北京公交檔案數字化管理的思考

鞏欣雨

摘 要：北京公交集團公司要穩定、快速發展，就必須順應現代數字信息時代的發展趨勢，加強數字化管理和信息建設。本文闡述了北京公交檔案數字化管理的發展現狀及其必要性，以電車分公司為例分析初期檔案數字化出現的突出問題，就如何提高檔案數字化管理展開分析并提出有效解決途徑，希望對以后的工作有所參考。

關鍵詞：公交；檔案；數字化管理

一、北京公交檔案數字化管理的發展現狀

北京公共交通控股（集團）有限公司（后簡稱“北京公交集團公司”）是以經營地面公共交通客運業務為依托，多元化投資，多種經濟類型并存的企業，承擔著北京地面公交的主體任務，在北京城市公共交通發展中發揮著重要作用。隨著北京公交的不斷發展，檔案形成的種類和數量也日趨增多。從2016年起，北京公交集團公司開發使用OA檔案管理系統，實行檔案數字化初期建設與管理，但因檔案制度體系不夠完善、開發初期系統利用的意識薄弱、部分模塊檔案數字化建設受限、檔案信息安全難以保障等問題，在一定程度上制約了公交檔案數字化管理的發展進度。

二、交通檔案數字化管理的重要性

1.進一步深化檔案信息化建設的需要

我國檔案信息化建設起步于20世紀70年代末，開始嘗試運用計算機管理檔案，80年代開始普遍建立各類計算機檔案管理系統，已實現檔案管理現代化。進入21世紀，檔案網站建設得到快速發展，檔案數字化管理是發展趨勢。2021年1月1日，修訂后的《中華人民共和國檔案法》指出強化檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，加強深化檔案數字化管理成為必然。

2.用戶需求的轉向

一是《檔案法》提出“一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利”，開始將檔案保護的義務和檔案利用的權利置于同等地位。二是隨著數字化信息時代發展，用戶所需要的檔案信息發生轉變。傳統的檔案借閱方式已不能完全滿足用戶需求，而是擬通過互聯網技術，實現隨時隨地查閱檔案信息，解決實際問題，實現檔案數字管理勢在必行。

3.企業發展的需求

北京公交檔案是北京公交企業在行政管理、地面公共交通客運業務經營、社會服務以及科學研究等活動中產生的文字、圖表、聲像和實物等歷史記錄，是經營生產服務過程具備保存價值及參考意義的歷史記錄。完善的北京公交檔案可以直觀再現公交車輛、人員、線路以及場站等核心要素信息數據，再現首都人民日常出行軌跡，是推動公交運營改革、線網優化、車輛升級、服務提升、場站建設及減少企業成本投入的重要依據。大數據時代，檔案管理方式發生了一系列的轉變，檔案管理工作逐步由傳統的檔案管理轉變為檔案數據管理。北京公交在傳統辦公模式轉向信息化辦公模式的過程中，檔案管理模式也隨之改變，既要兼顧紙質文件與電子文件，又要符合北京公交企業發展需求。北京公交集團的傳統辦公機制和檔案管理機制無法滿足企業管理模式的需求，將智能化、自動化以及數字化技術納入實際檔案管理工作中，推動智能檔案系統和辦公平臺的對接，構建并完善北京公交檔案管理系統是必要的。

4.對城市公共交通行業運營的新趨勢發展具有參考價值

知識經濟時代，通過對檔案數據的知識管理，碎片化歷史檔案整合，為公共交通行業提供決策依據，為企業提供知識咨詢以及為乘客解決實際問題。尤其在城市公共交通運營等課題中，參考公交車輛技術檔案歷史數據分析，對地面公共交通運營優化、改革和創新有著重要價值。

三、北京公交檔案數字化管理面臨的問題及分析

當前，北京公交集團公司檔案管理系統已實現二級單位基本覆蓋使用，電車分公司作為系統試點單位使用檔案管理系統，此過程中暴露出的一些問題，一定程度上制約了本單位初期檔案數字管理的發展。

1.檔案分級管理模式

現階段，北京公交集團檔案管理組織模式屬于“分級管理”，所屬單位檔案業務管理具有較高的獨立性，集團總部對基層企業管控能力被弱化，各方面檔案管理的要求在落實上容易打折扣，存在基層企業單位檔案管理發展不均衡等問題，影響企業集團檔案管理系統建設推廣以及管理質量的保障。

