檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

任小雪 山西省呂梁市汾陽市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局

隨著我國科學技術的發(fā)展，當前我國檔案管理工作發(fā)生了很大的變化，特別是檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出海量增加的趨勢，檔案信息的類型也越發(fā)多樣性，使得檔案管理的難度也隨之增加。而計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展和應用，也為檔案管理模式的創(chuàng)新提供了重要的技術支持，不僅可以提升檔案管理效率，還能更好地發(fā)揮出檔案資源的價值。因此，新時代發(fā)展背景下，檔案管理部門要結合時代發(fā)展的變化和要求來做好檔案信息化建設，運用信息技術來開展更加高效的管理工作，也進一步提升檔案信息的服務能力。但是在檔案管理信息化建設工作中，由于缺乏良好的信息化建設理念和服務理念，導致信息化建設還處于較低的水平，未能有效地發(fā)揮出檔案信息的社會服務作用。因此，作為檔案管理人員，應當樹立良好的信息化意識，加強信息化技術的學習，加強專業(yè)知識的學習，用完善的知識體系來做好檔案管理的信息化建設工作。

一、檔案管理信息化建設的具體內(nèi)容

(一)硬件設施建設

檔案管理信息化建設，主要是借助信息技術來開展檔案建設工作，能夠結合多個領域的內(nèi)容來開展檔案分析管理工作，進一步提高檔案管理的效果。在開展檔案管理信息化建設過程中，需要做好硬件設施的建設工作，因為在開展信息化建設時，需要完善的硬件設施作為基礎支持，常見的硬件設施主要包含有計算機設備、信息儲存空間、數(shù)據(jù)庫等，這些硬件設備都是檔案管理信息化建設的重要構成。

(二)服務意識建設

要做好檔案管理的信息化建設工作，需要做好服務意識的建設，只有提升工作人員的服務意識，才能更好地推動檔案管理信息化的建設。當前檔案資源在我國社會發(fā)展中起著重要的作用，能夠為廣大社會人群提供重要的檔案資源，因此，作為檔案管理人員，應當樹立正確的服務意識，注重提升自身的信息化素養(yǎng)，進而更好地促進信息化建設工作的開展。

(三)管理水平發(fā)展

在開展檔案管理信息化建設時，需要做好管理水平的發(fā)展工作，能夠借助各項先進的技術來開展建設工作。例如，工作人員要加強檔案的電子化建設，要熟練運用各項信息技術開展檔案信息的收集、儲存和搜索工作等。

二、做好檔案管理信息化建設的重要意義

(一)提升檔案管理效率

加強檔案管理信息化建設，對于提升檔案管理的效率起著重要的促進作用。在傳統(tǒng)的管理方式中，工作人員采用手工的方式開展工作，工作量十分龐大，需要投入大量的時間和人力，而且也難以保證檔案信息的全面性和真實性。而加強信息化建設，借助信息化技術的幫助，可以有效地減少管理人員的工作量，也能夠提升工作的準確性，減少工作失誤的發(fā)生，更加有效地保證檔案信息的真實性，進而更好地提升檔案管理的效率[1]。例如，工作人員可以借助數(shù)字化技術來將原有的紙質(zhì)檔案轉換成為電子檔案，并借助計算機技術來進行檔案處理工作，使得整體的工作效率得到極大的提升。

(二)滿足社會發(fā)展需求

加強檔案管理信息化建設，能夠更好地滿足社會發(fā)展的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術在我國的快速發(fā)展，當前社會信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出爆炸式的增長，使得檔案信息數(shù)據(jù)也隨之增加，進而增加了檔案管理的工作量和難度。人們在生活和工作中，對于檔案資源的需求較多，因此檔案資源的重要性也越發(fā)明顯，當前社會發(fā)展對于檔案資源的需求不斷增多，如果依然使用傳統(tǒng)的管理方式，難以實現(xiàn)檔案信息的共享，進而影響了檔案資源價值的發(fā)揮。而加強信息化建設，通過構建信息化平臺，可以讓廣大需求者通過信息化平臺來隨時搜索和查詢所需的檔案信息，進而更加充分地發(fā)揮出了檔案資源的社會服務作用。

三、檔案管理信息化建設存在的問題

(一)信息化建設意識淡薄

信息技術時代背景下，加強檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢，檔案管理部門必須要及時引進先進的管理技術來開展工作。然而實際上，許多管理人員都缺乏強烈的信息化建設意識，未能認識到檔案管理信息化建設的重要性和急迫性，甚至許多管理人員都缺乏良好的信息化管理能力，未能熟練運用各項大數(shù)據(jù)技術、計算機技術來開展檔案管理工作，導致檔案管理的信息化水平并不高。

