試論信息資源共享環境下高校檔案管理共享與共建

張巖　郭曉文

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，我們已經正式進入現代化社會環境，高校所應用的傳統檔案管理模式顯然已經無法滿足當前嶄新的教育環境。為了能夠緊跟時代的發展步伐，多方滿足高校教育改革任務的順利推進，則要重新審視原有檔案管理模式中的不足之處，積極引入最新的檔案管理方法，打造共享、共建新模式。基于此，本篇文章通過分析構建檔案信息資源共享模式的重要性，基于我國高校檔案的管理現狀，有針對性地列舉了幾點行之有效的共建、共享對策，其中包括打造檔案管理共建共享的實現機制、積極構建創新式的信息服務模式，組建高水平的檔案管理人才隊伍以及構建功能完善的信息安全防范體系等，以供參考。

關鍵詞：信息資源；共享環境；高校檔案；檔案管理

中圖分類號：G647.24? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2023）08-0038-04

檔案信息能記錄并反映出高校在各個時期中的發展情況，作為培養優質人才的重要搖籃，檔案管理工作與當代大學生的知識文化素養、健全人格的形成密切相關。但由于受到現實條件的制約，高校原有的檔案管理模式存在較多問題，如檔案管理意識不強、檔案管理制度不健全以及檔案管理數字化程度不高等等。為了能夠從源頭處著手來改善不足，高校則要運用好信息技術手段，深入挖掘高校檔案的資源價值，以此來全方位滿足在校師生對于檔案資源的使用需求。在這一目標下，高校要加大對檔案資源管理共享與共建模式構建的投入力度，從現實困境著手來尋找優化路徑。

1 相關理念概述

1.1 檔案信息資源管理

檔案信息資源管理是指對檔案館、檔案庫、檔案室等機構中所收集和保存的各類檔案資料進行有效管理和利用的過程。

（1）檔案資源的收集與整理

檔案資源的收集主要是針對各種類型的檔案材料，例如文字、圖片、錄音等進行收集，并進行整理、分類、編目等操作，以方便后續的管理和利用。

（2）檔案資源的保管與管理

檔案資源的保管是指對已經收集整理好的檔案資料進行安全、穩定的保存。同時，也要制定規章制度，建立安全管理機制和保密機制，確保檔案的安全性和完整性[1]。

（3）檔案資源的利用與服務

檔案資源的利用是指對檔案資料進行有目的的利用，滿足各類用戶的需求，提供相關服務。例如研究人員可以利用檔案資源進行學術研究，文化工作者可以利用檔案資源進行文化創作，政府工作人員可以利用檔案資源進行決策分析等。

1.2 信息資源共享

信息資源共享是指將各種類型的信息資源通過網絡或其他手段進行共享的過程。

（1）信息資源的整合與共享

信息資源的整合是指將來自不同數據源的信息資源進行整合，統一編碼，并形成統一的數據格式。信息資源的共享是指將整合后的信息資源通過網絡或其他手段進行共享，使得用戶可以方便地獲取到所需要的信息資源。

（2）信息資源的安全與保護

信息資源的共享是建立在信息資源安全的基礎上的。因此，需要制定一系列安全措施，例如加密、權限管理等，確保信息資源不被非法獲取或篡改。

（3）信息資源的利用與創新

信息資源的共享可以為用戶提供更加豐富的信息資源，同時也可以為用戶提供更加靈活的信息利用方式，例如數據挖掘、信息分析等。此外，信息資源共享還可以促進信息技術的創新和發展，提高社會的整體信息化水平。

2 高校檔案管理中信息資源共享模式構建重要性

2.1 提高檔案資源利用效率

高校檔案作為一種重要的歷史文化遺產，對于了解高校的歷史沿革、發展變化以及學術成就等方面具有不可替代的價值。但是由于高校檔案管理分散、不規范等問題，導致檔案資源利用效率較低。通過共享與共建，可以將各高校檔案館的檔案資源整合起來，形成一個檔案資源共享的平臺，提高檔案資源的利用效率，讓更多人了解高校歷史文化[2]。

2.2 降低檔案管理成本

高校檔案管理需要投入大量的人力、物力和財力，如果每個高校都單獨管理自己的檔案資源，勢必會增加管理成本。通過共享與共建，可以實現檔案資源的互相借閱、數字化共建、聯合展覽等方式，進一步降低檔案管理成本。

