后勤現代化管理中的信息孤島及應對探索——以北京H大學后勤管理應用為例

李建華 張 璋

后勤現代化管理中的信息孤島及應對探索——以北京H大學后勤管理應用為例

李建華 張 璋

[北京化工大學]

互聯網技術的發展使全社會信息互聯互通邁入了新的發展階段。高校作為科研創新的排頭兵，無論教學還是后勤保障，都逐步納入了各種信息化管理手段。新冠病毒疫情的持續，對傳統的高校后勤管理提出了創新要求。以往的以人為主、各部門分布管理的體系，需要有機地串聯，消除信息孤島，實現“大后勤”為視角的集成信息管理平臺。本文以北京H大學后勤服務集團架構為例，提出搭建集成信息平臺的探索思路，解決部分后勤管理工作中的痛點，從而切實提高后勤保障水平，以期對遇到類似問題的管理部門能有一定的借鑒。

信息化；信息孤島；信息平臺

前言

互聯網技術的發展使全社會信息互聯互通邁入了新的發展階段。以習近平同志為核心的黨中央緊抓歷史機遇，以高瞻遠矚的眼光，系統謀劃、統籌推進數字中國建設進程。2021年，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》專篇部署“加快數字化發展，建設數字中國”[1]，要求各地區各部門扎實推進數字基礎設施、數字技術和數字社會建設。高校作為科研創新的排頭兵，無論教學還是后勤保障，都已逐步納入各種信息化及數字化管理手段，這不單是效率水平提升的需求，更是高校獨有的探索創新本質的體現。新冠病毒疫情的持續，對傳統的高校后勤管理提出了創新要求。以往可以隨時面對面交流和溝通的辦公管理模式，被各種APP或網絡流程替代。在體會其便利性后，逐漸為師生接納并習以為常。現階段高校集成了行政、科研、教學、住宿、餐飲、商業、醫療、能源、物業、交通等眾多組成部門，可作為社會的縮影模型。特別是后勤保障部門，業務涉及除教學科研以外的各行各業，以往的以人為主、各部門分布管理的體系，需要有機地串聯，消除信息孤島，實現“大后勤”為視角的集成信息管理平臺。本文以北京H大學后勤服務集團架構為例，提出搭建集成信息平臺的探索思路，解決部分后勤管理工作中的痛點，從而切實提高后勤保障水平。

一、 研究背景

（一）管理架構分析

后勤服務集團采用類似事業部制管理架構，將職能板塊稱為某中心，如食堂業務為“餐飲中心”。這種事業部系統結構在后勤黨總支或集團正副總經理為最高領導層集權的基礎上，根據業務分類建立了多個從事不同業務的下級部門。在最高領導層和相關職能部門的總體決策下，各下級部門可實行相對獨立的領導和管理。這樣，整個組織政策的確定和控制是集中的，具體的政策和應用又是相對分散的。這種管理架構是自上而下的，各下級部門內部也采用相同的管理架構。以其中的能源動力及維修中心板塊舉例，其架構如圖1所示。

后勤服務集團采用類似事業部制管理架構是由其業務板塊多、業務面廣決定的。縱向方面可按“政策集中、經營分散”原則，處理集團決策層與下屬業務中心的關系。隨著事業部制的實施，集團決策層可擺脫日常行政事務，集中精力研究制定后勤集團層面各種戰略和政策，將最大管理權限下放給各中心，使中心能夠根據集團整體經營目標、政策和制度獨立運作，充分發揮各中心的積極性和主動性。各中心有自己的管理架構并獨立運營，相當于一個小而完整的企業，中心負責人則可以經歷高級管理人員面臨的各種考驗，這樣有利于培養管理人員、發展儲備干部。后勤集團各中心之間通過年底業務考核，有一定的比較和競爭，由此增強集團活力，促進各項業務的全面發展。

事業部制的管理架構下因為各中心業務交叉少、經營管理獨立，集團決策管理層接受信息來源多，缺乏連貫性。集團的決策管理層如何對復雜的信息進行分析，為下一步發展做出正確的判斷，是事業部制的管理架構面對的主要問題。

