0A辦公系統對于省級疾控中心文書檔案管理工作的影響與思考

左菲

[摘 要]如今，OA辦公系統的廣泛應用，加快了省級疾控中心信息化管理建設的工作進程，在多方位、多層次提高中心工作管理總平均水平的同時，也使中心文書檔案管理工作迎來新的挑戰和機遇。因此，文章將0A辦公系統對于省級疾控中心文書檔案管理具體工作的影響與思考作為研究的中心主題，深入分析文書檔案的改進途徑，進而推進檔案管理工作的順利開展。

[關鍵詞]OA辦公系統；省級疾控中心；文書檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）17-0084-03

隨著各單位電子辦公系統的全面更新，傳統的紙質公文轉化為電子公文。以各省級疾控中心為例，自2012年開始至今，我國各省疾控機構開始逐步實現辦公自動化。省級疾控中心的工作重點在于疾病預防、重大疫情應急處置與緊急公共衛生事件等。因此，工作單位會經常生成多種類型的重要數據和資料，其具有一定的科研和歷史價值。文書是檔案最主要的來源，檔案更是文書的歸屬地[1]。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》明確指出了檔案事業的具體發展目標及指導思想，一直到2020年，全面實現以信息化為中心的現代化檔案管理模式，推進我國檔案管理信息化進程。

一、OA辦公系統發展歷程

OA（Office Automation）主要是指自動化辦公或者辦公自動化。OA辦公系統作為現階段企業和事業單位滿足無紙化需求的系統，能夠將以往在實際工作中出現的事務申報和文件傳輸等工作通過計算機網絡技術來實現。OA辦公系統最早出現在20世紀70年代末期，20世紀90年代末期出現“協同型OA”，2013年左右出現移動辦公模式。OA辦公系統從Web版本發展到如今的App形式，其在實現平臺化的過程中實現了很大的躍升，促進了社會科技的迅速發展。

隨著OA辦公系統的廣泛應用，各個省級疾控中心開始對員工的請假、銷假、出差、審批及公文收發標準等工作進行電子化處理。根據多年的探索與實踐，疾控中心在文書檔案管理工作中運用OA辦公系統，有效提高了文書管理工作的效率與質量[2]。與此同時，還需要不斷改進信息化管理技術，確保OA辦公系統不會被非法人員使用網絡病毒侵入進攻等，否則會影響疾控中心文書檔案管理工作的開展。

二、OA環境下中心文書管理工作中存在的問題

（一）需要完善OA文書檔案歸檔環節

現階段，省級疾控中心系統中設定的歸檔全過程是：OA文件在生成后，需要傳回到辦公室，工作人員按照“年份+寫文機構”的命題形式收文，按照“年份+公文代號”的命題形式發文，將所有公文分別歸納到指定文件夾中，并將其名為“年份+機構+保留期限”，按照一定分類方式歸檔。但是由于缺少專業的工作人員，難以深入研究與甄別檔案，使得檔案沒有與歸檔相關的文件號，不符合檔案規范管理的要求，很容易使電子公文質量嚴重下降，造成OA文書檔案的開發率和使用率下降。

（二）領導對檔案管理工作的重視度不高

自省級疾控中心成立后，文書檔案管理工作一直不受重視，發展進程十分緩慢。再加上負責管理文書檔案的工作人員達到一定年齡后要退休，使得疾控中心專業文書檔案管理工作人員嚴重缺失。

（三）檔案管理團隊不穩定，規范標準程度低

疾控中心特殊的工作性質，導致文書檔案管理人員基本是衛生技術專業人員，其對檔案管理知識不了解，缺乏基本工作素養[3]。此外，檔案管理人員很少接受技能培訓，且變動較為頻繁，從而使得中心大部分文件資料的整理、保管、收集及歸檔等工作開展不到位。

（四）OA文書資料管理制度有待完善

省級疾控中心雖然制定了相關的檔案管理制度標準，但是由于長時間沒有更新和優化，其缺乏關于OA辦公系統下文書資料的管理工作內容，從而出現歸檔不及時、歸檔范圍不明確和專業工作人員的職責分配不清晰等一系列問題。例如，在收錄文件時，工作人員沒有根據“雙軌制”的要求及時打印出紙質文件，而是一直等到每年年底檔案人員整理文書檔案時，才會想起來還有文件沒有進行紙稿打印，進而影響文書檔案的整理時間。如果電子文件出現損壞跡象，那么其中包含的超高科研和歷史價值的信息就有可能會丟失，不利于文書檔案管理工作的開展。