2.3 加強檔案管理規范化建設

高校檔案管理面臨著諸多挑戰，如檔案管理制度不規范、檔案保管不到位等問題。通過共享與共建，可以借鑒各高校檔案館之間的先進經驗和管理模式，促進檔案管理規范化建設，提升檔案管理水平。

2.4 推動高校歷史文化研究

高校檔案資源不僅具有學術價值，也是歷史文化研究的重要素材。通過共享與共建，可以讓更多學者利用高校檔案資源進行研究，推動高校歷史文化的研究和保護工作。

高校檔案管理共享與共建的必要性不言而喻。當前，各高校檔案館應積極參與檔案資源共享與共建，建立統一的檔案管理標準和規范，利用現代信息技術手段，打造高校檔案資源共享平臺，實現檔案資源的共享、互利和共贏。

3 我國高校檔案管理現狀

3.1 檔案管理意識不夠重視

大學檔案管理工作的理念和管理方式不夠現代化和規范化，對檔案管理的重要性認識不足。由于缺乏必要的檔案管理知識和技能，大學檔案管理人員在檔案管理過程中存在一些基本問題，如檔案的安排、管理、維護、歸檔等方面存在不規范、不科學的現象，導致檔案管理工作的效率和質量較低。

3.2 檔案管理制度不健全

當前大學檔案管理工作缺乏統一的管理制度和規范，各高校存在管理制度和流程不一致的情況，存在的問題包括：管理制度不完善、標準不統一、管理手續不規范等。這些問題影響了檔案管理工作的正常開展，也為檔案資源的有效利用和共享帶來了很大的障礙。

3.3 檔案數字化程度不高

當前大學檔案數字化工作還處于初級階段，數字化工作的投入不夠，缺乏統一的標準和規范。同時，數字化后的檔案數據質量不穩定，管理難度大，限制了檔案資源的共享和利用。

3.4 檔案管理工作缺乏資源共享和協同機制

各高校之間檔案信息資源共享和協同機制不完善，存在相互獨立的情況。由于各高校之間缺乏有效的檔案信息共享和協同機制，導致了資源浪費，也限制了檔案資源的有效利用和共享。

3.5 檔案管理工作缺乏專業人才

當前檔案管理領域的專業人才短缺，尤其是缺乏熟悉數字化檔案管理的專業人才。同時，對于高校檔案管理工作的專業化、現代化，對專業人才的需求更為迫切。由于缺乏足夠的人力資源，檔案管理工作面臨著許多困難，檔案管理的共享與共建工作推進十分緩慢。

4 完善共建與共享對策

4.1 打造檔案管理共建共享的實現機制

高校需要建立多維度、多層次的機制，以確保檔案信息資源的有效、持續共享和共建，推動高校檔案管理工作變革。

在構建實現機制的過程中，首先需要建立檔案管理工作的運行保障機制。這包括利益制衡、法律法規、標準規范等機制，以確保高校檔案管理共享與共建的有效性和持續性，避免不當利益競爭、信息泄露等問題。例如，建立相關政策法規，確立資源共享共建的合法性和合規性，以及相應的規范標準，規范共享共建過程中的行為準則，從而保障檔案信息資源共享共建的合理性和合法性[3]。

其次，建立激勵與合作機制。高校檔案信息資源并非公共物品，不能隨意獲取，需要建立合作機制，明確資源共享環境下各院校的義務和權利。為此，可以通過建立聯合體、共享平臺等機制，充分利用現有的信息化技術，促進檔案信息資源的交流與共享。同時，還需要建立相應的激勵機制，激發各主體對檔案管理共享與共建的積極性和主動性，如獎勵制度、評優機制等，以激勵各院校積極參與檔案信息資源的共享共建工作。

另外，建立開放共享的機制。高校檔案信息資源是非常豐富和復雜的，需要充分利用信息化技術和開放共享平臺，擴大資源共享共建的范圍和渠道。這包括建立數字化檔案資源共享平臺，提供各種形式的檔案信息資源，如文字、圖片、音頻、視頻等，為廣大用戶提供更加豐富、多樣化的資源共享體驗。同時，還可以建立在線交流平臺，促進各主體之間的交流和合作，從而不斷推動高校檔案信息資源的共享共建。