（二）信息孤島成因

2017年到2021年，我國網民從約7.72億增長到約10.32億，互聯網普及率也由55.8%升至73%. 隨著互聯網發展以及全球數字化發展與數字化轉型，以往傳統的面對面交流和溝通的辦公管理模式，被各種APP或網絡流程替代。我國電子政務在線服務指數在全球排名已提升至第9[2]，“掌上辦”“指尖辦”等網上辦公服務使業務辦理“最多跑一次”，平均承諾時限壓縮一半以上。疫情幾年加速了數字化和信息化的進程，有力支撐了疫情下的經濟社會發展和公共服務業務開展。北京H大學建立的“智慧校園”，以互聯網平臺為基礎，將校內科研、教學、行政、生活通過各種應用服務系統整合到校園官方主頁。2019年北京H大學又上線了校園企業微信，將原有網頁版“智慧校園”與微信端應用模塊結合，大部分網辦事項實現移動辦公。信息化各模塊在建立之初的設計思路，是某部門根據所轄業務為特定辦事功能服務。隨著模塊數量和規模的擴大，缺乏統一規劃和標準規范，數據資源和辦事流程以各種形態割裂在不同的應用中，信息化模塊間普遍存在的相對獨立性，容易形成“系統孤島”。高校運行管理事項組成復雜，各部門推進工作往往需要齊心合力，共同掌握某些信息，再從中摘抄或填報各自所需數據。各自為政建設的信息模塊，其獨立性使某些重復性數據要在不同模塊反復登錄，信息無法實現互通共享，形成“數據孤島”。隨著孤島數量的增加，管理和維護投入不足，某些系統最終不再維護更新，用戶體驗感的下降，信息化應用失去了吸引力。因此信息孤島從本質上看，是信息化建設和系統部署過程中各自為政、缺乏統一規劃造成的。[3]

（三）工作需求背景

后勤服務集團承擔了校園樓宇物業、基本伙食食堂、能源動力運行、校區擺渡車輛、文印商貿管理等后勤保障工作。除日常經營生產業務，尚需對接校內、校外各級行政管理部門，承擔部分行政職能。集團內，物業接師生報修后對校園維修反饋信息；校內，能源數據對接國資處和節能辦，文印試卷和擺渡車頻次對接教務處；對外，餐飲經營對接衛生檢疫部門，能源運行對接城管委等。龐大又相互關聯的信息流轉和數據需求，對后勤服務集團管理決策提出了更高要求，急需通過成熟的信息化管理軟件及模塊提升決策效率。

（四）政策支持

北京H大學作為我國最早接入Internet的高校，緊跟國家網絡信息技術發展腳步，堅持推進“智慧校園”建設。依據《信息化建設管理辦法》規定，為進一步加強學校信息化建設項目規范管理工作，北京H大學信息辦定期開展年度信息化建設項目申報。信息化建設項目重點支持以數據共享為核心的信息系統建設，所建信息系統需向學校數據共享平臺提供數據接口，同時需規劃系統信息安全；并組織相關部門和校外專家對申報項目的技術方案和可行性進行評審，以達到切實發展校園信息化建設，消除信息孤島的目標。

二、消除信息孤島應對探索

后勤服務集團為降低信息傳遞阻礙，增加信息全面性，消除內部信息孤島，提高決策準確性與執行效果，探索了不同方法。設立定期例會制度，集團決策層及各業務中心負責人參會。各中心負責人按順序通報階段性重點工作開展和完成進度、存在的問題和解決建議、下階段工作計劃及配合需求。決策層研判下階段重點難點工作，向各中心傳達精神、布置任務并明確質量要求。開展定期例會能統一集團整體思想，確保集團決策貫徹落實，協調各業務中心共同推進業務。對于發現存在的矛盾和疑難，通過交流商討，找到解決措施。例會制度因周期性，對期間偶發、突發事件的信息傳遞和決策處置，略顯機動性不足或研判滯后。疫情期間因疫情防控、校園封閉、員工感染等因素，線下周期例會開展有一定難度。線上辦公流程制度，由企業微信搭建或連接第三方開發的信息模塊，隨時進行信息傳遞。已建立的信息模塊分為：審批申報類、信息收集類、經營預約類，如表1所示。行政審批申報類主要涉及人事調動、公文簽章、物資采購等行政方面人、財、物的管理，或自上而下實現重要決策各中心流轉簽收，或自下而上實現工作計劃逐層審定批復，其流程如圖2所示。信息收集類如員工進出校、疫情晨午晚健康監測、運行維修巡視記錄等，通過分散填報集中收集，由數據需求部門分析計算后，為集團決策層或其他行政部門提供決策依據。經營預約類如擺渡班車預約、運動場館預約、小炒餐廳預訂等，方便經營部門根據客流需求，調整經營資源，降低經營成本。

