中管理。通常情況就是對企業(yè)的某一項采購工作或者某一類材料的采購進行集中管理。集中采購能夠降低企業(yè)的采購成本，提升采購效率。目前，多數(shù)企業(yè)采用了集中采購的方式強化企業(yè)的采購工作。

二、集中采購的優(yōu)勢

（一）降低企業(yè)缺貨風(fēng)險

集中采購的重要作用就是為企業(yè)的整體發(fā)展與運營提供保障，使企業(yè)的生產(chǎn)活動能夠維持在正常范圍之內(nèi)，同時降低企業(yè)的缺貨風(fēng)險。在企業(yè)的物資供應(yīng)中，涉及到原材料、設(shè)備以及工具等，都需要通過物資采購工作完成。集中采購能夠?qū)⑦@些零碎分散的工作變得統(tǒng)一、規(guī)范，同時降低企業(yè)的支出成本，提升企業(yè)的經(jīng)營效率。

（二）控制物資采購資金

物資采購成本包含了采購費用、進貨費用、資金流動以及倉儲費用等。企業(yè)要嚴(yán)格控制物資采購成本，如果采購成本過高就會對企業(yè)盈利水平產(chǎn)生不利的影響，導(dǎo)致企業(yè)虧損。集中采購能夠控制物資采購資金，做好資金支配工作。在集中采購過程中，物資采購部門相關(guān)人員還應(yīng)與供應(yīng)商做好協(xié)調(diào)溝通，保障供應(yīng)商與企業(yè)之間達成良好的合作共識。

三、集中采購過程中存在的問題

（一）理解認(rèn)知與機制問題

通過對當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及集中采購的認(rèn)知度分析，可以看出普遍存在著大而全、小而全的思想，這種傳統(tǒng)觀念依然存在于企業(yè)中。一些企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)識不到位，導(dǎo)致集中采購工作執(zhí)行困難，無法順利實施。除此之外，不少企業(yè)仍然存在管理體制和運行機制不健全等問題，導(dǎo)致集中采購的瓶頸無法突破。

（二）管理模式與管理創(chuàng)新問題

當(dāng)前一些企業(yè)對于人才引進重視不夠，導(dǎo)致企業(yè)缺乏相應(yīng)的管理管控人才。專業(yè)化的人才不足導(dǎo)致企業(yè)的管理工作落后。雖然不少企業(yè)已經(jīng)開始正視這些問題，并且根據(jù)人才管理模式設(shè)定了管理體系和考核體系，但是實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)并沒有發(fā)揮實際作用。

除此之外，不少企業(yè)的管理手段落后，企業(yè)還遵循傳統(tǒng)的單一性采購思維，沒有與時俱進地引進多種采購方式，導(dǎo)致自身的采購效率低下。

（三）信息共享與質(zhì)量控制問題

大數(shù)據(jù)作用于生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)，信息共享等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中具有不可替代的重要作用。企業(yè)采購工作的信息共享與信息調(diào)控也應(yīng)與時俱進，可是不少企業(yè)的采購部門并沒有與其他部門建立橫向的合作關(guān)系，沒有實時共享信息，各部門之間的工作不協(xié)調(diào)，致使企業(yè)的聯(lián)動機制沒有形成，采購工作質(zhì)量低下。無論是在企業(yè)發(fā)展過程中，還是在企業(yè)轉(zhuǎn)型過程中，質(zhì)量都是企業(yè)的生命。質(zhì)量也是物資采購工作的重要關(guān)注點。可是通過當(dāng)前企業(yè)與供應(yīng)商的合作現(xiàn)狀分析發(fā)現(xiàn)，供應(yīng)商的質(zhì)量控制水平還低于實際需求，導(dǎo)致供應(yīng)商質(zhì)量控制與企業(yè)要求之間存在著一定的差異。即使企業(yè)認(rèn)識到了集中采購的重要性，供應(yīng)商也會因為質(zhì)量控制不到位無法滿足企業(yè)的采購需求。

四、強化集中采購管理水平的措施

（一）更新機制，優(yōu)化集中采購管理流程

企業(yè)應(yīng)做好管理體制與運行機制二者之間的協(xié)調(diào)工作。針對管理體制而言，應(yīng)遵循管理、辦事分離，高效順暢的原則。還要促進采購與物流工作之間的協(xié)調(diào)互通，使三者之間相互制約又相互促進，建立起符合企業(yè)發(fā)展需求的全新的管理體制。新型管理體制既要滿足供應(yīng)鏈各個環(huán)節(jié)的需求，又要為各個供應(yīng)鏈提供多樣化的服務(wù)，做好集中采購后續(xù)的各種保障工作。

在運行機制建立過程中，企業(yè)應(yīng)全面貫徹分層采購制度，一級物資由集團公司總部集中采購；二級物資由公司各部門采購。在物資采購過程中應(yīng)統(tǒng)一管理口徑，不斷更新完善管理體系，使集中采購工作管理流程朝著更加規(guī)范、科學(xué)、完善的方向發(fā)展。運行機制的建立能夠為集中采購工作提供監(jiān)管措施，降低集中采購可能涉及到的經(jīng)濟風(fēng)險，提升集中采購管理工作的整體質(zhì)量。

（二）完善體系，保障集中采購基礎(chǔ)牢固

集中采購工作體系分為兩個方向，包含了管理體系與考核體系。針對管理體系而言，企業(yè)集中采購工作應(yīng)以合規(guī)性、整體性、統(tǒng)一性、規(guī)范性、嚴(yán)肅性作為原則，保障集中采購工作能夠遵循采購管理的各項規(guī)章制度。制定規(guī)章制度應(yīng)注意與時代發(fā)展共進，不斷地順應(yīng)社會發(fā)展需求。

