基于大數據的事業單位辦公室文書檔案管理分析

張志剛

摘 要：在社會發展及國家經濟建設中，事業單位起到重要的服務作用。在事業單位行政管理中，辦公室文書檔案管理是一項重要內容，該項工作主要負責記錄、分類以及保存文書檔案，確保文書檔案的真實性與完整性，充分體現單位發展軌跡和歷程。同時，也為單位發展提供重要的參考資料，更好地服務于事業單位發展。文章概述了事業單位辦公室文書檔案管理的重要性，分析了大數據對事業單位辦公室文書檔案管理的作用，以及事業單位辦公室文書檔案管理現狀問題，并探討了大數據時代事業單位辦公室文書檔案管理創新對策。

關鍵詞：大數據；事業單位；文書檔案管理；問題；對策

當今社會進入了大數據時代，應用大數據技術使人們的工作及生活得到極大的便利。辦公室文書檔案作為事業單位重要的信息資料，必須要妥善儲存和保管。然而，當前事業單位辦公室文書檔案管理工作尚存在著諸多問題，如不重視文書檔案管理、管理基礎設施不完善和信息化建設進程緩慢等，嚴重影響辦公室文書檔案管理工作效率和質量，不利于事業單位的發展。因此，將大數據技術應用于事業單位辦公室文書檔案管理，是發展的大勢所趨。

一、事業單位辦公室文書檔案管理的重要性

事業單位辦公室文書檔案，指的是在行政管理活動中，通過文書的形式保存會議記錄、決定指示、報告、通知以及批復等重要信息資料，并分類管理，使得事業單位辦公室文書檔案管理工作具有條理化，進而為事業單位發展提供更好的服務。在事業單位發展中，辦公室文書檔案管理工作意義重大。

1.促進事業單位檔案建設

在事業單位檔案管理中，辦公室文書檔案管理是重要內容。加強辦公室文書檔案管理，有助于保證檔案資料的完整性，提高其利用價值。在開展辦公室文書檔案管理時，要完整做好事業單位行政活動的記錄、分類、整理以及保存等工作，為后期查閱和利用提供方便。此外，要確保文書檔案資料的完整性，并鑒定和比較檔案，突出其價值，促進事業單位檔案建設。

2.促進檔案信息資源開發

辦公室文書檔案管理的主要目的是能夠更好地查閱和利用檔案。但未經整理的辦公室文書檔案是零散的，不利于日后查找利用，無法真實和準確地反映事業單位發展及成長，影響檔案價值發揮。通過加強辦公室文書檔案系統化管理，對其分類和編目后再儲存，保證辦公室文書檔案的完整性及有序性，突出各文檔的聯系，為后期檔案信息資源開發和利用奠定有力的基礎。

3.促進事業單位健康發展

辦公室文書檔案管理和事業單位發展密切相關，通過妥善管理辦公室文書檔案，在保證文書檔案完整的同時，搭建文檔檢索系統，滿足檔案檢索利用需求。不僅如此，通過加強辦公室文書檔案管理，提高事業單位檔案管理工作效率和質量，更好地服務于事業單位，有助于促進事業單位健康持續發展。

二、大數據對事業單位辦公室文書檔案管理的作用

1.提高文書檔案歸檔效率

辦公室文書檔案資料大多是以紙質形式保存，不僅管理工作量大和效率低，而且極易出現丟失和破損等問題。大數據時代，利用計算機信息技術和大數據技術管理辦公室文書檔案，將紙質檔案轉變為電子檔案并存儲，再配合使用云計算技術，可實現對辦公室文書檔案的自動化歸檔，和傳統管理模式相比較而言，事業單位辦公室電子文書檔案歸檔及管理效率顯著提高。

2.提高文書檔案檢索便利性

事業單位辦公室文書檔案具備較高的利用價值。然而，傳統紙質文書檔案在查詢利用時，需要耗費大量時間和精力，而且長期反復翻閱極易出現破損現象，影響辦公室文書檔案的完整及利用價值。在大數據背景下，通過加強辦公室文書檔案信息化建設，借助文書檔案檢索系統即可一鍵查詢相應日期和內容的文書檔案，整個過程非常方便快捷。不僅如此，在查詢需要的文書檔案后，可將其在線傳輸、下載和打印，提高事業單位辦公室文書檔案的利用價值。

3.節省文書檔案存儲空間

傳統辦公室文書檔案經過日積月累的記錄和保存，需要占用較大的空間存儲，而且，隨著檔案材料不斷積累，必須進一步擴大存儲空間。大數據時代，利用計算機網絡數據庫系統、移動硬盤和云盤，即可實現對辦公室文書檔案的快速存儲，并且存儲量巨大，極大地節約了辦公室文書檔案存儲空間，為事業單位檔案管理工作規模化發展奠定基礎。