4.2 積極構建創新式的信息服務模式

在高校檔案管理中，創新信息服務模式非常重要。其中，一種創新信息服務模式是基于智能化技術的服務模式。智能化技術包括人工智能、自然語言處理、機器學習等，這些技術可以幫助高校檔案管理者更好地管理檔案信息資源，實現信息共享，提高管理效率。

另外，高校檔案信息服務模式還可以采用分布式服務架構。分布式服務架構可以提高高校檔案管理的可擴展性和靈活性，使得高校檔案管理可以更好地適應不斷變化的信息管理需求。通過分布式服務架構，高校檔案館可以將檔案信息分布在多個節點上，提高數據的可靠性和可用性，降低出錯的風險[4]。

此外，高校檔案信息服務模式還可以采用云計算技術。云計算技術可以幫助高校檔案館降低成本，提高效率。云計算技術可以提供可擴展的計算和存儲資源，讓高校檔案館可以隨時隨地訪問檔案信息，從而實現高效的檔案管理。

最后，高校檔案信息服務模式中還可以加入人性化設計。通過人性化設計，可以使高校檔案館的信息服務更加貼近用戶需求，提高用戶滿意度。例如，可以采用用戶畫像技術，對用戶進行分類和分析，提供個性化的檔案信息服務，讓用戶可以更方便地獲取所需的信息。

4.3 加強共享模式的頂層設計

4.3.1 建立信息共享平臺

各高校之間建立信息共享平臺，便于信息的交流和共享，減少信息孤島現象，提高信息利用率。該平臺應該建立在開放、共享、互聯互通的基礎之上，采用先進的信息技術手段，實現各類信息的匯聚、存儲、共享和利用。

4.3.2 制定信息共享標準

為了保證信息共享的質量和效益，需要制定相應的信息共享標準，包括信息格式、共享方式、共享范圍等。這些標準應該經過科學的論證和實踐的驗證，具有一定的權威性和可操作性。

4.3.3 加強信息安全保障

信息共享的前提是信息安全，因此需要采取一系列措施加強信息安全保障，包括加強信息加密、身份認證、權限控制、安全審計等。同時，還需要建立完善的信息安全管理體系，確保信息共享過程中不泄漏、不損毀、不篡改。

4.3.4 建立信息資源共享機制

為了推動信息共享的實現，需要建立信息資源共享機制，包括信息資源調查、信息資源目錄、信息資源共享規則、信息資源審批、信息資源維護等。這些機制應該符合高校的實際情況，具有可操作性和可持續性。

4.4 組建高水平的檔案管理人才隊伍

高校在提升檔案管理人員的綜合素養方面，應該采取全面、系統的措施。首先，可以從招聘入手，設定更為科學的人才選拔標準。高校可以結合實際工作需求，從專業素養、職業道德、工作經驗等多方面考核招聘人員，保證其具備較為全面的綜合素質和專業知識，更好地勝任檔案管理工作[5]。

其次，高校需要定期組織檔案管理人員參加各種培訓和學習活動，包括行業內外的研討會、培訓課程等，以增強其專業知識和能力。在培訓中，應注意提高培訓質量和實效性，避免培訓過程中的形式主義，注重培訓內容的實際操作性，讓檔案管理人員掌握實用的管理技能和方法。此外，鼓勵檔案管理人員積極參與學術研究、著作編寫等活動，提升其學術素養和研究能力，提升專業水平。同時，高校還應該為檔案管理人員提供更多的職業發展機會和晉升通道，激勵其不斷提升自身綜合素質和能力水平。

最后，加強對檔案管理人員的管理和考核，建立完善的考核制度，對檔案管理人員的工作成果和表現進行評價，為其提供更多的激勵和支持，讓檔案管理人員有更大的動力和熱情去推進檔案管理工作。

4.5 構建功能完善的信息安全防范體系

（1）人防方面

提高各參與單位檔案管理人員的信息安全意識、預防意識、責任意識以及危機處理意識。通過定期進行信息安全培訓和知識普及，加強對敏感信息的保密意識和處理能力，使他們成為安全防范的主動力量。此外，還需要建立相應的制度和流程，規范操作流程，明確權責界限，從而防范和預防各類安全風險。