（三）豐富模式，拓展集中采購方式多元化

企業(yè)集中采購模式可分為一級授權(quán)集中采購和二級集中采購。一級集中采購的實質(zhì)內(nèi)涵，就是指企業(yè)應(yīng)加強調(diào)研上中下游企業(yè)生存的特性，按照企業(yè)的發(fā)展方向建立起通用性、標(biāo)準(zhǔn)化、多樣化的集中采購方案。強化集中采購方式的多樣化，避免集中采購方式單一、局限；二級集中采購可以采用框架協(xié)議采購方式，以年為單位計算出企業(yè)整年的物資需求量，然后統(tǒng)一采購。對于常用且滿足采購招標(biāo)條件的物資，按照規(guī)定的招標(biāo)流程采購；對于批量較多且生產(chǎn)廠家只有少數(shù)幾家的采取密封競價、供應(yīng)商到場等多輪談判的形式采購；對于需求時間不穩(wěn)定、市場上貨源較充足，同時企業(yè)單次物資需求量較小、采購批次分為多批次完成的物資，應(yīng)結(jié)合集中組織、分散操作等方法集中采購。

（四）控制價格，準(zhǔn)確分析市場價格

首先是對價格信息的分析，企業(yè)在集中采購過程中應(yīng)廣泛地進行市場價格信息調(diào)查，把控價格信息的整體動態(tài)。根據(jù)市場走向?qū)r格的變化趨勢有準(zhǔn)確的預(yù)判，從而把握最佳的采購時機。在保證供應(yīng)的前提下提升采購的性價比。

在定價機制方面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同的物資采取不同的定價機制，使自身的采購成本盡可能降到最低，同時又保障采購的質(zhì)量。在物資采購過程中，只要是具備招標(biāo)采購標(biāo)準(zhǔn)的物資，企業(yè)應(yīng)統(tǒng)一進行招標(biāo)定價，并且通過招標(biāo)定價采購物資；針對一些技術(shù)相對成熟，價格相對穩(wěn)定的同類商品，企業(yè)在每年的年初就應(yīng)該組織談判確立價格；針對較為零散、急用并且獨家供應(yīng)的物資，企業(yè)應(yīng)發(fā)動包括技術(shù)部門、采購部門、使用單位、設(shè)計單位等各部門交流探討，制定集中采購的標(biāo)準(zhǔn)。

（五）對質(zhì)量、價格、服務(wù)等進行全面評價

提升質(zhì)量與價格的關(guān)系，主要表現(xiàn)在加強供應(yīng)商的質(zhì)量管理工作。針對供應(yīng)商管理而言，應(yīng)對供貨質(zhì)量、價格，服務(wù)以及供貨是否及時等進行全面的評價。企業(yè)應(yīng)針對不同的供應(yīng)商分別建立檔案，然后進行綜合排名。在采購數(shù)量、合同簽訂、結(jié)算、付款等環(huán)節(jié)優(yōu)先照顧業(yè)績表現(xiàn)好的供應(yīng)商，建立起企業(yè)與供應(yīng)商之間合作共贏的關(guān)系。

與供應(yīng)商簽訂協(xié)議之前，應(yīng)對供應(yīng)商的資質(zhì)進行全面考察，加強與供應(yīng)商之間的交流。在簽訂合同之前，應(yīng)該對物資進行質(zhì)量把控，保障物資的質(zhì)量在可控范圍之內(nèi)，最大程度地降低采購成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。

（六）優(yōu)化采購隊伍，提升采購專業(yè)化水平

企業(yè)應(yīng)根據(jù)采購工作的需求，培養(yǎng)出優(yōu)秀的集中采購工作人員。在優(yōu)化采購隊伍，提升采購專業(yè)化水平方面，應(yīng)加強對采購人員以及內(nèi)部評審人員的培訓(xùn)力度，強化相關(guān)法律法規(guī)的普及，使采購人員以及內(nèi)部評審人員的專業(yè)化水平能夠滿足企業(yè)發(fā)展的需求。在采購人員的培養(yǎng)方面，可以聘請集中采購相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域工作經(jīng)驗較為豐富、專業(yè)化水平較高的人士親臨指導(dǎo)，講授與采購相關(guān)的理論課程，例舉出集中采購過程中可能出現(xiàn)的各種問題，培養(yǎng)采購人員隨機應(yīng)變的能力。除此之外，還可以針對采購人員制定科學(xué)完善的評價機制，定期考核采購人員的工作質(zhì)量以及業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平。還要制定獎懲制度，對表現(xiàn)良好的采購人員進行獎勵，對表現(xiàn)差的采購人員加以處罰。

結(jié)語：

通過以上探討，我們認(rèn)識到，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)提升對采購工作的重視程度，順應(yīng)時代發(fā)展，將集中采購管理應(yīng)用到企業(yè)采購工作中去，使自身的采購工作符合當(dāng)今時代發(fā)展和企業(yè)自身的需求。物資采購是企業(yè)發(fā)展中最重要的工作之一，物資是企業(yè)生產(chǎn)運營的最基本保障。企業(yè)只有充分地認(rèn)識到集中采購工作的重要性，建立起相關(guān)的管理機制以及運行機制，豐富、健全采購體系，才能節(jié)約采購成本，提升企業(yè)采購工作的經(jīng)濟價值。與此同時，在采購過程中應(yīng)加強對各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量管控，不斷優(yōu)化完善企業(yè)采購工作，全面提升集中采購工作管理水平，促進企業(yè)健康發(fā)展。