三、事業單位辦公室文書檔案管理現狀問題

1.對文書檔案管理重視不足

當前，部分事業單位在行政管理工作中，忽視辦公室文書檔案管理的工作，該項工作長期處于邊緣化狀態，管理觀念和管理思維滯后，無法適應大數據時代的要求。同時，受傳統觀念和思維束縛，領導者和管理者對辦公室文書檔案管理工作的重要性和必要性缺乏正確的認知，嚴重阻礙了事業單位辦公室文書檔案管理信息化建設。此外，辦公室文書檔案管理人員因缺乏科學的思想指導，導致辦公室文書檔案的利用價值得不到有效發揮，無法為事業單位的發展提供服務。

2.文書檔案管理基礎設備設施不完善

事業單位辦公室文書檔案管理工作的開展，是建立在完善的基礎設備設施上。但調查發現，大部分事業單位因沒有意識到辦公室文書檔案管理的價值，導致辦公室文書檔案管理的機房建設滯后，各項基礎設備設施不完善，僅配備基本的計算機和打印機等，缺乏電子平板掃描儀等功能強大的設備設施，無法很好滿足低辦公室文書檔案的電子化管理需求。同時，部分單位搭建的電子文書檔案管理系統功能單一，兼容性差，不符合大數據時代的需求。

3.檔案管理人員結構有待優化

在事業單位辦公室文書檔案管理工作中，管理人員發揮著重要作用。尤其在大數據時代，對管理人員的專業能力和綜合素質提出了更高的要求。但是，當前事業單位辦公室文書檔案管理人員的結構存在一定缺陷，管理隊伍的專業化不高，綜合素質參差不齊，專職的檔案管理人員不足或者身兼多職，無法集中精力管理辦公室文書檔案。同時，單位不重視對辦公室文書檔案管理人員的定期培訓，檔案管理人員無法學習和掌握最新的知識和技術，難以適應在大數據時代辦公室文書檔案管理工作的要求，降低了檔案工作的效率和質量。

4.文書檔案管理安全問題突出

事業單位辦公室文書檔案管理工作，是建立在安全的物理環境基礎上。然而，當前部分單位辦公室文書管理工作卻存在突出的安全問題，如檔案損壞和丟失等，嚴重影響文書檔案的完整性。同時，部分單位不重視意外災害的防范工作，如火災等，再加之計算機設備的管理工作不到位，極易引發機械故障，導致數據丟失，影響辦公室文書檔案的開發利用。此外，在信息時代，事業單位的信息資料成為不法分子竊取的重要目標，黑客利用漏洞或植入病毒，導致系統崩潰，并破壞和竊取辦公室文書檔案資料，嚴重影響事業單位辦公室文書檔案保密性和安全性。

5.文書檔案信息化建設進程緩慢

大數據時代，推動事業單位辦公室文書檔案管理信息化建設是大勢所趨，能夠顯著提升檔案管理工作效率及質量。當前，雖然事業單位逐漸意識到文書檔案信息化建設的重要性，但整體建設進程仍非常緩慢，尚處于初級階段，工作人員僅是利用Word和Excel等錄入方式管理文書檔案，尚未實現更深層次的應用。事業單位辦公室文書檔案信息化建設的進程之所以緩慢，很大程度上是因領導不重視或認知錯誤所導致，其普遍認為辦公室文書檔案管理工作簡單，無需先進的技術和設備設施，因而沒有投入相應的人力、物力和財力的支持，對新時期的辦公室文書檔案管理工作開展產生諸多不便和影響。

四、大數據時代事業單位辦公室文書檔案管理創新對策

1.與時俱進，提高思想認識

大數據時代，事業單位領導者要與時俱進，提高思想認識、創新思維方式和管理理念，明確辦公室文書檔案資料的重要價值，充分意識到辦公室文書檔案管理工作的重要性和必要性，積極推進大數據技術和辦公室文書檔案的融合，促進事業單位辦公室文書檔案管理信息化建設。領導者要將辦公室文書檔案管理的工作提升至戰略高度，加大對辦公室文書檔案管理信息化建設的宣傳力度，引導管理人員樹立全新的管理意識，促使其積極主動地落實辦公室文書檔案的管理工作，確保檔案的完整性和有效性，更好地服務于事業單位發展。

2.統籌規劃，制定信息化建設標準

大數據時代，事業單位辦公室文書檔案管理信息化建設是必然趨勢，為確保達到理想建設與管理效果，事業單位領導者要認真做好統籌規劃工作，制定辦公室文書檔案信息化建設標準及規范，結合新標準和新規范做好對前期文書檔案的查漏補缺和整改完善工作。同時，結合檔案類型分類管理，如文書檔案、實物檔案和聲像檔案等，對各類檔案立卷歸檔，明確保管期限，編制各門類檔案目錄，為事業單位今后的發展提供支持，促進事業單位辦公室文書檔案管理工作質效有效提升。