(二)缺乏良好的檔案信息服務能力

隨著信息技術的快速發(fā)展以及廣泛應用，能夠進一步提升檔案管理的效率和質(zhì)量。但是由于許多工作人員對于檔案信息化建設的認識不夠全面和正確，未能全面地發(fā)揮出信息化技術的作用，導致檔案信息服務能力得不到有效的提升。雖然當前檔案管理人員采用了信息化技術開展檔案的電子化處理，但是傳統(tǒng)的管理理念依然難以改變，依然是注重對檔案資源的保存，未能樹立良好的檔案信息使用管理，未能為廣大社會群體提供檔案服務工作。例如，在開展檔案管理信息化建設中，所采取的服務方式比較粗放，檔案的搜索缺乏精準性，難以為需求者提供精準的檔案信息，未能切實發(fā)揮出檔案的信息服務作用。

(三)缺乏良好的檔案資源優(yōu)化能力

在開展檔案管理信息化建設時，檔案部門缺乏良好的檔案資源優(yōu)化能力。做好檔案管理信息化建設工作，主要是更加全面地發(fā)揮出檔案資源的價值，提高檔案信息的共享水平，因此，工作人員需要采取數(shù)據(jù)技術來做好檔案信息數(shù)據(jù)的挖掘和收集，進而保證檔案資源的全面性和真實性。隨著挖掘收集數(shù)據(jù)的增多，對于檔案的儲存要求也越來越高，當前檔案管理部門是采用集中儲存的方式，但是需要付出較高的建設和維護成本，而且檔案信息的共享水平也得不到有效的提升，未能切實做好檔案資源的優(yōu)化工作，難以發(fā)揮出檔案管理的社會服務職能。

(四)信息化建設投入不足

要做好檔案管理信息化建設工作，必須要做好硬件設施建設，但是檔案管理部門在信息化建設時未能投入足夠的人力和物力，導致信息化硬件和軟件設施不足，難以保證信息化建設的效果[2]。例如，許多檔案管理部門會注重硬件設施的建設，會投入大量的資金來建設計算機設施、網(wǎng)絡設施，但是對于軟件設施的投入并不多，未能構建先進的軟件，也缺乏足夠的資金和人力來做好軟件的開發(fā)工作，導致檔案管理系統(tǒng)的先進性不高，影響了信息化建設的效果。

(五)檔案人員素質(zhì)有待提升

檔案人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理的信息化建設質(zhì)量，然而目前許多檔案人員的綜合素質(zhì)水平都有待提升，缺乏了完善的知識結構，信息技術水平不高，未能開展專業(yè)的信息化建設[3]。例如，許多檔案管理人員的年齡較大，雖然具備豐富的管理經(jīng)驗，但是對于信息技術的掌握水平并不高，未能熟練地運用各項技術來開展檔案管理工作，導致檔案管理效率得不到有效的提升，也未能更好地發(fā)揮出檔案的服務作用。

四、檔案管理信息化建設問題的解決措施

(一)提高對檔案信息化建設的重視程度

檔案管理部門要進一步提升對于檔案信息化建設的重視程度，提高檔案資源的共享水平。作為檔案管理人員，必須要正確認識到信息化建設的重要性，要結合信息化建設的要求和內(nèi)容來制定完善的建設計劃，保證信息化建設工作的有序開展。此外，相關領導人員也要重視檔案管理信息化建設工作，應當做好信息化管理制度的制定和優(yōu)化，借助制度來推動工作人員積極地參與到信息化建設當中。為了保證信息化建設的質(zhì)量，相關人員也要做好建設工作的監(jiān)督和管理，工作人員要嚴格按照相關的制度要求來做好工作，能夠結合服務群體的需求來制定更具針對性的建設計劃。

(二)加強對高新技術的引進

為了更好地發(fā)揮出檔案資源的服務作用，在進行檔案管理信息化建設過程中，要加強對高新技術的引進。在開展信息化建設時，并非只是簡單地將紙質(zhì)檔案轉換成電子檔案，更是要借助信息化技術來做好檔案管理流程的優(yōu)化，提高整體的管理效率，因此管理人員要學會引進各項先進的高新技術，更好地提升檔案管理的信息化水平[4]。例如，管理人員可以加強對RFID 技術的引進，該技術能夠實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的快速采集，也可以實現(xiàn)精準的檔案信息搜索。此外，在運用該技術進行檔案信息化建設時，還能保證檔案信息的安全，通過設置身份驗證、設置用戶訪問權限等來保證檔案信息的安全性。在選擇高新技術時，管理人員要遵循經(jīng)濟性原則，盡量選擇技術水平較高但是成本較低的高新技術，提升檔案管理效率的同時，又可以控制信息化建設的成本。