2.檔案制度體系有待完善

電車分公司于1998年建立檔案室并制定《檔案管理規定》，2016年第一次修訂，2019年12月第二次修訂《檔案工作管理規定》，并制定本單位的《檔案安全應急處置預案》，初步形成了本單位的檔案管理制度體系。但隨著檔案管理系統的使用，現檔案管理系統中使用的規定制度并不完備。雖然國家檔案局出臺了《紙質檔案數字化規范》等一系列行業標準，但由于本單位檔案系統已開發的功能模塊有限、各部門產生的檔案類型、載體不一致等實際問題，導致在使用初期制定的一些適用于本單位檔案管理系統的規定具有一定困難。

3.開發初期，系統利用意識薄弱

為方便辦理借閱，簡化流程，解決實際問題，現已開通本單位機關管理人員借閱權限，但仍出現檔案管理系統使用率較低的情況。一是歷史檔案量巨大，檔案卷件目錄多為手寫目錄，整理需要時間，導致辦理老檔案借閱需按照傳統方式辦理。二是在著目工作完成的基礎上，大量紙質檔案數字化轉換工作待完成，實現“賦權申請在線查閱”功能還需要一定的時間。三是本單位管理人員還需加強檔案系統使用培訓，引導使用檔案管理系統的各項功能。

4.部分模塊檔案數字化建設受限

在檔案數字化過程中，檔案管理系統出現開發功能有限與不穩定的問題。截至2023年3月，電車分公司檔案管理系統還未全面開通會計檔案模塊和科技檔案模塊，只有案卷目錄信息導入，無法實現使用檔案管理系統進行會計檔案和科技檔案的移交、接收、鑒定、整理、編號和組盒等歸檔工作。檔案初期數字化建設持續推進受阻。

5.檔案管理系統與各辦公平臺對接不暢

在構建信息互聯互通、共建共享的智慧檔案管理系統的進程中，北京公交集團檔案管理系統僅實現與OA辦公平臺成功對接，實現各類會議紀要、發文、請示與批復文件元數據自動推送功能。但短時間內無法實現與合同管理系統、線網管理系統、智能調度系統、車輛技術管理平臺、資產管理平臺、人力資源管理系統、財務系統等各辦公平臺之間的對接，在一定程度上影響了會計檔案、合同檔案、公交“車輛與線路”運營特色檔案的歸檔效率，各辦公平臺與檔案管理系統平臺既獨立又相互關聯數據庫的橋梁中斷，無法實現兩個數據庫的相互轉換和利用。大量的運營數據、工作人員分配、線網規劃、車輛技術應用以及場站利用規劃等核心業務信息無法及時歸檔，并產生信息關聯，北京公交核心運營數據信息統計及分析難以提供精準助力。

6.保障檔案信息安全是檔案數字化工作面臨的新課題

在信息化背景下，檔案數字化轉換是必然趨勢。在保障檔案實體庫房符合“九防”標準的情況下，開展多樣借閱檢索的同時，檔案數字化也存在檔案信息盜竊或數據丟失的風險，尤其是重大活動或突發事件所產生的含有不宜對外公開的涉密信息文件。

四、完善北京公交檔案數字化管理系統開發利用的實現策略

1.樹立資產化管理意識

資產是經濟學范圍的一個專業術語，是被特定權利主體擁有和控制，并能為其帶來經濟利益的經濟資源。而企業檔案是能夠為企業帶來經濟利益的，屬于企業知識資源的經濟資源，所以，企業檔案是企業資產，檔案應該被視為企業資產并實行保護、開發與利用。樹立檔案資產化管理意識，無論從管理層、基層還是專職檔案員角度，都應重視檔案利用價值，加快數字化進程，加大其開發力度。

2.完善檔案規章制度，形成完善的制度體系

想要完善本單位檔案數字化工作制度，一是需要北京公交集團公司加快開發檔案管理系統的功能模塊、檔案數字化進度。二是根據國家標準和自身實際情況明確數字化歸檔標準，形成制度體系。三是完善歸檔質量核查和考核機制，結合檔案特征，重點針對實物和聲像檔案，設置收集、整理與歸檔要求，保證歸檔質量。同時，主動定期匯報工作，爭取相關領導的重視和認可，將檔案質量核查納入考核機制內，以求更好地發揮監督檢查職能，高效完成歸檔工作。

3.加大檔案數字化經濟支持，加快實現“數據互聯”

檔案室在保障實體檔案“物物互聯”的前提下，建設以紙質檔案數字化和電子檔案元數據著錄建設為主的數字檔案，以“數據互聯”為目的，初步搭建初期數字檔案結構，為下一步形成“知識互聯”的智慧型數字檔案模式打下堅實的基石。

