職業院校數字檔案信息資源共享平臺構建研究

胡 玲

（四川鐵道職業學院 四川成都 610000）

檔案的功能和作用集中表現為對人類文化的記錄和延續，從而包容著人類生產和生活過程中的海量信息，隨著數字化時代的到來，數字檔案已成為檔案管理的當下與將來之發展的方向，能夠為大眾提供更多的便捷信息。職業院校亦應順應時代發展趨勢和要求，建設數字檔案，更好地服務于各種信息使用者共享，才能夠全面展現數字檔案服務價值。

一、職業院校數字檔案信息資源共享平臺構建中存在的問題

（一）相關法律法規不健全。健全的有關法律法規制度，是數字檔案管理與運作的先決條件，數字檔案信息資源共享機制的高效運行，必須以有關法規為依據。目前我國已經出臺了許多有關數字檔案信息資源共享的法律文件，這些法律法規對數字檔案信息資源建設具有重要意義。只有建立健全法律法規制度，為了使各個部門協調一致，建設完善數字檔案信息共享平臺，保障檔案信息資源共享，確保它可以平穩地運行。近年來，國家對于檔案信息化建設非常重視，完善了一系列政策法規來推動數字化建設工作。但是，在考察時卻發現，檔案信息資源平臺的運行，仍面臨法律法規制度不夠健全而導致的不利因素，不能建立起健全的安全保障體系等，也不能清楚地認識到信息共享時的權責義務。

（二）管理制度不完善。調查時發現，盡管許多職業學院已建成數字檔案信息資源共享平臺，但由于管理制度不健全，平臺運行后的結果不盡人意，輸入的流程較為混亂，影響共享平臺高效運行。目前我國已經出臺了許多有關數字檔案信息資源共享的法律文件，這些法律法規對數字檔案信息資源建設具有重要意義。就信息資源共享而言，目前尚無可供借鑒的有關標準，亦無具體辦法進行相應引導，造成數據質量不高，比較雜亂，更新速度慢，影響資料的利用效果。此外，由于各院校之間存在較大差異，使得不同學校之間的數字檔案管理水平參差不齊。職業院校數字檔案信息資源庫具有相對獨立性，未與其他平臺分享。同時，由于職業院校之間存在較大差異，造成各個院校的數字化檔案資源不能相互兼容，這就嚴重阻礙了職業院校間的交流與合作。此外，職業院校也缺少資源共享的專門機構，未對其作出全面的規劃，影響著數字檔案信息資源共享平臺高效運行，還限制了檔案功能發揮。

（三）技術支持能力不足。數字檔案信息資源共享平臺依托互聯網，互聯網技術水平、軟硬件完善程度，它將影響數字檔案信息平臺高效運行，還會對用戶服務體驗產生影響。目前大多數職業學院都存在著對數據庫建設重視程度不足等問題，這就使得數字檔案資源無法得到充分的利用。盡管很多職業院校構建了數字檔案信息共享平臺，但由于軟硬件設施的不足，影響平臺有效運作，也有部分環節要線下交流，手工錄入，這一情況將加大人力資源的費用，還影響信息操作準確有效，甚至有可能出現信息泄露的問題。所以，要想建設好數字檔案信息共享服務平臺，必須重視信息化技術應用。由于技術支持的能力相對較差，造成了許多數據信息無法被有效地上傳，對共享機制服務質量產生影響。

二、高職院校數字檔案信息資源平臺建設

就目前國內職業院校數字檔案平臺管理而言，高職院校數字檔案平臺建設的目的：借助信息技術，充分整合檔案信息資源，打造數字檔案館、檔案信息資源庫等，協調管理信息資源。此外，檔案信息資源存儲與共享平臺也應進一步健全，實現各檔案信息資源庫共建共享，只有這樣，才能進一步提高檔案信息服務工作的水平，加強數字檔案館職能建設。

構建統一共享平臺等，才能實現公共檔案信息資源的充分整合與優化，發掘其潛力，更好地服務信息使用者。通過建立統一的共享平臺可以實現數據資源共享，促進各領域間的聯系與合作，從而推動社會信息化進程。還可以緩解各個部門的壓力、各個單位建設共享平臺壓力大，各部門都可以通用的統一平臺，能夠提高此方面的建設質量和效率。