3.加大經費投入，完善基礎設備設施

大數據時代，事業單位辦公室文書檔案管理及信息化建設工作開展均需要大量的經費。為滿足文書檔案信息化建設需求，事業單位應加大經費投入力度，合理安排經費使用。一方面，要增加先進技術引入經費投入。積極借鑒和吸納國內外先進技術，并結合單位實際需求適時引入，推動辦公室文書檔案管理改革。另一方面，要增加基礎設備設施建設經費投入。充分結合辦公室文書檔案管理需求，靈活配置各類設備設施，如掃描儀、攝像機、打印機和復印機等，提升事業單位辦公室文書檔案管理的工作效率及質量。

4.完善電子系統，做好管理運行

事業單位辦公室文書檔案管理工作具有較強的專業性和復雜性，為加快推進文書檔案信息化建設進程，要重視對電子檔案系統的設計與搭建，利用該系統及時匯總事業單位各部門電子文件，并按照文件類別和部門類別對文件進行自動化分類存儲，構建電子檔案資料庫，為后期文書檔案查詢和利用提供便利和幫助。利用電子檔案管理系統，工作人員可實時上傳、錄入和整理文書檔案，并設置目錄和檢索功能，快速查詢和利用相關文書檔案資料，提高事業單位辦公室文書檔案管理效率和利用價值，提高辦公室檔案服務水平。

5.完善管理制度，提高管理效能

在大數據時代，為了提高事業單位辦公室文書檔案管理的工作效能，要積極健全完善管理制度，發揮制度的約束和規范作用，為辦公室文書檔案管理工作的標準化開展奠定有力的基礎。事業單位應積極結合《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等相關規定以及單位實際情況，制定規范化、標準化以及現代化的辦公室文書檔案管理制度，健全機關檔案“三合一”制度，明確辦公室文書檔案管理辦法，落實檔案人員崗位責任制，完善檔案安全保管突發事件的應急預案及文書檔案保密機制，規范文件收集、整理和歸檔程序，有效保障辦公室文書檔案的安全性和完整性，提高其利用價值，提高事業單位辦公室文書檔案的精細化管理水平。

6.加強人員培養，打造專業的檔案管理隊伍

在辦公室文書檔案管理工作中，管理人員發揮著重要作用，為了滿足新時期辦公室文書檔案管理對管理人員的高標準及要求，事業單位要加強對管理人員的培養，組建一支專業化和復合型的檔案管理隊伍。首先，要重視對優秀人才的招聘，結合實際工作需求制訂招聘計劃，嚴把入職門檻，認真做好對應聘人員的考核工作，確保其具備較高的專業水平及素質，為管理隊伍注入新鮮血液，實現對管理隊伍年齡、學歷和職稱結構的優化。其次，要做好檔案管理人員的培訓工作，制定科學的培訓制度，通過線上+線下培訓相結合的方式，創新培訓方法，增強培訓效果，幫助檔案管理人員掌握大數據時代辦公室文書檔案的電子化和數字化管理技能，提高業務能力、專業知識以及綜合素質。此外，在培訓后要做好考核工作，將考核結果、職稱評定和薪資福利待遇等掛鉤，提高檔案管理人員工作積極性和主動性。

7.加強安全防護，保障文書檔案安全

信息和網絡時代，雖然為事業單位辦公室文書檔案管理工作提供了巨大的便利，但也面臨著嚴峻的安全問題。所以，事業單位在辦公室文書檔案管理及信息化建設時，要增強安全防護意識，做好對重要文書檔案的自動備份工作，確保能夠及時恢復重要信息。與此同時，要重視對各項技術的應用，如防火墻技術、密碼技術以及身份驗證技術等，并設置相應的訪問權限，阻止陌生人員訪問和侵入計算機系統，保障文書檔案的安全性。此外，要定期做好系統監測工作，及時發現系統漏洞并自動化升級和修復，防止文書檔案被泄露。還要定期查殺木馬病毒，可以安裝電腦管家和360安全衛士等軟件，及時發現并消除病毒，避免發生被攻擊和篡改辦公室文書檔案資料，確保大數據時代事業單位辦公室文書檔案安全和完整。

五、結語

綜上所述，辦公室文書檔案管理是事業單位行政管理及檔案管理的重要內容。針對該項工作中所存在的諸多問題，要高度重視并深入分析問題的根本原因，加強大數據技術和辦公室文書檔案管理的融合應用，發揮大數據技術的價值和優勢，推動事業單位辦公室文書檔案信息化建設，提高事業單位辦公室文書檔案信息化、現代化管理水平以及檔案管理工作效能，促進事業單位良好發展。

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（作者單位：山東省單縣機關事務服務中心）