商業航天物資采購管理系統應用

聶姝、趙元辰、張國鋒/中國長征火箭有限公司

型號物資是科研生產的基礎，也是科研生產的重要環節，及時、保質保量的物資供應和保障，對于確保型號飛行試驗和科研生產任務順利完成，是必不可少的前提和保障。

商業火箭所用配套物資具有型號規格多、范圍廣、品種雜、批量小等特點。質量和技術指標相對傳統航天型號要求并未降低，且價格和進度要求更高、控制難度更大。如何有效組織現有資源，在有限的時間內確保物資在品種、數量、質量、進度、成本等方面滿足商業火箭研制要求，成為商業火箭物資保障管理的重要目標。

一、實施背景及需求分析

物資采購業務基于傳統人力手工操作方式，信息化基礎較為薄弱，與日益增長的商業航天物資供應需求存在明顯的不匹配。商業航天產業正處于發展的關鍵時期，各單位在商業運營方面不斷開拓創新，型號科研生產任務量呈急劇增長態勢，不僅對型號物資供應周期、供應質量、價格成本提出了更嚴格的要求，同時也對物資采購業務的信息化建設提出了更高的要求。

在傳統物資采購業務模式下，缺失信息系統對科研生產物資進行有效管理，導致在詢價單發布階段、供應商報價階段、合同擬定及臺賬管理過程中，出現物資信息不準確、報價周期難統一、配套進度難掌控、質量信息缺乏積累，跨部門相關人員溝通難度大等問題。

二、物資采購業務概述

構建“全過程、全鏈條、全方位”精細化物資采購管理系統，可以統一物資信息標準，理清物資數據邏輯關系，對物資的成本質量、進度等全方面進行有效管控，有力支撐物資采購業務順利開展。

1.物資采購業務流程

通過對物資采購業務分析，梳理出的“貨品目錄”貫穿了整個采購過程。在系統搭建時，將以“貨品目錄”作為重點，為后續的精細化管理提供數據支撐和保障。物資采購業務流程如圖1 所示。

圖1 物資采購業務流程

2.物資采購系統搭建方案

通過對業務流程進行鏈條式梳理分析，充分甄別采購行為中的風險點，針對詢價管理、訂單管理、貨品管理等方面內容，采取不同的手段對可能存在的風險點和因素進行有效防控，不斷優化資源配置，以求實現控制采購成本、提升采購效率，達到規范采購行為、降低采購成本等目標。

同時，通過系統將建立協調統一的管理要求、規范統一的采購業務流程、有效統一的采購模式，對供應商進行集中管理，統籌采購管理體制，建立上下游協作共贏的高效運行機制。

3.系統實施

物資采購管理系統共分為七大功能模塊，分別為貨品信息、廠商管理、傳真管理、詢價管理、投標管理、訂單管理、統計分析。通過七大功能模塊（見表1）將物資采購業務串聯起來，實現物資管理全過程信息化閉環管理。

表1 七大功能模塊

4.重點功能介紹

（1）光學字符識別（OCR）

詢價單作為整個業務的源頭，須將數據進行結構化處理，實現整個業務的數字化。詢價單均來源于掃描文稿，其成像質量差，出現傾斜、漏行情況較多，常規OCR 識別準確率低。為解決上述問題，為物資采購系統定制一套個性化的OCR識別方案，解決錄入問題。通過不斷迭代優化識別方式、操作方式，使得詢價單的識別工作達到可接受的水平。

（2）詢價管理

詢價管理包括群發詢價、快捷報價、進度跟蹤、報價匯總、報價匯總、二次詢價等。

群發詢價：建立詢價單后，選擇該貨品的供應商，可直接群發詢價郵件，通過短信、語音自動提醒供應商報價。

快捷報價：乙方（供應商）點擊郵件中的超級鏈接，直接彈出報價頁面。考慮安全性，將報價鏈接設置權限。

進度跟蹤：對于沒有及時點擊報價鏈接的供應商，1 天后自動撥打語音電話或發送短信進行提醒，同時短信或語音提醒詢價人。詢價人可以在軟件中查詢各供應商的報價情況。

報價匯總：根據總詢價單，自動匯總各供應商的報價，形成詢價結果表格。

二次詢價：在采購過程中，有可能出現二次詢價（即原中標人無法滿足，需要重新進行詢價）。系統支持同一個甲方訂單的多次詢價。為每次詢價定義一個統一的詢價編號，在本次詢價中，為被詢價的每個供應商定義詢價編號（詢價單編號+序號）。