表1 現有管理信息模塊舉例

類型信息模塊 行政審批申報機關發文及文件呈報 采購及報銷申請 加值班及請假申請 信息收集類校園通行申請 后勤員工健康監測臺賬 部門及員工評優投票 運行巡視記錄 經營預約類校園通勤班車預約 運動場地預約

圖2　采購報銷流程示意圖

以上探索的目的，是基于適應管理架構，梳理手續流程并簡化信息傳遞中的無效重復，實現減少信息孤島提升管理效率的目標。[4]因此，加大信息建設投入，加強平臺頂層設計，逐步完善系統功能，統一規劃綜合平臺，鏈接各信息孤島，是下一步主要探索的方向。

三、 集成信息平臺構建設想

后勤服務集團決定以修繕工程中心為試點，構思搭建集成信息平臺。修繕工程中心承擔北京H大學三處校園的供排水、供冷暖、供電的基礎能源動力運行保障以及校園日常維修工程。按照類似事業部制管理架構，分三校區運行班組、技術工程師、人事財務庫房行政辦公室。中心在疫情期間開始進行信息化辦公探索，已建成的信息平臺及需求如表2所示。

表2 修繕中心已有模塊及數據需求

已有模塊模塊數據需求使用部門 集團用章申請人員、文件內容辦公室、工程師 中心采購及報銷審批人員、物資、資金辦公室、工程師、班組 中心工程開工及驗收結算審批物資、審計、資金、地點辦公室、工程師 中心設備巡檢記錄人員、設備、運行數據、地點工程師、班組 校園維修報修服務人員、物資、地點、完工班組 中心加值班審批人員、時間、事件辦公室、工程師、班組 公共浴室洗浴人員、時間、能源數據工程師 設備設施統計平臺設備、地點工程師、班組 中央配電室電力監控系統設備、地點、能源數據工程師、班組 校園樓宇自控平臺設備、地點、能源數據工程師、班組 校園節能監管平臺設備、地點、能源數據工程師、班組 GIS校園管網地圖系統地點、能源數據工程師、班組 中心資料電子檔案系統人員、物資、設備、圖紙辦公室、工程師、班組 中心庫房進銷存管理系統人員、物資、資金辦公室、工程師、班組

基于統計表分析，修繕工程中心現具有一定數量規模的信息系統，模塊面對中心不同的職能用戶，調取的數據具有很多共通性，具備整體規劃搭建統一信息平臺的條件，消除部門內部信息孤島，設計思路如圖3所示。最后，整合后的統一信息平臺尚需設置集成展示頁面，展示關鍵數據變化，顯示異常數據警示，引導不同用戶準確快捷進入所需模塊。

四、 結語

本文針對北京H大學后勤服務集團后勤服務管理水平提升中遇到的信息化建設及隨之產生的“信息孤島”問題進行了分析，并對某一業務板塊的“信息孤島”提出了一體化信息平臺建設設計思路。未來網絡技術將繼續由信息化向智能化發展，計算機輔助建模將更加有利于一體化信息平臺的設計，減少軟硬件平臺維護成本，提高運行管理效率，提升后勤服務保障能力。希望通過本文的探索，為高校后勤信息化建設提供一些有益的思路，為未來辦公智能化發展建立良好契機。

[1]王春暉.加快數字化發展，建設數字中國[J].經營管理者,2021(05):1.

[2]張嘉毅.國家網信辦發布《數字中國發展報告（2021年）》[J].科技中國,2022(09):103.

[3]林志明,宋君.當前地方政府數字治理的困境與突破路徑[J].中國管理信息化,2022,25(19): 213- 218.

[4]郭金元,陳志霞.信息技術治理繁文縟節的二元悖論及其反思[J].電子政務,2022(04):101-113.

（責任編輯：胡新龍）