三、OA辦公系統環境對疾控文書檔案管理的影響

OA辦公系統已被廣泛應用到實際生活中，其對文書檔案管理工作的影響主要體現在以下方面。

第一，提高疾控中心開展文書材料管理工作的效率。在以往的文書檔案管理工作中，文書檔案的收發、歸檔、入庫及分類等工作都需要大量的工作人員耗費大量的時間。辦公自動化系統利用信息處理技術開展文書檔案管理工作，能夠避免傳統紙質檔案管理中出現字跡模糊或者故意損毀等痕跡[4]，使文書檔案管理工作流程簡單化，進而提升文書檔案管理的有效性。

第二，可以大幅度提高疾控中心文書檔案信息的使用率。傳統的文件檔案由于其性質原因容易發生資源內容外泄，甚至是丟失等情況。文件資料需要雙方當事人面對面完成傳送，這導致傳送過程受到距離和人員管理工作的限制，耗時費力。然而在OA辦公環境下，疾控中心文書檔案的傳輸僅僅需要借助網絡信息技術就可以輕松實現，工作人員可以選用手機、計算機或者平板，跨越距離，快速傳送到需要的人手中，十分方便快捷。工作人員可利用計算機網絡平臺精準定位目標材料，從而提高使用效率，進而解決傳統文書資料傳輸不方便、很難檢索查閱等問題。

第三，能夠有效提高疾控中心文書檔案的質量和水平。隨著科學技術與經濟的高速增長，我國更加關注社會公眾的身體健康問題。與社會公眾事件有關的疾控文書和檔案資料大量產生，使得檔案保管數量呈現直線增長態勢。如果疾控中心繼續使用傳統的紙質化管理手段，甚至是比較落后的電子化管理手段，將會對歷史文書檔案的使用率和管理水平造成很大的負面影響。電子信息化政務環境可以使歷史文書檔案保管工作得到改善，可運用辦公自動化技術手段進行管理，建立完善的管理機制，采用資源信息共享模式，使文書得到合理利用。

與此同時，OA辦公系統在省級疾控中心的應用還存在以下幾個方面的不足。

首先，網絡安全問題較為明顯。省級疾控中心是我國關于疾病預防與控制的主要機構，其相關聯的文書檔案不僅包括一些已經具有明確治療措施和防御方式的疾病信息、藥物安全信息和食品信息，而且包括未知疾病資料信息和一些需要嚴加保密的艾滋病患者信息等。因為電子化文書資料相對于紙質文書資料在修改方面占據優勢，不會遺留修改痕跡，導致部分不法分子盜竊文書資料信息，并加以篡改、損壞，甚至惡意使用，會對病人的生命健康產生不同程度的危害，影響社會秩序的安定。

其次，文書檔案管理制度尚未完善。當前，雖然省級疾控中心已經建立了有關疾病預防和控制的管理工作機制，但是由于文書檔案管理制度從未經過統一完善，工作人員在實際工作中容易出現歸檔時間有偏差、人員職責不明確、文書材料歸檔形式不規范等問題。有的部門文書檔案沒有相應的保護措施，相關部門在利用OA辦公系統處理日常公文時，沒有妥善保管的習慣，長此以往，會導致大量高價值文件資料丟失、損壞，進而使文書檔案得不到規范管理。

最后，在文書檔案管理工作中，信息化的匹配程度并不高。OA辦公系統的廣泛應用，加快了疾控中心文書檔案的信息化進程。但是，其在技術運用、設備使用和人員培訓等方面依舊存在很多問題。部分疾控中心領導還存在重視工作人員的業務能力、輕視其管理能力的問題。如果疾控中心文書檔案管理工作人員不能及時更新思想觀念，其對信息的檢索、錄入、運用等基礎工作的掌握就不牢固。當前，疾控中心文書檔案管理工作對應用技能的使用要求偏低，對于新的管理模式，其專業性和信息化程度嚴重不足。