檔案信息資源共享機制的構建，涉及的方面很多，具體地說，就是有序地整理檔案信息資源、構建資源庫，建立信息網絡、引進新技術，健全共享政策及有關規定、改善服務質量等。

（一）強化統一平臺建設。

1.“一站式”服務原則。如果沒有這樣的服務平臺，那么公眾將無法獲取到所需要的信息資料。滿足公眾需求，是共享平臺建設的最初目的，公共檔案信息共享平臺應洞察公眾的需求，那么就應該圍繞這種需要進行建設，例如，提供一站式的服務入口及檢索服務。目前我國大多數地方還沒有建立統一的數字檔案館，各個地區之間缺乏有效的聯系，而且各地區的館藏情況各不相同。為了能給市民提供一站式的檢索服務，那就必須擁有極為豐富的檔案資源，內容更要多樣化，并能多渠道服務群眾。這樣既方便了大眾查詢，又節省了人力成本。因此，應充分整合各地區檔案信息資源，均融入平臺，用戶登錄后，鍵入關鍵詞，即可查找所需資源，不需要不同科室間的重復求證，也不需要通過不同的平臺進行檢索。一站式服務更能獲得社會公眾認可，適應公眾需求，還可以增加平臺滿意度。

2.及時反饋原則。咨詢箱以及交流論壇等，常常成為平臺與用戶之間交互的通道，用戶可以通過上述渠道反饋信息，獻言獻策，還可以推動平臺持續改進、公共檔案信息共享平臺的建立，可使以上渠道得到進一步的改善，開展各種活動服務，比如，及時解答市民反饋的信息，將當然價值推廣給大眾，加強平臺與公眾的溝通，還進一步提高了公共檔案信息共享的能力。

3.完善相關規章制度。規章制度是確保其有效運行的根本，只有具備在規章制度中明確公共檔案信息資源管理的內容，為了使這方面的治理有合法性基礎。目前我國對于檔案數字平臺建設工作還處于起步階段，很多地方都存在著一些問題需要解決，其中最主要的就是法律制度不健全。從檔案數字平臺的建設現狀來看，要從資料的收集、保管入手，開發利用等方面健全有關法規，保證整個信息資源的正當合規的管理流程，并能實現規章制度框架內的良性運行。

（二）對檔案目錄、主題詞進行重置。檔案信息管理關鍵是建立檔案目錄。透過目錄，可以精確地查找有關資料。目前我國對于檔案數字平臺建設工作還處于起步階段，很多地方都存在著一些問題需要解決，其中最主要的就是法律制度不健全。檔案信息資源的劃分，還需依據目錄，目錄像個帶領，能做到統一檢索。因此，為了保證檔案信息能夠被有效地查找和利用，必須對其進行數字化處理。在對數字檔案的信息進行整理后，應以此為基礎，構成目錄，為了提高檔案信息檢索工作效率。

通常會使用XML技術進行封裝，將所述電子文件與所述原數據封裝，再用這種技術綜合集成資料。此外，還需要綜合考慮資料的種類、特色以選擇適合自己的打包技術，技術恰當，可以使數據間達到有效連接。對于紙質檔案管理來說，其主要目的是將各種載體上的信息存儲起來并形成完整的信息庫。數字化檔案、電子檔案等，其管理過程必須使用統一目錄。目前很多檔案館都已經采用了這種方式對檔案信息進行分類，并將其存儲到數據庫當中去。檔案館應充分整合已有的資源，淘汰不合理的部分、數據不規范，有些資料還需補充，從而使資料更加規范化。對于不同種類的數據資料，應該采用不同的存儲方式，包括數據庫形式、文件形式等。數據劃分的方式多種多樣，可按目錄或時代分類，亦可采用全宗分類法。對于檔案的整理，我們應該采用不同類型的方式，例如按照內容來組織材料。如專題檔案的設置，收集與主題相關的一切資料，并對其進行總體分類。對于這些資料的整理是一項非常重要的工作，能夠更好地滿足社會發展中的各項服務要求。還可按需要集成有關資料，增強檔案管理能力。