（3）比價管理

基于推理的比價。由于比價均基于標準的貨品目錄庫，可以計算出歷史采購記錄中的最高價和最低價，從而輔助采購員進行采購價格的判斷。

（4）訂單管理

訂單管理，包含甲方訂單（需求方）、乙方訂單（供應方），系統可提供訂單與詢價單關聯、父子訂單管理兩種功能。

訂單與詢價單關聯。甲方訂單即為同意采購通知，該訂單需要和詢價單關聯，便于后續的價格分析。乙方訂單和乙方詢價單進行關聯（同一供應商），原則上乙方訂單的價格來源于乙方詢價單。

父子訂單管理。乙方訂單應從甲方訂單拆分而來，并與乙方詢價單進行關聯。一份甲方訂單對應一份或多份乙方訂單。

（5）交付管理

最后是搞好課堂練習。課堂練習是鞏固學習成果的重要環節，但在課堂上不必做完所有的題目。構詞的練習稍微解釋一下就可以了，而完型、寫作這樣的練習一定要在課堂上做。因為完型、寫作這種練習通常需要深度思考，其中涵蓋了詞匯學、句法、語義學等多方面的知識。對于這些練習要設定時間，才能很好地掌控課堂過程。

一個甲方訂單有可能涉及多份乙方訂單。為了保證按期交付，系統提供階段管理、預警管理、進展管理等功能。

階段管理。資交付分為備貨、發貨、到貨、檢驗、送貨、交付等幾個標準階段，記錄各個階段的預期完成時間、警戒時間、實際完成時間等重要信息。

預警管理。預警管理可為每個階段設定交付時間和閾值預警，如觸發預警，則提醒采購員及時跟進處理。

進展管理。供應商和采購員填寫進展情況自動匯總訂單，也可以將該訂單的進展情況匯總通過發送傳真至需求方。

（6）檢驗管理

供應商將物資交付至公司周轉庫，由檢驗員進行檢驗合格后，交付至用戶進行檢驗。系統提供初檢結果、終檢結果等功能。

初檢結果。到貨物資，按照標準進行檢驗管理，記錄合格貨品批次和數量、不合格貨品批次和數量。

終檢結果。根據檢測機構反饋的檢驗結果，記錄不合格貨品批次和數量，自動關聯采購供應商。

（7）出入庫管理

在整個采購過程中，需對所采購的貨品進行入庫檢驗后，再統一發貨至用戶單位。

入庫管理包括：根據乙方訂單進行訂購物資的清點入庫；入庫信息與訂單關聯，記錄入庫接收人、入庫時間、批次、數量等信息；通過訂單可以查詢到相關的入庫信息。

出庫管理包括：根據甲方的訂單關聯乙方訂單，可以查詢相關物資是否入庫；根據甲方訂單進行貨品的清點和出庫；詳細記錄出庫信息，包括出庫時間、批次、數量等信息。

（8）質量管理

持續跟蹤采購物資的檢測結果，便于后續分析。對于發生的質量問題，關聯具體的貨品及批次、供應商。從貨品、批次、供應商多個維度，對質量問題進行分析：如哪些貨品、哪個批次出現質量問題；哪些貨品、哪個供應商出現不能及時交貨；在詢價模塊選擇意向供應商時，直接顯示該供應商以往供貨物資的質量情況，按質量狀況的優良情況，倒序排列。