四、OA辦公系統環境下疾控中心文書檔案管理優化措施

（一）重視制度建設，規范管理制度

為做好疾病預防控制文書檔案管理工作，首先要重視制度建設，規范管理制度。工作人員應堅持用制度約束人、規范人，采用標準、統一的規章制度管理文書檔案。從國家層面上來說，即使現階段的文書檔案資料管理規章制度較為完整，但是由于信息技術的快速發展，電子化辦公環境下的文書檔案電子化管理模式也需要不斷更新、完善[5]。因此，工作人員應采用調研形式，根據實踐工作中總結出的經驗，及時創新優化管理標準及相關技術規范，在管理標準范圍中增添文書檔案管理的工作全過程內容，使檔案管理工作具有一定的科學性和引導作用。

根據疾控文書檔案管理工作的反饋情況來看，由于國家相關法律法規明確規定，需要對檔案嚴格保密，因此還要完善各種規章制度。

（二）采用“雙軌制”保存方式

探索提倡紙張保存與電子保存同時運行的“雙軌制”模式。與此同時，工作人員在將電子版文件保存到計算機端時，注意一定要復制拷貝副本，從而產生兩套相同檔案。此外，對于重要檔案，像需要永久儲存的原始電子檔案相關數據等，可將其轉變成紙質資料文件，進而豐富資源，建立紙質文書檔案，利用紙質載體的可靠屬性及實物感優勢，改進電子化文書檔案需要借助電源及高清顯示設備才能展示的不足。《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關法律法規中都對標準完善提出了新要求。工作人員在區分并保管電子化文書檔案時應拷貝一份復制件，用于檢索查閱[6]。當其中一個電子版文書檔案被他人惡意侵入篡改或者刪除時，可以用副本修復，防止文書檔案意外丟失。

（三）加強安全建設，保護文書檔案

在QA辦公系統的應用環境下，省級疾控中心關于文書檔案的具體管理工作主要表現在以下三個方面。

一是豐富文書檔案的安保措施。在規定時間仔細檢查，維護信息化設備，創建一個穩定安全的工作環境。

二是重視文書檔案的保密工作。相關工作人員可以使用密鑰設置、保密管理等，結合文書檔案的現實需求制定相應的保密措施，保障管理工作的順利開展。

三是增強管理工作人員的安全意識、法律法規意識、保密意識及網絡技術的應用能力。可以定期開展培訓活動，幫助文書檔案管理人員提升工作能力和素養，使其加深對法律和網絡的認識，有效降低工作人員的出錯頻率，為網絡危害的防范打下良好基礎。

隨著公共衛生事業的備受重視，省級疾控中心應重視檔案管理工作的順利開展，相關領導也應將這一工作列入重要日程中，以長遠的眼光開展中心的檔案管理工作。還要通過正規渠道選拔德才兼備、具有專業技能和服務意識的人才，讓其擔任檔案管理工作人員。與此同時，要加強對相關人員的檔案管理技能業務培訓，激勵檔案管理工作人員嘗試通過自主學習、機構培訓、進修等多種方式提高職業能力和業務水平。

五、結語

OA辦公系統綜合功能較強，要想使其很好地應用于疾控中心文書檔案管理工作中，需要相關領導的支持與重視。不僅要增加信息化技術的投入，而且要關注管理人員的業務能力和綜合素質。

此外，疾控中心應根據實際情況，不斷優化OA辦公系統的應用流程，以滿足管理工作要求，助力我國疾病防控事業的進步與發展，為傳染病的具體分析及科學防控突發性的公共衛生事件提供豐富的資料支撐，使其使用效益最大化，加快實現“健康中國”戰略。

參考文獻：

[1]王颯颯.信息化系統構建下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].信息記錄材料，2021（10）：90-91.

[2]姜兆蘭.OA辦公系統環境下疾控文書檔案管理的幾點思考[J].蘭臺內外，2020（01）：11-12.

[3]張雅楠.OA辦公系統對于寧夏疾病預防控制中心文書檔案管理工作的影響與思考[J].辦公室業務，2021（01）：189-190.

[4]鄭梅.新形勢下醫院文書檔案管理的趨勢和對策[J].黑龍江檔案，2021（04）：352-353.

[5]李衛華.文書檔案管理實現數字化的意義及措施[J].辦公室業務，2020（13）：178-179.

[6]鄭艷燕.文書檔案管理系統的設計與應用研究[J].科技創新與應用，2018（34）：87-88.