結合檔案信息管理系統的特點，不斷應用新技術等，使數字檔案系統更新，為了更好地綜合管理檔案，具體說來，可做以下幾方面，改善館藏檔案結構，再以此為基礎，對檔案信息管理系統進行“檔案樹”的建設，此法較為簡單，又能清楚地看到各類檔案的區別，制定流程較為靈活。另外還需要注重檔案資源建設工作，通過建立統一的平臺，將檔案與相關部門聯系起來，這樣才能夠有效提升檔案管理水平。二是檔案整理的方式多樣化，有些按年編排，有些則按全宗達到了整理目的，任何一種方法，都必須以社會需求為導向，聚焦社會熱點，再以此為基礎整理而成，形成與之對應的課題，建設形式多樣專題檔案數據庫，能適應不同人群需要，例如，婚姻或社保檔案信息數據庫。另外，還應該加強信息化建設，將檔案管理與現代信息技術相結合，使之成為一個完整、科學的體系，這樣就能有效提升管理水平。最后，在對檔案數據進行分類管理與存儲時，還應該考慮國家標準，增強管理規范性。

三、基于數字技術的職業院校檔案共享平臺建設建議

職業院校應當充分考慮檔案相關人員或者組織的需要，進而以此為基礎，建設檔案服務共享平臺，持續改進平臺后端的服務質量，提高了平臺智能化程度，滿足各種信息需求者。另外還需要注重檔案資源建設工作，通過建立統一的平臺，將檔案與相關部門聯系起來，這樣才能夠有效提升檔案管理水平。只有打造安全的數字檔案管理系統，為了使數字檔案的價值得到充分的發揮。當前，我國很多職業教育機構都建立了數字化檔案庫，但是，如何將這些數字化檔案庫與信息化系統結合起來，形成一個高效實用的智能共享體系呢？可借助區塊鏈技術、密碼技術等，實現協同管理電子文件，還可以使觀眾得到更好地共享服務。同時，還應該借助大數據技術等進行分析處理，從而保證數字化檔案資源能最大限度地發揮作用。由原來學校內部檔案到現在的共享，對不同的用戶共享服務，不斷總結經驗，增強平臺搭建實際能力等，保證數字檔案在高職院校中的作用得以發揮，除此之外，還可借助各方面的經驗，創建職業院校智慧檔案管理平臺，集各方面之力，合力打造，實現各主體間的分享。

區塊鏈技術在數字檔案信息資源平臺中的運用

（一）強化檔案系統之間的合作。

1.職業院校內部各種管理系統共享。隨著信息技術的發展，數字化成為一種趨勢，但同時，數字檔案也帶來了一些問題。調查時發現，不同職業院校都以自己為依托，建立起形式多樣的管理系統，例如辦公系統、圖書管理系統等、智慧校園系統等、財務管理系統等，盡管職業院校可以精細化地管理這些體系，但目前還未建立起系統電子檔案，移交歸檔時使用光盤，即各個系統彼此隔開，沒有互聯互通，因此，這一局限應被突破，實現了各個系統的整體性和集中管理，能提高文檔管理效果。這一集中共享模式將各個系統看作是整個系統的特定節點，每個節點向檔案系統服務器發送有關的信息，可借助區塊鏈技術，將不同區塊信息連接成通用網絡數據庫，數據前端系統與檔案平臺接口的連接，均并入通用網絡數據庫，能對其實施統一的管理。

2.為了實現這一目標，提出基于區塊鏈去中心化的檔案管理模式，將各個子系統以分布式存儲結構連接為主體，形成一個相對獨立的網絡數據庫。信息技術正在更新換代，管理系統還在不斷地引進新技術，觸發系統頻繁更新，系統升級過程中，往往存在前后期檔案數據不能有效銜接的問題，因此要位于系統的前端，需要設計歸檔板塊，前端數據采集后，直接進行歸檔管理，再融入新的體系，甚至整個系統的升級，仍不會對資料的存檔造成影響。數字資源共享平臺的設計，應主動與校檔案館等部門磋商，為解決歷史數據資料歸檔，應探索適宜歸檔技術，選用精確歸檔方法，保證信息能達到有效的傳輸，具體能做的：一種是以硬盤拷貝或刻錄光盤形式；另一種是前端用戶對系統的直接操作，最后，采用區塊鏈技術的加密算法來加以實現。