建立了以元器件、機電產品、金屬、非金屬、標準緊固件等各類物資為主的物資編碼，實現了物資基礎數據的統一管理。形成了統一的物資，規范了物資描述需求，使物資采購全過程閉環管理。

三、物資采購系統實施效果

一是建立統一規范物資目錄信息庫。截至2023年7 月，系統產生累計超過6000 余條物資目錄信息，對相關目錄信息校核9872 次，確保了物資目錄信息的準確性。

二是數字化處理，保證數據準確度。將目前傳統紙質手段轉變成數字化手段，既提高工作效率，又為后續的信息化管理打下基礎。對所有的數據進行結構化、統一化處理，不再錄入大量的重復數據，或者對紙質文件數據進行抄錄等工作，避免了人工錄入的錯誤情況。通過對歷史詢價單的整理錄入，建立了龐大的識別知識庫，大幅提升了識別效率。整理錄入數千份歷史詢價單，收集了標準目錄信息6000 余份，歷史匹配率超過90%以上。

三是自動化操作，提高事務性工作的效率。采用信息化的手段，顯著減少了詢價單及訂單中的產品目錄信息手工錄入工作，極大地提升了詢價單及訂單的信息錄入效率，同時結合物資目錄信息庫，確保了數據的準確性。收發傳真的效率提高到200%以上；供應商詢價的效率提高了500%以上。

系統報價后，相關信息自動匯總，減少了信息搜集、整理、比對的時間。經過數據集中整合的選擇意向供應商，徹底摒棄了以往在繁多的數據中反復尋找、對比、確認的工作方式，所有供應商報價信息一目了然，工作效率大幅提升。通過訂單及詢價信息的整合，完成訂單的自動拆分及比價單、物資清單的自動生成，徹底顛覆了以往的工作模式。

四是模型化業務，提升業務擴展性。對實際的業務進行多角度的分析，提煉管理核心/主線，建立業務數據模型，從根本上解決業務問題，避免表單式的信息化。

五是風險化管控，提升服務質量。作為長期業務，存在的風險較為固定，例如交貨期、批次質量等，可建立針對性的管控措施。同時，建立風險預警和相應的處理措施，以提高風險的響應速度和處理質量。建立服務質量監控，從貨品及時交付率、貨品檢測通過率、交付進度及時反饋等方面，提升需求方的滿意度，爭取更多的訂單，實現開源節流。

六是數據化挖掘，提升業務的預判性。基于積累的大量業務數據，通過數據分析工具，挖掘相關業務知識，以指導后續的業務活動。

目前商業航天物資采購管理系統摒棄了以往的手工操作，已全部實現物資編碼和報價格式統一，可不限時間和場地通過系統便捷查詢最新物資數據和需求信息，實現了需求與供應信息的互聯互通，系統覆蓋商業航天物資信息化需求，全面支撐了商業航天物資精細化管理工作，提升了商業航天物資采購業務工作效率。

建立了以元器件、機電產品、非金屬、標準緊固件等各類物資為主的物資編碼，規范了物資描述，實現了物資基礎數據的統一。信息化管理系統覆蓋物資采購業務全流程，大大提升了物資采購業務的工作效率及訂單中標率。物資出入庫實現精細化管理，系統支持從供應商交付入庫，檢驗合格出存送檢全過程記錄，實現了型號物資的統一管理。通過對物資采購業務的重新梳理和總結，規范了物資采購業務管理流程，通過采購業務作業指導書并將流程固化在系統中，大大降低了各類風險發生幾率，使物資采購全過程閉環管理，實現了業務流程規范化。

通過構建物資采購信息化系統，確保了型號研制工作的順利開展，強化了物資供應管理，全面支撐型號物資供應能力，持續提升了在物資采購和供應鏈等方面的精細化管理水平，落實了“走正規渠道、保計劃進度、抓質量可靠、降研制成本”的總方針，為產業轉型和領域拓展提供有力支撐。未來系統將拓展包括衛星、設備、儀器儀表、量具、軟件等方面的采購管理，成為商業航天物資管理工作不可或缺的重要支撐工具。