（2）物防方面

加強設備和設施的保護。這包括加強對檔案存儲設備、網絡設備等的物理安全保障，例如加強門禁控制、視頻監控、設備防盜等措施。同時，要加強對敏感信息的訪問控制，確保只有授權人員才能進行訪問，從而防止機密信息泄露[6]。

（3）技防方面

加強對新技術的探索。隨著科技的不斷進步，信息安全風險也在不斷升級。因此，需要不斷探索適合檔案共建與共享的技術和工具。例如，可采用云計算和區塊鏈技術進行數據加密和存儲，確保數據的安全性和完整性。此外，還需要建立健全的信息安全管理制度和體系，通過制度約束和技術手段相結合的方式，實現對信息的全方位保護。

4.6 打造用戶反饋系統

首先，通過反饋系統，可以實現高校檔案信息資源的共享和交流。用戶可以在使用過程中對檔案信息進行反饋，提出自己的需求和意見，檔案管理部門可以通過反饋信息了解用戶的需求和意見，更好地為用戶提供服務。

其次，反饋系統可以幫助高校檔案管理部門了解用戶需求，進行精準的信息資源建設。通過用戶的反饋信息，高校檔案管理部門可以更加深入地了解用戶的需求和利用情況，進行精細化的信息資源建設，提高高校檔案信息資源的利用效率和價值。

再次，反饋系統可以提升高校檔案管理部門的服務質量。通過反饋系統收集用戶的需求和反饋，高校檔案管理部門可以及時跟進用戶的問題，提高服務效率和質量，增強用戶的滿意度[7]。

最后，反饋系統可以促進高校檔案信息資源的不斷改進和更新。通過反饋系統，高校檔案管理部門可以持續關注用戶的需求和意見，及時對檔案信息資源進行更新和改進，提高檔案信息資源的實效性和價值，保持其在高校信息化建設中的重要地位。

5 結論及建議

綜上所述，高校檔案管理共享和共建是實現檔案信息資源共享的重要途徑。在這個過程中，需要考慮資源整合、統籌規劃和協調合作等因素，以便更好地促進高校檔案信息資源共享的發展。然而，這是一個長期性和系統化的工程，需要實現的目標是多元的，因此不應抱有一蹴而就的想法。

隨著時代的變遷和科技的進步，高校檔案管理模式正在逐漸升級和改進。現如今，高校檔案管理已經不再是簡單的收集、整理和保管，而是更注重于檔案信息的價值挖掘和應用。同時，新型的、高效的資源共享體系也在逐漸建立，這將有助于將各高校內部的檔案信息資源整合起來，并為社會各領域提供更加便捷和高效的服務。然而，要建立這樣一個完善的資源共享體系和模式，并不是一件容易的事情。需要我們不斷地完善和探索。此外，需要加強高校檔案管理工作人員的專業素養和技能培訓，提高他們應對各種挑戰和需求的能力。我們還應當積極發掘和利用新的技術手段和工具，如人工智能、大數據、云計算等，以提高高校檔案信息資源共享的質量和效率。

總之，高校檔案管理共享和共建是一個不斷發展和完善的過程。只有通過不斷探索和實踐，才能實現更好的檔案信息資源共享和服務。

參考文獻：

〔1〕謝靜.基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立探析[J].吉林廣播電視大學學報，2019，32（10）：97-98.

〔2〕戰英.高校檔案治理體系與治理能力建設困境和提升途徑研究[J].山東檔案，2020，40（04）：10-12+60.

〔3〕樊振東.基于互聯網的高校檔案信息資源共享研究[J].當代教育實踐與教學研究（電子刊），2018.

〔4〕李瓊潔.基于共建共享的重大突發事件檔案資源整合策略[J].城建檔案，2021，29（10）：98-101.

〔5〕楊玲花.大數據時代背景下高校檔案管理模式的優化[J].大眾標準化，2021，40（16）：236-238.

〔6〕張美英.網絡環境下高校檔案信息資源共享探析[J].信息記錄材料，2021，22（10）：210-211.

〔7〕王學娟.數字化時代高校檔案管理信息化建設分析[J].信息記錄材料，2021，22（01）：44-45.