3.職業院校智慧平臺之間合作共享。在共享經濟迅猛發展的背景下，資源共享已是目前社會發展中的普遍趨勢。在此背景下，將各類資源通過互聯網技術有機融合起來形成一個新的系統——數字檔案館，可以說是信息化時代檔案事業創新與變革的必然結果。檔案信息共享，一，統一收集檔案信息的必要性1、分類統一保管，能盡量減少重復操作，減少信息共享成本。通過建立共享機制，將檔案信息按照一定方式集成到同一數據庫中，并采用分布式存儲結構，從而有效解決了數據分散存儲問題。此外，信息共享也可以將全部信息匯集在一起，充分整合了各個部門的資料，能實現多種信息平臺高度協同，實現各平臺、各部門信息互聯互通，使得跨界共享得以實現，還可以更好地服務于用戶，實現全方位的數字檔案共享。目前來看，數字檔案館共享平臺存在很多問題，例如數據安全性不高，資源共享水平較低，無法滿足大數據分析等需求。研究者可借助區塊鏈技術，增強數字檔案館共享平臺的構建能力，例如，裝備數字簽名、高清視頻等，能更加全面地對數字資源進行保護，充分發掘資源價值。

（二）注重檔案數據信息的安全共享。檔案遠在漢王朝即已存在，那時叫“蘭臺”的是隋唐、宋朝對檔案有更進一步的開發，分別叫“甲庫”和“架閣庫”，清代稱“內閣大庫”，就總體而言，檔案的歷史源遠流長，古時一般采用中心化管理，設立是為了向統治者提供情報，該管理方法有若干個中心節點參與，某個節點出了毛病，不影響其他節點，能進一步提升檔案管理安全性。

（三）滿足基于用戶的檔案服務共享。隨著人工智能和大數據等技術的不斷更新換代，數字檔案的管理功能愈加多樣化，服務方式更多元。在此背景下，需要對傳統檔案工作進行創新改革，建立起數字化管理模式，從而提高工作效率以及服務質量。網絡模式下尤其如此，可與檔案管理相結合，研發專用APP，還可借助微信公眾號平臺對其實施管理。這些都能滿足不同用戶群的使用需要。借助區塊鏈技術與SG 技術的結合，既能共享信息，還可以向用戶推送有針對性的信息，滿足用戶個性化需求。因此，本文就針對基于區塊鏈下的數字檔案共享服務平臺進行研究與分析，并提出相應建議。數字檔案共享服務平臺正在建設中，必須充分借助新技術，例如，相遇的運行中，通過區塊鏈技術，能夠更好地與用戶進行交互，解答用戶問題，將個性化消息推送給用戶等。這樣就能讓用戶獲得更加便捷的服務體驗，同時提升其使用價值。共享平臺也可開通在線查詢功能、預約及其他版塊，對注冊用戶提供咨詢、溝通等服務，提升用戶滿意度。目前，我國已經建立了多個數字化檔案文件共享平臺，這些平臺對于傳統檔案館來說是一種沖擊，對其產生巨大影響。在檔案管理過程中，也同樣面臨著各種各樣的危險，在傳統模式中，風險亦相對較大，例如，清代內閣大庫，1909 年曾因庫房老化而失修，出現1 例灌腸治療毀損嚴重，庫房坍塌后，淹沒館藏檔案絕大部分，當時，管理人員花費大量的時間，從他們那里救出一批人，還有一些遭到了破壞。這些損失都需要通過檔案保管部門來承擔。目前，許多平臺都存儲著海量用戶資料，比如京東和淘寶等等，既然他們也設置了信息監管中心，但若該中心的安全程度較低，極易造成信息泄露，它將使用戶承受各種各樣的資金風險。所以說，對于信息化時代來說，如何提高檔案保護水平已經成為一個非常重要的問題。目前，職業院校采用中心化檔案管理模式，幾乎所有的紙質檔案都放在庫房里，危險發生時還可能有檔案遭到破壞。