國產元器件直發流程的探索與實施

趙慶芬、陳璐、李文軼、劉立功、顧家祥 /中國運載火箭技術研究院

中國運載火箭技術研究院物流中心主要承擔型號物資采購供應、質量保證和物流服務工作，實施型號物資的集中采購與統一倉儲、配送。其中，物資供應是完成各項科研生產任務的關鍵一環。傳統工作流程下，國產元器件由供應商生產完成后發送到物資中心，倉儲部門完成清點、登記辦理相關手續后再轉發至相關用戶，該轉發流程在元器件年采購金額規模較小的情況下運行順暢。

2021 年年初，物資中心元器件任務量激增，采購金額迅速增長，倉儲部門無法及時有效地將到貨物資辦理入庫、出庫、配送等。為適應科研生產任務的激增和元器件供應周期的縮短，采購中心全面梳理了元器件業務流程，探索實施元器件直發用戶流程，即在元器件生產完成和檢測中心下廠驗收合格后，由供應商將元器件實物和部分資料直接發送至相關用戶。

一、元器件轉發流程及存在的問題

1.元器件轉發流程

在元器件轉發流程下，產品完成生產并具備驗收條件后，采購部門在系統中生成下廠驗收通知單，檢測中心據此開展驗收工作。產品驗收合格后，供應商將驗收合格產品、資料一塊郵寄物資中心，倉儲部門接收物資和報告并對物資進行清點、登記、辦理入庫、調撥、出庫、配送等。

2.存在問題

（1）業務量激增情況下，資源不匹配

在業務急劇增長、型號需求緊急的情況下，用戶大多要求2天之內發放物資。然而按照現有流程，2 天之內完成大部分物資的到貨清點、檢驗、入庫、調撥、出庫及配送發放工作十分困難。

（2）轉發流程環節多、周期長

國產元器件驗收合格、到貨后，需進行核對、清點、產品表面質量檢查、審查報告、調撥、出庫等操作，環節多、流程長，且對重點客戶目前每周只能配送1 至2 次，在業務量劇增的形勢下，難以滿足進度需要，用戶體驗較差。

（3）出現問題處理周期長

檢測中心收到產品實物后，可能因為物資字典替換、質量證明文件不全或缺失等原因無法立即辦理入庫和調撥，進而造成產品無法及時發放用戶。

（4）用戶核算產品成本時間滯后

產品到達庫房后，需辦理入庫、調撥、出庫并打印合格證、配送，該周期平均在7 天以上，用戶在收到產品和出庫單后才確定產品成本，并據此辦理成本結算和相關后續工作，時間滯后。

在元器件轉發流程下，產品完成生產并具備驗收條件后，采購部門在系統中生成下廠驗收通知單，檢測中心據此開展驗收工作。產品驗收合格后，供應商將驗收合格產品、資料一塊郵寄物資中心，倉儲部門接收物資和報告并對物資進行清點、登記、辦理入庫、調撥、出庫、配送等。

二、元器件直發工作方案

1.元器件直發流程

為提高供應效率，縮短供應周期，提高用戶滿意度，元器件采購中心考慮在產品驗收合格后直接由供應商發給用戶（直發流程），并對直發流程過程中可能存在的問題進行梳理分析，制定解決措施。

采購中心接收供應商傳遞的用戶單位簽收的下廠驗收通知單（代原先的出庫單），待檢測中心依據供應商傳遞的相關質量資料在系統中生成下廠驗收報告后，做到貨、入庫等后續工作，兩部門之間存在工作交叉，閉環流程較慢，影響物資中心與用戶單位對賬、結算等工作。

針對上述問題，采取以下流程調整：檢測中心依據現場監制驗收人員傳遞的驗收結果在系統中生成下廠驗收報告；系統生成到貨單、質量檢驗單、入庫、調撥、修改價格、出庫、對賬等工作均調整到采購中心完成，避免兩個部門過多的工作交叉；檢測中心確保相關質量資料的完整性，并及時歸檔備查，采購中心確保用戶單位簽收的下廠驗收通知單的完整性，并及時歸檔備用。