(三)完善信息化管理機制

為了更好地發(fā)揮出檔案管理信息化建設的作用，在進行信息化建設時，要做好管理機制的制定和優(yōu)化，切實提升檔案信息的價值。隨著檔案工作的發(fā)展，原有的管理機制內(nèi)容可能已經(jīng)不再適用，管理人員要做好管理機制的更新工作，切實做好檔案信息的優(yōu)化工作。第一，檔案管理人員要做好電子工具和渠道的控制。在信息化建設中，需要進行電子檔案的轉化和保管，從中需要使用網(wǎng)盤、光盤等電子工具來進行檔案信息的保存，為了保證檔案信息的安全性，必須要嚴格按照制度的要求來選擇合法的電子工具。第二，為了保證檔案管理的質(zhì)量，管理人員應當采用統(tǒng)一的方式開展檔案管理工作，按照統(tǒng)一的要求做好檔案的驗收工作、保存工作等。第三，檔案管理部門在保存電子檔案時，應當支持多種不同形式的格式，例如txt 格式、bmp 格式等。最后，檔案管理部門要制定嚴謹全面的安全管理制度，要求工作人員必須嚴格按照相關的職責分配開展工作，樹立良好的安全意識，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的現(xiàn)象。

(四)加強基礎設施投入

要保證檔案管理信息化建設工作的有序開展，必須要做好基礎設施的建設工作，加強硬件設備和軟件設備的投入和建設。第一，檔案管理部門要嚴格按照信息化建設的要求來做好硬件設備的建設工作，按照要求做好計算機設備、網(wǎng)絡設備的購買[5]。在構建軟件設備時，需要結合當前檔案管理信息化建設的實際需求來選擇合適的軟件，選擇質(zhì)量較好價格便宜的軟件開發(fā)商進行合作，并且簽訂長期合作協(xié)議，保證軟件設施的長時間使用。第二，在開展基礎設施建設過程中，檔案管理人員要做好設施的檢查和維護工作，成立專門的檢查維修隊伍，及時檢查硬件設備以及軟件在運行中存在的問題，保證檔案信息化系統(tǒng)的正常使用。在進行軟件設備檢查維修時，要做好信息儲存空間問題的分析，及時解決儲存空間不足的問題，避免由于儲存空間不足而造成檔案信息丟失的現(xiàn)象。第三，工作人員要切實控制好基礎設施建設的費用。例如，在購買硬件設備時，應當購買具有保修期的設備，減少檢修費用的產(chǎn)生。而在選擇軟件設備時，應當選擇兼容性強的軟件，減少軟件的更新升級費用。

(五)構建高素質(zhì)的信息化管理隊伍

構建高素質(zhì)的信息化管理隊伍，是保證檔案管理信息化建設質(zhì)量的重要內(nèi)容，因此，檔案管理部門要注重對管理人才的引進和培養(yǎng)，引導管理人員樹立信息化管理的理念，掌握先進的信息化技術，切實做好信息化建設工作。第一，檔案管理部門要加強對現(xiàn)有管理人員的培訓，加強理論知識學習，加強專業(yè)技能鍛煉等，切實提升管理人員的信息化素養(yǎng)。例如，檔案管理部門要積極組織研修班教學活動的開展，組織檔案管理人員定期參加培訓，學習最新的系統(tǒng)操作技巧，減少操作失誤現(xiàn)象的發(fā)生，保證檔案管理的質(zhì)量。第二，檔案管理部門要加強對引進人員的考核。結合檔案管理信息化建設的要求，管理部門要制定針對性的考核要求，不僅要考核應聘人員的技術水平，還要加強對應聘人員的責任心考核，加強信息技術考核等，從而引進更多高素質(zhì)的信息化人才，更好地推動檔案管理信息化建設工作的高質(zhì)量開展。

總而言之，加強檔案管理和信息化技術之間的結合，能夠更好地發(fā)揮出信息技術的作用來提升檔案管理的效率，能夠更好地體現(xiàn)出檔案信息的價值。因此，檔案管理部門要重視信息化建設工作的開展，注重信息化基礎設施的建設，注重引進高新技術，重視信息化管理機制的創(chuàng)新，做好信息化人才的引進和培養(yǎng)等，從而更好地提升檔案管理的信息化水平。