一是需要領導給予大力支持，提供必要的庫房、設備設施及人員，加大數字化建設的經濟支持，協調檔案數字化工作中的實際問題，加速數字化進度。

二是加強檔案管理系統的維護與開發。2016年至今，基本實現二級單位檔案管理系統覆蓋，但還存在檔案管理系統模塊功能開通不全、系統維護不到位的問題，需加強現有檔案管理系統的開發與維護，加大資金投入，實現檔案功能模塊全部開通，優化現有系統歸檔流程，簡化跨單位借閱流程，為公共交通行業的發展規劃提供更便捷的服務。

三是北京公交企業的檔案系統建設要堅持由集團總部統籌統建的原則，由集團總部制定信息化發展規劃及總體框架體系。“十三五”期間，北京公交在不斷發展完善信息化的同時，開始向數字化階段轉型，多個信息系統完成建設或升級，包括合同管理系統、線網管理系統、智能調度系統、車輛技術管理平臺、資產管理平臺、人力資源管理系統、財務系統等共計60個業務系統平臺。北京公交檔案管理系統應順應時代發展，完善檔案管理系統信息化、智能化，打通各業務辦公平臺與檔案管理系統之間的壁壘。城市公共交通檔案管理工作是一項重要的、長期的建設工程，檔案工作人員要做好持續改進、完善檔案系統制度與平臺建設的準備。

4.加大檔案人才培訓力度，提升檔案專業素養

加大檔案管理人員的培訓力度，可以從以下四個方面著手：一是通過組織多形式、多途徑的檔案知識宣傳，積極學習檔案知識，了解檔案工作的重要性，從而提升工作積極性與重視程度。二是增加企業內部培訓范圍與數量，定期開展檔案培訓或宣傳活動，提升全體人員的檔案素養。三是在北京公共交通行業培訓計劃中增加檔案培訓項目，為同行業檔案管理人員創造相互學習和研討的機會，增強自身的專業知識。四是建議市檔案局多渠道收集不同方面的檔案整理難題，召開專題會議，整理并公開專題資料，調動積極性。

5.加大人防和技防攻關力度，守住檔案安全底線

為保障檔案安全，在檔案實體做到“九防”標準的情況下，需加強人防和技防。在人防上，一是檔案室定期開展檔案知識與保密制度法規宣傳培訓，提升對檔案信息安全的敏感度。二是加大專職檔案嚴格審批的力度。一方面，針對內部涉密的重要文件信息整理、信息錄入、編目嚴格執行保密制度要求。另一方面，分層分類配置機構用戶使用權限，嚴格執行重要檔案借閱審批手續。在技防上，定期檢查和更新檔案管理系統及電子版著目存儲設備，利用先進技術防止檔案數據失真、丟失或被篡改，確保檔案信息安全。

6.打造具有“人、車、站、線”公交特色的檔案管理系統平臺

在網絡環境下，檔案數據廣泛存在于社會生活的各個領域，在技術的支撐下，數據的內涵擴展化，具有大數據的時代特征。檔案數據管理需要以“業務數據”為根基進行檔案整理，轉化檔案管理模式，最大程度上發揮檔案作用。北京公交集團應形成具有公交企業業務特點的檔案管理模式，形成“檔案管理集約化、信息系統統籌化、數學資源標準化、專題庫特色化”的檔案管理模式和北京公交檔案管理系統，進一步規范北京公交集團總部和所屬單位的檔案管理工作。

在北京公交檔案管理系統建設過程中，實現“OA+1”系統對接，即在OA辦公平臺實現的基礎上，實現一個業務辦公系統平臺與檔案管理系統對接。現北京公交集團使用的業務辦公平臺呈現數量多、分布廣的特點，包括合同管理系統、線網管理系統、智能調度系統、車輛技術管理平臺、資產管理平臺、人力資源管理系統和財務系統等共計60個業務系統平臺。北京公交每月都會對線網實行開辟、調整及延長，在此過程中會產生大量有價值的信息和數據，包括客流調研、客流量增減、運能變化和乘客意見等。檔案管理系統的對接建議從著重探索核心層單位的主營業務系統入手，且系統電子文件產生數量較有對接需求的業務系統優先考慮，并實現對接。

在實現核心業務辦公平臺與檔案管理系統成功對接的基礎上，探索電子文件歸檔管理模式，構建企業特色電子檔案專題庫，如線網檔案庫、站點檔案庫、車輛檔案庫等。圍繞公交行業“人、車、站、線”四大板塊的管理要求，充分收集有憑證價值、參考價值和長期保存價值的電子文件，做到“應歸盡歸、應收盡收”，使檔案發揮應有的價值和貢獻。

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（作者單位：北京公共交通控股（集團）有限公司）