2.風險及應對措施

（1）驗收過程風險

驗收過程風險是指，由于供應商未對照雙方合同核對下廠驗收通知單的準確性，物資中心也沒有對下廠驗收通知單與合同的一致性進行復核，另外，針對緊急放行產品，沒有精準把握元器件研制的實際狀態，造成元器件下廠驗收通知單信息與產品實際狀態不符，監制驗收任務無法及時順利開展。具體包括：下廠驗收通知單中元器件型號規格、質量等級、詳細規范編號以及生產批號等產品信息與實物不符；下廠驗收通知單中元器件質量保證項目（破壞性物理分析、水汽、質量一致性）不適用或完成信息與實際情況不符；下廠驗收通知單中的元器件相關試驗項目未完成，尚不具備驗收條件；緊急通知的驗收任務，驗收現場無法及時獲取相關元器件。

針對此類風險，供應商和物資中心在精準把握物資研制狀態的基礎上，雙方均核對并確保合同信息和下廠驗收通知單信息完全一致。采購中心采購員應在收到下廠驗收通知單后，對下廠驗收通知單內擬驗收的產品物資屬性與合同進行核對，如果出現不一致及時協調解決。

（2）發貨環節風險

發貨環節風險是指用戶收到產品后發現與原始需求不一致。

針對此類風險，提出以下應對措施：

一是在合同簽訂階段要求供應商必須識別出產品實物與用戶原始需求是否一致，不一致將暫緩簽訂采購合同（先排產），直至用戶重新提交與產品實物一致的采購需求。

二是驗收階段仔細核對實物。將風險控制在驗收階段，即驗收人員在驗收階段發現現場驗收實物與原始需求不一致，立即通知采購員，由采購員組織物資替換流程，修改后重新提交下廠驗收通知單。

三是供應商錯發或漏發。直發流程上線初期可能會出現用戶收到產品與原始需求不一致的情況，由采購中心牽頭組織相關部門完成修改與確認。

自2021 年5 月實施國產元器件直發流程至今，物資中心平均縮短供貨周期10 天。國產元器件直發流程的實施將物資中心庫房工作人員從耗時且不產生價值的接貨、實物清點、物資搬運、配送等工作中解放出來，物資供應效率大幅提升，實現了需求單位、采購組織、供應商的三贏局面。

（3）簽收環節風險

簽收環節風險是指用戶返還簽收回執不及時。

針對此類風險，提出以下應對措施：

一是直發流程正式運行前對供應商進行宣貫培訓，強調用戶及時返還簽收回執的重要性，如果用戶無法及時返還簽收回執給供應商，后續則無法及時辦理到貨入庫，導致無法給供應商掛賬付款。

二是采購中心應在必要時協助供應商與用戶溝通協調，加快簽收回執的返還速度。

（4）信息補錄環節風險

信息補錄環節風險是指資料接收不全或有錯誤，到貨登記不及時，造成后續環節無法開展。

針對此類風險，提出以下應對措施：

一是采購員協調用戶將簽收的驗收單及時提供給采購員，采購員根據信息及時進行到貨登記。

二是資料不全或有錯誤的，盡快協調供應商補發資料。

（5）緊急放行風險

緊急放行風險是指，產品壽命試驗未完成，但因型號任務急需，通過緊急放行的方式先行交付用戶，存在質量風險。

針對此類風險，在下廠驗收通知單上標明緊急放行單號，下廠驗收按照緊急放行處理，不開具正式合格證；供應商實物發貨時，不帶合格證；采購中心組織完成其他閉環手續；檢測中心補開正式合格證，補發至用戶單位。

自 2 0 2 1年5 月實施國產元器件直發流程至今，物資中心平均縮短供貨周期10 天。國產元器件直發流程的實施將物資中心庫房工作人員從耗時且不產生價值的接貨、實物清點、物資搬運、配送等工作中解放出來，物資供應效率大幅提升，實現了需求單位、采購組織、供應商的三贏局面。

在前期元器件直發的基礎上，采購中心將繼續擴大元器件直發的用戶范圍,進一步降低元器件庫房的壓力，縮短實物流轉周期，提高物資供應效率。